Import w Studio TCS.net wczytuje pracowników, miesięczne zestawienie zatrudnienia i katalog produktów z plików CSV i XLSX. Program czyta kolumny jako tekst, więc zera wiodące i wielkość liter w symbolu zostają, proponuje mapowanie kolumn, pokazuje podgląd nowych, zmienionych i błędnych wierszy przed zapisem, a ponowne wczytanie tego samego pliku nie tworzy duplikatów.
Wdrożenie ewidencji odzieży zaczyna się od danych: pracowników z numerami osobowymi, grupami i rozmiarami oraz produktów z symbolami z systemu klienta. Najczęściej przychodzą w arkuszu, a najczęstszy błąd to zera wiodące, które Excel zamienia na liczby. Import w Studio TCS.net czyta kolumny jako tekst, pokazuje podgląd zmian przed zapisem i można go powtarzać bez duplikatów.
Trzy sposoby wczytania danych
| Sposób | Dla jakiego przypadku | Gdzie |
|---|---|---|
| Formularz | Pojedynczy pracownik albo produkt | Nowy pracownik, przycisk Dopisz w rejestrach |
| Import z pliku CSV lub XLSX | Pracownicy, miesięczne zestawienie zatrudnienia z odejściami albo katalog produktów | Kartoteki, Import danych |
| API | Cykliczne zasilanie z systemu kadrowego lub ERP | Konto techniczne przypisane do jednego klienta |
Import wykonuje operator z uprawnieniem A albo W, a import produktów - tylko administrator klienta (A).
Jak przygotować plik
- Numer osobowy jako tekst - kolumna z numerami powinna być sformatowana jako tekst, inaczej Excel utnie zera wiodące.
- Symbol produktu bez zmian - symbol z ERP zapisuje się dokładnie: z rozróżnieniem wielkości liter, zerami wiodącymi i bez przycinania spacji.
- Jedna kolumna na pole - program odrzuci mapowanie, w którym jedno pole przypisano do dwóch kolumn.
- Pola wymagane - dla pracowników numer osobowy i nazwisko, dla produktów symbol i nazwa.
Program czyta plik w przeglądarce: separator CSV wykrywa sam, a plik XLSX czyta bez dodatkowych bibliotek, z pierwszego arkusza, tak aby kolumny tekstowe nie traciły zer. Ostrzega o zapisie naukowym, o kolumnie liczbowej, w której zera mogły zniknąć, i o datach zapisanych liczbą Excela.
Mapowanie kolumn i zapisany schemat
Program proponuje przypisanie kolumn do pól na podstawie nagłówków pliku, na przykład „Nr ewid.” do numeru osobowego. Operator sprawdza propozycję i może ją poprawić albo pominąć kolumnę. Po wpisaniu nazwy w polu Zapisz schemat jako mapowanie zostaje zapamiętane dla klienta: przy następnym pliku o tych samych nagłówkach ustawia się samo, a ekran informuje, że zastosowano zapisany schemat.
Podgląd zmian przed zapisem
Przycisk Sprawdź zmiany wysyła wiersze do bazy paczkami po 250 i porównuje je z danymi klienta, ale niczego jeszcze nie zapisuje. Podgląd pokazuje kafle Wierszy, Nowe, Zmienione, Bez zmian, Błędne i Z ostrzeżeniem oraz tabelę z numerem wiersza, kluczem, akcją i opisem zmian.
| Akcja | Znaczenie | Co zapisze zatwierdzenie |
|---|---|---|
| nowy | Klucza nie ma w danych klienta | Dopisanie pracownika albo produktu |
| zmiana | Klucz istnieje, a część pól różni się od pliku - opis wylicza pola | Aktualizację tych pól |
| bez zmian | Dane są identyczne | Nic |
| błąd | Brak numeru osobowego, nazwiska, symbolu lub nazwy albo konflikt klucza | Nic - wiersz jest pomijany, reszta nie jest blokowana |
| odejście | Tylko zestawienie zatrudnienia: aktywny pracownik, którego nie ma w pliku | Dezaktywację z datą zakończenia |
Zatwierdzenie wykonuje wszystkie zmiany w jednej operacji, więc przy błędzie bazy nie zapisze się nic. Zmiany trafiają do rejestru zmian ze źródłem IMPORT, a wynik każdego importu zostaje w rejestrze przebiegów. Ponowne wczytanie tego samego pliku daje same wiersze bez zmian, a puste pole w pliku nie kasuje istniejącej wartości.
Zestawienie zatrudnienia i odejścia
Poza zwykłym importem pracowników program ma tryb miesięcznego zestawienia zatrudnienia z kadr. Plik zawiera pełną listę pracowników klienta, więc aktywni pracownicy, których w nim nie ma, są proponowani do dezaktywacji jako odejścia. Dopiero zatwierdzenie podglądu ustawia status nieaktywny z datą zakończenia. Historia wydań zostaje, nowe wydania są zablokowane, a otwarte pozycje propozycji tego pracownika wygasają.
Pełny eksport danych bez limitu dat
Dane klienta można pobrać w każdej chwili, na przykład przy zmianie dostawcy usługi albo na potrzeby audytu. Dostępne są dokumenty z pozycjami, historia wydań (partie z terminami, zwrotami i likwidacjami), pracownicy ze strukturą i rozmiarami, normy przydziału oraz rejestr zmian. Plik CSV ma średnik jako separator i kodowanie z BOM, więc Excel poprawnie czyta polskie znaki, a JSON zawiera nazwę klienta, typ i datę utworzenia. Eksport powstaje w tle, więc można pracować dalej.
API do zasilania z systemu kadrowego i ERP
Systemy zewnętrzne mogą zasilać pracowników i produkty oraz pobierać dane przez interfejs API, według tych samych reguł co import. Wywołania opisuje artykuł o architekturze SOA i REST API; adresów usług i nazw pól nie publikujemy, przekazuje je zespół SoftwareStudio po uzgodnieniu zakresu.
| Operacja | Co robi | Uprawnienie konta |
|---|---|---|
| Zapis pracowników | Dopisuje i zmienia pracowników, z opcją pełnego zestawienia i dezaktywacji odchodzących | A albo W |
| Zapis produktów | Dopisuje i zmienia produkty katalogu | A |
| Dokumenty | Zwraca dokumenty z pozycjami z podanego zakresu dat | A, W albo K |
| Historia wydań | Zwraca partie wydań dla wszystkich pracowników albo jednego | A, W albo K |
| Stan norm | Zwraca stan każdej kategorii normy i proponowany produkt | A, W albo K |
Konto API to osobne konto techniczne z dostępem do jednego klienta, więc klucz jest przypisany do klienta. Odpowiedź zapisu zawiera liczbę nowych, zmienionych, bez zmian, odrzuconych i dezaktywowanych wierszy oraz listę błędów z numerem wiersza i kluczem. Kod odpowiedzi 200 nie oznacza sukcesu - wynik biznesowy jest w treści odpowiedzi. Gotowego konektora do konkretnego systemu ERP program nie zawiera.
Jak wczytać pracowników z pliku
Sześć kroków od przygotowania pliku po zatwierdzenie podglądu zmian w Studio TCS.net.
Co jest potrzebne
- Plik CSV lub XLSX z numerem osobowym i nazwiskiem
- Grupy odzieżowe założone dla klienta
- Uprawnienie A albo W do klienta
-
Przygotowanie pliku
Kolumnę numerów osobowych sformatuj jako tekst, usuń puste wiersze nagłówkowe i zapisz plik w formacie CSV albo XLSX.
-
Wybór rodzaju importu
W polu Rodzaj importu wybierz Pracownicy albo Miesięczne zestawienie zatrudnienia, jeśli plik zawiera pełną listę z odejściami.
-
Wskazanie pliku
Program czyta plik w przeglądarce i ostrzega o zapisie naukowym oraz utraconych zerach wiodących.
-
Sprawdzenie mapowania
Popraw propozycję pól i zapisz schemat pod nazwą, aby kolejne pliki mapowały się same.
-
Podgląd zmian
Kliknij Sprawdź zmiany i przejrzyj akcje: nowe, zmienione, błędne i odejścia.
-
Zatwierdzenie importu
Zatwierdź import. Błędne wiersze zostaną pominięte, a wynik zapisze się w rejestrze przebiegów.
Najczęstsze błędy przy imporcie
- Zera wiodące zniknęły - kolumna w Excelu była liczbowa. Sformatuj ją jako tekst i wczytaj plik jeszcze raz.
- Dwie kolumny na jedno pole - jedną z nich trzeba pominąć w mapowaniu.
- Import bez podglądu - zatwierdzanie bez przejrzenia akcji pomija ostrzeżenia o błędnych wierszach.
- Pełne zestawienie wczytane jako zwykły import - odejścia nie zostaną wtedy zaproponowane.
Zasady obsługi wielu klientów i oddzielania ich danych opisuje artykuł program do obsługi BHP dla wielu klientów, a ekran importu - instrukcja Studio TCS.net. Wcześniejsze rozwiązanie problemu zer wiodących w kartotekach opisuje artykuł kartoteka narzędzia, indeks z licznika i trzy słowniki.