Narzędziownia online - program do zarządzania i ewidencji narzędzi

Studio TCS.net to program do narzędziowni działający online, który w jednej bazie danych łączy kartoteki sprzętu, wydania i zwroty, kalibracje, przeglądy oraz raporty kosztów. Każde narzędzie ma swój indeks, lokalizację i historię, a każda operacja - datę, godzinę i nazwisko osoby, która ją wykonała.

System zastępuje arkusze kalkulacyjne i papierowe rewersy w firmach produkcyjnych, budowlanych i serwisowych. Działa w przeglądarce na stanowisku biurowym oraz w aplikacji mobilnej na hali produkcyjnej lub placu budowy. Proces od zakupu narzędzia po jego likwidację, wraz z zasadami porządku w narzędziowni, opisuje poradnik zarządzanie gospodarką narzędziową w przedsiębiorstwie.

Dla kogo jest program do narzędziowni

Program sprawdza się wszędzie tam, gdzie wielu pracowników korzysta ze wspólnego parku narzędzi, a firma musi wiedzieć, kto odpowiada za dany egzemplarz i czy jest on sprawny. Najczęściej wdrażają go:

• Zakłady produkcyjne - z rozbudowanym parkiem maszynowym, oprzyrządowaniem i przyrządami pomiarowymi objętymi systemem jakości.
• Firmy budowlane - zarządzające elektronarzędziami i sprzętem rozproszonym po wielu placach budowy.
• Serwis i utrzymanie ruchu - dla których terminowość przeglądów i wzorcowania decyduje o ciągłości pracy klientów.
• Energetyka - gdzie narzędzia izolowane i mierniki wymagają okresowych badań.
• Zakłady spożywcze i farmaceutyczne - prowadzące nadzór nad termometrami i wagami w ramach HACCP i GMP.

Sygnały, że narzędziownia potrzebuje systemu

• Nikt nie potrafi szybko odpowiedzieć, gdzie jest konkretny egzemplarz i kto go pobrał.
• Inwentaryzacja kończy się listą pozycji nieodnalezionych bez wskazania osoby odpowiedzialnej.
• Terminy wzorcowania pilnuje kalendarz jednej osoby, a jej urlop oznacza przekroczenia.
• Firma kupuje nowe narzędzia, choć podobne leżą nieużywane w innym wydziale.
• Zestawienie kosztów utrzymania sprzętu wymaga kilku dni ręcznej pracy.

Kto pracuje z programem na co dzień

Każda osoba widzi w systemie to, czego potrzebuje na swoim stanowisku:

• Magazynier - identyfikuje pracownika, skanuje numery serii i jednym przyciskiem zatwierdza wydanie lub zwrot.
• Kierownik działu lub budowy - w raporcie narzędzi u pracowników sprawdza wyposażenie zespołu bez telefonu do magazynu i rozlicza sprzęt przy zmianie stanowiska.
• Metrolog i utrzymanie ruchu - planuje wysyłkę przyrządów do laboratorium na podstawie kalendarza legalizacji i kalibracji.
• Pracownik w terenie - w aplikacji na Androida wykonuje przesunięcia między magazynami, sprawdza dostępność sprzętu w innych oddziałach i prowadzi inwentaryzację na hali lub placu budowy.

Moduły systemu w jednym zestawieniu

Studio TCS.net porządkuje całą gospodarkę narzędziową w jednym środowisku. Tabela pokazuje, za co odpowiada każdy obszar i jaki efekt daje w codziennej pracy.

Ewidencja narzędzi i pełna identyfikowalność

Podstawą programu jest centralna baza danych Microsoft SQL Server. Każde narzędzie otrzymuje w niej unikalny indeks, przypisaną lokalizację oraz pełną historię wypożyczeń i serwisów. Magazynier nie przeszukuje już papierowych kartotek ani zakładek arkusza - wystarczy zeskanować kod na obudowie, aby zobaczyć lokalizację, użytkownika i historię napraw danego egzemplarza.

Co zawiera kartoteka narzędzia

• indeks i nazwę katalogową oraz numer seryjny producenta,
• kategorię w wielopoziomowym drzewie asortymentu,
• aktualną lokalizację magazynową, status dostępności i przypisanego użytkownika,
• zdjęcie sprzętu i instrukcję obsługi w formacie PDF,
• świadectwa wzorcowania i protokoły z dotychczasowych napraw.

Na zrzucie widać drzewo kategorii po lewej stronie i listę narzędzi z wybranej grupy po prawej. Tabela pokazuje magazyn, indeks, stan, jednostkę miary, kod EAN i numer katalogowy, a pasek nad nią prowadzi do podglądu, stanu magazynowego, listy wypożyczonych egzemplarzy i historii. Drzewo buduje się wielopoziomowo - na przykład narzędzia ręczne, elektronarzędzia, przyrządy pomiarowe i oprzyrządowanie maszyn - dzięki czemu właściwą grupę odnajduje się w kilku kliknięciach nawet przy kilku tysiącach pozycji. Śledzenie pojedynczych egzemplarzy opisuje artykuł o ewidencji narzędzi po numerach seryjnych.

Kody kreskowe, QR czy RFID

Metodę znakowania dobiera się do charakteru pracy i budżetu. Obie technologie mogą działać równolegle w jednej instalacji.

Więcej o metodach znakowania przeczytasz w dziale o automatycznej identyfikacji w logistyce oraz w artykule narzędziownia z RFID.

Przykład z hali produkcyjnej

Kierownik zmiany potrzebuje klucza dynamometrycznego o określonym zakresie momentu. Zamiast obchodzić regały, wpisuje nazwę lub parametr w wyszukiwarce i dostaje listę wszystkich egzemplarzy w firmie ze statusem każdego z nich: dwa są wypożyczone konkretnym pracownikom, jeden przebywa w serwisie po terminie wzorcowania, a jeden czeka na regale w narzędziowni centralnej. Całość zajmuje kilkanaście sekund i nie wymaga telefonu do magazynu.

Wydania i zwroty narzędzi

Wydanie i zwrot potwierdza karta pracownika, a system od razu zapisuje, kto i na jak długo pobrał sprzęt. Magazynier nie wypełnia papierowych rewersów - dokument magazynowy powstaje automatycznie w tle, a cała operacja trwa kilkanaście sekund.

Jak przebiega wydanie narzędzia

1. Identyfikacja pracownika - kartą zbliżeniową, kodem QR lub loginem. System otwiera jego konto i pokazuje sprzęt, który już ma.
2. Skanowanie narzędzia - magazynier odczytuje kod lub tag wydawanego egzemplarza.
3. Weryfikacja - program sprawdza status techniczny narzędzia, ważność kalibracji i uprawnienia pracownika do danego typu sprzętu.
4. Zatwierdzenie - narzędzie zmienia status na wypożyczone i trafia na konto pracownika.
5. Dokument i stany - system generuje dokument wydania i aktualizuje stany magazynowe w czasie rzeczywistym.

Zwrot przebiega analogicznie, z możliwością odnotowania uszkodzenia i skierowania sprzętu do serwisu. Dokumenty wymagające akceptacji mogą najpierw trafić do bufora - ten mechanizm opisuje artykuł bufor dokumentów i obieg akceptacji.

Moduł wypożyczeń rozdziela dwa strumienie dokumentów. Dokumenty NW obsługują wydania narzędzi pracownikom, a dokumenty NPD - sprzęt wypożyczony od zewnętrznego dostawcy. Dla obu rodzajów dostępne są zestawienia pozycji czekających w buforze oraz pozycji już zatwierdzonych, więc kierownik narzędziowni widzi, co jeszcze wymaga akceptacji.

Odpowiedzialność materialna pracownika

Zgodnie z art. 124 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za narzędzia powierzone mu z obowiązkiem zwrotu, jeżeli powierzenie zostało prawidłowo udokumentowane. Zapis w systemie z autoryzacją kartą lub podpisem na ekranie urządzenia mobilnego jest takim dokumentem i jest dostępny w każdej chwili bez przeszukiwania segregatorów. Przy rozwiązaniu umowy program generuje zestawienie sprzętu do zwrotu, co upraszcza rozliczenie karty obiegowej. Szczegóły opisuje artykuł rozliczanie pracowników z narzędzi.

Formularz wyszukiwania odtwarza historię dowolnego egzemplarza. Wystarczy wpisać indeks lub nazwę narzędzia, numer serii albo nazwisko pracownika, zawęzić zakres dat i rodzaj dokumentu, aby zobaczyć wszystkie wydania, zwroty i przesunięcia. To podstawa przy wyjaśnianiu, kto ostatni korzystał z uszkodzonego lub zaginionego sprzętu.

Problemy papierowej ewidencji, które znikają

• zagubione lub nieczytelne rewersy,
• podpisywanie odbioru przez jednego pracownika za drugiego,
• rozjazd stanu faktycznego z zapisami po kilku miesiącach,
• brak wiedzy, ile egzemplarzy danego narzędzia firma naprawdę posiada,
• inwentaryzacja bez wskazania osoby odpowiedzialnej za braki.

Ostrzenie, naprawy i regeneracja narzędzi

W narzędziowni produkcyjnej część narzędzi regularnie wyjeżdża do ostrzenia, regeneracji lub wzorcowania. Studio TCS.net prowadzi takie usługi jako osobne kartoteki z ceną jednostkową, a ruch sprzętu rejestrują dwa dokumenty: wydanie do serwisu RNA i zwrot z serwisu PNA.

Lista usług zawiera indeks, nazwę, cenę, autora wpisu i datę dodania. W przykładowych danych są m.in. ostrzenie wierteł, kalibracja narzędzi pomiarowych i regeneracja form. Zestawienie narzędzi w naprawie wyjaśnia, dlaczego egzemplarza nie ma na półce, choć nikt go nie wypożyczył, a ceny usług pozwalają policzyć koszt utrzymania narzędzia, a nie tylko jego zakupu.

Legalizacja, kalibracja i przeglądy okresowe

System pilnuje terminów legalizacji, kalibracji i przeglądów, a zbliżający się termin zgłasza powiadomieniem e-mail. Narzędzia po terminie są blokowane do wydania, więc pracownik nie pobierze przyrządu pomiarowego z nieważnym wzorcowaniem. Podczas audytu ISO 9001 firma dysponuje kompletną dokumentacją nadzoru nad wyposażeniem kontrolno-pomiarowym.

Czym różnią się legalizacja, kalibracja i przegląd

Te trzy pojęcia bywają mylone, choć oznaczają odrębne czynności. Studio TCS.net prowadzi dla każdej pozycji osobne cykle wszystkich trzech rodzajów, z własnym interwałem i dokumentacją.

Rejestr pokazuje każde zlecenie przeglądu lub kalibracji z datą rozpoczęcia, planowanym i faktycznym terminem zakończenia oraz numerem serii egzemplarza. Status od razu mówi, które czynności są nowe, które w realizacji, a które zamknięte. Z paska narzędzi metrolog dopisuje nowe zlecenie, zmienia status, otwiera instrukcję i przegląda historię.

Jak działają powiadomienia i blokady

• Wyprzedzenie ustawiane osobno - na przykład 30 dni dla sprzętu wysyłanego do zewnętrznego laboratorium i 7 dni dla przeglądów wykonywanych własnymi siłami.
• Kolejne szczeble powiadomień - po upływie terminu informacja trafia nie tylko do metrologa, ale też do jego przełożonego.
• Twarda blokada wydania - przeterminowany przyrząd nie trafi na produkcję, nawet jeśli nikt nie zareagował na alerty.

Branże z wymogami nadzoru

• Produkcja i obróbka mechaniczna - wzorcowanie przyrządów pomiarowych w ramach ISO 9001 (punkt 7.1.5).
• Budownictwo - dozór techniczny urządzeń podnośnikowych przez UDT oraz przeglądy elektronarzędzi.
• Energetyka i utrzymanie ruchu - badania narzędzi izolowanych do prac pod napięciem i mierników instalacji.
• Przemysł spożywczy i farmaceutyczny - nadzór nad termometrami i wagami w systemach HACCP i GMP.

Pełny opis mechanizmu znajdziesz w artykule harmonogramy przeglądów i kalibracji narzędzi.

Terminy kalibracji i przeglądów wg typu narzędzia

Częstotliwość czynności zależy od kategorii sprzętu, zaleceń producenta i przepisów. Tabela zbiera typowe interwały spotykane w narzędziowni i pokazuje, jak Studio TCS.net pilnuje każdego z nich. Obowiązujący okres zawsze warto potwierdzić w dokumentacji producenta i aktualnych przepisach.

Wyprzedzenie powiadomienia i osobę odpowiedzialną za cykl ustawia się indywidualnie w kartotece narzędzia. Codzienną kontrolę sprzętu przy zwrocie przybliża artykuł o kontroli stanu technicznego narzędzi.

Aplikacja mobilna na system Android

Magazynier, serwisant lub kierownik budowy sprawdza dostępność narzędzia, skanuje kod i potwierdza operację bezpośrednio z telefonu albo terminala danych. Aplikacja działa na tych samych zasadach na hali produkcyjnej i poza siedzibą firmy. Funkcje mobilne szczegółowo opisuje artykuł aplikacja mobilna Android do narzędziowni.

Na jakich urządzeniach działa

• Terminal przemysłowy - z wbudowanym skanerem laserowym lub czytnikiem RFID, odporny na upadki i zapylenie. Wybór do ciągłej pracy w magazynie.
• Smartfon służbowy - odczyt kodów aparatem w zupełności wystarcza pracownikom terenowym wykonującym pojedyncze operacje w ciągu dnia.

Do pracy potrzebne są wyłącznie konto użytkownika w systemie i dostęp do sieci firmowej lub Internetu.

Praca bez zasięgu

Tryb offline zabezpiecza ewidencję w halach o stalowej konstrukcji, na kondygnacjach podziemnych i na odległych placach budowy. Operacje zapisują się w pamięci urządzenia ze znacznikiem czasu, a po odzyskaniu łączności trafiają do bazy w oryginalnej kolejności. Aplikacja pokazuje liczbę oczekujących zapisów, więc pracownik wie, że nic nie zostało pominięte.

Typowe scenariusze

• Przyjęcie dostawy na budowie - kierownik skanuje etykiety elektronarzędzi przy kontenerze i od razu przypisuje sprzęt do kontraktu.
• Wyjazd serwisanta - pobranie zestawu przyrządów z automatu wydawczego zapisuje się na koncie pracownika.
• Inwentaryzacja hali - dwie osoby z terminalami skanują kolejne strefy, a wynik spisu porównuje się z ewidencją automatycznie.

Raporty i analizy dla kadry zarządzającej

Relacyjna baza danych pozwala szybko agregować dane o stanach, kosztach i historii użytkowania narzędzi. Kadra zarządzająca widzi koszty utrzymania parku narzędziowego bez ręcznego zestawiania danych z wielu źródeł, a każdy raport można wyeksportować do Excela lub PDF i przekazać do działu finansowego.

Menu raportów grupuje zestawienia tematycznie, więc potrzebny raport odnajduje się bez znajomości struktury bazy danych. Poszczególne grupy odpowiadają na inne pytania zarządcze:

• Analiza - koszty wg magazynów i typów narzędzi, narzędzia u pracowników, stany optymalne i ich przekroczenia.
• Statystyki - historia wypożyczeń wg narzędzi i pracowników, stan magazynowy, top 10 narzędzi, heatmapa lokalizacji.
• Narzędzia - raport stanu wg numeru serii.
• CMMS i Facility Management - statystyki czynności, raport usterek i awaryjności.
• Harmonogramy - nadchodzące przeglądy i kalibracje.

Przypisanie zużycia do wydziałów i kontraktów opisuje artykuł rozliczanie kosztów narzędzi wg MPK, a progi zapasu - artykuł o stanach minimalnych i zapasie narzędzi.

Raport historii wypożyczeń układa liczbę operacji w kolumnach miesięcznych. Widać w nim, które narzędzia są pobierane najczęściej, które od miesięcy leżą na regale i w jakich okresach narzędziownia pracuje pod największym obciążeniem. To dane, na których planuje się zakupy i zapas zamiast reagować na braki w środku zmiany.

Wskaźniki pracy narzędziowni

• średni roczny koszt utrzymania jednego narzędzia,
• udział sprzętu niedostępnego z powodu serwisu w całym parku,
• liczba pozycji nieodnalezionych podczas inwentaryzacji,
• odsetek przeglądów i kalibracji wykonanych w terminie.

Dokumentacja na audyt ISO 9001

Podczas audytu system dostarcza w formacie PDF, bez wcześniejszego przygotowywania segregatorów:

• wykaz przyrządów objętych nadzorem wraz z cyklami wzorcowania,
• historię czynności serwisowych dla wybranego egzemplarza,
• skany świadectw wzorcowania dołączone do kartotek,
• zestawienie przypadków wycofania sprzętu po przekroczeniu terminu.

Arkusz Excel a Studio TCS.net w narzędziowni

Wiele firm zaczyna gospodarkę narzędziową od arkusza kalkulacyjnego, bo jest dostępny od ręki. Wraz ze wzrostem liczby narzędzi, lokalizacji i pracowników arkusz zaczyna jednak generować coraz więcej problemów. Zestawienie pokazuje najważniejsze różnice.

Co zyskuje firma po przejściu z arkusza

• Mniej strat - każde narzędzie jest na koncie pracownika lub w konkretnej lokalizacji.
• Mniej pracy administracyjnej - magazynierzy nie przepisują dokumentacji ręcznie.
• Przewidywalny budżet - dane o zużyciu i naprawach pozwalają zaplanować wydatki na kolejne kwartały.
• Porządek prawny - każda operacja zostawia ślad możliwy do odtworzenia podczas kontroli lub sporu.

Migracja nie oznacza utraty danych - dotychczasowe kartoteki narzędzi, pracowników i lokalizacji importuje się do bazy podczas wdrożenia. Przebieg importu opisuje artykuł import danych z Excela do narzędziowni.

Integracja z ERP, WMS i systemem kadrowym

Narzędziownia rzadko działa w firmie jako wyspa. Dane o pracownikach pochodzą z systemu kadrowo-płacowego, struktura Miejsc Powstawania Kosztów z oprogramowania finansowego, a indeksy materiałowe z ERP. Studio TCS.net wymienia te informacje przez interfejs REST API, więc tych samych danych nie wprowadza się dwukrotnie. Zakres wymiany ustala się podczas wdrożenia i najczęściej obejmuje:

• pobieranie listy zatrudnionych z przypisaniem do działów,
• synchronizację indeksów materiałowych i cen zakupu,
• przekazywanie zużycia narzędzi na zlecenia produkcyjne lub kontrakty budowlane,
• generowanie zapotrzebowania zakupowego na podstawie stanów minimalnych,
• współpracę z szafami wydawczymi i regałami windowymi, które wydają sprzęt po zatwierdzeniu operacji.

Wśród systemów ERP, z którymi Studio TCS.net wymienia dane, są SAP, JD Edwards EnterpriseOne, Microsoft Dynamics, IFS Applications, Comarch ERP Optima i XL, enova, Sage Symfonia ERP oraz WAPRO ERP. Kartoteki magazynowe, kontrahentów i pracowników można też zaimportować z plików CSV i XLS.

Integracja obejmuje też systemy WMS i TMS dostarczane przez SoftwareStudio Group, co pozwala objąć wspólną ewidencją narzędzia i pozostałe zasoby przedsiębiorstwa. Warstwę techniczną opisuje artykuł o architekturze SOA i REST API, a scenariusze połączenia z SAP - materiał narzędziownia zintegrowana z firmą.

Program do narzędziowni a CMMS, WMS i ERP

Program do narzędziowni bywa mylony z innymi systemami używanymi w zakładzie. Różnica wynika z tego, czym dany system zarządza:

Zgłoszenia awarii maszyn, zlecenia napraw i przeglądy urządzeń obsługuje moduł CMMS Studio TCS.net. Korzysta on z tych samych kartotek pracowników, magazynu części i uprawnień co narzędziownia, więc firma nie utrzymuje dwóch osobnych baz.

Tool room software i inne angielskie pojęcia

W dokumentacji koncernów z kapitałem zagranicznym, zapytaniach ofertowych i ofertach międzynarodowych dostawców gospodarka narzędziowa ma własne słownictwo. Tabela zestawia najczęstsze terminy z polskimi odpowiednikami i pokazuje, gdzie znaleźć je w systemie.

Od angielskiego określenia Tool Crib System pochodzi nazwa produktu - TCS. Warto o tym pamiętać przy porównywaniu ofert, bo skrót TMS w logistyce oznacza zwykle system transportowy, a nie narzędziowy.

Bezpieczeństwo danych i uprawnienia użytkowników

Ewidencja narzędziowa zawiera informacje o majątku firmy i dane osobowe pracowników, dlatego dostęp do niej wymaga kontroli. Administrator definiuje role odpowiadające rzeczywistym stanowiskom i przypisuje do nich zakres widocznych danych oraz dozwolonych operacji. Przykładowa konfiguracja wygląda tak:

Mechanizmy ochrony danych

• Szyfrowana transmisja - połączenie z aplikacją jest szyfrowane.
• Dziennik zmian - każda operacja zapisuje się z identyfikatorem użytkownika i znacznikiem czasu.
• Kopie zapasowe online - wykonywane bez przerywania pracy magazynu.
• Transakcje bazy danych - chronią spójność danych przy awarii zasilania lub utracie połączenia.

Szerzej omawiają to artykuły o bazie danych SQL Server w narzędziowni oraz o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach.

Jak przebiega wdrożenie

Wdrożenie przebiega etapowo i nie wymaga wstrzymania pracy narzędziowni. Zespół SoftwareStudio prowadzi je w następującej kolejności:

1. Analiza - przegląd dotychczasowej dokumentacji, struktury magazynów i lokalizacji.
2. Znakowanie - dobór etykiet z kodami lub tagów RFID do rodzaju sprzętu.
3. Import danych - przeniesienie kartotek narzędzi, pracowników i lokalizacji do bazy.
4. Konfiguracja - role i uprawnienia, cykle serwisowe, powiadomienia, integracje.
5. Szkolenie - magazynierzy i kadra zarządzająca uczą się obsługi aplikacji desktopowej i mobilnej.
6. Start i wsparcie - uruchomienie produkcyjne, aktualizacje, pomoc przy rozbudowie o kolejne moduły.

SaaS czy instalacja na serwerze firmy

Użytkownicy pracują w przeglądarce i w aplikacji na Androida w obu modelach. Różnica dotyczy tego, kto utrzymuje serwer i bazę danych:

Czynniki wpływające na koszt licencji i wdrożenia przedstawia strona cennik Studio TCS.net, a pełne parametry techniczne - specyfikacja systemu.

Przykład wdrożenia w firmie produkcyjnej

Zakład z rozbudowanym parkiem maszynowym prowadził wcześniej ewidencję w kilku arkuszach - osobno dla obróbki, montażu i utrzymania ruchu.

Sytuacja wyjściowa

• narzędzia krążyły między wydziałami bez formalnego przekazania,
• roczna inwentaryzacja kończyła się listą kilkudziesięciu pozycji nieodnalezionych,
• terminy wzorcowania pilnowała jedna osoba, a jej nieobecność oznaczała przekroczenia.

Co zrobiono

• inwentaryzacja otwierająca i ujednolicenie indeksów dla całego zakładu,
• kody QR na narzędziach i tagi RFID na przyrządach pracujących w trudnych warunkach,
• import kartotek wydziałami, bez utraty dostępu do ewidencji w trakcie migracji,
• konfiguracja ról, cykli serwisowych i powiadomień dla metrologa i kierowników zmian,
• szkolenie magazynierów z aplikacji desktopowej i terminali mobilnych.

Efekty po roku

• Inwentaryzacja - każde narzędzie figuruje na koncie pracownika lub w konkretnej lokalizacji.
• Kalibracje - liczba przeterminowanych legalizacji spadła do zera dzięki alertom i blokadzie wydania.
• Koszty - comiesięczny raport wg wydziałów pozwolił wymienić najbardziej awaryjne elektronarzędzia zamiast finansować kolejne naprawy.
• Raportowanie - przygotowanie zestawienia zarządczego skróciło się z kilku dni do kilku minut.

Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.