Propozycja wymian w Studio TCS.net to miesięczna lista pozycji odzieży roboczej i ŚOI, które wymagają wymiany, z podpowiedzianym produktem w rozmiarze pracownika. Klient akceptuje je, odmawia z powodem albo przesuwa na późniejszą datę, a operator wydaje tylko to, co zaakceptowano. Propozycja niczego nie wydaje, więc stan wyposażenia zmienia dopiero dokument wydania.
Wymiana odzieży roboczej rzadko zawodzi z powodu braku odzieży. Zawodzi dlatego, że nikt nie zebrał na czas listy pracowników, którym kończy się okres używalności, a decyzja o wydaniu wisi w skrzynce e-mail. Propozycja wymian w Studio TCS.net zamienia to w miesięczną listę z gotowym produktem w rozmiarze pracownika i jasnym statusem decyzji klienta.
Po co propozycja wymian
Propozycja to lista pozycji, które wymagają wymiany w danym miesiącu, po terminie albo z powodu niedoboru normy. Klient akceptuje je, odmawia z powodem albo przesuwa na późniejszą datę, a operator wydaje tylko to, co zaakceptowano. Propozycja niczego nie wydaje i nie zmienia stanu wyposażenia: robi to dopiero dokument RW na stanowisku wydania.
Propozycję na miesiąc tworzy zadanie dzienne w pierwszym dniu miesiąca albo operator przyciskiem Utwórz / uzupełnij propozycję. Ponowne uruchomienie dopisuje wyłącznie nowe pozycje i nie dubluje istniejących. Pracownicy, którzy stali się nieaktywni, oraz kategorie wyłączone z ich normy wygasają z listy automatycznie.
Co trafia do propozycji
Program bierze każdą parę pracownik i kategoria, w której na początku następnego miesiąca brakowałoby ważnych sztuk. Ilość pozycji równa się brakowi, a produkt jest dobierany według przydziału pracownika, rozmiaru i rodziny wariantów.
| Powód | Kiedy powstaje pozycja |
|---|---|
| Wymiana | Termin sztuki przypada w tym miesiącu |
| Po terminie | Termin minął przed początkiem miesiąca |
| Niedobór | Pracownik nie ma ważnych sztuk albo ma ich za mało, a nic nie przekroczyło terminu |
Sześć statusów pozycji
| Status | Znaczenie | Co dalej |
|---|---|---|
| Zaproponowana | Pozycja czeka na decyzję klienta | Klient akceptuje, odmawia albo przesuwa |
| Zaakceptowana | Klient zgodził się na wymianę | Pozycja trafia do zestawu na stanowisku wydania |
| Odmowa | Klient odmówił i podał powód | Pozycja trafia do rejestru odmów |
| Przesunięta | Klient wyznaczył późniejszą datę | Pozycja wraca do decyzji w propozycji miesiąca tej daty |
| Zrealizowana | Operator wydał pozycję dokumentem RW | Pole Dokument pokazuje numer RW |
| Wygasła | Pracownik odszedł albo kategoria wypadła z normy | Nic - pozycja jest nieaktualna |
Korekta dokumentu RW przywraca pozycję do statusu sprzed realizacji, więc pomyłka przy wydaniu nie gubi decyzji klienta.
Jak klient podejmuje decyzję
- Klient albo operator wybiera miesiąc i zaznacza pozycje, także wiele naraz przyciskiem Zaznacz widoczne.
- Wybiera Akceptuj, Odmów, Przesuń albo Cofnij decyzję.
- Przy odmowie wpisuje powód - jest wymagany. Przy przesunięciu wskazuje nową datę, od jutra do dwóch lat.
- Zapisuje decyzję. Program zapamiętuje, kto, kiedy, z jakiego źródła i z jakim komentarzem zdecydował.
Gdy decyzję wpisuje operator w imieniu klienta, musi podać źródło, na przykład „e-mail z dnia” albo „telefon”. Gdy decyduje sam klient w swoim panelu, tego pola nie ma, bo źródłem jest panel. Dzięki temu każda decyzja jest do odtworzenia: widać autora, datę, źródło i komentarz.
Wymiany po zgodzie klienta albo bez niej
Każdy klient ma ustawienie Wymiany po akceptacji klienta. Gdy jest włączone, pozycje po terminie czekają w propozycji na decyzję i wchodzą do zestawu wydania dopiero po akceptacji. Gdy jest wyłączone, trafiają do zestawu od razu, bez czekania na zgodę. Niedobory normy wchodzą do zestawu zawsze, bo klient nie ma czego akceptować: norma jest niespełniona.
Rejestr odmów jako dowód
Odmowa klienta nie znika z pola widzenia. Pozycja wpada do rejestru odmów, a w macierzy norm pracownika pojawia się plakietka „odmowa klienta” z powodem pod wierszem. Rejestr pokazuje pozycje po terminie, które wynikają z decyzji klienta, a nie z zaniedbania operatora: wydział, kategorię, produkt, ilość, termin, autora i datę decyzji, źródło oraz powód. Przy kontroli wewnętrznej albo rozmowie z klientem to gotowy ślad, kto i kiedy zdecydował.
Raport wymian, terminy i zgodność
Poza propozycją program daje trzy widoki do codziennej kontroli. Raport wymian zbiera na wybrany miesiąc pozycje wszystkich pracowników z decyzją klienta i pozwala je wydrukować albo wyeksportować do Excela. Rejestr terminów wymian pokazuje sztuki u aktywnych pracowników z liczbą dni do terminu. Rejestr zgodności z normą pokazuje stan każdej kategorii.
Zadanie dzienne i powiadomienia
Zadanie dzienne wykonuje czynności cykliczne bez udziału operatora. Codziennie wygasza nieaktualne pozycje, a w pierwszym dniu miesiąca tworzy propozycję na miesiąc następny. W poniedziałki i w pierwszym dniu miesiąca wysyła też e-mail z podsumowaniem: ile jest wymian w ciągu 30 dni, pozycji po terminie (w tym odmów klienta) i niedoborów normy. Odbiorcami są adresy powiadomień klienta oraz operatorzy z uprawnieniem A i W, którzy mają adres w rejestrze użytkowników. Gdy nie ma żadnej takiej pozycji, wiadomość nie jest wysyłana.
Najczęstsze błędy przy obiegu wymian
- Decyzje w skrzynce e-mail - bez źródła zapisanego przy pozycji po miesiącu nikt nie pamięta, kto zdecydował.
- Odmowa bez powodu - program jej nie przyjmie, bo bez powodu rejestr odmów traci wartość.
- Pozostawianie pozycji w statusie zaproponowana - lista rośnie, a kokpit pokazuje rosnącą liczbę pozycji do decyzji.
- Wyłączona zgoda klienta bez uzgodnienia - operator wydaje wtedy pozycje po terminie od razu, więc ustawienie trzeba uzgodnić z klientem.
Cały proces od strony klienta opisuje artykuł o panelu klienta BHP, a w szerszym kontekście obsługi wielu firm - program do obsługi BHP dla wielu klientów. Ekran propozycji opisano też w instrukcji Studio TCS.net.