Rejestr przyrządów pomiarowych w Studio TCS.net łączy każdy egzemplarz narzędzia z wymogiem kontroli, terminem ważności i dowodem wykonania. Program pokazuje, które przyrządy mają termin po dacie, które się do niego zbliżają i które są u wykonawcy, a po terminie potrafi zablokować wydanie.
Opisujemy ekran Kontrole i terminy z wersji demonstracyjnej: wymogi, tablicę, zamknięcie kontroli i wysyłkę do laboratorium. Dane na zrzucie są przykładowe. Zakres wdrożenia ustalamy z klientem, bo zależy od tego, które narzędzia są prowadzone po numerze seryjnym i jakie rodzaje kontroli obowiązują w zakładzie.
Dlaczego rejestr na zawieszkach i w arkuszach nie wystarcza
Norma ISO 9001 wymaga, aby wyposażenie do pomiarów było wzorcowane lub weryfikowane w ustalonych odstępach albo przed użyciem, a wyniki były udokumentowane. Audytor pyta zwykle o trzy rzeczy: czy dany przyrząd ma ważną kontrolę, czym to udowodnić i co zrobiono z przyrządem, który kontroli nie przeszedł.
Gdy terminy są na zawieszkach i w kilku plikach, każda z tych odpowiedzi wymaga przeszukiwania. Rejestr w programie daje jedno miejsce: egzemplarz, jego wymóg, ostatni wynik, numer świadectwa i termin kolejnej kontroli. Rejestr nie zastępuje decyzji osoby odpowiedzialnej za jakość, ale skraca drogę od pytania audytora do dokumentu.
Legalizacja, wzorcowanie i przegląd: czym się różnią
Program rozróżnia sześć rodzajów kontroli: przegląd, wzorcowanie, legalizację, badanie elektryczne, badanie dozorowe i inną kontrolę. Różnią się tym, kto je wykonuje i jak program traktuje termin po jego upływie.
| Rodzaj | Skąd wynika | Kto wykonuje | Zasada terminu w programie |
|---|---|---|---|
| Legalizacja | Wymóg prawny dla przyrządów objętych kontrolą metrologiczną | Organ administracji miar lub podmiot upoważniony | Brak tolerancji; wyjątek od blokady wydania niedozwolony |
| Wzorcowanie | Wymóg systemu jakości (np. ISO 9001) lub klienta | Laboratorium, własne lub zewnętrzne | Tolerancja do 30 dni, jeśli ustawi ją wymóg |
| Przegląd | Zalecenie producenta, BHP albo procedura zakładu | Narzędziownia lub serwis | Tolerancja do 30 dni, jeśli ustawi ją wymóg |
| Badanie elektryczne | Procedura BHP dla elektronarzędzi | Osoba z uprawnieniami | Tolerancja do 30 dni, jeśli ustawi ją wymóg |
| Badanie dozorowe | Urządzenia objęte dozorem technicznym | Organ dozoru lub podmiot upoważniony | Brak tolerancji; wyjątek od blokady wydania niedozwolony |
Program niczego z tego nie wykonuje. Legalizację przeprowadza urząd miar, wzorcowanie laboratorium. Firma zapisuje wynik, numer świadectwa i termin, a program pilnuje, żeby przyrząd z przeterminowaną kontrolą nie wyszedł z narzędziowni, jeśli wymóg tak postanowi.
Wymóg kontroli: okres, tolerancja, ostrzeżenie i blokada
Wymóg mówi, jakiej kontroli wymaga narzędzie, co jaki okres i co dzieje się po terminie. Zakłada się go dla całego typu narzędzi albo dla jednego narzędzia, z przycisku Wymogi kontroli w kartotece. Wymóg jednego narzędzia zastępuje wymóg typu tego samego rodzaju. Zmienia go kierownik narzędziowni.
| Pole wymogu | Znaczenie |
|---|---|
| Okres | Co ile powtarzać kontrolę. Puste pole oznacza kontrolę jednorazową, bez terminu. |
| Tolerancja | Ile dni po terminie wolno jeszcze wydać narzędzie, najwyżej 30. Legalizacja i badanie dozorowe nie mają tolerancji. |
| Ostrzeżenie | Od ilu dni przed terminem karta przechodzi do kolumny Zbliża się termin (domyślnie 30). |
| Blokuje wydanie | Po terminie wydanie zostaje odrzucone. Wyjątek z powodem może wpisać kierownik, ale nie przy legalizacji i badaniu dozorowym. |
Blokada wydania jest ustawieniem wymogu, a nie stałą regułą programu. Działa, gdy wymóg ją ma, a w ustawieniach narzędziowni jest włączony przełącznik Blokady wydań. Gdy któraś z tych dwóch rzeczy jest wyłączona, program pokazuje i liczy terminy, a o dopuszczeniu przyrządu do pracy decyduje narzędziownik na podstawie tablicy i list. Tak działał dotychczasowy rejestr terminów przeglądów i legalizacji.
Przy wyłączonym przełączniku Blokady wydań program pracuje w trybie próbnym: wydaje, ale zapisuje w raporcie odmów, co zostałoby zablokowane. To bezpieczny sposób, żeby przed włączeniem blokad sprawdzić, ilu przyrządów i pracowników by dotknęły.
Po zapisaniu wymogu program przelicza terminy wszystkich egzemplarzy, których on dotyczy. Okres można podać w dniach, miesiącach albo latach, więc ten sam mechanizm obsłuży suwmiarkę wzorcowaną co rok i klucz dynamometryczny kontrolowany co pół roku.
Wzorcowanie przyrządów pomiarowych: od przyjęcia do nowego terminu
Przyrząd wchodzi na stan dokumentem przyjęcia, dostaje numer seryjny i staje się egzemplarzem z własnym wymogiem. Dalej jego los zależy od terminu: tablica pokazuje kolejne etapy, a przy wysyłce do laboratorium program prowadzi zlecenie serwisowe. Schemat poniżej pokazuje cały obieg razem z dokumentami programu.
Tablica Kontrole i terminy
Ekran z nagłówka tej strony pokazuje każdy wymóg każdego egzemplarza, także wtedy, gdy nikt nie założył dokumentu. Dawna lista terminów widziała tylko dokumenty, więc przyrząd bez dokumentu nie miał żadnego alarmu. Tablica ma pięć kolumn.
| Kolumna | Co oznacza |
|---|---|
| Po terminie | Termin minął, ostatnia kontrola była negatywna albo kontroli nigdy nie wykonano. Karta zostaje tu także po zaplanowaniu, dopóki kontrola nie zostanie zamknięta. |
| Zbliża się termin | Termin mieści się w oknie ostrzeżenia z wymogu. |
| Zaplanowane | Jest dokument kontroli, a termin leży dalej niż okno ostrzeżenia. |
| U wykonawcy | Egzemplarz jest w serwisie, wydany dokumentem RNA. |
| Do zamknięcia | Dokument ma status W realizacji i czeka na wynik. |
Karta pokazuje narzędzie, numer seryjny, rodzaj kontroli, termin i posiadacza, a przyciski pozwalają zamknąć kontrolę, otworzyć dokument albo zaplanować kontrolę. Kilka egzemplarzy zaplanujesz naraz, zaznaczając karty. Obok tablicy są jeszcze trzy widoki.
- Lista - wszystkie wymogi wszystkich egzemplarzy z filtrami kolumn i eksportem do Excela, czyli gotowe zestawienie dla audytora.
- Oś czasu - liczba kontroli na tydzień według wykonawcy, na 30, 60 albo 90 dni naprzód. Widać, kiedy terminy się kumulują i kiedy trzeba wysłać więcej przyrządów naraz.
- Kalendarz - zaplanowane przeglądy i legalizacje.
Zamknięcie kontroli: co dzieje się z terminem i egzemplarzem
Przy zamknięciu podajesz wynik, datę wykonania i numer świadectwa oraz zaznaczasz, których wymogów dotyczy kontrola. Przy wyniku warunkowym i negatywnym opis ustaleń jest obowiązkowy. Po zapisie możesz dołączyć plik świadectwa.
| Wynik | Skutek |
|---|---|
| Pozytywny lub warunkowy | Nowy termin to data wykonania plus okres z wymogu. Program zakłada następny dokument i zdarzenie w kalendarzu, chyba że wyłączysz tę opcję. |
| Negatywny | Egzemplarz zostaje zablokowany, a następnego planu nie ma. Okno proponuje wydanie do serwisu albo likwidację. Blokadę zdejmuje kierownik, a wydanie jest możliwe po nowej kontroli z wynikiem pozytywnym. |
Kontrola z datą wcześniejszą niż ostatnia nie cofa terminu: liczy się najnowsza data wykonania. Dokument zamknięty starym przyciskiem Status i wynik liczy się do ważności, ale nie zakłada następnego planu i nie blokuje egzemplarza, dlatego kontrole zamyka się przyciskiem Zamknij kontrolę.
Wysyłka do laboratorium i koszt wzorcowania
Dla narzędzi prowadzonych po numerze seryjnym wysyłkę i powrót obsługuje zlecenie serwisowe. Program zakłada jedno zlecenie na narzędzie i jeden dokument RNA na całą wysyłkę. Narzędzia w serwisie nie da się wydać, a na tablicy karta trafia do kolumny U wykonawcy. Kartoteki ilościowe wysyła się dokumentem RNA i przyjmuje dokumentem PNA.
Przy przyjęciu wpisujesz wynik (sprawny, warunkowo, do likwidacji), datę wykonania, numer świadectwa oraz koszt netto z wyborem usługi. Program zapisuje razem dokument PNA, usługę i kontrolę, a przy błędzie nie zapisuje niczego. Koszt trafia do karty egzemplarza, więc wzorcowanie nie tworzy zbędnych ruchów magazynowych. Wynik kalibracji, legalizacji i badania zamyka też kontrolę i liczy nowy termin ważności.
Koszt z faktury laboratorium można też wpisać samodzielnie dokumentem US w rejestrze Ewidencja usług. To dokument czysto kosztowy: nie tworzy przychodu ani rozchodu i nie przesuwa przyrządu, więc przyrząd zachowuje swój stan i lokalizację. W nagłówku wybierasz kontrahenta (laboratorium) i wpisujesz numer faktury, a w pozycji rodzaj usługi, kartotekę i numer seryjny przyrządu oraz cenę netto. Do dokumentu można dołączyć skan faktury, a zatwierdzenie nadaje numer w formacie rok-miesiąc-numer z końcówką US. Rejestr ma filtr przedziału czasowego (domyślnie ostatnie dni), więc dokument z wcześniejszą datą trzeba szukać po rozszerzeniu zakresu. Suma dokumentów US przypisanych do jednego numeru seryjnego pokazuje koszt kalibracji i napraw danego egzemplarza, co ułatwia decyzję o jego wymianie.
Lista kontrolna przed audytem
Przed wizytą audytora warto przejść listę, którą program pozwala sprawdzić w kilku miejscach.
- Każdy przyrząd pomiarowy jest egzemplarzem z numerem seryjnym i ma wymóg kontroli z okresem.
- Kolumna Po terminie jest pusta albo przy każdej karcie jest wiadomo, dlaczego (przyrząd wycofany, w serwisie, zablokowany).
- Wymóg ma włączoną blokadę wydania tam, gdzie przyrząd po terminie nie powinien wyjść z narzędziowni.
- Każda zamknięta kontrola ma numer świadectwa, a przy ważnych przyrządach także plik świadectwa.
- Przyrządy z wynikiem negatywnym są zablokowane i mają opis ustaleń.
- Lista przyrządów u wykonawcy pokazuje datę wysyłki i oczekiwany powrót.
- Koszty wzorcowań są zapisane jako usługi, a nie w osobnych arkuszach.
- Wymogi zmienia tylko kierownik narzędziowni, a lista wymogów jest wyeksportowana do Excela jako załącznik do procedury.
Typowe luki w ewidencji narzędzi pomiarowych ISO
To luki, które najłatwiej znaleźć u siebie przed audytem. Opisujemy je jako pytania kontrolne, a nie wyniki badań.
- Brak daty ostatniej kontroli albo brak numeru świadectwa przypisanego do konkretnego egzemplarza.
- Przyrząd używany po terminie, bo termin był tylko na zawieszce.
- Wynik warunkowy bez opisu, co zastrzeżono i jak to uwzględnić przy pomiarach.
- Kilka sztuk tego samego przyrządu prowadzonych jako jedna pozycja, więc kontrola jednej sztuki zamyka termin dla wszystkich.
- Przyrząd wysłany do laboratorium i niewrócony w rejestrze, bez daty wysyłki.
Czego funkcja nie robi
- Nie wykonuje legalizacji ani wzorcowania i nie zastępuje świadectwa. Zapisuje numer i plik świadectwa oraz pilnuje terminu.
- Nie wylicza niepewności pomiaru ani zakresu przyrządu. Takie dane można prowadzić jako cechy narzędzia w zakresie ustalonym przy wdrożeniu.
- Nie obsługuje w tej wersji wymogów opartych o liczniki, takich jak godziny pracy czy liczba cykli.
- Przypomnienia e-mail dostają osoby, które mają narzędzie u siebie, oraz kierownik w codziennym zestawieniu. Przyrząd leżący na półce ma alarm na tablicy, ale nie ma konkretnego adresata.
- Ważność kontroli liczy per egzemplarz, więc w pełni działa dla narzędzi prowadzonych po numerze seryjnym. Dla kartotek ilościowych dokument kontroli jest możliwy, ale bez terminu liczonego dla każdej sztuki.
Jak zacząć
Przed uruchomieniem ustalamy z klientem cztery sprawy: które narzędzia mają być egzemplarzami z numerem seryjnym, jakie rodzaje kontroli i okresy obowiązują dla poszczególnych typów, kto zamyka kontrole i zdejmuje blokady oraz jak wprowadzić terminy startowe z dotychczasowych rejestrów. Gdy wzorcowanie wypadnie negatywnie, krok po kroku opisuje to procedura po negatywnym wyniku wzorcowania, a niesprawny przyrząd trafia do strefy kwarantanny. Kontrolę między wzorcowaniami opisuje instrukcja o codziennej weryfikacji mikrometrów i suwmiarek płytkami wzorcowymi. Płytki wzorcowe jako przyrząd w rejestrze opisuje artykuł o łączeniu stosów płytek wzorcowych. Nadzór nad sprawdzianami granicznymi, których zużycie wymaga kontroli, opisuje artykuł o sprawdzianach GO i NOGO. Dobór okresu dla rodzaju Badanie elektryczne opisuje artykuł o okresach badań PAT elektronarzędzi.
Kontekst znajdziesz na stronach o dokumencie przeglądu i legalizacji, o terminach przeglądów i legalizacji narzędzi, o ewidencji numerów seryjnych narzędzi i o kartotece narzędzia. Całość obszaru opisuje strona o systemie dla narzędziowni, a wskaźniki do codziennego sprawdzania opisuje kokpit narzędziowni.