Narzędzia dla pracowników tymczasowych i podwykonawców

Zakłady coraz częściej pracują w modelu mieszanym: część załogi to pracownicy etatowi, część przychodzi z agencji pracy tymczasowej, a wybrane prace realizują ekipy podwykonawców. Wszyscy pobierają narzędzia z tej samej narzędziowni, ale tylko pierwsza grupa ma kartotekę w systemie kadrowym. Pozostali bywają zapisywani jako nazwisko na kartce albo jako zbiorcza pozycja na firmę zewnętrzną.

System Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi prowadzi odrębne kartoteki pracowników firm zewnętrznych oraz rejestr agencji i podwykonawców. Wydanie sprzętu osobie spoza etatu wygląda tak samo jak wydanie własnemu pracownikowi, a rozliczenie da się przeprowadzić zarówno dla osoby, jak i dla całej firmy.

Kartoteki pracowników firm zewnętrznych

Osoba oddelegowana przez agencję albo pracująca u podwykonawcy otrzymuje własną kartotekę z danymi kontaktowymi, stanowiskiem, komórką organizacyjną i kodem analityki. Kartoteka działa tak samo jak kartoteka pracownika etatowego: pokazuje aktualnie pobrany sprzęt, historię operacji i wydruki rozliczeniowe.

Na zrzucie widać dwa panele menu Pracownicy. Pierwszy służy do obsługi własnej załogi (Nowy pracownik, Pracownicy), drugi - Leasing pracowniczy - zawiera polecenia Nowy pracownik podwykonawcy i Pracownicy tymczasowi. Lista pracowników tymczasowych ma kolumny Nazwisko i imię, Analityka, Stanowisko, Komórka, dane adresowe, Telefon i e-mail, a pasek narzędzi daje dostęp do funkcji:

• Dopisz, Edycja, Podgląd - prowadzenie kartoteki osoby spoza etatu.
• Wypożyczone - lista sprzętu, który dana osoba ma aktualnie na koncie.
• Wydruk - zestawienie do podpisu przy rozliczeniu.
• Historia - wszystkie operacje wykonane na kartotece.

Rozdzielenie grup ma znaczenie porządkowe. Kartoteki zewnętrzne można filtrować, dezaktywować po zakończeniu współpracy i rozliczać zbiorczo według firmy macierzystej, nie mieszając ich z ewidencją własnej załogi opisaną w artykule o modułach ewidencji pracowników.

Rejestr agencji pracy tymczasowej

Agencje i firmy podwykonawcze prowadzone są jako osobny rodzaj kontrahenta, z danymi teleadresowymi, numerem NIP i opisem zakresu współpracy. Z poziomu kartoteki firmy można przejść do listy zgłoszonych przez nią osób, co pozwala zobaczyć cały stan wydanego sprzętu w jednym miejscu.

Tabela rejestru zawiera nazwę skróconą, adres, e-mail, telefon, NIP oraz pole Uwagi, w którym zapisuje się zakres współpracy albo numer umowy. Przycisk Pracownicy na pasku narzędzi otwiera listę osób zgłoszonych przez wybraną agencję.

Powiązanie osoby z firmą macierzystą jest podstawą rozliczenia. Gdy kończy się umowa z agencją, system pokazuje komplet narzędzi pozostających u jej pracowników, a nie tylko listę nazwisk. To ta sama logika, którą stosuje się przy obsłudze wypożyczalni zewnętrznych, tyle że po stronie osób, a nie sprzętu.

Jak przygotować obsługę narzędziowni dla firm zewnętrznych

Wprowadzenie kartotek pracowników tymczasowych i podwykonawców w Studio TCS.net oraz zasad rozliczenia sprzętu przed końcem kontraktu.

Czas realizacji: ok. 75 minut

Co jest potrzebne

• Lista agencji i podwykonawców współpracujących z zakładem
• Dane osób oddelegowanych, przekazane przez firmę macierzystą
• Zasady rozliczenia sprzętu uzgodnione w umowie z firmą zewnętrzną

1. Założenie kartotek agencji i podwykonawców

   Wprowadzenie firm zewnętrznych jako kontrahentów z danymi teleadresowymi, numerem NIP i opisem zakresu współpracy.

2. Rejestracja osób oddelegowanych

   Utworzenie imiennych kartotek pracowników zewnętrznych powiązanych z firmą macierzystą, ze stanowiskiem i komórką organizacyjną.

3. Ustalenie zakresu wydawanego wyposażenia

   Określenie, jakie narzędzia i środki ochrony indywidualnej przysługują danym stanowiskom oraz które pozycje podlegają zwrotowi.

4. Wydawanie sprzętu na konto imienne

   Rejestrowanie każdego wydania na kartotece konkretnej osoby, a nie zbiorczo na firmę, z potwierdzeniem odbioru.

5. Rozliczenie przy schodzeniu z obiektu

   Wygenerowanie listy pozycji do zwrotu dla osoby kończącej pracę oraz zbiorczego zestawienia dla firmy przy zamykaniu kontraktu.

Wydania i rozliczenie przed końcem kontraktu

Wydanie sprzętu pracownikowi zewnętrznemu przebiega tak samo jak własnemu: identyfikacja kartą lub numerem, wskazanie pozycji, potwierdzenie. Różnica leży w rozliczeniu, bo wartość wydanego sprzętu zestawia się dla firmy zewnętrznej, a nie dla wewnętrznego wydziału.

Na ekranie szybkiego wydania magazynier widzi kartę osoby - zdjęcie, telefon i stanowisko - oraz tabelę pozycji już wypożyczonych z numerem serii, nazwą narzędzia i ilością. Kolejne narzędzie dopisuje się, skanując numer serii w polu Szukaj narzędzia. Przy pracownikach zewnętrznych ten podgląd ma szczególne znaczenie: przed wydaniem widać, czy osoba nie ma już na koncie nierozliczonego sprzętu.

Przy zakończeniu współpracy rozliczenie prowadzi się w dwóch krokach: najpierw imiennie, dla każdej osoby schodzącej z obiektu, a potem zbiorczo dla firmy, żeby wychwycić pozycje pozostawione przez osoby, które odeszły wcześniej. Mechanizm odpowiada karcie obiegowej opisanej przy rozliczaniu pracowników z narzędzi.

Odzież robocza i środki ochrony dla ekip zewnętrznych

Poza narzędziami ekipy zewnętrzne pobierają zwykle środki ochrony indywidualnej: kaski, rękawice, okulary, czasem odzież z oznaczeniem zakładu. Studio TCS.net obsługuje te pozycje w kartotekach magazynowych tak samo jak narzędzia, więc wydanie kasku pracownikowi agencji jest ewidencjonowane tak samo jak wydanie wiertarki.

• Wydania jednorazowe i zwrotne - część środków ochrony nie podlega zwrotowi, co warto odzwierciedlić w zasadach rozliczenia.
• Stanowisko w kartotece - przypisanie stanowiska pracownikowi zewnętrznemu ułatwia ustalenie, jaki zestaw ŚOI mu przysługuje.
• Rozliczenie z firmą zewnętrzną - wartość wydanych środków ochrony można zestawić dla agencji lub podwykonawcy zamiast obciążać własny budżet BHP.
• Dowód wydania - potwierdzenie odbioru jest istotne w razie kontroli warunków pracy na obiekcie.

Rozliczenie zbiorcze na firmę a rozliczenie imienne

Przykładowy scenariusz przy dużej rotacji

Wyobraźmy sobie zakład, który na sezon zwiększa zatrudnienie o kilkadziesiąt osób z agencji i rozlicza wydane im narzędzia zbiorczo, na podstawie zestawienia przekazywanego agencji po zakończeniu sezonu. Takie zestawienie zwykle się nie zgadza, ponieważ część osób kończy pracę wcześniej, oddając sprzęt komukolwiek albo nie oddając go wcale. Spór z agencją ciągnie się tygodniami i kończy odpisaniem strat.

Po wprowadzeniu imiennych kartotek każda osoba pobiera sprzęt na własne konto, powiązane z firmą macierzystą:

1. Przy odejściu z obiektu system pokazuje listę pozycji do zwrotu dla tej osoby.
2. Brakujące pozycje zostają na koncie z datą wydania i nazwiskiem.
3. Na koniec sezonu agencja otrzymuje zestawienie tylko za faktycznie nierozliczone narzędzia.

Rozmowa przestaje dotyczyć tego, czy sprzęt w ogóle wydano, i sprowadza się do rozliczenia kilku konkretnych pozycji.

Najczęstsze błędy przy obsłudze pracowników zewnętrznych

• Jedna kartoteka na całą firmę - zbiorcze konto uniemożliwia rozliczenie osoby, która schodzi z obiektu wcześniej niż reszta ekipy.
• Brak dezaktywacji po zakończeniu współpracy - nieaktywne kartoteki zaśmiecają listę i utrudniają wyszukanie właściwej osoby przy wydaniu.
• Pominięcie środków ochrony indywidualnej - ewidencja obejmująca tylko narzędzia pozostawia lukę w dokumentowaniu warunków pracy.
• Rozliczenie dopiero na koniec kontraktu - przy dużej rotacji część osób jest już nieosiągalna, gdy zaczyna się rozliczanie.
• Brak powiązania osoby z firmą macierzystą - bez tej informacji nie da się zestawić strat w podziale na agencje i podwykonawców.

Warto z góry ustalić, kto po stronie zakładu zakłada kartoteki nowym osobom i w jakim terminie. Bez tego wydania trafiają na konta przypadkowe albo na konto brygadzisty, co niweczy sens ewidencji imiennej.

Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.