Program do ewidencji narzędzi ocenia się po tym, czy szybko odpowiada na codzienne pytania: co firma ma, gdzie to leży, kto to pobrał, kiedy mija termin kontroli i które narzędzia są zbędne. Poniżej lista dziesięciu kryteriów, które warto sprawdzić przy wyborze programu, wraz z opisem, jak spełnia je Studio TCS.net.
Pełny opis systemu zawiera strona Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi. Jeśli rozważasz rozwiązanie bezpłatne, przeczytaj też porównanie darmowy program do ewidencji narzędzi a Studio TCS.net.
Lista kontrolna - 10 kryteriów
Tabelę można wykorzystać jako listę pytań do każdego dostawcy.
| Kryterium | Pytanie do dostawcy | Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Kartoteka egzemplarza | Czy każdy egzemplarz ma numer seryjny i własną historię? | Numery seryjne z lokalizacją i statusem kontroli |
| Struktura asortymentu | Czy narzędzia da się grupować w kategorie i magazyny? | Drzewo kategorii, klasyfikacje, osobne magazyny narzędzi, części, odzieży i środków BHP |
| Import danych | Czy przeniosę dane z Excela i systemu ERP? | Kreator importu XLS, import z ERP, REST API |
| Wydania i zwroty | Czy każde wydanie jest dokumentem przypisanym do osoby? | Dokumenty wypożyczeń NW i zwrotów NP, szybkie wydanie i zwrot |
| Terminy kontroli | Czy program prowadzi przeglądy, kalibracje i legalizacje? | Rejestry przeglądów, kalibracji i legalizacji z kalendarzami |
| Znakowanie | Jakie oznaczenia obsługuje? | Kody 1D, QR, tagi RFID HF i UHF |
| Praca mobilna | Czy obsłużę magazyn z terminala, także bez zasięgu? | Aplikacja Android z pracą offline i synchronizacją |
| Uprawnienia | Czy mogę rozdzielić wystawianie i zatwierdzanie? | Matryca uprawnień, bufor dokumentów, zakres danych według magazynu lub oddziału |
| Raporty | Czy zobaczę wykorzystanie, braki i stan u pracowników? | Analiza wykorzystania, przekroczone stany minimalne, narzędzia u pracowników, eksport do Excela i PDF |
| Model licencji | Abonament czy własny serwer? | Licencja SaaS w abonamencie, instalacja on-premise w pakiecie Enterprise |
Kartoteka i wyszukiwanie
Kartoteka narzędzia zastępuje papierową kartę ewidencyjną: indeks, nazwę, kategorię, numer katalogowy, kod EAN, magazyn i lokalizację, a przy ewidencji egzemplarzowej także numer seryjny i historię operacji. Przy kilku tysiącach pozycji równie ważne jest to, jak szybko kartotekę da się znaleźć.
Wyszukiwarka asortymentu filtruje po SKU, numerze REK, kodzie EAN, nazwie, numerze artykułu, dostawcy, producencie, grupie towarowej i MPK, a wyniki pokazuje ze zdjęciami. Zdjęcie pomaga odróżnić podobne pozycje, np. dwa agregaty prądotwórcze o różnej mocy. Budowę kartoteki szczegółowo omawia artykuł o kartotekach magazynowych i opisie narzędzi.
Import zamiast przepisywania
Firma, która prowadziła ewidencję w arkuszu, nie musi wpisywać danych od nowa. Studio TCS.net oferuje trzy drogi:
- Kreator importu XLS - wzorcowy plik z 16 kolumnami, w tym wymaganymi TYP, INDEKS, Nazwa i Magazyn, oraz weryfikacja kolumn przed importem.
- Import z systemu ERP - m.in. SAP, JD Edwards, Microsoft Dynamics, IFS, Comarch Optima i XL, enova, Sage Symfonia oraz WAPRO.
- REST API - wymiana danych z innymi systemami bez podwójnego wprowadzania.
Jak przygotować arkusz przed przejściem do systemu, opisuje artykuł zapomnij o Excelu - zyskaj pełną kontrolę nad narzędziownią, a przykład połączenia z ERP - wdrożenie ewidencji narzędzi z RFID i integracją SAP.
Terminy kontroli narzędzi
Ewidencja narzędzi pomiarowych i elektronarzędzi obejmuje nie tylko to, gdzie leżą, ale też czy wolno ich używać. Program powinien prowadzić terminy przeglądów, kalibracji i legalizacji dla konkretnych egzemplarzy.
Lista legalizacji pokazuje status, datę rozpoczęcia i planowaną datę zakończenia, a także indeks, nazwę i numer serii narzędzia. Pasek narzędzi pozwala dodać wpis, zmienić status, obejrzeć szczegóły i historię. Podobnie zbudowany jest rejestr przeglądów i kalibracji, a terminy można przeglądać w kalendarzu.
Uprawnienia i role użytkowników
Kontrola nad narzędziami wymaga kontroli nad tym, kto co może zmienić w systemie. Przykładowy podział ról:
- Magazynier - wydania, zwroty i przesunięcia, bez prawa do usuwania kartotek.
- Kierownik narzędziowni - zatwierdzanie dokumentów, likwidacji i terminów kontroli.
- Kontroling - podgląd raportów i kosztów bez prawa do modyfikacji.
- Administrator - konfiguracja, słowniki i nadawanie uprawnień.
Matryca uprawnień pozwala utworzyć dowolną liczbę ról z osobnymi prawami do podglądu, modyfikacji kartotek, zatwierdzania i usuwania, a zakres danych ogranicza się do magazynu, oddziału lub całej firmy. Więcej w artykule o personalizacji uprawnień w CMMS.
Raporty, które pokazują efekt
Ewidencja zaczyna się zwracać, gdy dane z niej zmieniają decyzje zakupowe. Najczęściej służy do tego analiza wykorzystania narzędzi.
Raport zestawia dla każdego narzędzia stan w magazynie, liczbę wypożyczeń, ilość wypożyczoną i procent wykorzystania w wybranym okresie i oddziale. Pozycje z wykorzystaniem bliskim zera to kandydaci do przesunięcia do innego oddziału lub sprzedaży, a te stale wypożyczone - do dokupienia. Uzupełnieniem są raporty przekroczonych stanów minimalnych i narzędzi u pracowników.
Przykładowy scenariusz - zakupy duplikatów
Wyobraźmy sobie zakład, w którym brygadziści zamawiają nowe wkrętarki, bo w narzędziowni „nigdy ich nie ma”. Po wprowadzeniu ewidencji sytuacja się wyjaśnia:
- Każde wydanie trafia na konto konkretnego pracownika, więc widać, że część wkrętarek od miesięcy nie wróciła.
- Raport narzędzi u pracowników pozwala je odzyskać.
- Analiza wykorzystania pokazuje, że w innym oddziale te same wkrętarki prawie nie są używane.
- Zamiast zakupu narzędzia zostają przesunięte między magazynami dokumentem zmiany lokalizacji.
Jak porównać oferty
- Spisz pytania - wykorzystaj tabelę kryteriów i dodaj wymagania swojej firmy.
- Sprawdź demo - przejdź wydanie, zwrot i raport w wersji demonstracyjnej.
- Przetestuj import - na próbce własnego arkusza, a nie na danych przykładowych.
- Sprawdź pracę w magazynie - skanowanie na terminalu i pracę bez zasięgu.
- Policz koszt całkowity - abonament, wdrożenie i ewentualne urządzenia; aktualne ceny zawiera cennik Studio TCS.net.
Jeśli ewidencja ma objąć też maszyny i sprzęt na budowach, zobacz artykuł o oprogramowaniu do ewidencji sprzętu budowlanego.