Struktura obiektów technicznych w Studio TCS.net układa urządzenia w instalacjach, instalacje w budynkach, a budynki w lokalizacjach. Dzięki temu awaria agregatu od razu wskazuje budynek i instalację, a przegląd stanu technicznego można zacząć od dowolnego poziomu drzewa.
Zarządca budynku odpowiada za dziesiątki urządzeń: windy, centrale wentylacyjne, agregaty chłodnicze, pompownie, instalacje przeciwpożarowe, systemy kontroli dostępu. Każde z nich ma własny cykl przeglądów, własnego serwisanta i własną dokumentację. Gdy wszystko to funkcjonuje jako płaska lista albo zestaw teczek, odpowiedź na pytanie o stan techniczny jednego budynku wymaga kilku godzin pracy.
Hierarchia zamiast płaskiej listy
Struktura hierarchiczna odwzorowuje rzeczywistą zależność techniczną. Agregat wody lodowej nie jest samodzielnym bytem, tylko elementem instalacji chłodu obsługującej konkretny budynek. Zapisanie tej relacji w systemie sprawia, że awaria agregatu od razu wskazuje, którego budynku i której instalacji dotyczy. Typowa struktura ma cztery poziomy:
- Lokalizacja - najwyższy poziom struktury: zakład, oddział, obiekt lotniskowy, teren.
- Budynek lub hala - jednostka, do której przypisane są instalacje i wyposażenie techniczne.
- Instalacja - zespół urządzeń realizujący jedną funkcję: wentylacja, chłodzenie, ppoż, transport pionowy.
- Urządzenie - pojedynczy obiekt z własnym symbolem, dokumentacją i cyklem przeglądów.
Moduł Obiekty (aktywa) ma trzy wejścia: widok hierarchiczny, pełną listę do zarządzania oraz przeglądanie struktury. Drzewo służy do nawigacji i raportowania, a tabela do masowej edycji kartotek. Praktyczna korzyść pojawia się przy raportowaniu - zamiast sumować zdarzenia z listy kilkudziesięciu urządzeń, wystarczy wskazać węzeł budynku, żeby zobaczyć wszystkie zlecenia dotyczące jego wyposażenia. Ta sama logika ułatwia liczenie dostępności technicznej dla całych zespołów urządzeń.
Kartoteka obiektu i jego dokumentacja
Każdy obiekt ma kartotekę z symbolem, nazwą, typem, rokiem produkcji, lokalizacją i osobą odpowiedzialną. Do kartoteki dołącza się dokumentację: instrukcje obsługi, schematy, protokoły odbioru, karty gwarancyjne i decyzje dozoru technicznego.
Repozytorium plików przechowuje dokumenty w drzewie folderów - na zrzucie są to m.in. regulaminy, instrukcje, audyty i inspekcje, certyfikaty oraz procedury ewakuacyjne, z podglądem plików PDF. W ten sam sposób można uporządkować dokumentację techniczną budynków i instalacji. Serwisant przyjeżdżający do nieznanego urządzenia dostaje symbol obiektu, a razem z nim dostęp do schematu i poprzednich protokołów, zamiast szukać teczki w archiwum administracji.
Jak zbudować strukturę obiektów technicznych
Utworzenie hierarchii lokalizacji, budynków, instalacji i urządzeń w Studio TCS.net wraz z dokumentacją i terminami przeglądów.
Co jest potrzebne
- Dokumentacja techniczna budynków i instalacji
- Spis urządzeń z symbolami i lokalizacjami
- Wykaz wymaganych przeglądów okresowych i badań technicznych
-
Zaprojektowanie poziomów struktury
Ustalenie, ile poziomów obejmie hierarchia i co znajdzie się na każdym z nich, zanim wprowadzone zostaną pierwsze kartoteki.
-
Wprowadzenie lokalizacji i budynków
Utworzenie węzłów najwyższego poziomu odpowiadających terenom, zakładom i poszczególnym budynkom lub halom.
-
Dodanie instalacji i urządzeń
Przypisanie instalacji do budynków oraz urządzeń do instalacji, z symbolem, typem, rokiem produkcji i osobą odpowiedzialną.
-
Dołączenie dokumentacji technicznej
Powiązanie z kartotekami instrukcji obsługi, schematów, protokołów odbioru i decyzji dozoru technicznego.
-
Ustawienie cykli przeglądów i badań
Wprowadzenie terminów przeglądów okresowych oraz badań technicznych dla obiektów, które im podlegają.
Przeglądy okresowe i badania techniczne
Obiekty budynkowe podlegają przeglądom o różnych cyklach: rocznym, pięcioletnim, a urządzenia dźwigowe i ciśnieniowe dodatkowo badaniom dozoru technicznego. System planuje te terminy osobno dla każdego obiektu i pokazuje je w kalendarzu oraz w zestawieniach terminowych.
Zestawienie badań UDT pokazuje datę i rodzaj badania, symbol i nazwę obiektu, lokalizację oraz opis ustaleń, a każdy wpis ma autora i datę zapisu. Kolumna lokalizacji wynika ze struktury, więc zestawienie da się przejrzeć budynek po budynku. Struktura upraszcza też planowanie prac: jeżeli serwisant i tak jedzie do budynku obsłużyć centralę wentylacyjną, warto sprawdzić, czy w tym samym obiekcie nie zbliżają się inne terminy. Podejście to opisuje szerzej artykuł o cyfrowych protokołach przeglądów.
Historia serwisowa obiektu
Kartoteka gromadzi wszystkie zdarzenia dotyczące obiektu: zgłoszenia awarii, zlecenia napraw, przeglądy, remonty i badania techniczne. Zapis obejmuje datę, wykonawcę, opis ustaleń i zużyte części, więc po kilku latach powstaje dokumentacja eksploatacyjna, której nie da się odtworzyć z faktur.
- Ciągłość przy zmianie zarządcy - historia zostaje w systemie, a nie w pamięci osoby odchodzącej z funkcji.
- Dowód należytej staranności - komplet protokołów przydaje się przy kontroli oraz przy sporach ubezpieczeniowych.
- Podstawa planu remontów - powtarzalność usterek wskazuje instalacje wymagające modernizacji.
- Rozliczenie wykonawców - zestawienie zleceń pokazuje, co faktycznie wykonała firma serwisowa w danym okresie.
Lista urządzeń a struktura hierarchiczna
| Obszar | Płaska lista urządzeń | Struktura hierarchiczna w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Przegląd stanu budynku | Ręczne wybieranie pozycji z listy | Rozwinięcie jednego węzła struktury |
| Przypisanie awarii | Do urządzenia | Do urządzenia, instalacji i budynku jednocześnie |
| Planowanie wyjazdów serwisu | Osobno dla każdego zgłoszenia | Grupowanie prac w obrębie obiektu |
| Raport kosztów | Suma po urządzeniach | Agregacja na dowolnym poziomie struktury |
| Wdrożenie nowego zarządcy | Wymaga przekazania wiedzy | Struktura i historia dostępne w systemie |
Przykładowy scenariusz: kompleks biurowy
Wyobraźmy sobie zarządcę trzech budynków biurowych, który prowadzi ewidencję urządzeń w arkuszu. Każdy wiersz odpowiada jednemu urządzeniu, przynależność do budynku wynika z kolumny tekstowej, a terminy przeglądów pilnują przypomnienia w kalendarzu jednej osoby. Przeniesienie ewidencji do struktury mogłoby wyglądać tak:
- Urządzenia zostają przypisane do instalacji, a instalacje do budynków.
- Terminy przeglądów i badań technicznych trafiają na kartoteki obiektów, więc przestają zależeć od pamięci zarządcy.
- Dokumentacja wind i central wentylacyjnych trafia do repozytorium plików.
- Przy zgłoszeniu awarii windy system wskazuje budynek, instalację transportu pionowego i historię poprzednich napraw.
- Przygotowanie zlecenia dla firmy konserwującej nie wymaga już szukania danych w kilku miejscach.
Najczęstsze błędy przy budowie struktury
- Zbyt głęboka hierarchia - rozbicie na sześć poziomów sprawia, że wprowadzanie zdarzeń zaczyna męczyć użytkowników.
- Symbole obiektów bez systemu - przypadkowe oznaczenia utrudniają wyszukiwanie i mylą serwisantów na obiekcie.
- Urządzenia poza strukturą - obiekty wprowadzone bez rodzica trafiają do worka pozostałe i wypadają z raportów budynkowych.
- Dokumentacja poza systemem - schematy w segregatorze w biurze administracji są bezużyteczne dla serwisanta w terenie.
- Brak osoby odpowiedzialnej - kartoteka bez przypisanego opiekuna oznacza, że przy zgłoszeniu nikt nie czuje się adresatem.
Strukturę warto zaprojektować raz, przed wprowadzaniem danych, bo późniejsza przebudowa drzewa przy kilkuset obiektach jest pracochłonna. Pomocne jest odwzorowanie podziału stosowanego już w dokumentacji technicznej budynku oraz spójne zasady znakowania obiektów w terenie. Kartoteki i raporty dla zarządcy opisuje artykuł o oprogramowaniu do zarządzania obiektami, a narzędzia wydawane serwisowi ewidencjonuje Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi. Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.