Najłatwiej odzyskać narzędzia, gdy pracownik wie o terminie i dostaje przypomnienie, zanim będzie spóźniony. W Studio TCS.net termin zwrotu jest na dokumencie wydania, program sam kolejkuje przypomnienia przed terminem i po nim, a kierownik ponagla ręcznie tylko tych, którzy nie zareagowali.
Opisujemy cały mechanizm: przypomnienia automatyczne, ponaglenia ręczne, prośby pracowników o przedłużenie i skrót dla kierownika. To jedno z narzędzi, które porządkuje obieg opisany w artykule o gubieniu narzędzi. Funkcje poniżej są częścią nowej wersji narzędziowni; zakres wdrożenia ustalamy z klientem.
Skąd biorą się konflikty o zwrot narzędzi i zaległy zwrot
- Pracownik nie wie, do kiedy ma narzędzie, bo termin jest „w głowie” narzędziownika.
- Upomnienia są osobne dla każdego narzędzia i wyglądają jak oskarżenie.
- Nie ma prostego sposobu, by poprosić o więcej czasu, więc spóźnienie wygląda na lekceważenie.
- Kierownik dowiaduje się o zaległościach przypadkiem, przy brakującym narzędziu.
Przypomnienie o zwrocie narzędzi: wysyłane automatycznie
Zadanie dzienne sprawdza terminy i dopisuje wiadomości do kolejki poczty, a wysyła je usługa SSService. Pracownik dostaje jedną wiadomość z listą narzędzi.
| Co przypominamy | Kiedy |
|---|---|
| Zwrot | Kilka dni przed terminem (domyślnie 3), w dniu terminu i po terminie co kilka dni (domyślnie 7). |
| Kontrola | Dwa razy przed terminem (domyślnie 30 i 7 dni) i po terminie co kilka dni. Tylko narzędzia, które pracownik ma u siebie. |
To samo przypomnienie nie idzie drugi raz, a nowy termin zwrotu zaczyna cykl od nowa. Opcjonalnie dochodzi krótki SMS, ale tylko wtedy, gdy coś jest po terminie. Wysyłkę można wyłączyć: wtedy nic nie jest kolejkowane, a ponaglenia ręczne działają zawsze.
Ponaglenie o zwrot narzędzi: ręczne
Gdy automat nie wystarcza, kierownik ponagla z rejestru Narzędzia u pracowników albo z kafla Zwroty po terminie przyciskami Ponaglij i Wezwij do zwrotu. Z rejestru Kontrole służy Przypomnij posiadaczom, a z rejestru Serwis Ponaglij wykonawcę. Można zaznaczyć wiele wierszy naraz.
Okno pokazuje adresatów i liczbę pozycji. Brak adresu e-mail jest zaznaczony na czerwono, bo tej osobie wiadomość nie pójdzie, więc kierownik od razu wie, kogo trzeba zawiadomić inaczej. Treść można zmienić, a listę narzędzi dopisuje serwer ze stanu bieżącego, więc nie ma ryzyka, że w wiadomości będzie narzędzie, które już wróciło.
Prośby pracowników: przedłużenie, uszkodzenie, zagubienie
Pracownik ma ekran Moje narzędzia na telefonie i komputerze. Widzi liczbę pozycji u siebie, te po terminie na górze i najbliższą datę zwrotu oraz kontroli. Przy każdym narzędziu może poprosić o przedłużenie (nowy termin i uzasadnienie), zgłosić uszkodzenie (opis i do czterech zdjęć) albo zagubienie (kiedy i gdzie widział je ostatni raz).
Prośby czekają w rejestrze Prośby pracowników i na kaflu pulpitu. Kierownik przyjmuje albo odrzuca; odrzucenie wymaga uzasadnienia. Przyjęcie przedłużenia zmienia termin zwrotu na dokumencie wydania, przyjęcie uszkodzenia przenosi egzemplarz do kwarantanny, a przyjęcie zagubienia oznacza go jako zagubiony. Pracownik dostaje wiadomość o decyzji. Dla kartoteki ilościowej przyjęcie tylko zamyka prośbę, a resztę rozlicza się przy zwrocie albo protokołem.
Skrót dla kierownika i kontrola wysyłki
- Skrót dzienny. Raz dziennie kierownik dostaje wiadomość: zwroty po terminie, kontrole, stany poniżej minimum, prośby i zwolnionych z narzędziami. Adresy rozdziela się średnikiem.
- Rejestr Powiadomienia. Stan każdej wiadomości (W kolejce, Wysłano, Ponawiane, Brak adresu, Nie wysłano) i przycisk Treść.
- Adres testowy. Gdy jest wpisany, cała poczta lub wszystkie SMS idą na niego, a adresat docelowy jest w treści. Na bazie demonstracyjnej bez adresu testowego nic nie wychodzi.
- Uruchom teraz. Wykonuje zadanie dzienne od razu; drugie uruchomienie tego samego dnia niczego nie powtórzy.
Gdy zaległości się powtarzają
Kierownik może włączyć ustawienie, że zaległy zwrot blokuje nowe wydanie: pracownik najpierw rozlicza narzędzia po terminie. Wyjątek z powodem może zrobić tylko kierownik. Termin zwrotu można też przedłużyć z kafla Zwroty po terminie, ale tylko kierownik, z powodem, a zmiana zapisuje się w historii dokumentu. Odzież i środki BHP wskazane w ustawieniach nie liczą się do zwrotów po terminie ani do przypomnień.
Zasady, które warto spisać: termin zwrotu narzędzi
- Domyślny termin zwrotu dla typów narzędzi (w dniach) i kto może go przedłużać.
- Po ilu dniach zaległości wiadomość trafia do przełożonego pracownika (program wysyła skrót do kierownika narzędziowni, a dalszą eskalację ustala zakład).
- Kiedy zaległy zwrot blokuje nowe wydanie i kto robi wyjątek.
- Co się dzieje z narzędziem, którego nie da się odzyskać: zgłoszenie zagubienia i likwidacja dokumentem LK.
Czego program nie robi
- Nie wysyła wiadomości do osoby bez adresu e-mail. Brak adresu jest oznaczony, ale trzeba go uzupełnić w kartotece.
- Nie eskaluje sam do przełożonego pracownika spoza narzędziowni. Skrót trafia do wskazanych adresatów.
- Nie zmienia terminu bez decyzji kierownika. Prośba pracownika niczego nie zmienia, dopóki nie zostanie przyjęta.
Co dalej
Zwroty z oceną stanu opisuje artykuł o okienku narzędziowni, a wskaźnik Zwroty po terminie artykuł o wskaźnikach narzędziowni. Zasady rozliczania pracowników opisuje strona o rozliczaniu pracowników z narzędzi, a odejście pracownika karta obiegowa. Całość obszaru opisuje strona o systemie dla narzędziowni.