Depozyt w Studio TCS.net to osobny obieg dokumentów dla towaru, który leży w magazynie, ale należy do kogoś innego - narzędzi klienta przyjętych do regeneracji, sprzętu powierzonego na kontrakt czy komponentów w przeładunku cross-docking. Przyjęcie i wydanie z depozytu są rozliczane wobec kontrahenta, z numerem palety, dostawy i awiza, i nie mieszają się z majątkiem własnym.
Nie każda pozycja w magazynie należy do firmy, która ją przechowuje. Wprowadzenie towaru obcego zwykłym dokumentem przyjęcia zawyża majątek, zaburza wycenę zapasu i psuje każdą inwentaryzację. Ten artykuł pokazuje, jak prowadzić skład powierzony, żeby w każdej chwili było wiadomo, czyj towar leży w magazynie i od kiedy.
Czym jest skład powierzony
Skład powierzony to towar znajdujący się fizycznie w magazynie, ale stanowiący własność innego podmiotu. Firma odpowiada za jego przechowanie i wydanie zgodnie z dyspozycją, natomiast nie ujmuje go w swoim majątku ani nie wycenia jak zapasu własnego. Cross-docking jest szczególnym przypadkiem takiej obsługi: towar praktycznie nie jest składowany, tylko przyjmowany i od razu kompletowany do wydania, dlatego pozycje opisuje się numerem palety i numerem dostawy.
- Narzędzia w regeneracji - sprzęt klienta przyjęty do naprawy lub ostrzenia, wracający do właściciela.
- Sprzęt powierzony na kontrakt - wyposażenie udostępnione przez zleceniodawcę na czas realizacji prac.
- Przeładunek kompletacyjny - towar przyjmowany i wydawany w krótkim cyklu, bez wchodzenia w zapas.
- Zwroty do dostawcy - pozycje oczekujące na odbiór przez kontrahenta, oddzielone od stanu własnego.
Dokumenty przyjęcia CDP i wydania CDW
Przyjęcie do depozytu rejestruje wpływ towaru powierzonego razem z kontrahentem, numerem dostawy i numerem awiza. Wydanie z depozytu przekazuje pozycje dalej, zamykając cykl. Oba typy dokumentów mają własne zestawienia pozycji.
Zestawienie pozycji wydań z depozytu pokazuje numer dokumentu, datę, kontrahenta, opis pozycji, numer palety, ilość, rodzaj palety, numer dostawy, numer awiza i uwagi. Ten sam układ kolumn ma zestawienie przyjęć, więc przyjęcie i wydanie tej samej palety łatwo zestawić. Dokumenty depozytowe przechodzą przez ten sam mechanizm akceptacji co pozostałe operacje magazynowe, opisany w artykule o buforze dokumentów. Przy towarze cudzym kontrola przed zatwierdzeniem ma dodatkowe znaczenie, bo pomyłka dotyczy majątku kontrahenta.
Jak uruchomić obsługę depozytu i cross-dockingu
Wdrożenie obiegu dokumentów dla towaru powierzonego w Studio TCS.net - od kartotek kontrahentów po rozliczenie składu.
Co jest potrzebne
- Lista kontrahentów powierzających towar
- Zasady rozliczenia składowania uzgodnione w umowach
- Oznaczenia jednostek logistycznych, na przykład etykiety palet
-
Wydzielenie składu powierzonego
Utworzenie odrębnego magazynu albo strefy przeznaczonej na towar obcy, tak aby nie mieszał się z majątkiem własnym.
-
Uzupełnienie kartotek kontrahentów
Wprowadzenie firm powierzających towar razem z danymi kontaktowymi i zasadami rozliczenia usługi.
-
Rejestrowanie przyjęć dokumentem depozytowym
Wystawianie dokumentu przyjęcia do depozytu ze wskazaniem kontrahenta, numeru palety, numeru dostawy i numeru awiza.
-
Wydawanie towaru dokumentem wydania z depozytu
Zamykanie cyklu dokumentem wydania, który zdejmuje pozycje ze składu powierzonego i wskazuje odbiorcę.
-
Okresowe uzgodnienie stanu z właścicielem
Przekazywanie kontrahentowi zestawienia pozycji pozostających w depozycie i uzgadnianie rozbieżności.
Drugi krok wdrożenia to kartoteki kontrahentów. Moduł Kontrahenci grupuje je według rodzaju: dostawcy, producenci, wypożyczalnie, kontrahenci, serwisy i agencje pracy tymczasowej. Firmy powierzające towar prowadzi się jako kontrahentów, dzięki czemu każda pozycja w depozycie ma przypisanego właściciela.
Palety, awizacja i numery dostaw
W obsłudze depozytu jednostką logistyczną bywa paleta, a nie pojedyncza sztuka. Dokumenty przechowują numer i rodzaj palety oraz numer dostawy i numer awiza, dzięki czemu przyjęcie da się powiązać z zapowiedzią transportu, a wydanie z konkretnym zleceniem odbiorcy.
- Numer palety - identyfikator jednostki logistycznej pozwalający śledzić towar bez rozbijania na pozycje.
- Numer awiza - powiązanie przyjęcia z wcześniejszą zapowiedzią dostawy od kontrahenta.
- Numer dostawy - odniesienie do dokumentu przewozowego, przydatne przy reklamacjach.
- Rodzaj palety - informacja o nośniku, istotna przy rozliczeniu opakowań zwrotnych.
Rozliczenie kontrahenta i historia operacji
Ponieważ towar należy do kogoś innego, rozliczenie prowadzi się w rozbiciu na kontrahentów. Historia operacji na zrzucie obejmuje dokumenty Cross-Docking z kilku lat i pokazuje numer i typ dokumentu, datę, opis pozycji, numer palety, ilość, kontrahenta, status, numer partii i uwagi. Na tej podstawie przygotowuje się zestawienie dla właściciela towaru i ustala, jak długo pozycje pozostawały w depozycie. Powiązanie operacji z kosztami opisuje artykuł o rozliczaniu kosztów wg MPK.
Towar powierzony jako własny a odrębny obieg
| Obszar | Przyjęcie zwykłym dokumentem | Odrębny obieg depozytowy |
|---|---|---|
| Wpływ na majątek | Zawyża stan i wartość zapasu | Prowadzony poza majątkiem własnym |
| Inwentaryzacja | Towar obcy liczony razem z własnym | Rozdzielone zbiory do policzenia |
| Rozliczenie kontrahenta | Wymaga ręcznego wyszukania pozycji | Kontrahent przypisany do każdej pozycji |
| Identyfikacja jednostki | Zwykle indeks i ilość | Numer palety, awiza i dostawy |
| Odpowiedzialność za towar | Nieudokumentowana | Zapis przyjęcia i wydania z datami |
Przykładowy scenariusz: regeneracja narzędzi
Wyobraźmy sobie zakład świadczący usługi ostrzenia i regeneracji narzędzi skrawających dla kilkunastu klientów. Narzędzia trafiają na regał opisany nazwą klienta, a ewidencja jest prowadzona w zeszycie, więc przy większym obłożeniu komplet frezów potrafi wrócić do niewłaściwego odbiorcy. Wdrożenie obiegu depozytowego mogłoby wyglądać tak:
- Klienci zostają wprowadzeni jako kontrahenci, a regał z ich narzędziami - jako wydzielony skład powierzony.
- Każda partia jest przyjmowana dokumentem depozytowym z kontrahentem, numerem palety i numerem dostawy.
- Po regeneracji wydanie z depozytu zamyka cykl i wskazuje odbiorcę.
- Zestawienie pozycji przyjęć pokazuje, czyj sprzęt znajduje się w zakładzie i od jak dawna.
- Miesięczne zestawienie dla każdego klienta staje się podstawą rozliczenia usługi.
Najczęstsze błędy przy obsłudze depozytu
- Przyjmowanie towaru obcego na stan własny - najprostsza droga do zawyżenia zapasu i problemów przy inwentaryzacji.
- Brak wskazania kontrahenta na dokumencie - bez tej informacji nie da się rozliczyć ani zwrócić towaru właścicielowi.
- Pominięcie numeru palety przy przeładunku - w cross-dockingu to podstawowy identyfikator, ważniejszy od lokalizacji.
- Niezamykanie cyklu wydaniem - pozycje przyjęte i fizycznie wydane bez dokumentu pozostają w systemie bez końca.
- Wspólna inwentaryzacja z majątkiem własnym - liczenie obu zbiorów razem uniemożliwia uzgodnienie stanu z właścicielem towaru.
Przy obsłudze towaru cudzego warto ustalić z kontrahentem zasady raportowania stanu, na przykład miesięczne zestawienie pozycji pozostających w depozycie. Uzupełnieniem bywa obsługa najmu narzędzi, gdzie relacja własnościowa jest odwrotna. Pełen zakres systemu przedstawia strona Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi. Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.