Oprogramowanie Facility Management

Oprogramowanie Facility Management porządkuje utrzymanie budynków, instalacji i urządzeń: od zgłoszenia usterki, przez zlecenie dla serwisu, po przeglądy wymagane przepisami i dokumentację badań. Studio TCS.net realizuje te zadania w module CMMS i Facility Management, w tej samej bazie, w której prowadzi narzędziownię i magazyn części.

Zarządca obiektu odpowiada jednocześnie za bieżące awarie, terminy obowiązkowych kontroli i koszty utrzymania, często w kilku lokalizacjach. Ten artykuł pokazuje, jak system FM układa te obowiązki w powtarzalny proces i czym różni się od prowadzenia rejestrów w arkuszach.

Co obejmuje Facility Management

Facility Management to zarządzanie infrastrukturą, która wspiera podstawową działalność firmy. W praktyce system FM obsługuje kilka powiązanych obszarów:

• Ewidencja obiektów - budynki, pomieszczenia, instalacje i urządzenia w strukturze lokalizacji.
• Zgłoszenia usterek - rejestracja problemów przez pracowników i ich obsługa przez serwis.
• Konserwacja planowa - przeglądy okresowe urządzeń i instalacji.
• Obowiązki prawne - przeglądy budynków, instalacji przeciwpożarowych i badania urządzeń pod dozorem.
• Remonty - większe prace planowane i rozliczane osobno.
• Raporty - awaryjność, przestoje i obciążenie serwisu.

Budowę struktury obiektów opisuje artykuł o strukturze obiektów technicznych, a kartoteki i raporty dla zarządcy - tekst o oprogramowaniu do zarządzania obiektami.

Branże techniczne w jednym systemie

Budynek obsługuje wiele branż, a każda ma inne urządzenia, innych wykonawców i inne cykle kontroli. System CMMS pozwala prowadzić je na wspólnej strukturze obiektów:

Budowę hierarchii lokalizacji, budynków, instalacji i urządzeń opisuje artykuł o strukturze obiektów technicznych.

Obiekty i ich kartoteki

Obiekt to każdy element infrastruktury, który wymaga przeglądów, napraw lub nadzoru technicznego. W jednym zakładzie są to bardzo różne rzeczy:

Obiekty układa się w strukturę: budynek, pomieszczenie, instalacja, urządzenie. Sposób jej zaprojektowania opisuje artykuł o strukturze obiektów technicznych.

Kartoteka obiektu

Kartoteka jest miejscem, w którym zbiegają się wszystkie informacje o obiekcie. Warto, by zawierała co najmniej:

• Identyfikację - symbol, nazwę, typ i rok produkcji.
• Położenie - lokalizację w strukturze budynków i działów.
• Odpowiedzialność - osobę lub zespół, który odpowiada za stan obiektu.
• Dokumentację - instrukcje, dokumentację techniczno-ruchową, protokoły i decyzje dozoru.
• Historię czynności - zgłoszenia awarii, naprawy, przeglądy, remonty i badania powiązane z obiektem.

Symbol obiektu pojawia się potem na każdej liście zleceń, dzięki czemu historia buduje się sama, przy okazji codziennej pracy działu utrzymania ruchu.

Cykl życia obiektu

1. Przyjęcie do eksploatacji - założenie kartoteki, dołączenie dokumentacji i ustalenie cykli przeglądów.
2. Eksploatacja - przeglądy, badania, zgłoszenia awarii i naprawy rejestrowane na obiekcie.
3. Remonty i modernizacje - większe prace planowane jako osobne zlecenia.
4. Ocena opłacalności - porównanie przestojów i liczby czynności z innymi obiektami.
5. Wycofanie - zamknięcie kartoteki z zachowaniem historii.

Od zgłoszenia usterki do zamknięcia zlecenia

Menu modułu CMMS odzwierciedla kolejne rodzaje prac: Awarie, Naprawy, Przeglądy, Remonty i Badania UDT, a do tego wyszukiwarkę i kalendarz. Widok startowy Awarii prowadzi do listy zgłoszeń i kalendarza. Typowy przebieg obsługi usterki w budynku wygląda następująco:

1. Zgłoszenie - pracownik rejestruje usterkę z obiektem, rodzajem awarii i informacją, czy zatrzymuje pracę.
2. Przyjęcie - kierownik serwisu ocenia zgłoszenie i nadaje mu status.
3. Zlecenie naprawy - powiązane ze zgłoszeniem, z terminem i osobą odpowiedzialną.
4. Realizacja - technik wykonuje prace i opisuje wynik.
5. Zamknięcie - zgłoszenie i zlecenie trafiają do historii obiektu.

Mierzenie czasu między tymi etapami opisuje artykuł o czasie reakcji na awarie.

Zespoły serwisowe

Słownik zespołów grupuje pracowników w brygady z kodem i nazwą, np. elektryków, hydraulików czy ekipę obsługującą jedną lokalizację. Zlecenia i wydane narzędzia można wtedy rozliczać w ujęciu zespołu, co przy pracy zmianowej lub w kilku budynkach jest prostsze niż śledzenie pojedynczych osób. Rozkład obciążenia zespołów w czasie przedstawia artykuł o osi czasu i planowaniu obciążenia serwisu.

Przeglądy obowiązkowe i badania dozoru

Część prac w obiekcie nie wynika z decyzji zarządcy, tylko z przepisów. Przykłady obowiązków, które warto prowadzić w harmonogramie:

Lista badań UDT zapisuje datę i rodzaj badania (okresowe, doraźne, pełne), numer dokumentu i zezwolenia, obiekt oraz jego lokalizację. Przy kontroli nie trzeba szukać protokołów w segregatorach - historia badań jest przypisana do urządzenia. Cyfrowe protokoły przeglądów przeciwpożarowych opisuje osobny artykuł o protokołach przeglądów ppoż., a powiadomienia o zbliżających się terminach - tekst o powiadomieniach e-mail.

Przeglądy wielobranżowe

Wszystkie przeglądy, niezależnie od branży, trafiają na jedną listę zleceń z obiektem, rodzajem przeglądu, przedziałem terminu i statusem. Zaległe pozycje są podświetlone, a przyciski Instrukcje i Historia prowadzą do opisu czynności i wcześniejszych przeglądów tego samego obiektu. Kierownik techniczny widzi w jednym widoku zarówno przegląd central wentylacyjnych, jak i konserwację wind, bez zestawiania kilku arkuszy. Budowę samego planu przeglądów opisuje artykuł o planowaniu przeglądów.

Obowiązki zarządcy i dokumentacja

Prawo budowlane nakłada na właściciela lub zarządcę obowiązek okresowych kontroli budynku - rocznej i pięcioletniej - a ich wyniki wpisuje się do książki obiektu budowlanego, prowadzonej także w formie elektronicznej. Niezależnie od tego urządzenia dźwigowe i ciśnieniowe podlegają badaniom dozoru technicznego. System CMMS nie zastępuje tych obowiązków, ale porządkuje ich wykonanie:

• Terminy - kontrole i badania są zleceniami z datami, a nie wpisami w kalendarzu jednej osoby.
• Protokoły - wyniki i dokumenty są dołączone do obiektu, więc wpis do książki obiektu nie wymaga szukania papierów.
• Usterki z kontroli - zalecenia stają się zleceniami napraw z własnym statusem.
• Historia - przy kontroli organu nadzoru widać, kiedy i przez kogo wykonano poprzednie przeglądy.

Cyfrowe protokoły dla branży przeciwpożarowej opisuje artykuł o protokołach przeglądów ppoż.

Remonty i modernizacje

Remonty mają w module CMMS własną listę zleceń, oddzieloną od bieżących napraw. Tabela pokazuje status, numer dokumentu, datę, nazwę obiektu, rodzaj remontu i termin, a przycisk Historia - wcześniejsze prace na tym samym obiekcie. Rozdzielenie remontów od napraw ma znaczenie przy ocenie obiektu: kilka zaplanowanych remontów to inna sytuacja niż dziesiątki drobnych awarii w tym samym okresie.

Przykładowy scenariusz: remont czy wymiana

Wyobraźmy sobie zakład, w którym dwie sprężarki zasilają halę produkcyjną. Starsza wymaga kolejnego remontu, a zarząd pyta, czy nie lepiej ją wymienić. Ewidencja obiektów pozwala odpowiedzieć na podstawie danych:

1. Raport ciągłości prac pokazuje, ile dni przestoju miała każda sprężarka w ostatnich dwóch latach.
2. Statystyki czynności zestawiają liczbę awarii, napraw i przeglądów obu urządzeń.
3. Lista zleceń remontu i historia obiektu pokazują, jak często starsza sprężarka wymagała większych prac.
4. Raport napraw z częściami dodaje koszt materiałowy.
5. Zestawienie trafia do zarządu jako uzasadnienie wymiany albo potwierdzenie, że remont nadal się opłaca.

Obsługę zgłoszeń i konserwacji w budynkach opisują artykuły o oprogramowaniu Facility Management i systemie CMMS do obsługi technicznej budynków. Narzędzia wydawane do prac przy obiektach ewidencjonuje Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.

Dni pracy, przestoje i wskaźniki

Raport ciągłości prac zestawia dla obiektów w eksploatacji nazwę, typ, rok produkcji, rodzaj zlecenia oraz liczbę dni pracy i dni przestoju w wybranym okresie. Z tych dwóch liczb wynika dostępność techniczna, a kolumna roku produkcji pozwala zobaczyć, czy przestoje rosną wraz z wiekiem urządzeń. Sposób liczenia wskaźnika opisuje artykuł o dostępności technicznej maszyn.

Wskaźniki z historii zdarzeń

Gdy zgłoszenia, naprawy i przeglądy są rejestrowane na obiektach, historia pozwala ocenić niezawodność infrastruktury:

• MTBF - średni czas między awariami danego urządzenia lub grupy urządzeń.
• MTTR - średni czas od zgłoszenia do usunięcia usterki.
• Awaryjność - urządzenia z największą liczbą zgłoszeń w okresie, kandydaci do modernizacji.
• Terminowość przeglądów - udział przeglądów wykonanych w terminie.

Raporty dla zarządcy, w tym raport ciągłości prac i raport awaryjności, opisuje artykuł o oprogramowaniu do zarządzania obiektami, a szerszy zakres Facility Management - tekst o oprogramowaniu FM. Narzędzia wydawane ekipom technicznym ewidencjonuje Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.

Raporty dla zarządcy

Menu raportów grupuje analizy według obszarów. Dla zarządzania obiektami najważniejsza jest grupa CMMS i Facility Management: statystyki czynności, statystyki dla obiektów, raport diagnoz i usterek oraz raport awaryjności. W grupie Analiza znajduje się zestawienie obiektów według kontrahentów, przydatne, gdy część urządzeń obsługują zewnętrzne firmy serwisowe, a w grupie Harmonogramy - harmonogram przeglądów. Raporty korzystają z tej samej bazy co zlecenia, więc nie wymagają ręcznego zbierania danych.

Wiele lokalizacji w jednym systemie

Firmy z kilkoma oddziałami, halami lub budynkami biurowymi potrzebują jednego widoku na wszystkie obiekty. Struktura lokalizacji pozwala:

• grupować obiekty według budynków i oddziałów,
• przypisywać zespoły serwisowe do konkretnych lokalizacji,
• porównywać awaryjność i liczbę czynności między oddziałami,
• nadawać uprawnienia tak, by kierownik oddziału widział własne obiekty.

Model wdrożenia i dostęp mobilny

Studio TCS.net działa w przeglądarce, w modelu SaaS lub - w pakiecie Enterprise - na serwerach klienta. Aplikacja mobilna na Androida obsługuje kody kreskowe, kody QR i tagi RFID, więc technik może zidentyfikować urządzenie przy obiekcie, a przy chwilowym braku zasięgu operacje są buforowane w urządzeniu. Szczegóły podają specyfikacja techniczna i cennik, a model licencji i instalację on-premise dla obsługi budynków opisuje artykuł o systemie CMMS do obsługi technicznej budynków.

Praca w terenie

Serwisant pracuje przy urządzeniu, a nie przy biurku. Aplikacja mobilna Studio TCS.net na Androida wspiera tę pracę:

• Identyfikacja urządzeń - odczyt kodów kreskowych, kodów QR i tagów RFID czytnikiem terminala lub aparatem smartfona.
• Brak zasięgu - operacje w piwnicach i szybach są buforowane w urządzeniu i synchronizowane po odzyskaniu łączności.
• Szyfrowana transmisja - połączenia aplikacji z serwerem przez HTTPS/TLS.
• Terminale lub smartfony - aplikacja działa zarówno na wzmocnionych terminalach przemysłowych, jak i na służbowych telefonach.

Jak przebiega wdrożenie

Czas wdrożenia zależy od liczby obiektów i stanu dotychczasowej dokumentacji. Niezależnie od skali przebiega w podobnych etapach:

1. Inwentaryzacja - spis obiektów, urządzeń i instalacji wymagających nadzoru.
2. Struktura lokalizacji - odwzorowanie budynków, pięter i instalacji w systemie.
3. Przeniesienie danych - kartoteki urządzeń, cykle przeglądów i dotychczasowa historia z arkuszy.
4. Role i uprawnienia - zakres dostępu kierowników technicznych, serwisantów i wykonawców zewnętrznych.
5. Szkolenia - zgłaszanie awarii, obsługa zleceń i planowanie przeglądów.
6. Pilotaż - uruchomienie na jednym budynku przed objęciem całego portfela.

Konfigurację ról i zakresu danych opisuje artykuł o personalizacji uprawnień w CMMS.

Arkusze a system FM

Obsługa budynków i narzędziownia działają w jednej bazie - narzędzia wydawane serwisowi ewidencjonuje Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.

Arkusz środków trwałych a ewidencja obiektów