Karta obiegowa w Studio TCS.net pokazuje w jednym miejscu wszystko, co pracownik ma i za co odpowiada: narzędzia z narzędziowni, odzież z modułu BHP i sprzęt IT. Każda pozycja ma wycenę na dzień zwolnienia, a rozliczenie zapisuje się z podpisem pracownika i kierownika w niezmiennym archiwum.
Opisujemy, jak przygotować odejście pracownika bez sporów o to, kto czym dysponuje: od daty zwolnienia, przez zwroty w okienku, aż po dokument KO w archiwum. Funkcja jest częścią nowej wersji narzędziowni; zakres wdrożenia ustalamy z klientem.
Dlaczego rozliczenie przy odejściu sprawia kłopot
Narzędzia mają swoje saldo w narzędziowni, odzież w module BHP, a sprzęt komputerowy w ewidencji IT. Przy odejściu pracownika ktoś musi te trzy listy zebrać, porównać z fizycznym stanem i ocenić wartość. Gdy robi się to ręcznie, najczęściej pojawiają się trzy problemy: pominięta jedna z list, wycena „na oko” i spór o to, kto komu co wydał.
Co zawiera karta obiegowa: narzędzia u pracownika, odzież i sprzęt IT
Kartę otwiera się z rejestru Narzędzia u pracowników albo z kartoteki pracownika, a data wyceny to data zwolnienia, a gdy jej nie ma, dzień dzisiejszy. Pozycje pochodzą z czterech źródeł.
| Sekcja | Skąd pozycje | Wycena |
|---|---|---|
| Narzędzia z numerem seryjnym | Saldo wydań i zwrotów | Cena zakupu pomniejszona o zużycie liniowe: cena razy (1 minus miesiące używania podzielone przez okres używania). Po upływie okresu 0. |
| Narzędzia bez ceny zakupu i kartoteki ilościowe | Saldo wydań i zwrotów | Cena ewidencyjna z kartoteki. |
| Odzież i środki ochrony indywidualnej | Moduł BHP | Cena z dokumentu BHP, a gdy jej nie ma, z kartoteki BHP. |
| Sprzęt IT | Ewidencja ewidIT | Cena zakupu netto, a gdy jej nie ma, cena katalogowa. |
Okres używania ustawia się w tabeli okresów dla kartoteki albo typu kartoteki. Bez okresu program bierze cenę zakupu i dopisuje „brak okresu używania”. Metodę wyceny (zużycie liniowe albo cena zakupu) wybiera ustawienie narzędziowni, więc zakład może przyjąć własną zasadę.
Rozliczenie pracownika przy odejściu: obieg
Kartę obiegową warto traktować jako ostatni krok większego obiegu, który zaczyna się w kadrach. Schemat poniżej pokazuje cały przebieg.
Blokada wydań po dacie zwolnienia
Data zwolnienia pochodzi z kartoteki pracownika albo z importu kadr. Po tej dacie program nie wyda pracownikowi żadnego narzędzia, a wyjątek kierownika nie przysługuje. Komunikat mówi wprost: „Pracownik zwolniony od daty: nie można wydać mu narzędzia. Rozlicz go kartą obiegową.” Dzięki temu w ostatnich dniach nie przybywa nowych pozycji na koncie osoby, która odchodzi.
Import kadr zasila też uprawnienia pracowników, więc zmiany w kadrach nie wymagają przepisywania danych do narzędziowni.
Karta niepełna: kiedy sekcja jest pusta nie bez powodu
Pusta sekcja na karcie znaczy, że pracownik nic nie ma, tylko wtedy, gdy dany moduł sprawdzono. W przeciwnym razie na górze pojawia się ramka Karta niepełna z powodem i wskazówką, co zrobić.
| Powód | Co zrobić |
|---|---|
| Brak parametru klienta BHP lub firmy ewIT | Administrator wskazuje klienta BHP i firmę ewIT w ustawieniach. |
| Pracownik nie ma numeru SAP ani numeru karty | Uzupełnij je w kartotece pracownika. |
| Nie znaleziono pracownika w BHP lub osoby w ewIT | Numer SAP musi odpowiadać numerowi osobowemu, a numer karty numerowi karty. W ewIT można też wskazać pracownika wprost. |
| Moduł nie jest wdrożony | Tej sekcji nie da się sprawdzić. |
Program nigdy nie dopasowuje pracownika po nazwisku. Taka reguła ma jeden powód: łatwo byłoby obciążyć pracownika cudzym sprzętem, gdy dwie osoby mają to samo nazwisko.
Wycena narzędzi (zużycie liniowe), brak ceny i suma rozliczenia
Pozycja bez żadnej ceny dostaje napis „brak ceny” i trafia do osobnego kafla Bez ceny. Taka pozycja nie liczy się do sumy, więc suma jest wtedy zaniżona. Przed zapisem rozliczenia warto uzupełnić cenę w kartotece, bo zapisany dokument nie zmieni się później.
Rozliczenie i archiwum
Przycisk Zapisz rozliczenie jest dostępny dla kierownika narzędziowni i wymaga podpisu pracownika oraz kierownika. Zapis tworzy dokument z numerem KO w archiwum. Program zapisuje stan z tej chwili, więc późniejsze wydania i zmiany cen nie zmienią dokumentu.
Rejestr Archiwum dokumentów pokazuje zapisane karty obiegowe i podpisane protokoły braku. Wpisu nie da się zmienić ani usunąć, a każdy ma skrót SHA-256 powiązany ze skrótem poprzedniego wpisu. Funkcja Sprawdź łańcuch liczy skróty od nowa: wynik „Łańcuch cały” oznacza, że żaden wpis nie został zmieniony ani usunięty. To dowód, który można pokazać audytorowi albo działowi kadr.
Lista kontrolna dla kierownika przy odejściu
- Data zwolnienia jest w kartotece pracownika albo została zaimportowana z kadr.
- Pracownik ma numer SAP lub numer karty, żeby karta mogła znaleźć odzież i sprzęt IT.
- Wszystkie narzędzia wróciły w okienku z oceną stanu: sprawny, do kontroli lub uszkodzony.
- Narzędzia uszkodzone mają opis usterki i ocenę przyczyny (zużycie, wina pracownika, nieznana).
- W karcie nie ma ramki Karta niepełna ani pozycji bez ceny, albo każda taka pozycja ma wyjaśnienie.
- Pracownik i kierownik podpisali rozliczenie, a dokument KO jest w archiwum.
- Dział kadr dostał wycenę i sam decyduje o ewentualnych potrąceniach.
Czego karta nie robi
- Nie jest dokumentem potrącenia i nie decyduje o odpowiedzialności materialnej. To wycena do rozliczenia.
- Nie zgaduje powiązań. Bez numeru SAP lub numeru karty sekcja odzieży i sprzętu IT nie zostanie sprawdzona, a karta to zaznaczy.
- Odzież wydana w narzędziowni, zanim jej obsługę przejął moduł BHP, jest na karcie w sekcji narzędzi, bo moduł BHP o tych wydaniach nie wie.
- Nie zmienia zapisanego rozliczenia. Poprawka wymaga nowego wpisu, bo archiwum jest niezmienne.
Co dalej
Rozliczenie przy odejściu to końcówka codziennej rozliczalności. O zasadach wydawania i kontroli sprzętu w trakcie zatrudnienia piszemy w artykule o rozliczaniu pracowników z narzędzi, a o odzieży i ŚOI na stronie ewidencji odzieży roboczej i BHP. Zwroty z oceną stanu opisuje szybkie wydanie i zwrot narzędzi, a zabezpieczenie przed ujemnym stanem artykuł o kontroli stanu przy wydaniu. Całość obszaru opisuje strona o systemie dla narzędziowni. Zaległe zwroty przed odejściem pracownika pomaga ograniczyć ponaglenie o zwrot narzędzi.