W większości zakładów koszt gospodarki narzędziowej trafia na jedno zbiorcze konto działu utrzymania ruchu albo magazynu. Nikt nie wie, ile realnie kosztuje wydział montażu, ile brygada remontowa, a ile pojedynczy kontrakt. Gdy zarząd pyta o oszczędności, dyskusja kończy się na obcinaniu zakupów, zamiast na wskazaniu miejsca, w którym zużycie odbiega od reszty zakładu.
System Studio TCS.net do zarządzania narzędziownią rozlicza każde wydanie na miejsce powstawania kosztów, pracownika i zlecenie. Dzięki temu kontroling dostaje dane w tym samym układzie, w którym planuje budżet, a kierownik wydziału widzi własne zużycie zamiast średniej dla całego zakładu.
Czym jest MPK w gospodarce narzędziowej
MPK, czyli miejsce powstawania kosztów, to jednostka organizacyjna, do której przypisuje się wydatek: wydział, gniazdo produkcyjne, brygada remontowa, kontrakt budowlany albo projekt. W Studio TCS.net MPK jest atrybutem kartoteki magazynowej i dokumentu rozchodu, więc każde wydanie narzędzia lub materiału od razu wie, na czyje konto ma trafić.
Rozróżnienie ma znaczenie praktyczne. Wiertło wydane na wydział obróbki i wiertło wydane brygadzie remontowej to ten sam indeks magazynowy, ale zupełnie inny koszt operacyjny. Bez wymiaru MPK oba trafią do jednej puli i żaden z kierowników nie odpowie za swoją część. Z wymiarem MPK zużycie da się porównać między wydziałami, zestawić z wolumenem produkcji i wskazać odchylenia.
- MPK na kartotece - domyślne miejsce powstawania kosztów dla danego indeksu, podpowiadane przy wydaniu.
- MPK na dokumencie rozchodu - wskazanie odbiorcy kosztu w chwili wydania z magazynu, z możliwością korekty przed zatwierdzeniem.
- Pracownik jako nośnik kosztu - wydania rejestrowane na kartotece osoby, co pozwala rozliczyć zużycie w ujęciu indywidualnym i brygadowym.
- Zlecenie serwisowe - koszt części i materiałów doliczany do konkretnej naprawy lub przeglądu w module utrzymania ruchu.
Raporty zużycia wg MPK i wg pracownika
Studio TCS.net udostępnia zestaw gotowych raportów kosztowych uruchamianych z poziomu wyszukiwarki transakcji. Zużycie wg MPK pokazuje wartość materiałów rozchodowanych na poszczególne miejsca powstawania kosztów, zużycie wg pracownika rozbija tę samą kwotę na osoby, a analiza wykorzystania zestawia liczbę wypożyczeń ze stanem magazynowym i wylicza procent wykorzystania każdego indeksu.
Raporty generuje się na zadany przedział dat, więc porównanie miesiąc do miesiąca albo kwartał do kwartału zajmuje chwilę. Wyniki można wyeksportować do Excela i wczytać do arkusza budżetowego bez ręcznego przepisywania. Uzupełnieniem jest opis kartotek magazynowych, w którym definiuje się ceny i grupy kosztowe.
Jak wdrożyć rozliczanie kosztów narzędzi według MPK
Uruchomienie wymiaru kosztowego w Studio TCS.net - od struktury MPK po cykliczny raport dla kierowników wydziałów.
Co jest potrzebne
- Lista miejsc powstawania kosztów uzgodniona z działem kontrolingu
- Kartoteki magazynowe z uzupełnioną ceną ewidencyjną
- Uprawnienia do raportów zużycia i obrotów w Studio TCS.net
-
Uzgodnienie struktury MPK z kontrolingiem
Przeniesienie do systemu tej samej listy miejsc powstawania kosztów, której używa księgowość, żeby raporty dało się zestawić z planem budżetowym.
-
Uzupełnienie kartotek o ceny i wymiary kosztowe
Wprowadzenie ceny ewidencyjnej, grupy i domyślnego MPK na kartotekach narzędzi, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych.
-
Wymuszenie wymiaru kosztowego przy wydaniu
Ustawienie pola MPK jako wymaganego na dokumentach rozchodu, tak aby żadne wydanie nie trafiło na konto zbiorcze.
-
Uruchomienie raportów zużycia i obrotów
Wygenerowanie raportów zużycia wg MPK i wg pracownika za zamknięty okres oraz sprawdzenie zgodności sumy z zapisami magazynowymi.
-
Cykliczny przegląd odchyleń z kierownikami
Comiesięczne przekazanie zestawień kierownikom wydziałów i omówienie pozycji odbiegających od wolumenu produkcji.
Ceny ewidencyjne i wycena zużycia
Żeby raport pokazał kwoty, a nie tylko sztuki, kartoteki muszą mieć wypełnioną cenę ewidencyjną. Studio TCS.net przechowuje ją razem z jednostką miary, numerem katalogowym i dostawcą, więc wartość rozchodu wylicza się automatycznie w momencie zatwierdzenia dokumentu.
W praktyce zakłady stosują dwa podejścia. Pierwsze opiera wycenę na cenie ewidencyjnej aktualizowanej okresowo, co daje stabilne porównania między okresami. Drugie korzysta z ceny z ostatniego przyjęcia, co lepiej odwzorowuje bieżące warunki zakupowe, ale wprowadza wahania. Wybór zależy od tego, czy raport ma służyć rozliczeniu wewnętrznemu, czy analizie zakupowej.
Obroty wg narzędzi i wg kontrahentów
Poza zużyciem system liczy obroty: wg narzędzi, wg kontrahentów i wg magazynów. Obroty pokazują, ile razy dany indeks przeszedł przez magazyn i jaka wartość została na nim zaksięgowana. To dopełnienie raportu zużycia, bo pozwala oddzielić pozycje drogie i rzadkie od tanich, ale rotujących bardzo często.
Każdą kwotę w raporcie da się rozłożyć na dokumenty źródłowe. Historia operacji przechowuje numer dokumentu, datę, kontrahenta, status i numer partii, więc w razie pytania z kontrolingu albo z audytu danych odtworzenie ścieżki zajmuje jeden ekran.
Rozliczenie zbiorcze a rozliczenie na MPK
| Obszar | Jedno zbiorcze konto kosztowe | Rozliczenie na MPK w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Odpowiedzialność za zużycie | Rozmyta, koszt działu magazynu | Przypisana do wydziału i kierownika |
| Porównanie między wydziałami | Niemożliwe bez ręcznej analizy | Raport zużycia wg MPK na dowolny okres |
| Wykrycie odchyleń | Dopiero przy rocznym zamknięciu | Bieżąco, po zatwierdzeniu dokumentów |
| Budżetowanie na kolejny rok | Szacowanie na podstawie sumy zakupów | Dane historyczne w układzie budżetowym |
| Rozliczenie kontraktu lub projektu | Wymaga rekonstrukcji z faktur | Gotowe zestawienie z systemu |
Przejście na rozliczenie wymiarowe nie wymaga zmiany polityki rachunkowości. Wystarczy, że dokument rozchodu niesie ze sobą wymiar kosztowy, a raport potrafi go zsumować. Cała reszta to konsekwentne wypełnianie pola MPK przy wydaniu, co system wymusza przez wartości domyślne z kartoteki.
Przykład wdrożenia w zakładzie produkcyjnym
Zakład z trzema wydziałami produkcyjnymi i własną brygadą remontową przed wdrożeniem księgował całe zużycie narzędzi na koncie magazynu technicznego. Roczny budżet ustalano metodą przyrostową, dodając kilka procent do wykonania z poprzedniego roku. Kierownicy wydziałów nie mieli powodu, żeby ograniczać pobrania, bo koszt nie obciążał ich wyniku, a magazynier nie miał podstaw, żeby odmówić wydania.
Po wprowadzeniu wymiaru MPK na kartotekach i dokumentach rozchodu pierwszy pełny kwartał pokazał, że jeden z wydziałów zużywa nieproporcjonalnie dużo tarcz i wierteł w stosunku do wolumenu produkcji. Analiza wykorzystania wskazała konkretne indeksy, a rozmowa z brygadzistą wykazała, że narzędzia były pobierane na zapas do szafek stanowiskowych i tam się gubiły. Wprowadzenie zwrotów po zmianie i rozliczania pobrań na osoby ograniczyło zużycie w tej grupie, bez inwestycji w sprzęt i bez zmiany dostawcy.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów narzędzi
- Puste pole MPK na dokumencie - jeśli wydanie można zatwierdzić bez wymiaru kosztowego, część rozchodów wyląduje w koszu zbiorczym i raport przestanie się bilansować z księgami.
- Brak ceny ewidencyjnej w kartotece - raport policzy sztuki, ale nie wartość, więc kontroling nie będzie mógł go zestawić z budżetem.
- Zbyt drobny podział MPK - kilkaset miejsc powstawania kosztów sprawia, że raport staje się nieczytelny, a kierownicy przestają go otwierać.
- Rozliczanie wyłącznie na wydziały - pominięcie wymiaru pracownika uniemożliwia wskazanie źródła odchylenia wewnątrz wydziału.
- Brak porównania z wolumenem produkcji - sam wzrost zużycia nie jest jeszcze problemem, jeśli produkcja rosła szybciej; raport trzeba odnosić do bazy.
Konsekwentne wypełnianie wymiarów kosztowych opłaca się dopiero wtedy, gdy raporty trafiają regularnie do kierowników. Warto ustawić stały cykl miesięczny i omawiać odchylenia razem z ewidencją MRO oraz zapasami części zamiennych.
Słownik pojęć - koszty gospodarki narzędziowej
Krótki słownik porządkuje pojęcia używane przy rozliczaniu kosztów narzędziowni.
- MPK
- Miejsce powstawania kosztów, czyli jednostka organizacyjna obciążana wartością zużytych narzędzi i materiałów.
- Cena ewidencyjna
- Wartość jednostkowa przypisana do kartoteki magazynowej, według której wyceniany jest rozchód.
- Zużycie
- Wartość pozycji rozchodowanych w danym okresie na wskazane miejsce powstawania kosztów lub pracownika.
- Obroty magazynowe
- Suma wartości przyjęć i wydań dla danego indeksu, kontrahenta lub magazynu w zadanym okresie.
- Procent wykorzystania
- Relacja liczby wypożyczeń do stanu magazynowego danego indeksu, wskazująca pozycje nadmiarowe.
- Nośnik kosztu
- Obiekt, na który przypisywany jest koszt: wydział, pracownik, zlecenie serwisowe lub kontrakt.
- Odchylenie kosztowe
- Różnica między zużyciem planowanym a rzeczywistym, wskazywana w porównaniu okresów.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.