W opisywanym wdrożeniu Studio TCS.net nie ma osobnej tabeli wypożyczeń. Wypożyczenie jest rozchodem, zwrot jest przychodem powiązanym z konkretną pozycją, a to, kto ma narzędzie, wynika z salda tych dokumentów.
Opisujemy mechanikę jednego klienta, więc przykłady liczbowe na tej stronie są fikcyjne i oznaczone jako przykład. Wypożyczenie skanem opisuje artykuł o szybkim wypożyczeniu i zwrocie narzędzi, a wypożyczenie dla firm zewnętrznych - artykuł o wypożyczeniu narzędzi firmie zewnętrznej.
Wypożyczenie jako rozchód, zwrot jako przychód
Wypożyczenia nie mają osobnej tabeli. Są wierszami dokumentów magazynowych: wypożyczenie to rozchód z ilością ujemną, a zwrot to przychód z ilością dodatnią.
Pozycja zwrotu jest powiązana z konkretną pozycją wypożyczenia, którą zwraca. Ta relacja pozwala programowi ustalić, którego wypożyczenia dotyczy każdy zwrot. Schemat poniżej pokazuje, jak z dokumentów powstaje saldo i trzy stany w zestawieniu.
W formularzu zwrotu lista obejmuje pozycje wypożyczone przez wskazanego pracownika, razem z pozostałą ilością, więc formularz zwrotu zaczyna się od wyboru osoby. Przy wypożyczeniu pracownika wybiera się z listy: program szuka po nazwisku, imieniu i numerze ID po wpisaniu co najmniej dwóch znaków.
Brak osobnej tabeli ma jeden praktyczny skutek: historia wypożyczeń jest historią dokumentów. Przycisk Historia w rejestrze pokazuje te same dokumenty, z których liczy się saldo, więc kierownik czyta przebieg wypożyczenia w tym samym miejscu, w którym je zatwierdzał.
Pozostała ilość po zwrotach częściowych
Pozostała ilość do zwrotu to ilość wypożyczona minus suma zwrotów powiązanych z tą pozycją. Pozycja znika z listy zwrotów, gdy wszystko wróciło.
Przykład fikcyjny: pracownik X wypożycza pięć sztuk narzędzia A. W pierwszym zwrocie oddaje dwie sztuki, w drugim jedną, więc do zwrotu zostają dwie sztuki. Dopóki nie wrócą, pozycja pozostaje na liście zwrotów z ilością dwa. Saldo spada więc z pięciu do trzech po pierwszym zwrocie i z trzech do dwóch po drugim.
Zwrot częściowy jest dozwolony. Kontrola ilości sprawdza, czy zwracana ilość nie przekracza pozostałej. W przeciwnym razie formularz podaje, ile zostało do zwrotu.
Klucz salda wypożyczenia składa się z trzech elementów: indeksu narzędzia, numeru seryjnego i osoby, a przy wypożyczeniu dla firmy zewnętrznej zamiast osoby występuje firma. Zwrot częściowy po prostu zmniejsza to saldo. Artykuły bez numeru seryjnego mają w dokumentach wartość BRAK, więc dla nich saldo liczy się na poziomie indeksu i pracownika. Ewidencję po numerach seryjnych opisuje ogólny artykuł o ewidencji numerów seryjnych narzędzi.
Trzy stany w jednym zestawieniu
Zestawienie Stan magazynowy pokazuje pozycje w trzech stanach, które zestawiamy w tabeli. Obejmuje ono pozycje działu zalogowanego użytkownika, a kolumna lokalizacji zmienia znaczenie zależnie od stanu, więc jedno zestawienie odpowiada zarówno na pytanie, gdzie leży narzędzie, jak i na pytanie, kto je ma.
| Stan | Co oznacza | Co pokazuje kolumna lokalizacji |
|---|---|---|
| Na stanie | Narzędzie leży w magazynie. | Adres lokalizacji. |
| Wypożyczone | Narzędzie ma pracownik. | Imię i nazwisko pracownika. |
| Wypożyczone firmie zewnętrznej | Narzędzie ma firma zewnętrzna. | Nazwa firmy. |
W menu zestawień jest pozycja Wypożyczone, czyli narzędzia wypożyczone według pracownika, a karta pracownika lub firmy ma zakładkę Wszystkie wypożyczone. Menu zawiera też grupy dokumentów wypożyczeń i zwrotów z podglądem, historią i wydrukiem. Wśród dziewiętnastu raportów w menu informacji są raporty o narzędziach u pracowników i o historii wypożyczeń.
Na tym samym saldzie opiera się odczyt stanu przez API, który opisuje artykuł o API odczytu stanu narzędziowni.
Kierownik, który sprawdza, u kogo jest konkretne narzędzie, szuka go w zestawieniu i czyta stan Wypożyczone: kolumna lokalizacji podaje wtedy imię i nazwisko. Ta sama kartoteka może wystąpić w kilku wierszach, każdy z innym stanem, bo sztuki tego samego indeksu leżą w różnych miejscach.
Bufor a stan dostępny
Wypożyczenie wchodzi do salda dopiero po zatwierdzeniu dokumentu. Rozchód w buforze od razu pomniejsza natomiast stan dostępny do wydania, więc to samo narzędzie nie trafi do dwóch dokumentów naraz.
Bufor rozchodu pomniejsza stan dostępny od razu, a status wypożyczenia pojawia się dopiero po zatwierdzeniu dokumentu.
Różnica ma znaczenie dla kierownika, który otwiera zestawienie w trakcie pracy magazyniera. Dokument w buforze jeszcze nie zmienia stanu wypożyczenia w zestawieniu, a narzędzia nie da się już wpisać do drugiego dokumentu. Ogólne zasady bufora opisuje artykuł o buforze dokumentów i obiegu akceptacji, a jego wpływ na przyjęcie i rozchód wewnętrzny - artykuł o przyjęciu i rozchodzie wewnętrznym narzędzi.
Przykład fikcyjny: magazynier zapisuje w buforze rozchód jedynej sztuki narzędzia A dla pracownika X. Drugi magazynier nie może już wpisać tej sztuki do własnego dokumentu, choć w zestawieniu narzędzie nie ma jeszcze stanu wypożyczonego. Dopiero zatwierdzenie dokumentu przenosi je do salda.
Termin zwrotu jako informacja
Termin zwrotu to informacyjne pole pozycji wypożyczenia. Wybiera się go z kalendarza w zakresie od dziś do 365 dni, a pole można zostawić puste. Termin ustawia się w zwykłym dokumencie wypożyczenia, a po zatwierdzeniu dokumentu można go zmienić przyciskiem Zmień termin.
Termin pokazuje zestawienie terminów, lista zwrotów w telefonie i odpowiedź API. W telefonie lista Do zwrotu jest tylko do odczytu i jest posortowana według terminu.
Przykład fikcyjny: wypożyczenie ma termin zwrotu 30 października 2026. W zestawieniu terminów widać tę datę przy pozycji, a w telefonie ta sama pozycja stoi na liście Do zwrotu w kolejności terminów.
Podpis na dokumencie wypożyczenia
Na zatwierdzonych dokumentach wypożyczenia działa przycisk Podpis. Podpis zapisuje się przy dokumencie, a zestawienia pokazują datę podpisu.
Przykład fikcyjny: po zatwierdzeniu dokumentu wypożyczenia zapisuje się podpis, a w zestawieniu widać jego datę przy każdym dokumencie. Przycisk działa na dokumentach zatwierdzonych, więc dokument w buforze go nie ma.
Pytania do zadania przed wdrożeniem takiego modelu
Model oparty na saldzie dokumentów wymaga kilku decyzji po stronie klienta. Na etapie analizy ustalamy cztery sprawy.
- Klucz salda - czy narzędzia mają numery seryjne, bo od tego zależy poziom, na którym liczy się saldo.
- Zwroty częściowe - czy magazynierzy rozliczają ilość sztuk, czy pojedyncze egzemplarze.
- Termin zwrotu - czy pole będzie używane jako informacja i kto ma je wpisywać przy wypożyczeniu.
- Bufor - kto zatwierdza dokumenty rozchodu i jak szybko, bo do zatwierdzenia saldo wypożyczenia się nie zmienia.