Braki w narzędziowni rzadko wynikają z braku pieniędzy. Zwykle biorą się z tego, że nikt nie wiedział o zbliżającym się końcu zapasu, dopóki magazynier nie odmówił wydania. Skutek jest zawsze ten sam: przestój na stanowisku, zakup awaryjny po wyższej cenie i pretensje między produkcją a zaopatrzeniem.
System Studio TCS.net do zarządzania narzędziownią przechowuje w kartotece trzy progi zapasu i codziennie porównuje je ze stanem faktycznym. Raport przekroczonych stanów minimalnych wskazuje pozycje wymagające zamówienia razem z wielkością niedoboru, więc zaopatrzenie pracuje na liście, a nie na sygnałach telefonicznych z hali.
Trzy progi zapasu w kartotece magazynowej
Każda kartoteka magazynowa w Studio TCS.net może mieć wypełnione trzy poziomy zapasu. Minimalny wyznacza granicę, poniżej której pozycja trafia na raport braków. Optymalny wskazuje docelowy stan po uzupełnieniu. Maksymalny chroni przed zamrażaniem gotówki w nadmiarowym zapasie i przed zajmowaniem miejsca w regale.
Progi ustawia się osobno dla każdego indeksu, bo rytm zużycia tarczy do przecinania i czujnika zegarowego nie ma ze sobą nic wspólnego. System nie narzuca jednej reguły dla całego magazynu, dzięki czemu pozycje krytyczne dla ciągłości produkcji mogą mieć zapas z zapasem bezpieczeństwa, a rzadko używane akcesoria mogą go nie mieć w ogóle.
- Zapas minimalny - poziom alarmowy; jego przekroczenie oznacza konieczność zamówienia, zanim pozycja się skończy.
- Zapas optymalny - stan docelowy po dostawie, wyznaczany na podstawie zużycia i czasu realizacji zamówienia.
- Zapas maksymalny - górna granica, powyżej której zamawianie przestaje mieć sens ekonomiczny.
- Jednostka miary i cena ewidencyjna - pozwalają przeliczyć niedobór na wartość zamówienia bez ręcznych wyliczeń.
Raport przekroczonych stanów minimalnych
Raport przekroczonych stanów minimalnych generuje się na wskazany dzień i zawiera indeks, nazwę, stan bieżący, jednostkę miary, wartość progu oraz wyliczoną wielkość braku. Pozycje, których stan spadł poniżej zera wskutek wydań z rezerwacji, są widoczne od razu, co pozwala wychwycić błędy ewidencyjne przy okazji przeglądu zapasu.
Analogiczny raport działa dla stanów optymalnych. Różnica jest praktyczna: lista braków minimalnych to zamówienie pilne, a lista odchyleń od optimum to plan zakupowy na kolejny okres. Zestawienie obu widoków pozwala rozdzielić gaszenie pożarów od normalnego planowania, co widać także w rozliczeniu kosztów narzędzi wg MPK.
Jak ustawić progi zapasu narzędzi w Studio TCS.net
Uruchomienie sterowania zapasem - od wyboru pozycji krytycznych po cykliczny raport braków trafiający do zaopatrzenia.
Co jest potrzebne
- Historia zużycia z raportów Studio TCS.net za reprezentatywny okres
- Czasy realizacji dostaw uzgodnione z zaopatrzeniem
- Uprawnienia do edycji kartotek magazynowych
-
Wybór pozycji objętych progami
Wskazanie indeksów, których brak zatrzymuje pracę, zamiast obejmowania progami całego asortymentu magazynu.
-
Wyliczenie zapasu minimalnego i optymalnego
Pomnożenie średniego zużycia przez czas realizacji dostawy i dodanie zapasu bezpieczeństwa dla pozycji o dużych wahaniach.
-
Uzupełnienie progów w kartotekach
Wprowadzenie wartości minimalnej, optymalnej i maksymalnej razem z jednostką miary i ceną ewidencyjną.
-
Uruchomienie raportu przekroczonych stanów
Wygenerowanie raportu braków na bieżący dzień i weryfikacja, czy lista jest realna do obsłużenia przez zaopatrzenie.
-
Ustalenie cyklu przeglądu i korekta progów
Przekazywanie raportu w stałym rytmie oraz korygowanie progów po zmianie asortymentu produkcji lub dostawcy.
Jak wyznaczyć poziom zapasu minimalnego
Punktem wyjścia jest średnie zużycie w jednostce czasu pomnożone przez czas realizacji dostawy, powiększone o zapas bezpieczeństwa na wahania. Dane do pierwszego wyliczenia bierze się z historii operacji i raportów zużycia, które system prowadzi od pierwszego dnia pracy. Przy pozycjach nowych, bez historii, stosuje się szacunek dostawcy i koryguje go po pierwszym kwartale.
- Średnie zużycie tygodniowe - odczytane z raportu zużycia za reprezentatywny okres, z pominięciem miesięcy nietypowych.
- Czas realizacji zamówienia - liczony od zgłoszenia potrzeby do przyjęcia na magazyn, nie od złożenia zamówienia u dostawcy.
- Zapas bezpieczeństwa - bufor na wahania zużycia i opóźnienia dostaw, większy dla pozycji zatrzymujących produkcję.
- Krytyczność pozycji - narzędzie, bez którego stoi linia, zasługuje na wyższy próg niż akcesorium z półki obok.
Części zamienne i materiały eksploatacyjne
Sterowanie zapasem nie dotyczy wyłącznie narzędzi. Ten sam mechanizm progów obejmuje części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronną i środki BHP, bo wszystkie są w Studio TCS.net kartotekami magazynowymi z własnym magazynem i dostawcą.
W praktyce największe oszczędności daje objęcie progami magazynu MRO. Brak łożyska czy uszczelki potrafi wydłużyć naprawę o kilka dni, a wartość samej części bywa marginalna wobec kosztu przestoju. Uzupełnieniem tematu jest ewidencja MRO oraz powiązanie części ze zleceniem naprawy.
Reagowanie po fakcie a sterowanie progami
| Obszar | Zamawianie po zgłoszeniu braku | Sterowanie progami w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Moment wykrycia potrzeby | Przy odmowie wydania na stanowisku | Po spadku stanu poniżej progu |
| Tryb zakupu | Awaryjny, często droższy | Planowy, w normalnym cyklu zamówień |
| Ryzyko przestoju | Wysokie, zależne od czasu dostawy | Ograniczone zapasem bezpieczeństwa |
| Wielkość zamówienia | Szacowana ad hoc | Wyliczona jako różnica do zapasu optymalnego |
| Nadmiarowy zapas | Powstaje po każdym alarmie | Ograniczony progiem maksymalnym |
Przykład wdrożenia w utrzymaniu ruchu
Dział utrzymania ruchu zakładu przetwórstwa spożywczego prowadził magazyn części zamiennych w arkuszu, aktualizowanym raz w tygodniu przez brygadzistę. Zamówienia składano wtedy, gdy mechanik zgłosił brak, zwykle w trakcie już rozpoczętej naprawy. Część dostaw realizowano kurierem na następny dzień, z dopłatą, a maszyna czekała.
Po przeniesieniu kartotek do Studio TCS.net i uzupełnieniu progów dla stu najczęściej zużywanych pozycji cotygodniowy raport braków zastąpił telefony od mechaników. Zaopatrzenie dostało jedną listę z wielkością niedoboru i mogło łączyć pozycje w zbiorcze zamówienia u tego samego dostawcy. Zakupy awaryjne ograniczyły się do przypadków faktycznie nietypowych, a stan magazynu przestał rosnąć, bo próg maksymalny wyhamował zamawianie na zapas.
Najczęstsze błędy przy ustawianiu stanów minimalnych
- Progi ustawione dla wszystkich indeksów naraz - masowe wypełnienie jedną wartością generuje raport na kilkaset pozycji, którego nikt nie przegląda.
- Pominięcie czasu realizacji dostawy - próg policzony wyłącznie ze zużycia nie chroni, jeśli dostawa trwa trzy tygodnie.
- Brak aktualizacji po zmianie produkcji - uruchomienie nowej linii zmienia zużycie, a stare progi przestają odpowiadać rzeczywistości.
- Ignorowanie pozycji o ujemnym stanie - wartości poniżej zera sygnalizują błąd ewidencyjny, a nie brak towaru, i wymagają korekty inwentaryzacyjnej.
- Raport bez adresata - jeśli lista braków nie trafia regularnie do zaopatrzenia, mechanizm progów nie zmienia niczego.
Warto zacząć od wąskiej grupy pozycji rzeczywiście zatrzymujących pracę i rozszerzać zakres dopiero po ustabilizowaniu procesu. Pomocna jest przy tym uporządkowana struktura kartotek magazynowych.
Słownik pojęć - zapas w narzędziowni
Krótki słownik porządkuje pojęcia używane przy sterowaniu zapasem magazynu narzędziowego.
- Zapas minimalny
- Poziom stanu magazynowego, po przekroczeniu którego pozycja trafia na raport braków do zamówienia.
- Zapas optymalny
- Docelowy stan magazynowy po uzupełnieniu, wyznaczany na podstawie zużycia i czasu dostawy.
- Zapas maksymalny
- Górna granica stanu, powyżej której dalsze zamawianie zamraża środki i miejsce w magazynie.
- Zapas bezpieczeństwa
- Bufor ilościowy pokrywający wahania zużycia i opóźnienia dostaw.
- Czas realizacji dostawy
- Okres od zgłoszenia potrzeby do przyjęcia pozycji na magazyn.
- Niedobór
- Różnica między zapasem minimalnym a stanem bieżącym, wskazywana w raporcie braków.
- Magazyn MRO
- Zasób części zamiennych, materiałów eksploatacyjnych i akcesoriów obsługujących utrzymanie ruchu.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.