W opisywanym wdrożeniu firma z wieloma działami kupiła Studio TCS.net jako narzędziownię, bez modułu CMMS. Program jest ten sam, tylko menu jest mniejsze: wyłączono grupę CMMS oraz dwie pozycje formularzy w grupie Nowy.
Opisujemy, co zostało w menu i w bazie. Pokazujemy też zakres prac przewidziany w liście modyfikacji z listopada 2021 roku. To opis jednego klienta, więc nie przedstawiamy go jako cechy standardu produktu. Zrzut w nagłówku pochodzi z wersji demonstracyjnej Studio TCS.net, w której menu zawiera także grupę CMMS.
Sam moduł opisujemy na stronie o module CMMS Studio TCS.net, a ogólny opis programu znajdziesz w artykule o programie do ewidencji narzędzi.
Co wchodzi do narzędziowni, a co zostaje poza nią
Według notatki wdrożeniowej z jesieni 2021 klient zdecydował się na Studio TCS.net bez modułu CMMS. W menu wyłączono więc grupę CMMS, a w grupie Nowy dwie pozycje formularzy: Zgłoszenie awarii i Zlecenie naprawy. Obie pozycje są nieaktywne w obu rolach, które pracują w przeglądarce.
Zakres przewidziany w liście modyfikacji z listopada 2021 roku objął siedem obszarów. Zestawiamy je w tabeli razem z tym, co każdy z nich oznacza w codziennej pracy narzędziowni.
| Obszar zakresu | Co obejmuje w narzędziowni |
|---|---|
| Role | Podział użytkowników według zadań i osobne menu dla każdej roli. |
| Kartoteki | Cztery grupy danych: narzędzia, pracownicy, kontrahenci i słowniki, z których korzystają dokumenty. |
| Przyjęcia i wydania | Dokumenty wewnętrzne, które wprowadzają narzędzia na stan i wydają je z magazynu. |
| Wypożyczenia i zwroty | Dokumenty wydania narzędzia pracownikowi i jego zwrotu. |
| Wypożyczenia dla firm zewnętrznych | Osobne dokumenty wypożyczenia i zwrotu dla firm, nie dla pracowników. |
| Przeglądy i legalizacje | Dokument terminu kontroli narzędzia razem z kalendarzem. |
| Importy z bilansem otwarcia | Wczytanie danych początkowych razem ze stanami startowymi. |
Przeglądy i legalizacje są w tej tabeli w zakresie narzędziowni, choć moduł CMMS jest wyłączony. Wyjaśnia to następna sekcja.
Dla kierownika narzędziowni ważniejsze od samej listy jest to, czego na niej nie ma. Nie ma zgłaszania awarii maszyn ani zleceń napraw, bo te dokumenty należą do modułu serwisowego, który klient wyłączył z menu.
Menu po wyłączeniu CMMS
Menu kierownika magazynu ma sześć sekcji, z czego aktywnych jest pięć: Nowy, Narzędziownia, Magazyn, Kartoteki i Informacje. Szósta sekcja, CMMS, jest wyłączona. Schemat poniżej pokazuje ten układ razem z uwagami o konfiguracji.
Wyłączono wyłącznie menu. Rejestry i formularze CMMS zostały w bazie jako aktywna konfiguracja, a przeglądy i legalizacje narzędzi korzystają z tej samej tabeli dokumentów co moduł serwisowy. Dlatego działają mimo wyłączonej grupy. Formularz opisujemy w artykule o przeglądzie i legalizacji w jednym dokumencie.
| Sekcja menu | Stan | Co zawiera |
|---|---|---|
| Nowy | aktywna | Skróty do czterech grup dokumentów: szybkie wydanie i zwrot, wypożyczenie, firma zewnętrzna oraz przyjęcie i rozchód. |
| Narzędziownia | aktywna | Pięć obszarów: wypożyczenia i zwroty, przeglądy i terminy, legalizacje, kalendarze oraz ewidencja usług. |
| Magazyn | aktywna | Sześć obszarów: przyjęcia i wydania, przesunięcia, serwis, likwidacje, inwentaryzacja oraz stan magazynowy. |
| Kartoteki | aktywna | Pięć obszarów: narzędzia, lokalizacje, pracownicy, serwisy i usługi oraz import i słowniki. |
| Informacje | aktywna | Trzy obszary: zestawienia, raporty i pliki. |
| CMMS | wyłączona | Siedem pozycji grupy serwisowej: awarie, naprawy, przeglądy, remonty, badania UDT, wyszukiwarka oraz kalendarz. Konfiguracja została w bazie. |
Wyłączono menu, a nie konfigurację modułu. Przeglądy i legalizacje nadal działają na tej samej tabeli dokumentów.
Przyciski paska narzędzi w rejestrach to najczęściej cztery: Dopisz, Podgląd, Historia i Wydruk. Edycja występuje w rejestrach dokumentów w buforze, czyli niezatwierdzonych, a także w kartotekach i słownikach. Rejestry dokumentów zatwierdzonych jej nie mają. Dla magazyniera menu jest przez to krótsze, bo w grupie Nowy nie ma formularzy awarii i napraw.
Kartoteki wspólne i kartoteki działów
Kartoteki narzędzi są osobne dla każdego działu. Wspólne dla wszystkich działów są cztery kartoteki: kontrahentów, dostawców, serwisów i pracowników.
W praktyce ten sam pracownik występuje w dokumentach każdego działu, a kartoteka narzędzia jest przypisana do działu, który ją prowadzi. Zakładanie kartoteki razem z indeksem, który zawiera kod działu, opisujemy w artykule o kartotece narzędzia i indeksie z licznika.
Przykład fikcyjny: pracownik pobiera narzędzie z magazynu głównego, a później pracuje przy zleceniu w dziale serwisu. W obu dokumentach występuje ta sama karta pracownika, bo kartoteka pracowników jest wspólna. Kartoteki narzędzi obu działów pozostają osobne.
Przy podobnym wdrożeniu ustalamy na etapie analizy dwie rzeczy. Po pierwsze, czy narzędzia każdego działu mają mieć osobną kartotekę. Po drugie, które rodzaje danych mają być wspólne dla całej firmy, bo od tego zależy, ile razy ten sam dostawca lub ta sama firma serwisowa trafi do słownika.
Przesunięcia między magazynami w standardzie
Przesunięcia między magazynem głównym narzędzi a działem serwisu obsługują standardowe dokumenty rozchodu i przyjęcia wewnętrznego. Osobna transakcja przesunięć międzydziałowych byłaby usługą dodatkową. Klient został przy standardzie.
Wybór standardu oznacza, że przesunięcie widać w historii jako zwykłe dokumenty magazynowe, a nie jako osobny typ operacji. Działanie tych dokumentów na stan opisujemy w artykule o przyjęciu i rozchodzie wewnętrznym narzędzi.
Jeden magazyn aktywny w słowniku siedmiu
W słowniku jest siedem magazynów, a aktywny jest jeden: magazyn główny narzędzi. Pozostałe kody zostały w słowniku jako nieaktywne.
Zestawienie Stan magazynowy pokazuje pozycje w trzech stanach: na stanie, wypożyczone pracownikowi i wypożyczone firmie zewnętrznej. Obejmuje ono pozycje działu zalogowanego użytkownika. Sposób liczenia tych stanów opisuje artykuł o saldzie dokumentów zamiast tabeli wypożyczeń.
Konfiguracja roli w tym wdrożeniu obejmuje ponad dwieście zestawień i formularzy oraz dziewiętnaście raportów w menu informacji, między innymi o narzędziach u pracowników i o historii wypożyczeń. Liczby opisują stan konfiguracji z października 2026 i zmieniają się razem z nią.
Harmonogram prac w trzech terminach
Harmonogram z jesieni 2021 miał trzy terminy w odstępach tygodniowych. Pierwszy objął słowniki i kartoteki oraz transakcje importu. Drugi dotyczył formularzy dokumentów do testów w przeglądarce, a trzeci transakcji na telefon.
Kolejność importów startowych opisuje artykuł o imporcie startowym narzędziowni, a podział na role i menu - artykuł o rolach i menu narzędziowni.
W tej kolejności dane wchodzą przed formularzami, a formularze przed telefonem. Każdy termin można więc przetestować na tym, co wprowadzono wcześniej.
Pytania do zadania przed uruchomieniem takiego zakresu
Przy narzędziowni bez modułu CMMS na etapie analizy ustalamy cztery sprawy. Odpowiedzi decydują o tym, które pozycje menu zostaną aktywne i jakie dane trzeba przygotować przed pierwszym terminem.
- Zakres modułów - które grupy menu mają być widoczne dla kierownika, a które zostają poza programem.
- Podział na działy - czy kartoteki narzędzi mają być osobne dla każdego działu i które dane mają być wspólne dla całej firmy.
- Magazyny - ile magazynów ma być aktywnych na starcie i co zrobić z kodami, które nie będą używane.
- Przesunięcia - czy wystarczą standardowe dokumenty wewnętrzne, czy potrzebny jest osobny dokument przesunięcia między działami.
Ogólne zasady podziału uprawnień opisuje artykuł o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach, a pełny przegląd działu znajdziesz w opisie programu do narzędziowni.