Oprogramowanie do ewidencji sprzętu budowlanego

Oprogramowanie do ewidencji sprzętu budowlanego w Studio TCS.net prowadzi w jednej bazie maszyny, elektronarzędzia, przyrządy pomiarowe i drobny sprzęt, rozdzielony między bazę i budowy. Każde wydanie, przesunięcie, przegląd i najem zostawia ślad w kartotece, więc wiadomo, gdzie jest sprzęt, kto za niego odpowiada i ile kosztuje na danym kontrakcie.

Firma budowlana ma sprzęt rozproszony na kilku placach naraz, pracuje z brygadami i podwykonawcami, część maszyn najmuje, a przyrządy pomiarowe muszą mieć ważną legalizację. Papierowe zeszyty i arkusze nie nadążają za takim ruchem: dane są w kilku plikach, a ustalenie, kto ostatni miał zagęszczarkę, wymaga telefonów do kierowników. Ten przewodnik opisuje, co zapisuje program do ewidencji sprzętu budowlanego, jak działa na budowie i w biurze oraz jak przejść na niego z arkusza.

Co obejmuje ewidencja sprzętu budowlanego

Nie każdy sprzęt ewidencjonuje się tak samo. Drogie urządzenia prowadzi się egzemplarzowo, z numerem seryjnym i własną historią, a drobny osprzęt i materiały zużywalne ilościowo. Tabela pokazuje typowy podział w firmie budowlanej:

Numer seryjny odróżnia dwie takie same młotowiertarki, z których jedna jest po naprawie, a druga czeka na przegląd. Do egzemplarza przypisuje się oznaczenie z kodem albo tagiem RFID, a system dopisuje do niego każde wydanie, zwrot, przesunięcie i naprawę. Sprzęt ilościowy nie wymaga takiej szczegółowości: wystarczy stan na lokalizacji i wydania na pracowników.

Maszyny i sprzęt ciężki w module Obiekty

Koparki, ładowarki czy agregaty nie leżą na półce w magazynie, dlatego ewidencjonuje się je jako majątek firmy w module Obiekty (aktywa). Struktura hierarchiczna odwzorowuje organizację firmy, na przykład oddział, budowę i przypisane do niej maszyny. Przy każdej maszynie prowadzi się:

• dane identyfikacyjne - numer inwentarzowy, producent, model, numer seryjny,
• miejsce pracy - budowę lub bazę, na której maszyna aktualnie stoi,
• terminy - przeglądy okresowe, badania dozoru technicznego i serwisy,
• historię - awarie, naprawy i ich koszty, przydatne przy decyzji o remoncie albo wymianie.

Widok startowy modułu prowadzi do trzech sposobów pracy: drzewa struktury, pełnej listy do zarządzania i przeglądania struktury. Kierownik działu sprzętu widzi w drzewie wszystkie budowy z maszynami, a z listy wybiera maszyny do przeglądu czy zestawienia kosztów. Obsługę maszyn, zleceń napraw i przeglądów rozwija dział CMMS i utrzymanie ruchu.

Budowy, baza i przesunięcia sprzętu

W Studio TCS.net każdy plac budowy może być osobnym magazynem. Stan sprzętu widać wtedy w podziale na kontrakty, a przeniesienie maszyny z jednej budowy na drugą jest zwykłą operacją magazynową zapisaną dokumentem zmiany lokalizacji ZL. Typowa droga sprzętu wygląda tak:

1. Baza centralna - sprzęt przyjęty, oznakowany kodem lub tagiem RFID i przypisany do lokalizacji.
2. Wydanie na budowę - dokument ZL przenosi go do magazynu kontraktu.
3. Praca na budowie - wydania i zwroty dla pracowników oraz brygad.
4. Przeniesienie lub powrót - kolejny dokument ZL na inną budowę albo z powrotem do bazy.

Lokalizacje w obrębie magazynu, na przykład regały w bazie albo kontener narzędziowy na budowie, zakłada się w kartotece lokalizacji. Dzięki temu magazynier szuka sprzętu w konkretnym miejscu, a nie w całej bazie. Przesunięcia między budowami i bazą opisuje szerzej strona działu sprzęt budowlany.

Warto pamiętać, że program pokazuje miejsce wynikające z ostatniej zarejestrowanej operacji, a nie pozycję z nadajnika. Jeśli ktoś przewiezie agregat bez dokumentu ZL, ewidencja o tym nie wie. Dlatego zasada skanu przy każdym ruchu sprzętu jest tak samo ważna jak sam program. Najcenniejsze maszyny można dodatkowo wyposażyć w lokalizator GPS, który działa jako osobne urządzenie.

Wydania, zwroty i odpowiedzialność za sprzęt

Najwięcej sprzętu ginie nie przez kradzież, tylko przez brak przypisania do osoby. Program zamyka tę lukę, bo każde wydanie ma odbiorcę:

• Wydanie imienne - narzędzie trafia na konto pracownika po skanie kodu, QR lub tagu RFID.
• Wydanie na brygadę - sprzęt pracujący w zespole wydaje się na konto zespołu, a zestawienie pokazuje, co ma dana brygada.
• Termin zwrotu - zestawienie pozycji po terminie pokazuje, co nie wróciło z budowy.
• Zatwierdzanie - wydania cennego sprzętu mogą czekać w buforze na akceptację kierownika.
• Rozliczenie końcowe - przy odejściu pracownika albo zakończeniu prac podwykonawcy lista niezwróconych pozycji jest gotowa od ręki.

Zestawienie narzędzi poza magazynem odpowiada na pytanie, które na budowie pada najczęściej: kto ma w tej chwili dany egzemplarz. Widać w nim indeks, nazwę, numer serii, nazwisko wypożyczającego i ilość. Zasady rozliczeń opisuje artykuł rozliczanie pracowników z narzędzi, a obsługę osób zatrudnionych na krótko - narzędzia dla pracowników tymczasowych.

Sprzęt własny, najęty i wydany podwykonawcom

Na dużej budowie pracuje obok siebie sprzęt firmy, sprzęt z wypożyczalni i ekipy podwykonawców, którym firma wydaje część narzędzi. Każda z tych grup trafia do ewidencji inną drogą:

Najęty sprzęt jest widoczny w stanach razem z własnym, a dokument zwrotu do wypożyczalni zamyka cykl najmu. Kierownik kontraktu widzi, które maszyny trzeba oddać albo przedłużyć, zanim naliczą się opłaty za przetrzymanie. Wypożyczalnie zakłada się w kartotekach kontrahentów obok dostawców i serwisów. Szczegóły opisuje artykuł wypożyczalnie zewnętrzne i najem narzędzi.

W razie sporu z podwykonawcą o stan zwracanego sprzętu historia wydań i przeglądów zapisana w systemie jest punktem odniesienia niezależnym od ustnych ustaleń na budowie.

Przeglądy, legalizacje i dozór techniczny

Sprzęt budowlany podlega przeglądom okresowym, a przyrządy pomiarowe wzorcowaniu i legalizacji. Gdy terminy są rozrzucone po segregatorach kilku budów, łatwo przeoczyć datę. Program wiąże terminy z kartoteką egzemplarza:

• Harmonogram - terminy przeglądów, wzorcowań i legalizacji w jednym miejscu.
• Powiadomienia - informacja o zbliżającym się terminie wysyłana z wyprzedzeniem.
• Blokada wydania - przyrząd po terminie nie zostanie wydany na budowę.
• Historia - protokoły i wyniki przeglądów dostępne dla kierownika budowy z przeglądarki.

Lista przeglądów i kalibracji pokazuje zlecenia w statusach Nowy, W realizacji i Zamknięty, z indeksem, nazwą i numerem serii. Z paska narzędzi dodaje się nowe zlecenie, zmienia status i otwiera historię. Planowanie przeglądów opisuje artykuł harmonogramy przeglądów i kalibracji narzędzi, a urządzenia podlegające Urzędowi Dozoru Technicznego - integracja CMMS z systemami UDT.

Kody kreskowe, QR i RFID na placu budowy

Plac budowy jest trudniejszy dla identyfikacji niż hala: pył, wilgoć i uderzenia niszczą słabe etykiety. Metodę oznaczania dobiera się do sprzętu:

• Kod kreskowy lub QR na trwałej etykiecie - drobne narzędzia, osprzęt, opakowania materiałów. Najtańsze oznaczenie, odczyt pojedynczo przy widocznej etykiecie.
• Tag RFID - elektronarzędzia, przyrządy i sprzęt często przewożony między budowami. Odczyt wielu tagów naraz, bez kontaktu wzrokowego, więc cały transport sprawdza się przy załadunku.
• Tag on-metal - metalowe obudowy, na których zwykła etykieta RFID nie daje się odczytać.

Porównanie metod i dobór oznaczeń opisuje artykuł jak znakować narzędzia, a automatyzację wydań z czytnikami RFID - automatyzacja narzędziowni z RFID i QR.

Ewidencja online: biuro, baza i budowa

Studio TCS.net jest aplikacją webową, więc biuro, baza i kierownicy budów pracują na tej samej bazie danych przez przeglądarkę. Na placu budowy używa się aplikacji na Androida na smartfonie albo terminalu mobilnym. Pozwala ona:

• zatwierdzać przyjęcia sprzętu dostarczonego na budowę,
• rejestrować wydania i szybkie zwroty skanem oznaczenia,
• prowadzić inwentaryzację bezpośrednio w terenie,
• pracować przy słabym zasięgu, bo operacje zapisują się na urządzeniu i synchronizują po odzyskaniu połączenia.

Zakres dostępu wynika z ról i uprawnień użytkowników, opisanych w artykule struktura organizacyjna i uprawnienia. Pracę z kolektorami danych na budowie pokazuje artykuł system zarządzania narzędziami dla firm budowlanych z kolektorami danych, a funkcje aplikacji - aplikacja mobilna na Androida.

Koszty sprzętu na kontraktach

Każde wydanie i przesunięcie można przypisać do miejsca powstawania kosztów (MPK), czyli najczęściej do budowy. Kierownik projektu sprawdza wtedy, ile kosztowały utrzymanie, naprawy i najem sprzętu na kontrakcie, bez zestawiania arkuszy magazynowych, faktur wypożyczalni i raportów kierowników robót. Z tych danych widać:

• który sprzęt generuje najwyższe koszty napraw,
• gdzie maszyny stoją bez pracy, a firma i tak płaci za najem,
• ile wynosi koszt sprzętu na kontrakcie, przydatny przy kosztorysie kolejnego przetargu.

Dane o kosztach trafiają przez REST API do systemów ERP i księgowych, więc nie wprowadza się ich dwukrotnie. Podział kosztów opisuje artykuł rozliczanie kosztów narzędzi wg MPK.

Arkusz Excel a program do ewidencji sprzętu

Wiele firm budowlanych zaczyna od arkusza i przez jakiś czas to wystarcza. Problem pojawia się, gdy sprzęt krąży między kilkoma budowami, a arkusz edytuje kilka osób:

Arkusz nie jest stracony przy zmianie systemu. Kreator importu przyjmuje plik XLS z kartotekami, a wzorcowy plik pokazuje wymagane kolumny: typ, indeks, nazwę i magazyn. Resztę danych, na przykład numery seryjne czy lokalizacje, można uzupełnić w tym samym pliku.

Po weryfikacji kolumn kreator wczytuje kartoteki do wskazanej tabeli, więc wdrożenie nie zaczyna się od przepisywania sprzętu ręcznie. Przygotowanie danych opisuje artykuł import danych z Excela do narzędziowni, a różnice między darmowymi narzędziami a pełnym systemem - darmowy program do ewidencji narzędzi a Studio TCS.net.

Jak wdrożyć ewidencję sprzętu budowlanego

Przejście z arkusza lub zeszytu na ewidencję sprzętu budowlanego w Studio TCS.net, od spisu z natury po pierwsze wydania na budowie.

Czas realizacji: zależnie od liczby budów i sprzętu, zwykle 2-4 tygodnie

Co jest potrzebne

• Arkusz ze spisem sprzętu lub dane z systemu ERP
• Lista budów, baz i brygad z pracownikami
• Etykiety z kodami lub tagi RFID oraz smartfon lub terminal z Androidem

1. Spis sprzętu

   Zebranie sprzętu z bazy i wszystkich budów, podział na egzemplarzowy i ilościowy oraz uzupełnienie numerów seryjnych.

2. Struktura magazynów

   Założenie bazy centralnej i budów jako magazynów, lokalizacji w bazie oraz zespołów i brygad.

3. Import kartotek

   Wczytanie sprzętu z pliku XLS kreatorem importu i założenie maszyn w module Obiekty.

4. Oznakowanie

   Naklejenie etykiet z kodami lub tagów RFID i przypisanie ich do kartotek egzemplarzy.

5. Terminy i najem

   Wprowadzenie terminów przeglądów i legalizacji oraz dokumentów sprzętu najętego z wypożyczalni.

6. Szkolenie i start

   Przeszkolenie magazynierów i kierowników budów z wydań, zwrotów i przesunięć ZL oraz rozpoczęcie pracy z zasadą skanu przy każdym ruchu sprzętu.

Przykładowy scenariusz: sprzęt na trzech budowach

Załóżmy, że firma prowadzi jednocześnie trzy kontrakty i ma bazę sprzętową. Dotąd każdy kierownik budowy prowadził własny zeszyt, a dział sprzętu co tydzień dzwonił po budowach, żeby ustalić, gdzie są niwelatory i agregaty.

• Start - baza i trzy budowy zostają założone jako magazyny, sprzęt jest spisany, zaimportowany i oznakowany.
• Przesunięcie - agregat potrzebny na drugiej budowie jest przenoszony dokumentem ZL, więc stan obu kontraktów zmienia się od razu.
• Legalizacja - niwelator z kończącym się świadectwem trafia na listę powiadomień, a po terminie system nie pozwala go wydać.
• Najem - podnośnik z wypożyczalni ma w ewidencji termin zwrotu, który kierownik widzi przed naliczeniem dodatkowych opłat.
• Zakończenie kontraktu - zestawienie pokazuje sprzęt, który jeszcze nie wrócił od brygad i podwykonawcy.

To scenariusz przykładowy, a nie opis konkretnego wdrożenia. Pokazuje jednak, gdzie w pracy firmy budowlanej ewidencja oszczędza telefony i ręczne zestawienia. Zabezpieczenia fizyczne sprzętu na placu opisuje artykuł jak zabezpieczyć narzędzia przed kradzieżą na budowie, a pełny zakres funkcji ewidencji narzędzi - program do ewidencji narzędzi w Studio TCS.net.