Koszt najmu rośnie z każdym dniem, więc najwięcej oszczędza kontrola trzech punktów: odbioru, czasu u użytkownika i zwrotu. W Studio TCS.net sprzęt z wypożyczalni wchodzi na stan dokumentem NPD z terminem zwrotu, wychodzi do pracownika dokumentem NW i wraca do dostawcy dokumentem NWD, a daty każdego kroku są zapisane, więc fakturę da się sprawdzić z dokumentami.
Ta strona jest listą kontrolną dla osoby, która odpowiada za koszty najmu. Pełny opis kartotek wypożyczalni i dokumentów opisuje strona o najmie narzędzi z wypożyczalni, a tutaj skupiamy się na tym, gdzie najczęściej ucieka pieniądz i jak to wyłapać. Funkcje opisane niżej są częścią nowej wersji narzędziowni; zakres wdrożenia ustalamy z klientem.
Skąd biorą się koszty wynajmu maszyn i narzędzi
- Przetrzymanie ponad umowę. Sprzęt stoi na placu po zakończeniu pracy, bo nikt nie pamięta o zwrocie.
- Dni wolne i weekendy. Umowa może liczyć je jako płatne, a sprzęt nie pracuje.
- Dwa najmy tego samego typu. Jedna budowa wynajmuje zagęszczarkę, a druga ma własną stojącą bezczynnie.
- Szkody bez dowodu. Uszkodzenie wychodzi przy zwrocie i nie ma zdjęcia stanu z odbioru.
- Faktura bez sprawdzenia. Liczba dni na fakturze nie jest porównana z datami przyjęcia i zwrotu.
Dokumenty NPD i NWD: ewidencja wynajmowanego sprzętu
| Dokument | Co się dzieje | Co zapisuje | Do czego służy przy kontroli |
|---|---|---|---|
| NPD | Przyjęcie od wypożyczalni | Numer serii, wypożyczalnia, termin zwrotu, numer dokumentu dostawcy, zdjęcia i załączniki. | Początek okresu najmu i stan z odbioru. |
| NW | Wydanie pracownikowi lub brygadzie | Kto ma sprzęt, od kiedy, na jaki koszt (MPK). | Kto użytkuje i kto odpowiada za szkodę. |
| NP | Zwrot od pracownika do magazynu | Data powrotu i ocena stanu. | Moment, od którego sprzęt nie pracuje. |
| NWD | Zwrot do wypożyczalni | Data zwrotu, numer dokumentu dostawcy. | Koniec okresu najmu do porównania z fakturą. |
| US | Dokument usługi (koszt) | Koszt z faktury przy numerze seryjnym. | Suma kosztów jednego sprzętu bez ruchu magazynowego. |
Odbiór od wypożyczalni: lista kontrolna
- Numer fabryczny sprzętu zgadza się z umową i jest wpisany jako numer serii pozycji.
- Stan techniczny jest opisany w uwagach do pozycji, a zdjęcia dołączone w zakładce Zdjęcia dokumentu NPD.
- Atesty, instrukcje i protokół odbioru są dodane w zakładce Załączniki lub Pliki.
- Jeśli sprzęt ma licznik (motogodziny), jego stan jest wpisany w uwagach do pozycji, bo program nie ma osobnego pola licznika dla sprzętu najętego.
- Termin zwrotu na pozycji odpowiada umowie, a numer dokumentu dostawcy (zamówienia albo umowy) jest w nagłówku.
Czas u użytkownika: zarządzanie sprzętem na budowie
Sprzęt przyjęty od wypożyczalni może być wydany pracownikowi tak jak własny: figuruje na jego koncie, a koszt można rozliczyć na wydział lub kontrakt. Z listy Narzędzia u pracowników widać, kto ma sprzęt, od kiedy i do kiedy. Przed weekendem warto przejrzeć listę najętego sprzętu i zdecydować, co wraca do wypożyczalni, a co przejmuje inna brygada. Przed każdym wydaniem na nową budowę sprawdź, czy firma nie ma już tego typu sprzętu bezczynnie w magazynie.
Zwrot do wypożyczalni i sprawdzenie faktury
Sprzęt najpierw wraca od pracownika do magazynu dokumentem NP z oceną stanu, a potem do wypożyczalni dokumentem NWD. Lista zwrotów zależy od wybranej wypożyczalni i pokazuje tylko sprzęt, który od niej pobrano, więc nie zwrócisz cudzego. Po otrzymaniu faktury porównaj liczbę dni najmu z datami z dokumentów NPD i NWD. Koszt z faktury możesz zapisać dokumentem usługi (US), a rozliczenie kosztów według MPK opisuje artykuł o rozliczaniu kosztów narzędzi.
Wynająć czy kupić
Gdy ten sam sprzęt wraca do firmy po raz trzeci w roku, warto zsumować koszty najmu z dokumentów i porównać z ceną zakupu oraz kosztem własnej obsługi (serwis, kontrole, miejsce w magazynie). Program daje dane do takiego porównania, ale decyzja zależy od częstotliwości użycia i warunków umowy, a nie od jednej reguły.
Czego program nie robi
- Nie pobiera faktur z wypożyczalni i nie porównuje ich automatycznie z dokumentami. Porównanie wykonuje osoba odpowiedzialna.
- Nie liczy automatycznie kosztu dobowego najmu ani kar umownych.
- Nie ma osobnego pola licznika motogodzin dla sprzętu najętego. Stan licznika wpisuje się w uwagach.
- Nie zmienia majątku własnego: sprzęt najęty ma oznaczone pochodzenie i nie jest likwidowany jak własny.
Co dalej
Kartoteki wypożyczalni i pełny opis dokumentów NPD i NWD znajdziesz na stronie o najmie narzędzi z wypożyczalni, a wydawanie sprzętu pracownikom opisuje artykuł o gubieniu narzędzi. Koszt wzorcowania lub naprawy zapisany jako usługa opisuje artykuł o rejestrze przyrządów pomiarowych. Całość obszaru opisuje strona o systemie dla narzędziowni.