Nie każde narzędzie opłaca się kupować. Zagęszczarka potrzebna dwa razy w roku, młot wyburzeniowy na jeden remont czy specjalistyczny przyrząd pomiarowy na czas walidacji to typowe pozycje brane z wypożyczalni. Problem zaczyna się wtedy, gdy taki sprzęt trafia do zakładu poza ewidencją, bo formalnie nie jest własnością firmy i nikt nie zakłada mu kartoteki.
System Studio TCS.net do zarządzania narzędziownią obsługuje najem osobnym typem dokumentów. Wypożyczenie od dostawcy wprowadza sprzęt na stan czasowo, a zwrot do dostawcy go z niego zdejmuje, dzięki czemu narzędzie najęte jest widoczne w systemie, ale nie miesza się z majątkiem własnym.
Kartoteki wypożyczalni i dostawców sprzętu
Wypożyczalnia to w systemie osobny rodzaj kontrahenta, obok dostawców, producentów, serwisów i agencji. Kartoteka zawiera dane teleadresowe, numer NIP i opis zakresu działalności, a z paska narzędzi można wejść w listę sprzętu aktualnie najętego od tej firmy oraz w historię współpracy.
Rozdzielenie rodzajów kontrahentów porządkuje raporty. Obroty wg kontrahentów pokazują wtedy osobno zakupy, osobno usługi serwisowe i osobno najem, co ułatwia ocenę, czy dana pozycja nie powinna już zostać kupiona na własność zamiast wynajmowana kolejny raz.
Dokumenty wypożyczeń od dostawcy i zwrotów
Najem obsługują dwa typy dokumentów. Wypożyczenie od dostawcy rejestruje przyjęcie sprzętu do zakładu razem z numerem zamówienia, datą i numerem dokumentu wystawionego przez wypożyczalnię. Zwrot do dostawcy zamyka cykl, odnotowując datę oddania i dokument potwierdzający.
Oba dokumenty przechodzą przez bufor i obieg akceptacji, więc przyjęcie drogiego sprzętu na stan można uzależnić od zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną za kontrakt. Pozycje w buforze i pozycje zatwierdzone są prezentowane w osobnych zestawieniach.
Jak wprowadzić obsługę najmu narzędzi w narzędziowni
Uruchomienie ewidencji sprzętu najmowanego z wypożyczalni w Studio TCS.net - od kartotek wypożyczalni po kontrolę terminów zwrotu.
Co jest potrzebne
- Lista wypożyczalni współpracujących z firmą
- Umowy najmu z terminami i stawkami
- Uprawnienia do dokumentów wypożyczeń od dostawcy
-
Założenie kartotek wypożyczalni
Wprowadzenie firm wynajmujących sprzęt jako kontrahentów rodzaju wypożyczalnia, z danymi kontaktowymi i zakresem oferty.
-
Rejestracja przyjęcia sprzętu najętego
Wystawienie dokumentu wypożyczenia od dostawcy z numerem zamówienia, dokumentem wypożyczalni i planowanym terminem zwrotu.
-
Oznaczenie pochodzenia pozycji
Wyraźne odróżnienie sprzętu najętego od majątku własnego, tak aby nie trafił on do likwidacji ani do inwentaryzacji majątku.
-
Obsługa wydań na stanowiska
Wydawanie najętego sprzętu pracownikom na tych samych zasadach co narzędzi własnych, z zapisem na kartotece osoby.
-
Zamknięcie najmu dokumentem zwrotu
Zarejestrowanie zwrotu do wypożyczalni z datą i numerem dokumentu oraz sprawdzenie kosztu najmu za cały okres.
Kontrola terminów i kosztów najmu
Koszt najmu rośnie liniowo z czasem, więc największą oszczędność daje pilnowanie terminu zwrotu. System przechowuje datę wypożyczenia i planowany termin oddania, dzięki czemu pozycje przetrzymywane widać zanim pojawi się faktura obejmująca dodatkowe tygodnie.
Wartość najmu można rozliczyć na wydział albo kontrakt, tak samo jak zużycie własnych narzędzi. Zasady opisuje artykuł o rozliczaniu kosztów narzędzi wg MPK, a zestawienie kosztów najmu w kolejnych okresach pokazuje, kiedy zakup staje się tańszy od kolejnego wynajmu.
Wydanie najętego sprzętu pracownikowi
Sprzęt przyjęty od wypożyczalni trafia na stan magazynu i od tego momentu podlega tym samym regułom co narzędzia własne. Można go wydać pracownikowi, przypisać do brygady, oznaczyć numerem seryjnym i śledzić w historii operacji. Różnica polega na tym, że przy zamykaniu okresu najmu system musi wiedzieć, gdzie fizycznie znajduje się dana pozycja.
- Widoczność w kartotece pracownika - najęte narzędzie figuruje na koncie osoby, która je pobrała, tak samo jak sprzęt własny.
- Ścieżka zwrotu - przed oddaniem do wypożyczalni sprzęt musi wrócić od pracownika do magazynu.
- Oznaczenie pochodzenia - rozróżnienie majątku własnego i najętego zapobiega pomyłkowej likwidacji cudzego sprzętu.
- Odpowiedzialność za uszkodzenie - historia operacji wskazuje, kto użytkował narzędzie w momencie powstania szkody.
Najem poza ewidencją a najem w systemie
| Obszar | Najem prowadzony poza systemem | Najem w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Wiedza o posiadanym sprzęcie | Umowa w segregatorze | Pozycja na stanie magazynu |
| Termin zwrotu | Pamięć osoby zamawiającej | Data w dokumencie wypożyczenia |
| Ustalenie użytkownika | Zwykle niemożliwe | Kartoteka pracownika i historia operacji |
| Koszt najmu | Widoczny na fakturze | Rozliczany na wydział lub kontrakt |
| Decyzja kupić czy wynająć | Odczucie kierownika | Zestawienie kosztów najmu w czasie |
Przykład wdrożenia w firmie budowlanej
Firma budowlana prowadząca kilka kontraktów jednocześnie wynajmowała sprzęt bezpośrednio z budów, na podstawie telefonu kierownika do zaprzyjaźnionej wypożyczalni. Umowy trafiały do teczek kontraktowych, a faktury do księgowości. Zdarzało się, że ten sam typ zagęszczarki był wynajmowany równolegle na dwie budowy, podczas gdy trzecia miała własną, stojącą bezczynnie.
Po wprowadzeniu dokumentów najmu każde wypożyczenie było rejestrowane jako przyjęcie na stan z wskazaniem wypożyczalni, terminu i kontraktu obciążanego kosztem. Kierownicy zobaczyli w jednym zestawieniu, jaki sprzęt najęty znajduje się w firmie i na jak długo. Część zamówień udało się zastąpić przesunięciem sprzętu między budowami, a przy dwóch pozycjach wynajmowanych regularnie przez cały rok rachunek wskazał, że tańszy jest zakup.
Najczęstsze błędy przy obsłudze najmu
- Traktowanie najmu jak zwykłego zakupu - przyjęcie sprzętu dokumentem zakupowym miesza cudzy majątek z własnym i utrudnia zwrot.
- Brak planowanego terminu zwrotu - bez daty nie da się wychwycić pozycji przetrzymywanych ponad potrzebę.
- Zwrot bez dokumentu - oddanie sprzętu bez rejestracji pozostawia go na stanie i zafałszowuje dostępność.
- Najem zamawiany poza narzędziownią - jeśli sprzęt zamawia bezpośrednio kierownik budowy, magazyn nie wie o jego istnieniu.
- Brak przeglądu powtarzalnych wynajmów - pozycja wynajmowana co miesiąc przez rok zwykle powinna zostać kupiona.
Regularny przegląd kosztów najmu w zestawieniu z ceną zakupu to najprostsza droga do oszczędności. Pomocne jest zestawienie obrotów wg kontrahentów oraz ewidencja sprzętu budowlanego obejmująca maszyny pracujące na kilku obiektach.
Słownik pojęć - najem narzędzi
Krótki słownik porządkuje pojęcia używane przy obsłudze najmu sprzętu.
- Wypożyczalnia
- Kontrahent udostępniający sprzęt w najem, prowadzony w systemie jako osobny rodzaj partnera.
- Wypożyczenie od dostawcy
- Dokument przyjmujący na stan sprzęt najęty od firmy zewnętrznej na określony czas.
- Zwrot do dostawcy
- Dokument zdejmujący ze stanu sprzęt oddawany do wypożyczalni po zakończeniu najmu.
- Termin zwrotu
- Planowana data oddania najętego sprzętu, po której koszt najmu rośnie.
- Majątek obcy
- Sprzęt znajdujący się w zakładzie, ale stanowiący własność firmy zewnętrznej.
- Koszt najmu
- Wartość usługi wynajmu za okres posiadania sprzętu, rozliczana na wydział lub kontrakt.
- Obroty wg kontrahentów
- Zestawienie wartości operacji w podziale na dostawców, serwisy i wypożyczalnie.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.