System do zarządzania odzieżą roboczą i artykułami BHP

System do zarządzania odzieżą roboczą w Studio TCS.net prowadzi kartoteki pracowników z rozmiarami i normami przydziału, rejestruje wydania i zwroty sortów oraz pilnuje terminów wymiany odzieży i środków ochrony indywidualnej. Dział BHP ma w nim komplet dokumentacji na wypadek kontroli.

Papierowe karty przydziału i arkusze nie pokazują, komu kończy się okres używalności butów, ile kurtek w danym rozmiarze trzeba zamówić ani czy pracownik nie pobrał rękawic ponad normę. Moduł BHP odpowiada na te pytania na bieżąco i działa w tej samej bazie danych co program do zarządzania narzędziownią.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Kodeks pracy (art. 237⁶-237⁹) nakłada na pracodawcę kilka obowiązków związanych z wyposażeniem pracowników:

• Nieodpłatne dostarczenie środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, jeżeli wymaga tego stanowisko pracy.
• Ustalenie rodzajów i okresów użytkowania wyposażenia niezbędnego na poszczególnych stanowiskach.
• Utrzymanie właściwości ochronnych - zapewnienie prania, konserwacji i naprawy albo wypłata ekwiwalentu, gdy te czynności wykonuje pracownik.
• Zakaz dopuszczenia do pracy pracownika bez przewidzianych dla stanowiska środków ochrony, odzieży i obuwia.

System nie zastępuje regulaminu ani oceny ryzyka zawodowego, ale pozwala udokumentować, że obowiązki są realizowane - kto, kiedy i co otrzymał.

Kartoteki pracowników, rozmiary i normy przydziału

Podstawą modułu jest kartoteka pracownika z przypisanym stanowiskiem, działem i rozmiarami - obuwia, spodni, kurtek i ubrań specjalistycznych. Normy przydziału definiuje się dla stanowisk, więc nowy pracownik od razu dziedziczy właściwy zestaw wyposażenia.

Moduł Słowniki porządkuje strukturę, na której opierają się normy. W części kartoteki pracownika definiuje się stanowiska, statusy, system pracy, zawody, zespoły i komórki, a w części towarowej - grupy asortymentu i jednostki miary. Dzięki temu norma „spawacz na hali B” obejmuje wszystkich pracowników tego stanowiska bez przypisywania jej każdemu z osobna.

Kartoteki magazynu BHP pokazują dla każdej pozycji magazyn, indeks, nazwę, stan, jednostkę miary, kod EAN, numer katalogowy i grupę. Z paska narzędzi przechodzi się do stanu magazynowego, wydruku i historii pozycji. Połączenie kartotek pracowników z kartotekami asortymentu daje zbiorcze zestawienie zapotrzebowania w rozmiarach, co ułatwia zamówienia u dostawców.

Limity i terminy wymiany

Każda pozycja ma okres używalności i limit ilościowy. Po upływie okresu system sygnalizuje potrzebę wymiany, a przed jego upływem nie pozwala wydać kolejnej sztuki ponad normę.

• Blokada nadmiarowych wydań - program sprawdza limit i nie wyda kolejnej sztuki, jeśli pracownikowi jeszcze nie przysługuje.
• Prognoza zakupów - zestawienie sortów, których okres używalności kończy się w najbliższych miesiącach.
• Pranie i naprawy - rejestrowanie czyszczenia i napraw odzieży wielokrotnego użytku.
• Dostęp przez Internet - kierownicy oddziałów sprawdzają wyposażenie swoich zespołów z dowolnego miejsca.

Raport odzieży u pracowników zestawia pracownika, numer dokumentu, datę wydania, element odzieży i datę kolejnego wydania. Kolorowa legenda pokazuje, ile dni zostało do wymiany, więc magazynier BHP od razu widzi, kogo wezwać po nowy komplet i ile sztuk przygotować w najbliższym tygodniu. Planowanie cyklu wymiany opisuje artykuł cykl wymiany odzieży roboczej.

Typowe okresy używalności odzieży i środków ochrony

Okresy użytkowania ustala pracodawca w zakładowych normach, biorąc pod uwagę zalecenia producenta i warunki pracy. Poniższe wartości są orientacyjne i pomagają zaplanować budżet BHP.

Wydania, zwroty i pranie

Wydanie sortu przebiega w kilku krokach, a każdy z nich zostawia zapis w historii pracownika:

1. Identyfikacja pracownika - kartą, kodem lub wyborem z listy.
2. Sprawdzenie normy - program pokazuje, co pracownikowi przysługuje i w jakim rozmiarze.
3. Wydanie - magazynier skanuje kod pozycji, a system tworzy dokument rozchodu RW.
4. Potwierdzenie odbioru - operacja trafia na konto pracownika z datą.
5. Nowy termin - system wylicza datę kolejnego wydania.

Menu wydań z magazynu prowadzi do nowego dokumentu RW, listy dokumentów oraz zestawień pozycji w buforze i zatwierdzonych. Zestawienie zatwierdzonych pozycji to gotowy rejestr wydanych sortów w wybranym okresie. Zwróconą odzież można skierować do prania lub naprawy, przekazać innemu pracownikowi, jeśli pozwala na to jej stan, albo przeznaczyć do utylizacji - każda z tych decyzji zostaje w historii pozycji.

Praca mobilna i automaty wydające

• Terminale z Androidem - ewidencja wydań bezpośrednio w magazynie BHP lub przy dostawie, opisana w artykule aplikacja mobilna ułatwia przydziały BHP.
• Automaty wydające - bezobsługowe punkty z rękawicami, okularami czy maskami, w których każde pobranie trafia do bazy danych i na konto pracownika.
• Kody kreskowe, QR i RFID - oznaczenie asortymentu przyspiesza wydania i inwentaryzację.

Kontrola PIP i bezpieczeństwo prawne

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub w sporze z pracownikiem firma może szybko przedstawić:

• historię wydań i zwrotów każdego pracownika z datami,
• potwierdzenia odbioru wyposażenia,
• normy przydziału dla stanowisk wraz z okresami używalności,
• zestawienie terminów wymiany i pozycji wydanych w danym okresie.

Porównanie z prowadzeniem dokumentacji na papierze przedstawia artykuł ręczna ewidencja BHP.

Jak wdrożyć system ewidencji odzieży roboczej i BHP w firmie

Poradnik krok po kroku opisujący proces uruchomienia cyfrowego systemu Studio TCS.net do zarządzania gospodarką BHP i sortami odzieżowymi.

Czas realizacji: ok. 14 dni (2 tygodnie)

Co jest potrzebne

• Kartoteki pracowników z przypisanymi rozmiarami
• Zdefiniowane limity ilościowe i okresy używalności
• Terminal mobilny z systemem Android lub czytnik stacjonarny

1. Inwentaryzacja zasobów i definicja norm przydziału

   Pierwszym krokiem jest zebranie danych o aktualnych stanach magazynowych odzieży oraz zdefiniowanie norm przydziału artykułów BHP dla poszczególnych stanowisk pracy zgodnie z regulaminem zakładowym.

2. Konfiguracja bazy danych i profili pracowników

   Wprowadzenie struktury organizacyjnej firmy do bazy danych MS SQL Server, import listy pracowników oraz przypisanie im indywidualnych rozmiarów obuwia i ubrań roboczych.

3. Oznaczenie asortymentu i konfiguracja sprzętu

   Oznaczenie ubrań i środków ochrony kodami kreskowymi, kodami QR lub tagami RFID oraz konfiguracja czytników stacjonarnych lub terminali mobilnych z systemem Android.

4. Uruchomienie systemu i szkolenie personelu

   Rozpoczęcie rejestracji wydań bieżących w programie Studio TCS.net oraz przeszkolenie pracowników magazynu BHP z obsługi interfejsu i generowania raportów kontrolnych.

Przewodnik po artykułach działu

Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.