Oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej

Ewidencja odzieży roboczej w Studio TCS.net obejmuje cały obieg wyposażenia pracownika: normy przydziału dla stanowisk, rozmiarówkę, wydania z kontrolą limitów, zwroty, pranie odzieży wielokrotnego użytku, raporty kosztów i komplet dokumentów na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy.

Papierowe karty przydziału i arkusze kalkulacyjne przestają wystarczać, gdy w firmie pracuje kilkudziesięciu ludzi na różnych stanowiskach. Trudno wtedy odpowiedzieć na proste pytania: komu kończy się okres używalności butów, ile kurtek w rozmiarze L trzeba zamówić, czy spawacz nie pobrał rękawic ponad normę i czy odchodzący pracownik oddał wyposażenie. Program do ewidencji odzieży roboczej odpowiada na nie na bieżąco, a przy tym działa w tej samej bazie co program do narzędziowni i moduł CMMS, więc pracownik ma jedną kartotekę dla narzędzi, odzieży i środków ochrony.

Obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy, typowe okresy używalności i ogólny przebieg wydań opisuje strona działu system do zarządzania odzieżą roboczą i artykułami BHP. Tutaj skupiamy się na tym, jak te obowiązki realizuje sam program.

Normy przydziału dla stanowisk i rozmiarówka

Podstawą ewidencji jest norma przydziału przypisana do stanowiska, a nie do pojedynczej osoby. Norma określa, jakie pozycje przysługują na stanowisku, w jakiej ilości i na jaki okres. Pracownik przypisany do stanowiska dziedziczy normę automatycznie, dlatego nowa osoba od pierwszego dnia ma właściwy zestaw wyposażenia, bez ręcznego układania listy.

Słownik stanowisk zawiera kod i nazwę każdego stanowiska, na przykład automatyk, elektryk przemysłowy, kierownik magazynu czy konserwator maszyn. Do stanowiska podpina się normę przydziału, a do pracownika rozmiary: obuwia (z tęgością), spodni, kurtek, rękawic oraz wzrost i obwód pasa dla odzieży szytej na miarę. Program odróżnia odzież roboczą od środków ochrony indywidualnej i prowadzi dla nich osobne kategorie, normy i raporty.

• Zmiana stanowiska - gdy magazynier zostaje operatorem wózka widłowego, system pokazuje różnicę między starą a nową normą i podpowiada, jakie pozycje trzeba dodatkowo wydać.
• Zbiorcze zapotrzebowanie - połączenie norm z rozmiarówką daje zestawienie zakupów w podziale na rozmiary, które można wysłać dostawcy.
• Pracownicy spoza etatu - pracowników tymczasowych i podwykonawców prowadzi się w osobnej części kartotek (leasing pracowniczy), więc ich wyposażenie też jest rozliczane.

Przykładowe normy przydziału dla trzech stanowisk

Tabela norm różni się w zależności od zagrożeń na stanowisku. Poniższe zestawy są przykładami, które pokazują, jak wygląda norma zapisana w programie. Ostateczne pozycje i okresy ustala pracodawca w zakładowych normach, na podstawie oceny ryzyka zawodowego i zaleceń producentów.

Każda z tych norm jest w systemie osobnym szablonem. Magazynier BHP nie korzysta więc z pamięci ani z papierowej instrukcji, tylko z listy, którą program wyświetla po zidentyfikowaniu pracownika.

Limity wydań i terminy przydatności

Każda pozycja w normie ma okres używalności i limit ilościowy. Po wydaniu program wylicza datę kolejnej wymiany, a przed jej upływem nie pozwala wydać następnej sztuki ponad normę. Kaski, okulary, szelki bezpieczeństwa i filtry pochłaniaczy mają własne terminy, o których system przypomina magazynierowi i przełożonemu pracownika.

• Blokada nadmiarowego pobrania - jeśli limit na dany okres został wyczerpany, program nie pozwoli pobrać kolejnej sztuki, co ogranicza nieuzasadnione koszty.
• Artykuły szybko rotujące - rękawice czy wkładki przeciwhałasowe można wydawać w opakowaniach zbiorczych albo na sztuki, zależnie od zasad przyjętych w magazynie.
• Prognoza wymian - zestawienie pozycji, którym w najbliższych tygodniach kończy się okres używalności, pozwala przygotować towar z wyprzedzeniem.

Raport odzieży u pracowników, w którym kolor pokazuje liczbę dni do kolejnego wydania, oraz szczegółowe planowanie cykli opisuje artykuł cykl wymiany odzieży roboczej.

Przebieg wydania i zwrotu

Wydanie przy okienku magazynu BHP przebiega w kilku krokach, a każdy z nich zostawia zapis w historii pracownika:

1. Identyfikacja pracownika - kartą zbliżeniową, kodem kreskowym lub QR z identyfikatora albo wyborem z listy.
2. Sprawdzenie należności - program pokazuje, co pracownikowi przysługuje, w jakim rozmiarze i czy ten rozmiar jest na stanie.
3. Wydanie - magazynier skanuje kod pozycji, a system tworzy dokument rozchodu RW BHP.
4. Potwierdzenie odbioru - podpis na ekranie terminala lub tabletu zastępuje podpis na papierowej liście.
5. Nowy termin - system zapisuje datę wydania i wylicza termin kolejnej wymiany.

Menu kartotek pracowników ma dwie części: własnych pracowników oraz leasing pracowniczy z pracownikami tymczasowymi i pracownikami podwykonawców. Dzięki temu te same zasady wydań obejmują osoby zatrudnione przez agencję czy firmę zewnętrzną.

Zwrot przebiega odwrotnie. Zwróconą odzież można skierować do prania lub naprawy, przyjąć ponownie na stan, jeśli jest sprawna, albo przeznaczyć do utylizacji. Każda z tych decyzji zostaje w historii pozycji, więc później wiadomo, co stało się z konkretną kurtką. Przy rozwiązaniu umowy program zestawia wyposażenie, którego pracownik jeszcze nie oddał, a ten sam mechanizm dla narzędzi opisuje artykuł rozliczanie pracowników z narzędzi.

Pranie i serwis odzieży wielokrotnego użytku

Odzież trudnopalna, spawalnicza i kombinezony robocze nie są wydawane jednorazowo. Przez cały okres użytkowania krążą między pracownikiem a pralnią. Studio TCS.net rejestruje każde oddanie do prania jako osobną operację z datą przekazania, przewidywanym terminem powrotu i oceną stanu przy odbiorze.

• Licznik cykli prania - producenci odzieży ochronnej podają maksymalną liczbę prań, po której odzież zachowuje właściwości ochronne, na przykład odporność na płomień czy przenikanie chemikaliów. Program liczy prania każdego egzemplarza.
• Automatyczne wycofanie - po przekroczeniu limitu cykli albo po stwierdzeniu uszkodzenia egzemplarz jest oznaczany jako wycofany, a system tworzy zapotrzebowanie na nową sztukę w tym samym rozmiarze.
• Naprawy - wymiana zamka czy łatanie rękawa trafia do historii tej samej pozycji, podobnie jak przegląd narzędzia w narzędziowni.

Dokumenty na kontrolę PIP

Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy albo w sporze z pracownikiem firma musi wykazać, że wyposażyła go zgodnie z normą. Inspektor najczęściej prosi o:

• tabelę norm przydziału obowiązującą w zakładzie,
• imienne karty wydań z podpisem lub cyfrowym potwierdzeniem odbioru,
• rejestr terminów ważności środków ochrony indywidualnej,
• dowody przeszkolenia pracowników ze stosowania wydanego sprzętu.

Moduł Zestawienia zbiera dokumenty magazynowe, w tym osobny rodzaj RW BHP, a w części kartotek zestawienie BHP i sortów odzieżowych. Rejestr dla wybranego pracownika lub okresu powstaje w kilka minut, bez kompletowania segregatorów. Przy okazji warto rozróżnić dwa porządki prawne: rozporządzenie (UE) 2016/425 określa wymagania dla samych środków ochrony indywidualnej wprowadzanych do obrotu, czyli ich kategorie i oznakowanie CE, natomiast okresy używalności i zasady przydziału ustala pracodawca w normach zakładowych na podstawie Kodeksu pracy. Program przechowuje oba rodzaje informacji w kartotece pozycji.

Jak wygląda ten sam proces bez systemu i ile czasu pochłania, pokazuje artykuł ręczna ewidencja BHP.

Raporty kosztów i planowanie zakupów

Dział zakupów potrzebuje danych o wydatkach na odzież i środki ochrony, aby planować zamówienia i negocjować warunki z dostawcami. Program zestawia koszty w podziale na kategorie asortymentu, stanowiska, działy i miejsca powstawania kosztów (MPK). Widać wtedy, czy wyższe wydatki danego działu wynikają z liczebności zespołu, czy z częstszych wymian w trudnych warunkach pracy.

Kartoteki magazynowe mają osobne magazyny odzieży ochronnej i środków BHP obok narzędzi, części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych. Stany tych magazynów, terminy wymian zapisane w kartotekach pracowników i historyczne ceny zakupu składają się na prognozę wydatków na najbliższe miesiące. Zestawienia eksportuje się do Excela lub PDF. Szczegółowe metody obniżania kosztów magazynu BHP opisuje artykuł optymalizacja kosztów magazynu BHP, a obsługę samego magazynu program do obsługi magazynu BHP.

Integracja z kadrami i systemem ERP

Ewidencja odzieży opiera się na aktualnej strukturze zatrudnienia, dlatego warto połączyć ją z systemem kadrowo-płacowym. Studio TCS.net wymienia dane przez interfejs REST API opisany w artykule architektura SOA i REST API:

• Nowy pracownik - trafia do kartoteki z przypisanym stanowiskiem, które od razu wskazuje normę przydziału.
• Zmiana stanowiska - aktualizuje normę bez ponownego wpisywania danych.
• Koniec zatrudnienia - uruchamia zestawienie niezwróconego wyposażenia, które trafia do karty obiegowej pracownika.

Przykładem integracji z systemem ERP jest połączenie z Comarch ERP Optima. Ewidencja pobiera z ERP kartoteki towarowe, indeksy i stany magazynowe, a po zleceniu wydania w panelu BHP tworzy w ERP dokument Rezerwacji Odbiorcy (RO). Dane o rozmiarach i asortymencie nie są wprowadzane dwa razy, a stany finansowo-magazynowe zgadzają się z tym, co faktycznie wydano. Inne warianty połączeń z systemami firmy opisuje artykuł narzędziownia zintegrowana z firmą.

Obsługa wielu firm i panel klienta

Z ewidencji odzieży korzystają nie tylko zakłady produkcyjne, ale też firmy, które obsługują odzież roboczą innych przedsiębiorstw: wypożyczalnie i pralnie odzieży czy firmy outsourcingowe. Dla nich system ma architekturę wielofirmową, w której jedna instalacja obsługuje wielu kontrahentów, a dane każdego z nich są od siebie odizolowane.

• Panel klienta online - kontrahent sprawdza historię wydań i limity swoich pracowników, składa zapotrzebowanie na nowe środki ochrony i generuje raporty zużycia według działów.
• Uprawnienia - administrator określa, co widzi każdy użytkownik, a raporty zbiorcze obejmują cały portfel klientów.
• RODO - dane pracowników jednego klienta nie są widoczne dla innego.

Przykład takiego zastosowania to system do zarządzania odzieżą roboczą dla sieci klubów fitness.

Dostęp z przeglądarki i praca mobilna

Użytkownicy logują się przez przeglądarkę internetową, bez instalowania programu na każdym komputerze. Kierownicy działów z dowolnego miejsca sprawdzają przez Internet stan wyposażenia swoich zespołów, a firmy z kilkoma zakładami raportują centralnie, zachowując lokalną obsługę magazynów.

• Tablety i kolektory z Androidem - wydania i zwroty rejestruje się przy regale, w szatni albo przy dostawie. Szczegóły opisuje artykuł aplikacja mobilna ułatwia przydziały BHP.
• Kody kreskowe, QR i RFID - etykieta na odzieży lub opakowaniu przyspiesza wydanie i inwentaryzację.
• Automaty wydające - pobranie rękawic czy okularów z automatu trafia na konto pracownika tak samo jak wydanie w okienku.

Przechowywanie kartotek osobowych, rozmiarów i historii wyposażenia każdego pracownika opisuje osobno artykuł elektroniczne kartoteki osobowe i rozmiary sortów.

Jak wdrożyć ewidencję odzieży roboczej i BHP w firmie

Uruchomienie ewidencji odzieży roboczej w Studio TCS.net - od importu pracowników i rozmiarów po alerty o terminach i raporty na kontrolę PIP.

Czas realizacji: zwykle od 2 do 4 tygodni

Co jest potrzebne

• Lista pracowników ze stanowiskami i rozmiarami (plik tekstowy lub arkusz kalkulacyjny)
• Zakładowe normy przydziału odzieży i środków ochrony indywidualnej
• Karty zbliżeniowe lub kody na identyfikatorach do autoryzacji wydań

1. Import pracowników i rozmiarówki

   Wprowadzenie struktury organizacyjnej oraz import listy pracowników wraz z rozmiarami obuwia, ubrań i rękawic do bazy danych Microsoft SQL Server.

2. Definicja norm przydziału na stanowiska

   Zapisanie norm odzieży i środków ochrony indywidualnej dla stanowisk, z limitami ilościowymi i okresami używalności zgodnymi z regulaminem zakładowym.

3. Uruchomienie wydań z autoryzacją

   Rejestracja wydań z identyfikacją kartą zbliżeniową i potwierdzeniem na ekranie urządzenia z systemem Android, z automatyczną kontrolą limitów.

4. Alerty o terminach i raporty dla PIP

   Włączenie powiadomień o terminach wymiany oraz przygotowanie zestawień wydań na potrzeby kontroli Państwowej Inspekcji Pracy i działu zakupów.

Wdrożenie zaczyna się od krótkiej analizy potrzeb, a kończy warsztatami dla osób obsługujących magazyn BHP i asystą konsultanta w dniu uruchomienia. Program działa w modelu SaaS, z opłatą miesięczną obejmującą wsparcie, kopie zapasowe i aktualizacje, albo jako licencja na własność zainstalowana na serwerze firmy, z opcjonalną roczną opieką serwisową. Wycena zależy od liczby stanowisk dostępowych i zakresu modułów. Aktualne pakiety pokazuje cennik Studio TCS.net, a ewidencję odzieży razem z narzędziownią i CMMS w jednym systemie opisuje artykuł odzież, narzędziownia i utrzymanie ruchu w jednym systemie.