W opisywanym wdrożeniu pracownik, który zakłada nowy model narzędzia, wybiera klasyfikację z trzech zależnych list, a indeks pojawia się sam. Ten sam numer służy potem do wyszukiwania i skanowania.
Opis dotyczy jednego klienta, a liczby pozycji słowników pochodzą ze stanu konfiguracji z października 2026. Ogólne zasady opisywania asortymentu znajdziesz w artykule o kartotekach magazynowych i opisie narzędzi, a ewidencję egzemplarzy w tekście o ewidencji numerów seryjnych narzędzi.
Typ, podkategoria, rodzaj
Klasyfikacja ma trzy poziomy: typ kartoteki (kategoria), podkategoria i rodzaj. Podkategoria należy do kategorii, a rodzaj do podkategorii. Wielkość słowników zestawiamy w tabeli.
| Poziom | Słownik | Zależy od |
|---|---|---|
| Typ kartoteki | Kategoria narzędzi, około czterdziestu pozycji (stan z października 2026). | Poziom najwyższy, nie zależy od innej listy. |
| Podkategoria | Ponad dwieście pozycji. | Wybranego typu kartoteki. |
| Rodzaj | Około dwustu pięćdziesięciu pozycji. | Wybranej podkategorii. |
Klient przekazał listę kategorii, w której są między innymi narzędzia ręczne, takie jak młotki i pilniki, oraz narzędzia pomiarowe. Są też narzędzia elektryczne i pneumatyczne, a obok nich materiały eksploatacyjne i części zamienne.
Przykład fikcyjny: nowa wiertarko-wkrętarka to narzędzie elektryczne z podkategorią wiertarko-wkrętarki, a sam model wpisuje się jako artykuł. Rodzaj dobiera się ze słownika dla tej podkategorii.
Przykład fikcyjny z innej gałęzi: młotek to typ narzędzi ręcznych z podkategorią młotki.
Jak działają zależne listy
Wybór typu przestawia listę podkategorii i czyści pola podkategorii i rodzaju. Wybór podkategorii przestawia listę rodzajów i odblokowuje pole rodzaju. Kaskada działa w formularzu uruchamianym przyciskami Dopisz i Kopiuj w rejestrze kartotek, a w edycji i z pozycji menu Nowa kartoteka listy nie są zawężane do wybranej kategorii. Schemat poniżej pokazuje tę kaskadę razem ze składnikami indeksu.
Dla osoby wypełniającej formularz oznacza to stałą kolejność: najpierw typ, potem podkategoria, na końcu rodzaj. Zmiana typu w trakcie wypełniania kasuje już wybrane niższe poziomy, więc trzeba je wskazać ponownie.
Przy projekcie klasyfikacji ustalamy z klientem, na którym poziomie opis narzędzia się kończy, a zaczyna model wpisywany jako artykuł. Od tej decyzji zależy, ile kartotek powstanie dla podobnych narzędzi.
Indeks, który nadaje system
Przy dopisaniu i kopiowaniu kartoteki z rejestru indeks nadaje się automatycznie. Składa się z czterech elementów: kodu działu użytkownika, myślnika, dwóch cyfr roku i sześciu cyfr kolejnego numeru. Przykład: XX-26000001, gdzie XX oznacza kod działu.
Przykład fikcyjny: program nadał indeks XX-26000001, więc kolejna kartoteka z tego samego licznika dostanie numer o jeden większy, czyli XX-26000002. Użytkownik niczego nie wpisuje, a pole indeksu w formularzu jest już wypełnione.
Przycisk Kopiuj zakłada kopię kartoteki, więc nowy model podobny do istniejącego powstaje szybciej. Kod działu w nadanym indeksie zależy od działu zalogowanego użytkownika, a nie od działu wybranego w formularzu.
Indeks z licznika nadaje się z przycisków Dopisz i Kopiuj w rejestrze kartotek. Z innych wejść do formularza indeks wpisuje się ręcznie.
Wyszukiwanie i skanowanie narzędzia działa po kodzie EAN albo po indeksie. Kolejność skanów przy wypożyczeniu opisuje artykuł o szybkim wypożyczeniu i zwrocie narzędzi, a techniczny opis licznika - artykuł o indeksie z licznika w formularzu i API.
W dokumencie przyjęcia pole wyboru artykułu szuka po indeksie, nazwie albo kodzie EAN. Magazynier ma więc dwa wejścia do tej samej kartoteki: numer z etykiety i kod kreskowy z opakowania.
Pola wymagane i opcjonalne
Producent nie jest wymagany, a dostawca jest. Jednostka jest wymagana, a w polu widnieje podpowiedź szt., ale w słowniku nie ustawiono wartości domyślnej. Rodzaj nie jest wymagany. Formularz wymaga sześciu pól: typu, podkategorii, indeksu, artykułu, dostawcy i jednostki.
Makieta pokazuje formularz w układzie, w jakim go opisujemy: sekcja Klasyfikacja z trzema listami oraz sekcja Dane narzędzia z indeksem oznaczonym jako nadany z licznika. Obok indeksu są cztery pola: Ewidencja nr serii, producent, dostawca i jednostka. Niżej są dwa pola czasów w minutach.
Producent może zostać pusty, więc kartotekę da się założyć dla narzędzia bez znanego producenta. Bez dostawcy formularz jej nie zapisze, a bez wskazanej jednostki także.
Pole Ewidencja nr serii ustawia, czy dokumenty wymagają numeru seryjnego tego narzędzia. Dla narzędzi bez tego znacznika pole numeru w dokumencie ma wartość BRAK. Etykieta Nr serii została zmieniona na Nr seryjny w części zestawień i formularzy.
Czasy przeglądu i legalizacji w kartotece
Czas przeglądu i czas legalizacji to pola kartoteki wpisywane w minutach. Z nich formularz przeglądu liczy planowaną datę zakończenia. Szczegóły formularza opisuje artykuł o przeglądzie i legalizacji w jednym dokumencie.
Przykład fikcyjny: kartoteka ma czas przeglądu 90 minut i czas legalizacji 240 minut. Dokument przeglądu użyje pierwszej wartości, a dokument legalizacji drugiej.
Makieta formularza pokazuje inny przykład: czas przeglądu 30 minut i czas legalizacji 45 minut dla wiertarko-wkrętarki. Obie wartości są fikcyjne.
Czasy leżą w kartotece, a nie w dokumencie, więc ich zmiana w kartotece wpływa na daty liczone przy kolejnych dokumentach tego narzędzia.
Gdzie indeks nadaje się automatycznie
Automatyczny indeks pojawia się przy dopisaniu i kopiowaniu z rejestru kartotek. Kto otwiera formularz inną drogą niż przyciski Dopisz i Kopiuj, wpisuje indeks ręcznie.
Kto potrzebuje wielu podobnych kartotek, korzysta z przycisku Kopiuj, bo wtedy numer także pochodzi z licznika. Wpisywanie indeksu ręcznie zostaje więc dla przypadków wyjątkowych.
Kartoteki narzędzi są przypisane do działu. W polu wyboru artykułu w dokumencie przyjęcia widać podkategorię i rodzaj narzędzia obok indeksu i nazwy, co jest zmianą z marca 2023. Kartotekę, która nie ma powiązania z dokumentem, można usunąć.
Przed założeniem kartotek ustalamy z klientem cztery sprawy.
- Klasyfikacja - ile poziomów potrzebuje klient i czy istniejące kategorie da się przenieść do trzech list.
- Format indeksu - jak ma wyglądać numer i czy kod działu ma być jego częścią.
- Numer seryjny - które narzędzia mają wymagać numeru seryjnego w dokumentach.
- Czasy kontroli - czy każda kartoteka dostaje czas przeglądu i czas legalizacji, a jeśli nie, które.
Podział kartotek na działy w opisywanym wdrożeniu opisuje artykuł o narzędziowni bez modułu CMMS.