Narzędzia giną w trzech momentach: przy wydaniu, w trakcie pracy i przy zwrocie. Studio TCS.net zamyka każdy z nich: wydanie ze skanera na konto konkretnej osoby, terminy i przypomnienia o zwrocie oraz status Zagubione, który zostaje na saldzie pracownika do czasu odnalezienia albo likwidacji.
Ta strona opisuje cały obieg od okienka po odnalezienie. Ile kosztuje brak kontroli, liczy artykuł o stratach przez brak kontroli nad narzędziami. Mechanizmy ochrony przed kradzieżą opisuje strona o ograniczaniu kradzieży, a przejście z arkusza strona Excel czy system. Funkcje poniżej są częścią nowej wersji narzędziowni; zakres wdrożenia ustalamy z klientem.
Gdzie naprawdę giną narzędzia
Przy zeszycie i arkuszu każdy z trzech momentów ma własną lukę. Tabela pokazuje, co zwykle idzie źle i co zmienia program.
| Moment | Typowa luka | Co robi program |
|---|---|---|
| Wydanie | Wpis „na pamięć”, kilka osób na jednym koncie, narzędzie wydane komuś, kto nie ma uprawnień. | Skan karty pracownika i narzędzia, kolor pozycji, blokady (stan narzędzia, kontrole, uprawnienia, limity), zatwierdzenie i opcjonalny podpis na ekranie. |
| Praca | Nikt nie wie, kto ma narzędzie i do kiedy. Zwrot „kiedyś”. | Termin zwrotu na dokumencie, lista Narzędzia u pracowników, przypomnienia, ekran Moje narzędzia dla pracownika. |
| Zwrot | Narzędzie wraca bez oceny, uszkodzone trafia na półkę. | Skan narzędzia otwiera sesję posiadacza, ocena stanu przy zwrocie, kwarantanna dla narzędzi do kontroli i uszkodzonych. |
| Zniknięcie | „Zgubiło się” bez daty, osoby i wartości. | Status Zagubione, narzędzie zostaje na saldzie, odnalezienie wymaga zapisu, a likwidacja idzie dokumentem z przyczyną. |
Wydanie w kilka sekund: okienko narzędziowni
Okienko ma jedno pole skanu dla kart pracowników i narzędzi. Po zeskanowaniu karty program pokazuje dane pracownika, jego uprawnienia i narzędzia, które ma. Każdy skan narzędzia od razu dopisuje pozycję do sesji, a zatwierdzenie jednym klawiszem zapisuje wszystkie dokumenty naraz i pokazuje ich numery. Pracownik może się podpisać na ekranie, a potwierdzenie ma wydruk.
O tym, co zrobić ze zeskanowanym narzędziem, decyduje program.
| Narzędzie jest | Program |
|---|---|
| Na stanie | Wydaje pracownikowi z sesji. |
| U tego pracownika | Przyjmuje zwrot. |
| U innej osoby | Pyta, czy przekazać: zwrot od niej i wydanie w jednym zapisie. |
| Zgłoszone jako zagubione | Pyta, czy zarejestrować odnalezienie. |
Nie trzeba zaczynać od karty, gdy pracownik zwraca narzędzie: skan wydanego narzędzia sam otwiera sesję jego posiadacza. Szybkie wydanie i zwrot są też dostępne na terminalu z Androidem, co opisuje strona o aplikacji mobilnej narzędziowni.
Blokady zatrzymują kłopot przed wydaniem
Pozycja w sesji ma kolor: zielony oznacza, że można wydać, żółty, że można, ale jest ostrzeżenie, na przykład kontrola za kilka dni, a czerwony, że wydanie jest zablokowane z powodem. Sesji z czerwoną pozycją nie da się zatwierdzić. Blokady, które włącza kierownik narzędziowni, dotyczą czterech obszarów:
- Stan narzędzia - zablokowane, w kwarantannie, zagubione, wydane, w serwisie, w buforze innego dokumentu albo brak na stanie.
- Kontrole - przegląd, wzorcowanie, legalizacja lub badanie po terminie albo z wynikiem negatywnym.
- Uprawnienia - kartoteka wymaga uprawnienia, którego pracownik nie ma albo ma po terminie.
- Limity - liczba sztuk i wartość narzędzi u pracownika, a także zaległy zwrot, który może blokować nowe wydanie.
Wyjątek z powodem zapisanym w dzienniku może zrobić tylko kierownik narzędziowni, a przy niektórych blokadach (na przykład legalizacja, zagubienie, brak na stanie) wyjątku nie ma. Blokady wydań mają tryb próbny: po jego włączeniu program wydaje, ale w raporcie zapisuje, co zostałoby zablokowane. Dzięki temu przed włączeniem blokad można sprawdzić, kogo i co by dotknęły.
Terminy i przypomnienia o zwrocie
Każde wydanie ma termin zwrotu, domyślnie liczony w dniach z ustawień narzędziowni. Zadanie dzienne pilnuje terminów i dopisuje wiadomości do kolejki poczty, a wysyła je usługa SSService. Pracownik dostaje jedną wiadomość z listą narzędzi: kilka dni przed terminem (domyślnie 3), w dniu terminu i po terminie co kilka dni (domyślnie 7). To samo przypomnienie nie idzie drugi raz, a nowy termin zwrotu zaczyna cykl od nowa. Opcjonalnie dochodzi SMS, gdy coś jest po terminie.
Kierownik może ponaglić ręcznie z rejestru Narzędzia u pracowników: zaznacza wiele wierszy, a okno pokazuje adresatów i liczbę pozycji. Brak adresu e-mail jest oznaczony na czerwono, więc wiadomo, do kogo wiadomość nie dojdzie. Dodatkowo kierownik dostaje raz dziennie skrót: zwroty po terminie, kontrole, stany poniżej minimum i prośby pracowników.
Ekran Moje narzędzia: rozliczanie narzędzi pracowników
Pracownik ma własny ekran na telefonie lub komputerze. Widzi liczbę pozycji u siebie, te po terminie na górze listy i najbliższą datę zwrotu oraz kontroli. Przy każdym narzędziu może poprosić o przedłużenie z uzasadnieniem, zgłosić uszkodzenie (z opisem i zdjęciem) albo zagubienie. Prośba trafia do kierownika i sama niczego nie zmienia. Przyjęcie przedłużenia zmienia termin zwrotu na dokumencie, przyjęcie uszkodzenia przenosi narzędzie do kwarantanny, a przyjęcie zagubienia oznacza je jako zagubione. Pracownik dostaje wiadomość o decyzji.
Zwrot z oceną stanu
Przy narzędziach z numerem egzemplarza zwrot ma ocenę stanu. Domyślnie jest ustawiony wariant Sprawny, więc zwykły zwrot to jeden skan. Wariant Do kontroli kieruje narzędzie do kwarantanny, a Uszkodzony wymaga opisu usterki i przyczyny (zużycie, wina pracownika, nieznana). Z kwarantanny zwalnia kierownik narzędziowni, więc uszkodzone narzędzie nie trafia z powrotem na półkę niezauważone.
Gdy narzędzie już zniknęło
Kierownik zgłasza zagubienie z okolicznościami. Narzędzie dostaje status Zagubione, zostaje na saldzie pracownika i nie wraca do obiegu bez zapisu odnalezienia. Gdy ktoś zeskanuje takie narzędzie w okienku, program pokaże, u kogo figurowało jako zagubione i od kiedy, i zapyta, czy zarejestrować odnalezienie. Gdy narzędzia nie da się odzyskać, likwidacja idzie dokumentem LK z przyczyną (zużycie, uszkodzenie, wada, zagubienie, kradzież). Przy odejściu pracownika wszystko to zbiera karta obiegowa z wyceną.
Ewidencja narzędzi w firmie: zeszyt, arkusz i system w pięciu pytaniach
| Pytanie | Zeszyt | Arkusz | Studio TCS.net |
|---|---|---|---|
| Jak zapisuje się wydanie? | Ręczny wpis w zeszycie. | Wpis w wierszu arkusza. | Skan karty i narzędzia, zatwierdzenie jednym klawiszem. |
| Czy widać konkretny egzemplarz? | Zwykle tylko nazwa narzędzia. | Gdy ktoś wpisze numer seryjny. | Tak, egzemplarz ma numer, etykietę i własną historię. |
| Kto odpowiada? | Podpis w zeszycie. | Nazwisko w komórce. | Konto pracownika, dokument i opcjonalny podpis na ekranie. |
| Skąd wiadomo o zaległościach? | Z pamięci narzędziownika. | Z filtra, jeśli ktoś go ustawi. | Z listy Narzędzia u pracowników, kafla Zwroty po terminie i przypomnień. |
| Czy działa przez internet? | Nie. | Zależy od udostępnienia pliku. | Tak, program działa w przeglądarce. |
Procedura wydania, która ogranicza błędy
- Zeskanuj kartę pracownika i sprawdź jego dane, uprawnienia i narzędzia, które już ma.
- Zeskanuj narzędzie (numer seryjny lub kod egzemplarza) i sprawdź kolor pozycji.
- Przy czerwonej pozycji przeczytaj powód. Nie obchodź blokady, tylko skieruj narzędzie do kontroli albo zgłoś wyjątek kierownikowi.
- Zatwierdź sesję i zanotuj numery dokumentów. Poproś o podpis na ekranie, gdy firma tego wymaga.
- Przy zwrocie oceń stan narzędzia i opisz usterkę, jeśli jest.
- Raz w tygodniu przejrzyj listę zwrotów po terminie i ponagl te wiersze, na które nikt nie zareagował.
Straty narzędzi: co kosztuje brak ewidencji egzemplarzowej
- Podwójne zakupy narzędzi, których nikt nie umie znaleźć.
- Czas pracowników i narzędziownika na poszukiwania zamiast na pracę.
- Opóźnienia zleceń, gdy brakuje właściwego narzędzia w kluczowym momencie.
- Spory z pracownikami o to, kto komu co wydał, bo nie ma dokumentu.
Czego program nie robi
- Nie zamyka magazynu na klucz i nie zastępuje porządku fizycznego. Zostawia ślad: osobę, datę i dokument.
- Nie wymusza ewidencji egzemplarzowej dla każdego narzędzia. Materiały i drobne akcesoria prowadzi się ilościowo, a numer seryjny nadaje się narzędziom, których historia ma znaczenie.
- Nie decyduje o odpowiedzialności materialnej. Wycena i ewentualne potrącenia to decyzja zakładu i działu kadr.
Jak zacząć
Najpierw wybieramy narzędzia, które mają być egzemplarzami (kosztowne, krytyczne, z kontrolami), potem ustalamy domyślny termin zwrotu, limity i listę osób uprawnionych do wyjątków. Blokady włączamy po okresie próbnym, żeby pracownicy i magazynierzy nie zaskoczyli się pierwszego dnia. Pokrewne tematy opisują strony o szybkim wydaniu i zwrocie, rozliczaniu pracowników z narzędzi, kontroli stanu przy wydaniu i inwentaryzacji narzędzi. Całość obszaru opisuje strona o systemie dla narzędziowni. Zaległe zwroty ogranicza ponaglenie o zwrot narzędzi bez konfliktów, a sprzęt najęty z zewnątrz opisuje artykuł o kontroli kosztów i terminów najmu.