W opisywanym wdrożeniu przegląd i legalizacja mają ten sam formularz i różnią się typem dokumentu. Planowana data zakończenia wynika z kartoteki narzędzia, a zestawienia terminów pokazują licznik dni do terminu.
Opisujemy ścieżkę jednego klienta od formularza do zestawień terminów, a terminy w makiecie są fikcyjne. Przeglądy narzędzi korzystają w tym wdrożeniu z tej samej tabeli dokumentów co moduł serwisowy CMMS, o czym piszemy w artykule o narzędziowni bez modułu CMMS. Zrzut w nagłówku to kalendarz przeglądów z wersji demonstracyjnej.
Ogólny przegląd harmonogramów w programie opisuje artykuł o harmonogramach przeglądów i kalibracji narzędzi. Ta strona opisuje wyłącznie ścieżkę z opisywanego wdrożenia. Stan techniczny narzędzi między przeglądami opisuje artykuł o kontroli stanu technicznego narzędzi.
Jeden formularz dla dwóch typów dokumentu
Jeden formularz obsługuje przegląd i legalizację. Typ dokumentu wynika z wywołania: osobne pozycje Dopisz są w rejestrze przeglądów i w rejestrze legalizacji.
Osoba dopisująca dokument nie wybiera więc typu z listy w trakcie wypełniania. Decyzję podejmuje wcześniej, wybierając pozycję Dopisz w jednym z dwóch rejestrów.
Formularz ma cztery pola wymagane: narzędzie, numer seryjny, datę rozpoczęcia i planowaną datę zakończenia. Numer seryjny wybiera się z listy numerów znanych dla wybranego narzędzia.
Pozostałe pola wypełnia się według potrzeby.
- Rodzaj - wybór ze słownika o sześciu pozycjach, na przykład okresowy lub kalibracja.
- Osoba odpowiedzialna i wykonawca - dwa osobne pola wyboru.
- Warunki bezpieczeństwa - wybór ze słownika o trzech pozycjach razem z polem uwag.
- Termin kolejnego przeglądu - pole zapisywane w dokumencie, obok ogólnego pola uwag.
Data rozpoczęcia nie może być wcześniejsza niż wczoraj i sięga do 365 dni naprzód. Formularz blokuje to pole do czasu wyboru narzędzia. Schemat poniżej pokazuje cykl dokumentu, a w dolnej części progi kolorów w rejestrze przeglądów.
Data zakończenia wynikająca z kartoteki
Planowana data zakończenia liczy się automatycznie: data rozpoczęcia plus czas przeglądu lub czas legalizacji w minutach z kartoteki narzędzia. Czasy wpisuje się raz, przy zakładaniu kartoteki, co opisuje artykuł o kartotece narzędzia z indeksem z licznika.
Dla osoby, która dopisuje dokument, oznacza to jedną decyzję mniej: nie liczy daty zakończenia sama, tylko wybiera narzędzie i datę rozpoczęcia. Program podaje czas z kartoteki. Dlatego kolejność pól ma znaczenie, a data rozpoczęcia czeka na wybór narzędzia. Planowana data zakończenia przelicza się po zmianie daty rozpoczęcia, a pole można potem poprawić ręcznie. Przy czasie 0 minut data zakończenia jest równa dacie rozpoczęcia.
Kartoteka ma dwa osobne czasy, więc to samo narzędzie może mieć inną planowaną datę zakończenia dla przeglądu niż dla legalizacji. O wyniku decyduje typ dokumentu, który wybrano przy dopisaniu.
Statusy i wynik kontroli
Nowy dokument ma status Nowy. Status zmienia osobny formularz: w realizacji albo zamknięty. Według instrukcji klienta z przełomu 2023 i 2024 zamkniętego dokumentu nie można zmienić.
Do wyboru są tylko dwa statusy: w realizacji i zamknięty. Zamknięty przegląd jest nieodwracalny, a zamknięcie dokumentu blokuje jego edycję.
Formularz statusu pozwala dopisać cztery informacje: normę, metodę sprawdzenia, numer świadectwa i status po kontroli. Status po kontroli ma pięć wartości. Dwie opisują wynik pozytywny: spełnia wymagania oraz spełnia z ograniczeniami. Dwie wskazują potrzebę działania: wymaga dodatkowej kontroli oraz nie spełnia wymagań. Piąta, status nieoznaczony, oznacza brak określonego wyniku. Wynik zapisuje się dopiero w formularzu statusu, a nie w formularzu dopisania dokumentu.
Przykład fikcyjny: dokument powstaje w statusie Nowy, przechodzi do realizacji, a po kontroli zostaje zamknięty z wynikiem spełnia wymagania. Po zamknięciu kierownik nie poprawi go w tym samym dokumencie, więc ewentualną korektę wpisuje się przed zamknięciem.
Kalendarz przeglądów
Zapis tworzy wpis w kalendarzu przeglądów lub legalizacji od daty rozpoczęcia do planowanej daty zakończenia. Kalendarze obu typów są w menu narzędziowni.
Kierownik widzi więc planowane prace bez osobnego wpisywania ich do kalendarza. Wpis obejmuje cały okres od rozpoczęcia do planowanego zakończenia, więc dłuższy przegląd zajmuje w kalendarzu kilka dni.
Licznik dni i kolory terminów
Zestawienia terminów przeglądów i legalizacji pokazują tylko dokumenty niezamknięte, z kolumną odliczającą dni do terminu na stałym jasnożółtym tle i bez progów kolorów.
Kolory progowe ma rejestr przeglądów. Wiersz jest tam czerwony przy 30 dniach lub mniej, gdy dokument nie jest zamknięty, i żółty przy 31-60 dniach. Rejestr liczy dni do daty rozpoczęcia przeglądu, więc czerwony obejmuje także daty z przeszłości, dopóki dokument nie został zamknięty. Rejestr legalizacji wierszy nie koloruje. Progi rejestru przeglądów zestawiamy w tabeli.
| Dni do daty rozpoczęcia | Kolor wiersza w rejestrze przeglądów | Warunek |
|---|---|---|
| 30 dni lub mniej, także daty z przeszłości | czerwony | Dokument nie jest zamknięty. |
| 31-60 dni | żółty | Dokument nie jest zamknięty. |
| Powyżej 60 dni | bez koloru | Brak warunku. |
Makieta rejestru przeglądów pokazuje pięć wierszy z fikcyjnymi narzędziami. Dwa pierwsze, z terminem za 8 i 22 dni, mają kolor czerwony, trzeci, za 46 dni, żółty, a dwa ostatnie, za 63 i 99 dni, nie mają koloru. Kolumna Dni odlicza dni do terminu, a przyciski Status i Podgląd otwierają odpowiednie formularze.
Przykład fikcyjny: kierownik otwiera rejestr przeglądów rano i widzi dwa czerwone wiersze. Oba dokumenty nie są zamknięte, a do terminu zostało mniej niż 30 dni, więc zajmuje się nimi w pierwszej kolejności. Wiersz żółty ma termin w ciągu dwóch miesięcy i może poczekać, ale nie znika z widoku.
Czynności i załączniki przy dokumencie
Przy zapisie system kopiuje czynności ze wzorca czynności przeglądu do dokumentu. Czynności można dopisywać, edytować i usuwać tylko w dokumentach nowych i w realizacji.
Dokument ma więc własną kopię czynności i można ją dostosować do konkretnego narzędzia, dopóki dokument jest nowy albo w realizacji. Zamknięcie dokumentu zamyka także tę możliwość.
Edycja dokumentu nie zmienia narzędzia, numeru seryjnego, typu ani statusu. Usunięcie dokumentu oznacza jako usunięte także wpisy w kalendarzu i czynności. Przy dokumencie działają notatki i pliki, a także załączniki i zdjęcia, a rejestr ma historię zmian.
Jak przeglądy powstają automatycznie w innym wdrożeniu z modułem CMMS, opisujemy w artykule o generowaniu przeglądów w CMMS. W opisywanym tu wdrożeniu dokument zakłada się z rejestru przeglądów albo legalizacji.
Przed uruchomieniem przeglądów i legalizacji ustalamy z klientem cztery sprawy.
- Wzorzec czynności - jakie czynności mają kopiować się do dokumentu przy zapisie.
- Czasy w kartotece - czy każde narzędzie ma czas przeglądu i czas legalizacji, bo od nich zależy data zakończenia.
- Słowniki - jak mają się nazywać rodzaje przeglądu i warunki bezpieczeństwa.
- Zamykanie - kto zamyka dokument i kiedy, bo zamknięcia nie da się cofnąć.