W opisywanym wdrożeniu przyjęcie i rozchód wewnętrzny narzędzi mają bufor, ale reguły stanu są niesymetryczne. Przyjęcie w buforze nic nie dodaje do stanu, a rozchód w buforze od razu rezerwuje narzędzie.
Opis dotyczy jednego klienta. Zrzut w nagłówku to formularz przyjęcia z wersji demonstracyjnej, a numery dokumentów w przykładach są fikcyjne. Ogólne zasady bufora opisuje artykuł o buforze dokumentów i obiegu akceptacji, a ta strona dotyczy wyłącznie przyjęć i rozchodów wewnętrznych z tego wdrożenia.
Przyjęcie i rozchód jako dokumenty wewnętrzne
Przyjęcie do magazynu (PW) i rozchód z magazynu (RW) to dokumenty wewnętrzne. Ten sam formularz rozchodu obsługuje protokół likwidacyjny. Te same dokumenty służą w tym wdrożeniu do przesunięć między magazynem głównym a działem serwisu.
Formularz ma trzy sekcje: nagłówek, pozycje i podsumowanie. Pozycje zapisują się w bazie od razu po przycisku Dodaj, a nagłówek przy przycisku Zapisz lub Bufor.
Pozycje zapisują się do bazy przy każdym przycisku Dodaj. Nagłówek dokumentu zapisuje się dopiero przy Zapisz lub Bufor.
Status dokumentu wyznacza jedno pole z trzema wartościami: bufor, zatwierdzony i usunięty. Edycja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów w buforze. Przy dokumencie działają notatki i pliki, a także załączniki i zdjęcia, a zatwierdzone dokumenty mają wydruk.
Dla magazyniera ma to praktyczny skutek: pozycje wpisane przed przerwą nie wymagają ponownego wpisywania, bo są już w bazie, a do uzupełnienia zostaje nagłówek. Dokument w buforze można poprawiać do chwili zatwierdzenia.
Numer nadawany przy zatwierdzeniu
Numer dokumentu nadaje się dopiero przy zatwierdzeniu i składa się z czterech elementów: roku, miesiąca, numeru i typu. Przykład: 2026-10-00001PW. W buforze numerem jest numer referencyjny. Numeracja jest miesięczna i prowadzona osobno dla każdego działu i typu dokumentu, więc ten sam numer może wystąpić w dwóch działach.
Numer 2026-10-00001PW oznacza więc przyjęcie zatwierdzone w październiku 2026 roku. Numer referencyjny z bufora nie jest numerem, którym kierownik posłuży się po zatwierdzeniu, bo ten pojawia się dopiero w chwili zatwierdzenia.
Bufor a stan magazynowy
Bufor przyjęcia nie zwiększa stanu. Bufor rozchodu zmniejsza stan dostępny od razu, a przychód wlicza się dopiero po zatwierdzeniu. Różnicę zestawiamy w tabeli i na schemacie.
| Dokument w buforze | Wpływ na stan | Po zatwierdzeniu |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Stan bez zmian. | Stan rośnie. |
| Rozchód | Stan dostępny maleje od razu. | Stan bez dalszej zmiany. |
Kto zatwierdza dokument, decyduje więc o chwili, w której przychód trafia do stanu. Do tego czasu przyjęte narzędzie nie jest dostępne do wydania.
Kierownik czyta to tak: rozchód w buforze rezerwuje narzędzie, więc drugi dokument go nie wyda, a przyjęcie w buforze jeszcze nie daje narzędzia do wydania. Wypożyczenie pracownikowi działa według tej samej zasady, co opisujemy w artykule o saldzie dokumentów zamiast tabeli wypożyczeń.
Przykład fikcyjny: przyjęcie dwóch sztuk narzędzia C zapisane w buforze nie zmienia stanu, a po zatwierdzeniu stan rośnie o dwie sztuki. Rozchód jedynej sztuki narzędzia B zapisany w buforze zmniejsza stan dostępny do zera od razu, więc drugi magazynier nie wpisze tej sztuki do własnego rozchodu.
Nagłówek i pozycja przyjęcia
Nagłówek przyjęcia ma pole Rodzaj z dwiema wartościami: faktura zakupu albo przyjęcie wewnętrzne. W rozchodzie pole Rodzaj ma także dwie wartości: rozchód wewnętrzny albo wydanie zewnętrzne. Dostawcę albo pracownika wybiera się przełącznikiem. Dalej są data i numer dokumentu dostawcy oraz data i numer dokumentu wewnętrznego. Daty domyślnie ustawiają się na dziś i nie sięgają w przyszłość.
Pozycja przyjęcia ma siedem pól. Artykuł wyszukuje się po indeksie, nazwie lub kodzie EAN. Dwa pola zależą od ustawień kartoteki: numer seryjny i termin ważności. Lokalizacja podpowiada się z kartoteki, a pozostałe trzy pola to ilość, opcjonalna cena i uwagi. Dane pozycji pochodzą z kartoteki, którą opisuje artykuł o kartotece narzędzia z indeksem z licznika.
Numer seryjny i termin ważności
Numer seryjny jest wymagany tylko wtedy, gdy kartoteka tak ustawia. Wtedy ilość jest zablokowana na jeden, a przy dodaniu kontrola Powtórzony numer seryjny sprawdza, czy numer nie figuruje już w dodatnim stanie działu. Do tego stanu liczą się przyjęcia, także w buforze, pomniejszone o zatwierdzone rozchody, a wypożyczenia i zwroty się nie liczą. W pozostałych przypadkach pole ma wartość BRAK.
Termin ważności jest wymagany, gdy kartoteka tego chce. Pole Powtórzony artykuł nie czyści trzech pól: artykułu, lokalizacji i ceny po dodaniu pozycji, co przyspiesza wpisywanie kolejnych sztuk z numerami seryjnymi.
Przykład fikcyjny: przyjęcie trzech sztuk narzędzia z numerami seryjnymi to trzy pozycje po jednej sztuce, każda z innym numerem. Dzięki polu Powtórzony artykuł magazynier wybiera artykuł i lokalizację tylko raz. Ewidencję egzemplarzy opisuje ogólny artykuł o ewidencji numerów seryjnych narzędzi.
Rozchód z wyboru pozycji stanu
W rozchodzie lista artykułów zawiera tylko narzędzia ze stanem i wyświetla najwyżej 50 wyników po wpisaniu znaków. Po wyborze artykułu wybiera się pozycję stanu, czyli trzy dane: numer seryjny, lokalizację i ilość, a serię, termin i lokalizację dziedziczy pozycja ze stanu.
Przykład fikcyjny: rozchód narzędzia z numerem seryjnym zaczyna się od wyboru artykułu, a numer seryjny i lokalizacja pojawiają się z pozycji stanu, więc magazynier niczego nie przepisuje.
Kontrola ilości działa w formularzu w chwili dodawania pozycji: podaje komunikat o maksymalnej dostępnej ilości w danej lokalizacji i uwzględnia pozycje z bufora tego i innych dokumentów. Odbiorcę rozchodu wybiera się z kartoteki dostawców, w polu Kontrahent / Dostawca, albo wskazuje się pracownika.
Ten sam stan służy inwentaryzacji, której przebieg opisuje artykuł o inwentaryzacji narzędzi i czterech kontrolach arkusza.
Protokół likwidacyjny na tym samym formularzu
Ten sam formularz rozchodu obsługuje protokół likwidacyjny. W protokole likwidacyjnym pracownik występuje jako przewodniczący komisji.
Likwidacja jest więc rozchodem z magazynu, który podlega tym samym regułom bufora i numeracji. Zatwierdzenie nadaje jej numer, a do zatwierdzenia dokument można poprawiać.
Przed uruchomieniem dokumentów wewnętrznych ustalamy z klientem cztery sprawy.
- Bufor - czy dokumenty mają przechodzić przez bufor i kto je zatwierdza, bo od zatwierdzenia zależy numer dokumentu.
- Numer seryjny - które narzędzia mają wymagać numeru seryjnego, bo wtedy każda sztuka to osobna pozycja.
- Lokalizacja - jaka lokalizacja ma być ustawiona w kartotece, bo pozycja przyjęcia ją podpowiada.
- Likwidacja - kto występuje jako przewodniczący komisji w protokole likwidacyjnym.
Zakres całego wdrożenia, w którym te dokumenty obsługują także przesunięcia do działu serwisu, opisuje artykuł o narzędziowni bez modułu CMMS.