Elektroniczna kartoteka pracownika w Studio TCS.net łączy dane osobowe, stanowisko i rozmiary odzieży z historią wydań sortów i środków ochrony indywidualnej. Z tych danych program wylicza zapotrzebowanie, harmonogram przydziałów i zamówienia w podziale na rozmiary.
Papierowa karta przydziału odzieży mówi, co pracownik dostał, ale nie mówi, co i w jakim rozmiarze trzeba mu wydać za trzy miesiące. Ten artykuł opisuje dwie kartoteki, na których opiera się ewidencja BHP: osobową i magazynową. Normy przydziału i obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy opisuje strona oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej.
Co zawiera elektroniczna kartoteka pracownika
Kartoteka pracownika to jeden rekord, do którego program przypina wszystko, co dotyczy wyposażenia danej osoby. Pola kartoteki korzystają ze słowników widocznych na zrzucie na górze strony: stanowisk, statusów, systemów pracy, zawodów, zespołów i komórek.
- Dane podstawowe - imię i nazwisko, numer ewidencyjny, telefon, zdjęcie, status zatrudnienia.
- Przypisanie organizacyjne - stanowisko, zawód, zespół, komórka i miejsce powstawania kosztów (MPK).
- Rozmiary - obuwie z tęgością, spodnie, kurtki, rękawice, a dla odzieży szytej na miarę także wzrost i obwód pasa.
- Identyfikator - karta RFID albo kod kreskowy, którym pracownik potwierdza wydanie.
- Historia - wszystkie wydania, zwroty i wymiany z datami, dokumentami i terminem kolejnego przydziału.
Menu kartotek ma dwa panele. W panelu Pracownicy zakłada się kartotekę nowej osoby i przegląda listę kadry. Panel Leasing pracowniczy obsługuje pracowników podwykonawców i pracowników tymczasowych, którzy też dostają odzież i środki ochrony, ale rozlicza się ich osobno. Szczegóły opisuje artykuł o narzędziach dla pracowników tymczasowych.
Kartoteka BHP a elektroniczne akta osobowe
Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może prowadzić dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, na równi z papierową. E-akta osobowe prowadzi się zwykle w systemie kadrowym i kartoteka w Studio TCS.net ich nie zastępuje. Jej zakres jest węższy i bardziej szczegółowy: co, kiedy i w jakim rozmiarze wydano pracownikowi, na podstawie jakiej normy i kiedy przypada kolejny przydział.
| Dokument | Gdzie jest prowadzony | Co zawiera |
|---|---|---|
| E-akta osobowe | System kadrowo-płacowy | Umowy, świadectwa, badania, szkolenia i inne dokumenty zatrudnienia |
| Kartoteka pracownika w TCS.net | Studio TCS.net | Stanowisko, rozmiary, identyfikator, historia wydań i terminy przydziałów |
| Dokumenty wydań | Archiwum PDF w Studio TCS.net | Wydruki dokumentów wydania i zwrotu z numerem i kodem kreskowym |
Rozmiarówka i wydanie bez pomyłek
Rozmiary zapisane w kartotece działają przy każdym wydaniu. Magazynier nie pyta o rozmiar i nie szuka ankiet sprzed roku: po zeskanowaniu identyfikatora widzi kartę pracownika i pozycje, które już u niego są.
Widok szybkiego wydania pokazuje po lewej kartę pracownika ze zdjęciem, telefonem i stanowiskiem, a pod nią tabelę pozycji, które pracownik już pobrał. Po prawej magazynier skanuje wydawaną pozycję. Ten sam widok służy do wydawania narzędzi i sortów, więc jeden pracownik ma jedną historię wyposażenia. Zmiana rozmiaru, np. po sezonie albo po zmianie stanowiska, wymaga tylko poprawienia pola w kartotece - kolejne zapotrzebowania policzą się już według nowego rozmiaru.
Kartoteki magazynowe sortów i ŚOI
Po stronie magazynu każdy sort ma własną kartotekę magazynową. Rodzaje i grupy asortymentu porządkują katalog, a rozmiary są osobnymi pozycjami, więc stan pokazuje nie tylko ile jest butów ochronnych, ale ile par w rozmiarze 43.
Lista kartotek magazynowych pokazuje magazyn, indeks, nazwę, stan, jednostkę miary, kod EAN, numer katalogowy i grupę, np. apteczkę przemysłową DIN 13157 czy buty ochronne S1P z podnoskiem stalowym. Z paska narzędzi otwiera się stan magazynowy i historia pozycji. Kod EAN z etykiety producenta pozwala przyjąć dostawę i wydać sort skanerem, bez wpisywania indeksu.
| Cecha | Kartoteka osobowa | Kartoteka magazynowa |
|---|---|---|
| Czego dotyczy | Pracownika | Sortu lub środka ochrony |
| Rozmiar | Rozmiar, który pracownik nosi | Rozmiar jako osobna pozycja na stanie |
| Historia | Co i kiedy pracownik dostał i oddał | Przyjęcia, wydania, zwroty i likwidacje pozycji |
| Do czego służy | Wydanie, termin kolejnego przydziału, rozliczenie przy odejściu | Stan, stany minimalne, zamówienia do dostawców |
Zapotrzebowanie, harmonogram przydziałów i prognoza
Połączenie obu kartotek pozwala programowi policzyć, co trzeba będzie wydać i kupić, zamiast zbierać te dane od kierowników:
- Norma stanowiska - do stanowiska przypięte są sorty i ŚOI z okresami użytkowania.
- Data ostatniego wydania - z historii w kartotece pracownika program wylicza termin kolejnego przydziału każdego elementu.
- Harmonogram przydziałów - terminy wszystkich pracowników układają się w harmonogram na najbliższe tygodnie i miesiące.
- Zapotrzebowanie w rozmiarach - harmonogram razem z rozmiarami pracowników daje listę zakupów w podziale na rozmiary, pomniejszoną o stan magazynu.
Raport odzieży u pracowników zestawia pracownika, dokument, datę wydania, element i datę kolejnego wydania, a kolor wiersza pokazuje, ile dni zostało: poniżej 7, 14, 30 albo więcej. Ten sam harmonogram, zsumowany dla całej firmy, jest prognozą zapotrzebowania na kolejne miesiące. Zamówienie można więc złożyć u dostawcy z wyprzedzeniem, w konkretnych rozmiarach, zanim sorty w danym rozmiarze się skończą.
Dokumenty wydań i kontrola PIP
Kodeks pracy (art. 2379) zabrania dopuszczenia pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przewidzianych dla jego stanowiska. Przy kontroli trzeba to wykazać, a kartoteka pracownika pokazuje, co i kiedy mu wydano. Każde wydanie ma dokument z numerem, datą i operatorem, a wydruki trafiają do archiwum.
Archiwum PDF wyszukuje dokumenty po numerze, rodzaju, numerze wewnętrznym, sesji albo wydruku i pokazuje ich podglądy. Historię wydań dla pracownika albo stanowiska przygotowuje się w kilka sekund, a nie przez przeglądanie segregatorów. Więcej o przygotowaniu do kontroli piszemy w artykule o ręcznej ewidencji BHP i jej ryzykach.
Dane z kadr i import z Excela
Kartoteka pracownika może wymieniać dane z systemem kadrowo-płacowym przez REST API. Zatrudnienie, zmiana stanowiska i zwolnienie aktualizują wtedy kartotekę, normy i blokadę wydań bez ręcznego przepisywania. Przy uruchomieniu systemu listę pracowników z rozmiarami importuje się z pliku Excel albo CSV, więc dane z dotychczasowych arkuszy nie przepadają.
Kartoteka jest wspólna dla modułów Studio TCS.net: ten sam pracownik pobiera sorty w magazynie BHP i narzędzia w narzędziowni. Przyjęcia dostaw, wydania i terminy wymiany w magazynie BHP opisuje artykuł program do obsługi magazynu BHP.