Odzież robocza ma określony okres używalności, po którym przestaje spełniać swoją funkcję ochronną. W teorii wymiana następuje po upływie tego okresu, w praktyce zwykle wtedy, gdy pracownik sam się zgłosi albo gdy przełożony zauważy, że kurtka nadaje się już wyłącznie do wyrzucenia. Efektem są zarówno przeterminowane sorty w użyciu, jak i wydania przedwczesne, wynikające z tego, że nikt nie sprawdził poprzedniej daty.
System Studio TCS.net prowadzi normy przypisane do stanowiska, zapamiętuje datę każdego wydania i wylicza termin kolejnego. Raport odzieży u pracowników sygnalizuje kolorem zbliżające się wymiany, więc dział BHP planuje zapotrzebowanie zamiast reagować na wnioski.
Normy przydziału przypisane do stanowiska
Podstawą uporządkowanej gospodarki sortami jest tabela norm: jakie elementy odzieży i środków ochrony przysługują danemu stanowisku, w jakiej ilości i na jaki okres. Studio TCS.net wiąże normę ze stanowiskiem zapisanym w kartotece pracownika, dzięki czemu zestaw podpowiada się automatycznie przy wydaniu.
Rozwiązanie eliminuje najczęstszy spór w dziale BHP, czyli pytanie, czy danemu pracownikowi coś się należy. Odpowiedź wynika ze stanowiska i normy, a nie z uznania magazyniera. Struktura stanowisk pokrywa się z tą używaną przy ewidencji pracowników, więc nie trzeba prowadzić jej podwójnie.
Termin kolejnego wydania i sygnalizacja kolorem
Data wydania zapisana na dokumencie plus okres używalności z normy dają termin kolejnego wydania. Raport odzieży u pracowników wyświetla te terminy z legendą kolorystyczną: osobno pozycje z terminem poniżej siedmiu dni, poniżej czternastu, poniżej trzydziestu oraz powyżej trzydziestu dni.
Sygnalizacja kolorem zmienia sposób pracy działu. Zamiast czekać na wnioski, można raz w miesiącu przejrzeć listę zbliżających się wymian, zamówić brakujące rozmiary i zaplanować wydania na jeden dzień, zamiast obsługiwać pojedyncze zgłoszenia przez cały miesiąc.
Jak uruchomić kontrolę cyklu wymiany odzieży roboczej
Wprowadzenie norm stanowiskowych i kontroli terminów wymiany sortów w Studio TCS.net, od tabeli norm po planowanie zakupów.
Co jest potrzebne
- Aktualna tabela norm przydziału odzieży i środków ochrony
- Kartoteki pracowników z przypisanymi stanowiskami
- Kartoteki magazynowe odzieży w rozbiciu na rozmiary
-
Aktualizacja tabeli norm przydziału
Uzgodnienie z działem BHP, jakie pozycje przysługują poszczególnym stanowiskom, w jakiej ilości i na jaki okres używalności.
-
Przypisanie norm do stanowisk w systemie
Powiązanie tabeli norm ze słownikiem stanowisk, tak aby zestaw podpowiadał się automatycznie przy wydaniu.
-
Wprowadzenie kartotek odzieży z rozmiarami
Utworzenie pozycji magazynowych w rozbiciu na rozmiary wraz z jednostką miary i ceną ewidencyjną.
-
Rejestrowanie wydań z datą i pracownikiem
Wydawanie sortów imiennie, z zapisem daty, co pozwala systemowi wyliczyć termin kolejnej wymiany.
-
Cykliczny przegląd terminów i planowanie zakupów
Comiesięczna analiza raportu zbliżających się wymian oraz przygotowanie zamówienia w podziale na rozmiary.
Rozmiary, zapas i planowanie zakupów
Odzież różni się od narzędzi jednym istotnym szczegółem: rozmiarem. Kurtka w rozmiarze L nie zastąpi kurtki w rozmiarze XXL, więc stan magazynowy trzeba prowadzić w rozbiciu na rozmiary, a zapotrzebowanie liczyć z listy pracowników objętych wymianą, a nie z ogólnej liczby sztuk.
Zestawienie terminów wymiany zamienia się w ten sposób w konkretne zamówienie: tyle a tyle kurtek w poszczególnych rozmiarach na najbliższy kwartał. Uzupełnieniem są progi zapasu opisane przy stanach minimalnych, przydatne zwłaszcza przy rękawicach i innych pozycjach szybko rotujących.
Zwroty, pranie i sorty zwrotne
Część asortymentu podlega zwrotowi: odzież służbowa z oznaczeniem firmy, sprzęt ochronny wielokrotnego użytku, a w niektórych zakładach także odzież kierowana do prania zewnętrznego. Te pozycje mają własny obieg, w którym po wydaniu następuje zwrot, a nie zużycie, co trzeba odróżnić od sortów wydawanych bezzwrotnie.
- Sorty bezzwrotne - wydawane na własność pracownika na czas okresu używalności, bez obowiązku oddania.
- Sorty zwrotne - odzież służbowa i sprzęt ochronny podlegające zwrotowi przy zakończeniu pracy lub zmianie stanowiska.
- Obieg pralniczy - wydania i przyjęcia związane z praniem zewnętrznym, rejestrowane jak przekazanie do usługi.
- Rozliczenie przy odejściu - zestawienie pozycji zwrotnych figurujących na koncie pracownika kończącego pracę.
Wydanie na wniosek a wydanie planowane
| Obszar | Wydanie po zgłoszeniu pracownika | Wydanie planowane w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Moment wymiany | Gdy odzież jest już zużyta | Po upływie okresu używalności |
| Ustalenie uprawnienia | Ocena osoby wydającej | Norma przypisana do stanowiska |
| Zapas rozmiarów | Uzupełniany po fakcie | Planowany z listy zbliżających się wymian |
| Obsługa wydań | Rozproszona przez cały miesiąc | Skoncentrowana w wyznaczonych terminach |
| Dowód wydania | Papierowa karta odzieżowa | Zapis imienny z datą i pozycjami |
Przykład wdrożenia w zakładzie produkcyjnym
Zakład zatrudniający kilkuset pracowników prowadził karty odzieżowe w formie papierowej, przechowywane w segregatorach działu BHP. Wymiany odbywały się na wniosek, a magazynier oceniał zasadność na podstawie wyglądu zwracanej sztuki. Zapas kupowano raz w roku, na oko, przez co jednych rozmiarów brakowało, a inne zalegały latami.
Po przeniesieniu ewidencji do systemu każdemu stanowisku przypisano normę z okresem używalności, a wydania zaczęto rejestrować imiennie z datą. Po pierwszym kwartale raport terminów pokazał, ile sztuk w jakich rozmiarach trzeba będzie wydać w kolejnych miesiącach. Zamówienia przestały być szacunkiem, a wydania skoncentrowano w dwa dni w miesiącu. Zmniejszyła się zarówno liczba pozycji zalegających w magazynie, jak i liczba sytuacji, w których pracownik czekał na właściwy rozmiar.
Najczęstsze błędy przy rozliczaniu sortów
- Normy spisane, ale nieprzypisane do stanowisk - tabela w regulaminie nie zadziała, dopóki nie jest powiązana z kartoteką pracownika.
- Wydania bez daty - bez daty wydania nie da się wyliczyć terminu kolejnej wymiany ani wykryć wydań przedwczesnych.
- Stan magazynowy bez rozmiarów - informacja o stu kurtkach jest bezużyteczna, jeśli nie wiadomo, ilu rozmiarów dotyczy.
- Brak rozróżnienia sortów zwrotnych - traktowanie odzieży służbowej jak bezzwrotnej uniemożliwia rozliczenie przy odejściu pracownika.
- Wymiana wyłącznie na wniosek - przy takim modelu część pracowników używa sortów po terminie, a część wymienia je zbyt często.
Uporządkowanie sortów najlepiej zacząć od aktualizacji tabeli norm i przypisania jej do stanowisk. Dopiero potem warto przenosić historię wydań, o czym mówi także artykuł o elektronicznych kartotekach osobowych.
Słownik pojęć - gospodarka sortami odzieżowymi
Krótki słownik porządkuje pojęcia używane przy gospodarce sortami odzieżowymi.
- Norma przydziału
- Zestaw odzieży i środków ochrony przysługujący danemu stanowisku, z ilością i okresem używalności.
- Okres używalności
- Czas, przez jaki dana pozycja spełnia funkcję ochronną, liczony od daty wydania.
- Sort odzieżowy
- Pojedynczy element odzieży roboczej lub służbowej wydawany pracownikowi.
- Środki ochrony indywidualnej
- Wyposażenie chroniące pracownika przed zagrożeniami występującymi na stanowisku.
- Sort zwrotny
- Pozycja podlegająca zwrotowi przy zmianie stanowiska lub zakończeniu zatrudnienia.
- Karta odzieżowa
- Zapis wydań i zwrotów sortów przypisany do konkretnego pracownika.
- Termin kolejnego wydania
- Data wynikająca z daty poprzedniego wydania powiększonej o okres używalności.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.