Inwentaryzacja narzędzi w Studio TCS.net zaczyna się od arkusza, który blokuje kartoteki i lokalizacje magazynu do chwili zamknięcia. Osoba spisująca wpisuje ilość policzoną bez stanu systemowego, a różnice pokazują się dopiero po zamknięciu arkusza. Zamknięcie wymaga ilości w każdej pozycji. Funkcja jest w przygotowaniu do wdrożenia.
Funkcja w skrócie
| Cecha | Opis |
|---|---|
| Produkt | Studio TCS.net, moduł narzędziowni w platformie StudioSystem ST 26 |
| Funkcja | Arkusz inwentaryzacji narzędzi ze spisem na ślepo, blokadą kartotek i rozliczeniem różnic |
| Dla kogo | Narzędziownik i osoba odpowiedzialna za stan magazynu narzędziowni |
| Gdzie w programie | Menu roli Narzędziownia, sekcja MAGAZYN, pozycja Inwentaryzacja |
| Status | w przygotowaniu do wdrożenia; wdrożenie po uzgodnieniu zakresu |
| Wymagania | Przeglądarka internetowa; kartoteki artykułów z lokalizacjami, a dla spisu partii numery serii |
| Integracje | Brak integracji zewnętrznej; dokumenty różnic tworzy program |
| Granice | Spis nie pokazuje stanu systemowego, a różnice powstają dopiero przy zamknięciu arkusza |
Dla kogo i kiedy spis na ślepo ma sens
Spis narzędzi bywa obarczony błędem przepisywania. Osoba liczy narzędzie i zapisuje ilość, a jeśli zna stan z zestawienia, łatwiej jej dopasować liczbę do oczekiwanej. Spis na ślepo odwraca tę kolejność: osoba liczy i wpisuje, a program porównuje wynik ze stanem dopiero po zamknięciu. Dzięki temu wynik jest niezależny od tego, co wcześniej zapisano w systemie.
Metoda wymaga dyscypliny, bo kartoteki objęte arkuszem są na czas spisu zablokowane, a to wpływa na pracę przy okienku.
Metoda nie wyjaśnia przyczyn różnic, które wynikają z przyjęć i wydań. Jeśli dokumenty wydania są zapisywane nierzetelnie, spis pokaże różnicę, ale nie wskaże jej przyczyny. Przyczynę trzeba ustalić po stronie dokumentów.
Co zmienia się w pracy
| Zadanie | Jak to wygląda ręcznie lub w arkuszu | Jak to wygląda z arkuszem inwentaryzacji |
|---|---|---|
| Ustalenie zakresu spisu | Lista narzędzi w zeszycie, bez wyraźnej granicy | Wybór zakresu: cały magazyn, lokalizacja albo asortyment, z kontrolą wcześniejszego arkusza |
| Zablokowanie wydań na czas spisu | Kartka na drzwiach magazynu | Blokada kartotek i lokalizacji od utworzenia arkusza do zamknięcia |
| Wpis ilości | Notatka papierowa przepisywana do arkusza | Lista pozycji do spisania z polem ilości policzonej i postępem |
| Rozliczenie różnic | Ręczne wyliczenie przy zamknięciu | Zestawienie zgodnych pozycji, nadwyżek i niedoborów z wartością |
Jak to działa na ekranie
Nowy arkusz wymaga wyboru zakresu: Cały magazyn, Lokalizacja albo Asortyment. Magazyn jest zawsze wymagany. Lokalizacja pojawia się tylko przy zakresie lokalizacji, a asortyment to jeden wybór z podpowiedzią od dwóch znaków. Przycisk Utwórz arkusz aktywuje się po kontroli. Kontrola sprawdza cztery warunki, na przykład czy w tym zakresie nie ma dokumentów w buforze albo czy nie jest już otwarty inny arkusz. Komunikat Dokumenty w buforze w tym zakresie wymaga zatwierdzenia albo usunięcia przed inwentaryzacją.
Po utworzeniu arkusza program potwierdza komunikatem Utworzono arkusz inwentaryzacji. Ostrzeżenie w oknie mówi, że utworzenie arkusza zablokuje kartoteki i lokalizacje magazynu do czasu zamknięcia. Blokada zdejmuje się przy zamknięciu arkusza albo przy jego usunięciu.
Ekran spisu pokazuje tabelę z kolumnami Lp., Artykuł (indeks i nazwa), Nr serii, Lokalizacja, Termin ważności oraz Policzono. Kolumna Policzono pokazuje, które pozycje są już spisane. Brak kolumny ze stanem systemowym to założenie spisu na ślepo. Filtry Do spisania, Policzone i Wszystkie pozwalają zawęzić listę, a licznik Policzone pokazuje postęp w formacie liczba spisanych do liczby wszystkich.
Panel Ilość policzona przyjmuje wartość z dokładnością do trzech miejsc po przecinku. Przycisk Zapisz i dalej zapisuje wpis i przechodzi do następnej pozycji. Enter także zapisuje. Przycisk Pomiń przechodzi dalej bez wpisu, a Wyczyść spis, dostępny tylko dla pozycji policzonej, czyści wpis. Wyszukiwanie działa po indeksie, kodzie EAN, numerze serii i lokalizacji. Pusty wpis nie zapisuje zera, więc pozycja zostaje niepoliczona. Wartość niedozwolona kończy się komunikatem Podaj ilość policzoną (0 albo więcej).
Zamknięcie arkusza wykonuje się przyciskiem Zamknij arkusz w nagłówku. Program wymaga, by każda pozycja była policzona. Gdy jakaś nie jest, pojawia się komunikat Arkusz ma niepoliczone pozycje, z liczbą pozycji, i przyciski Wróć oraz Pokaż niepoliczone. Gdy wszystkie są policzone, zamknięcie pokazuje tabelę z pozycjami zgodnymi ze stanem, nadwyżkami i niedoborami. Nadwyżki tworzą dokument PI, a niedobory dokument RI, z ilością i wartością w złotych. Program informuje, że zamknięcie zatwierdzi dokumenty różnic, zmieni stany i odblokuje kartoteki.
Po zamknięciu arkusz ma status Zamknięty i pokazuje się tylko do podglądu, z chipami Nadwyżki PI oraz Niedobory RI. Jeśli nie ma różnic, pojawia się komunikat Spis zgodny ze stanem - bez dokumentów różnic. Numery i status dokumentów PI i RI nadaje serwer, a nie formularz.
Co dostajesz
| Funkcja | Do czego służy | Kto z niej korzysta | Gdzie w programie |
|---|---|---|---|
| Nowy arkusz | Wybór zakresu i utworzenie spisu z blokadą | Narzędziownik | Narzędziownia, Inwentaryzacja |
| Ekran spisu | Wpis ilości policzonej, filtry i wyszukiwanie | Osoba spisująca | Arkusz otwarty w statusie Otwarty |
| Zamknięcie arkusza | Rozliczenie różnic i zdjęcie blokady | Osoba odpowiedzialna za stan | Przycisk Zamknij arkusz |
| Dokumenty PI i RI | Zapis nadwyżek i niedoborów po zamknięciu | Osoba odpowiedzialna za stan | Chipy w zamkniętym arkuszu |
Scenariusz dnia
Przykład: osoba odpowiedzialna tworzy arkusz dla jednej lokalizacji przykładowej, a program sprawdza, czy w tym zakresie nie ma otwartych dokumentów w buforze. Kontrola przechodzi, więc arkusz się tworzy, a kartoteki tej lokalizacji się blokują. Spisująca osoba wybiera filtr Do spisania i wpisuje ilości, zapisując każdą pozycję klawiszem Enter. Pod koniec zmiany licznik pokazuje, że część pozycji nie jest spisana. Przed zamknięciem program wskazuje je w komunikacie. Po ich uzupełnieniu zamknięcie pokazuje dwie nadwyżki i jeden niedobór, a kartoteki wracają do normalnej pracy.
Połączenia z resztą platformy
Zamknięcie arkusza tworzy dokumenty PI i RI, które zmieniają stan magazynu narzędziowni. Te same stany widać w kaflach kokpitu i w dokumentach magazynu opisanych na osobnej stronie. Dokumenty w buforze z tego zakresu trzeba zatwierdzić albo usunąć przed utworzeniem arkusza, bo kontrola przy tworzeniu ich wykrywa.
Czego funkcja nie robi
- Spis nie pokazuje stanu systemowego. Różnice pojawiają się dopiero po zamknięciu arkusza.
- Program nie wskazuje przyczyny niedoboru ani nadwyżki. Przyczynę ustala osoba odpowiedzialna na podstawie dokumentów.
- Arkusz nie przyjmuje wpisów po zamknięciu. Wpis dodany po zamknięciu wymaga nowego arkusza.
Funkcja jest w przygotowaniu do wdrożenia; wdrożenie po uzgodnieniu zakresu.
Jak zacząć
Przed najbliższą inwentaryzacją trzeba mieć uporządkowane kartoteki artykułów z lokalizacjami, dokumenty w buforze zatwierdzone albo usunięte, a także ustalone zasady zakresów spisu. Trzeba też wyznaczyć osobę spisującą i osobę zamykającą arkusz. Konfigurację wykonuje zespół Studio TCS.net po uzgodnieniu zakresu. Kolejność to kartoteki, potem zasady zakresów, a na końcu próba na małej lokalizacji.
Przed rozmową o wdrożeniu warto odpowiedzieć na pięć pytań:
- Jak długo magazyn może być zablokowany na czas spisu?
- Czy spisuje się cały magazyn, czy zakresami?
- Czy narzędzia są prowadzone po numerach serii?
- Kto zamyka arkusz i zatwierdza dokumenty różnic?
- Czy w zakresie są dokumenty w buforze, które trzeba zakończyć przed spisem?
Jak ocenić takie rozwiązanie
| Pytanie do dostawcy | Jak to wygląda w Studio TCS.net |
|---|---|
| Czy spisujący widzi stan systemowy? | Nie. Spis jest na ślepo, a różnice pokazują się po zamknięciu. |
| Czy magazyn jest blokowany na czas spisu? | Tak. Kartoteki i lokalizacje objęte arkuszem są zablokowane do zamknięcia. |
| Czy można spisać tylko część magazynu? | Tak. Zakres to lokalizacja albo asortyment. |
| Czy pusta ilość jest zerem? | Nie. Pusty wpis nie zapisuje zera, a zero trzeba wpisać jawnie. |
| Co powstaje po zamknięciu? | Dokumenty PI dla nadwyżek i RI dla niedoborów, z wartością w złotych. |
Powiązane strony
Inwentaryzację zestawiają z dokumentami magazynu opisanymi na stronie Dokumenty magazynu narzędziowni: dwanaście typów w jednym oknie. Stan narzędzi po spisie pokazują kafle kokpitu, opisane na stronie Kokpit narzędziowni i utrzymania ruchu w Studio TCS.net. Przeglądy egzemplarzy, które również wpływają na zestawienia, opisuje strona Przeglądy i legalizacje narzędzi: terminy i wykonanie.
Bufor dokumentów, który trzeba opróżnić przed spisem, opisuje artykuł o buforze dokumentów i obiegu akceptacji, a kartoteki objęte arkuszem artykuł o kartotekach magazynowych. Ogólny opis programu jest w dziale o programie do narzędziowni.