Zakłady coraz częściej pracują w modelu mieszanym: część załogi to pracownicy etatowi, część przychodzi z agencji pracy tymczasowej, a wybrane prace realizują ekipy podwykonawców. Wszyscy pobierają narzędzia z tej samej narzędziowni, ale tylko pierwsza grupa ma kartotekę w systemie kadrowym. Pozostali bywają zapisywani jako nazwisko na kartce albo jako zbiorcza pozycja na firmę zewnętrzną.
System Studio TCS.net do zarządzania narzędziownią prowadzi odrębne kartoteki pracowników firm zewnętrznych oraz rejestr agencji i podwykonawców. Wydanie sprzętu osobie spoza etatu wygląda tak samo jak wydanie własnemu pracownikowi, a rozliczenie da się przeprowadzić zarówno per osoba, jak i per firma.
Kartoteki pracowników firm zewnętrznych
Osoba oddelegowana przez agencję albo pracująca u podwykonawcy otrzymuje własną kartotekę z danymi kontaktowymi, stanowiskiem, komórką organizacyjną i kodem analityki. Kartoteka działa dokładnie tak samo jak kartoteka pracownika etatowego: pokazuje aktualnie pobrany sprzęt, historię operacji i wydruki rozliczeniowe.
Rozdzielenie grup ma znaczenie porządkowe. Kartoteki zewnętrzne można filtrować, dezaktywować po zakończeniu współpracy i rozliczać zbiorczo według firmy macierzystej, nie mieszając ich z ewidencją własnej załogi opisaną w artykule o modułach ewidencji pracowników.
Rejestr agencji pracy tymczasowej
Agencje i firmy podwykonawcze prowadzone są jako osobny rodzaj kontrahenta, z danymi teleadresowymi, numerem NIP i opisem zakresu współpracy. Z poziomu kartoteki firmy można przejść do listy zgłoszonych przez nią osób, co pozwala zobaczyć cały stan wydanego sprzętu jednym ruchem.
Powiązanie osoby z firmą macierzystą jest podstawą rozliczenia. Gdy kończy się umowa z agencją, system pokazuje komplet narzędzi pozostających u jej pracowników, a nie tylko listę nazwisk. To ta sama logika, którą stosuje się przy obsłudze wypożyczalni zewnętrznych, tyle że po stronie osób, a nie sprzętu.
Jak przygotować obsługę narzędziowni dla firm zewnętrznych
Wprowadzenie kartotek pracowników tymczasowych i podwykonawców w Studio TCS.net oraz zasad rozliczenia sprzętu przed końcem kontraktu.
Co jest potrzebne
- Lista agencji i podwykonawców współpracujących z zakładem
- Dane osób oddelegowanych, przekazane przez firmę macierzystą
- Zasady rozliczenia sprzętu uzgodnione w umowie z firmą zewnętrzną
-
Założenie kartotek agencji i podwykonawców
Wprowadzenie firm zewnętrznych jako kontrahentów z danymi teleadresowymi, numerem NIP i opisem zakresu współpracy.
-
Rejestracja osób oddelegowanych
Utworzenie imiennych kartotek pracowników zewnętrznych powiązanych z firmą macierzystą, ze stanowiskiem i komórką organizacyjną.
-
Ustalenie zakresu wydawanego wyposażenia
Określenie, jakie narzędzia i środki ochrony indywidualnej przysługują danym stanowiskom oraz które pozycje podlegają zwrotowi.
-
Wydawanie sprzętu na konto imienne
Rejestrowanie każdego wydania na kartotece konkretnej osoby, a nie zbiorczo na firmę, z potwierdzeniem odbioru.
-
Rozliczenie przy schodzeniu z obiektu
Wygenerowanie listy pozycji do zwrotu dla osoby kończącej pracę oraz zbiorczego zestawienia dla firmy przy zamykaniu kontraktu.
Wydania i rozliczenie przed końcem kontraktu
Wydanie sprzętu pracownikowi zewnętrznemu przebiega tak samo jak własnemu: identyfikacja kartą lub numerem, wskazanie pozycji, potwierdzenie. Różnicę robi kontekst rozliczeniowy, ponieważ operacja obciąża kontrakt z firmą zewnętrzną, a nie budżet wewnętrznego wydziału.
Przy zakończeniu współpracy rozliczenie prowadzi się w dwóch krokach: najpierw imiennie, dla każdej osoby schodzącej z obiektu, a potem zbiorczo dla firmy, żeby wychwycić pozycje pozostawione przez osoby, które odeszły wcześniej. Mechanizm odpowiada karcie obiegowej opisanej przy rozliczaniu pracowników z narzędzi.
Odzież robocza i środki ochrony dla ekip zewnętrznych
Poza narzędziami ekipy zewnętrzne pobierają zwykle środki ochrony indywidualnej: kaski, rękawice, okulary, czasem odzież z oznaczeniem zakładu. Studio TCS.net obsługuje te pozycje w tych samych kartotekach magazynowych co narzędzia, więc wydanie kasku pracownikowi agencji jest ewidencjonowane tak samo jak wydanie wiertarki.
- Wydania jednorazowe i zwrotne - część środków ochrony nie podlega zwrotowi, co warto odzwierciedlić w zasadach rozliczenia.
- Rozmiary i normy stanowiskowe - przypisanie stanowiska pracownikowi zewnętrznemu pozwala podpowiedzieć właściwy zestaw ŚOI.
- Obciążenie kontraktu - wartość wydanych środków ochrony można rozliczyć na firmę zewnętrzną zamiast na własny budżet BHP.
- Dowód wydania - potwierdzenie odbioru jest istotne w razie kontroli warunków pracy na obiekcie.
Rozliczenie zbiorcze na firmę a rozliczenie imienne
| Obszar | Zapis zbiorczy na firmę zewnętrzną | Kartoteka imienna w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Wskazanie użytkownika sprzętu | Tylko nazwa firmy | Konkretna osoba i jej firma macierzysta |
| Rozliczenie osoby schodzącej z obiektu | Niemożliwe bez ręcznej listy | Zestawienie pozycji do zwrotu z karty |
| Kontrola przy dużej rotacji | Traci aktualność w kilka dni | Aktualizowana przy każdej operacji |
| Obciążenie kontraktu | Szacowane po zakończeniu prac | Wynika z zarejestrowanych wydań |
| Dowód wydania ŚOI | Papierowa lista zbiorcza | Zapis imienny z datą i pozycjami |
Przykład wdrożenia przy dużej rotacji
Zakład sezonowo zwiększający zatrudnienie o kilkadziesiąt osób z agencji rozliczał wydane im narzędzia zbiorczo, na podstawie zestawienia przekazywanego agencji po zakończeniu sezonu. Zestawienie zwykle się nie zgadzało, ponieważ część osób kończyła pracę wcześniej, oddając sprzęt komu popadnie albo nie oddając go wcale. Spory z agencją ciągnęły się tygodniami i najczęściej kończyły odpisaniem strat.
Po wprowadzeniu imiennych kartotek dla pracowników zewnętrznych każda osoba pobierała sprzęt na własne konto, powiązane z firmą macierzystą. Przy odejściu z obiektu system generował listę pozycji do zwrotu, a agencja otrzymywała zestawienie tylko za faktycznie nierozliczone narzędzia, z nazwiskami i datami wydania. Dyskusja przestała dotyczyć tego, czy sprzęt w ogóle wydano, i sprowadziła się do rozliczenia kilku konkretnych pozycji.
Najczęstsze błędy przy obsłudze pracowników zewnętrznych
- Jedna kartoteka na całą firmę - zbiorcze konto uniemożliwia rozliczenie osoby, która schodzi z obiektu wcześniej niż reszta ekipy.
- Brak dezaktywacji po zakończeniu współpracy - nieaktywne kartoteki zaśmiecają listę i utrudniają wyszukanie właściwej osoby przy wydaniu.
- Pominięcie środków ochrony indywidualnej - ewidencja obejmująca tylko narzędzia pozostawia lukę w dokumentowaniu warunków pracy.
- Rozliczenie dopiero na koniec kontraktu - przy dużej rotacji część osób jest już nieosiągalna, gdy zaczyna się rozliczanie.
- Brak powiązania osoby z firmą macierzystą - bez tej informacji nie da się zestawić strat w podziale na agencje i podwykonawców.
Warto z góry ustalić, kto po stronie zakładu zakłada kartoteki nowym osobom i w jakim terminie. Bez tego wydania trafiają na konta przypadkowe albo na konto brygadzisty, co niweczy sens ewidencji imiennej.
Słownik pojęć - obsługa firm zewnętrznych
Krótki słownik porządkuje pojęcia używane przy obsłudze ekip zewnętrznych.
- Pracownik tymczasowy
- Osoba skierowana do pracy przez agencję, niezatrudniona bezpośrednio przez zakład korzystający z jej pracy.
- Agencja pracy tymczasowej
- Firma kierująca pracowników do zakładu, rozliczana z powierzonego im wyposażenia.
- Podwykonawca
- Firma realizująca wydzielony zakres prac na terenie zakładu własnymi ekipami.
- Kartoteka zewnętrzna
- Rekord osoby spoza etatu, prowadzony odrębnie od kartotek własnej załogi.
- Firma macierzysta
- Podmiot zatrudniający pracownika zewnętrznego, wskazany w jego kartotece.
- Środki ochrony indywidualnej
- Wyposażenie chroniące pracownika, wydawane również osobom spoza etatu.
- Rozliczenie kontraktu
- Zestawienie sprzętu pozostającego u pracowników firmy zewnętrznej przy zakończeniu współpracy.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.