Zarządzanie narzędziami i gospodarką narzędziową w przedsiębiorstwie

Zarządzanie narzędziami, czyli gospodarka narzędziowa w przedsiębiorstwie, to planowanie, ewidencja, wydawanie, serwisowanie i wycofywanie narzędzi w taki sposób, aby właściwy sprzęt był dostępny, gdy jest potrzebny, był sprawny technicznie i zawsze miał przypisaną osobę odpowiedzialną. W Studio TCS.net każdy etap tego cyklu zostawia zapis w jednej bazie danych.

Dobrze zorganizowana gospodarka narzędziowa ogranicza przestoje, zbędne zakupy i spory o zaginiony sprzęt. Ten poradnik opisuje zarządzanie narzędziami od strony procesu - etapy życia narzędzia, zasady porządku w narzędziowni, konserwację i kryteria wyboru oprogramowania.

Główna strona tematu: narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi - tam znajdziesz pełny opis systemu, zrzuty ekranu i najczęstsze pytania.

Czym jest zarządzanie narzędziami

W praktyce chodzi o to, aby w każdej chwili umieć odpowiedzieć na pięć pytań: ile narzędzi ma firma, gdzie są, kto z nich korzysta, czy są sprawne i ile kosztuje ich utrzymanie. Arkusz kalkulacyjny i papierowe rewersy odpowiadają na nie z opóźnieniem albo wcale, dlatego coraz więcej zakładów przenosi ewidencję do systemu informatycznego.

Cele zarządzania narzędziami obejmują:

• Dostępność - narzędzie jest na miejscu, gdy zaczyna się zmiana lub zlecenie.
• Sprawność - przeglądy, kalibracje i naprawy są wykonywane w terminie.
• Odpowiedzialność - każde wydanie jest przypisane do konkretnego pracownika lub kontrahenta.
• Koszty - firma kupuje to, czego naprawdę brakuje, zamiast dublować posiadany sprzęt.
• Bezpieczeństwo - do pracy trafia wyłącznie sprzęt z aktualnym przeglądem.

Przejście z zeszytu lub arkusza na system nie polega wyłącznie na przepisaniu danych. Zmienia się sposób pracy: operacje rejestruje się w chwili, gdy zachodzą, a nie na koniec dnia, a informacja o stanie narzędzi jest dostępna dla każdego uprawnionego pracownika jednocześnie.

Cykl życia narzędzia w firmie

Każde narzędzie przechodzi te same etapy - od zakupu po wycofanie z użytku. Tabela pokazuje, co dzieje się na każdym z nich i jak ten etap obsługuje Studio TCS.net.

Przyjęcie narzędzia do magazynu

Cykl zaczyna się w chwili dostawy. Magazynier rejestruje przyjęcie, nadaje narzędziu indeks, przypisuje lokalizację i uzupełnia kartotekę o numer seryjny, datę zakupu, producenta, datę końca gwarancji i stan techniczny. Od tego momentu egzemplarz ma własną historię.

Menu przyjęć prowadzi do dokumentów PW i zestawień przyjętych pozycji. Dzięki temu łatwo sprawdzić, kiedy i od kogo trafił do firmy konkretny egzemplarz. Zanim narzędzie zostanie wydane, warto je oznakować - wybór między kodem kreskowym, QR i RFID opisuje artykuł jak znakować narzędzia.

Wydanie i zwrot

To najczęstsza operacja w narzędziowni. Pracownik identyfikuje się kartą lub kodem, magazynier skanuje narzędzie, a system zapisuje datę wydania, termin zwrotu i dane wypożyczającego. Dokument można wydrukować, jeśli firma potrzebuje papierowego potwierdzenia.

Moduł zwrotów rozdziela dwa rodzaje dokumentów. Dokumenty NP rejestrują zwrot narzędzia przez pracownika, a dokumenty NWD - oddanie sprzętu wypożyczonego wcześniej od dostawcy. Zestawienia pozycji w buforze i zatwierdzonych pokazują, które zwroty czekają jeszcze na akceptację. Przy zwrocie magazynier może odnotować uszkodzenie i skierować narzędzie do serwisu. Rozliczanie pracownika z pobranego sprzętu opisuje artykuł rozliczanie pracowników z narzędzi.

Przeglądy, kalibracje i usługi serwisowe

System pilnuje terminów przeglądów i kalibracji oraz wysyła powiadomienia o zbliżającym się terminie lub kończącej się gwarancji. Prace zlecane firmom zewnętrznym, takie jak naprawa czy wzorcowanie w laboratorium, rejestruje się w ewidencji usług.

Z ewidencji usług tworzy się nowy dokument usługi, sprawdza pozycje czekające w buforze oraz przegląda zatwierdzone dokumenty i zestawienia pozycji. Informacje o naprawach i wzorcowaniu trafiają w ten sposób do historii konkretnego egzemplarza, co ułatwia późniejszą decyzję o jego wymianie. Mechanizm terminów opisuje artykuł harmonogramy przeglądów i kalibracji narzędzi.

Likwidacja narzędzia

Narzędzie zużyte, uszkodzone bez sensu naprawy albo zagubione trzeba formalnie wycofać z ewidencji. Bez tego kroku stany w systemie przestają odpowiadać rzeczywistości, a inwentaryzacja pokazuje sprzęt, którego od dawna nie ma.

Dokument likwidacji LK zdejmuje egzemplarz ze stanu magazynowego. Pozycje w buforze czekają na zatwierdzenie, więc wycofanie narzędzia nie odbywa się bez wiedzy osoby odpowiedzialnej, a zestawienie zatwierdzonych likwidacji pokazuje, ile sprzętu firma straciła w danym okresie.

Zasady porządku w gospodarce narzędziowej

System ułatwia pracę, ale pełny efekt daje dopiero połączenie go z kilkoma prostymi zasadami organizacyjnymi:

1. Jedno źródło danych - wszystkie wydania, zwroty i serwisy trafiają do jednej bazy, a nie do kilku arkuszy.
2. Każdy egzemplarz oznaczony - etykieta z kodem lub tag RFID zapobiega pomyłkom przy podobnych narzędziach.
3. Żadnego wydania bez zapisu - narzędzie opuszcza narzędziownię tylko przypisane do osoby.
4. Terminy pilnowane automatycznie - przeglądy i kalibracje nie zależą od pamięci jednego pracownika.
5. Stany minimalne - dla narzędzi zużywalnych ustala się próg, poniżej którego system sygnalizuje brak.
6. Regularna inwentaryzacja - porównanie stanu faktycznego z ewidencją wykrywa braki i uszkodzenia.
7. Przeszkoleni pracownicy - każdy wie, jak korzystać z narzędzi i co zrobić, gdy ulegną uszkodzeniu lub zaginą.

Trzy problemy, od których zwykle zaczyna się porządkowanie

• Przetrzymywanie narzędzi - pracownicy zatrzymują sprzęt dłużej, niż potrzebują, więc inni nie mają do niego dostępu, a narzędziownia uznaje go za brakujący. Termin zwrotu na dokumencie wydania i raport narzędzi u pracowników pokazują, kto trzyma sprzęt ponad potrzebę.
• Mała rotacja i zbędne zakupy - bez wiedzy o tym, co jest w magazynie i jak często jest używane, firma dokupuje narzędzia, które leżą w innym dziale. Analiza wykorzystania wskazuje pozycje do przesunięcia zamiast zakupu.
• Narzędzia bez aktualnych badań - sprzęt po terminie przeglądu lub legalizacji trafia do pracy, bo nikt nie pilnuje dat. Terminy przypisane do egzemplarzy i blokada wydania po terminie zamykają tę lukę.

Konserwacja narzędzi - dobre praktyki

Program nie wyczyści wiertarki, ale może pilnować, żeby o konserwacji ktoś pamiętał. Większość dobrych praktyk to proste nawyki:

• Kontrola przy zwrocie - uszkodzone narzędzie od razu trafia do serwisu dokumentem wydania RNA, zamiast wracać na półkę.
• Stałe lokalizacje - każde narzędzie ma swoje miejsce zapisane w kartotece, więc po zwrocie wraca w to samo miejsce.
• Planowe ostrzenie - narzędzia skrawające wysyła się do ostrzenia według ustalonego cyklu, a nie po awarii.
• Terminy kontroli w rejestrze - przeglądy elektronarzędzi i kalibracje przyrządów prowadzi się w rejestrach z powiadomieniami.
• Czyszczenie i przechowywanie - zgodnie z zaleceniami producenta, szczególnie w przypadku przyrządów pomiarowych.

Jak te zasady przekładają się na zadania narzędziowca na początku zmiany, w ciągu dnia i raz w miesiącu, pokazuje artykuł rytm pracy narzędziowni dzień po dniu.

Planowanie narzędzi w firmie produkcyjnej

W zakładzie produkcyjnym brak jednego narzędzia potrafi zatrzymać stanowisko. Zarządzanie narzędziami oznacza tu zapewnienie odpowiedniej liczby narzędzi o właściwej jakości i w dobrym stanie technicznym, przypisanych do maszyn lub pracowników, zanim zacznie się zmiana.

Raport przekroczonych stanów minimalnych zestawia pozycje, których zapas spadł poniżej ustalonego progu, i wylicza wielkość braku. To gotowa podstawa zamówienia uzupełniającego - zaopatrzenie nie czeka, aż ktoś zgłosi, że narzędzia zabrakło. Ustalanie progów opisuje artykuł stany minimalne i zapas narzędzi.

Planując zapotrzebowanie, warto uwzględnić:

• zużycie narzędzi w poprzednich okresach i jego sezonowość,
• plan produkcji i nowe zlecenia wymagające innego oprzyrządowania,
• narzędzia wyłączone z użytku na czas przeglądu lub naprawy,
• czas dostawy od producenta lub dystrybutora,
• rezerwacje narzędzi na konkretne zlecenia i stanowiska.

Funkcje systemu do zarządzania narzędziami

Tabela zbiera funkcje Studio TCS.net odpowiadające za poszczególne obszary zarządzania narzędziami.

Magazyn wewnętrzny: dokumenty, lokalizacje i oddziały

Program magazynowy dla handlu i program dla zasobów wewnętrznych mają inne cele. Różnice najlepiej widać w zestawieniu.

Narzędziownia jest częścią szerszego magazynu wewnętrznego, który nie sprzedaje, tylko wydaje: narzędzia pracownikom, materiały na wydziały i części do napraw. Zamiast faktur i marży liczą się dokumenty przyjęć, rozchodów i przesunięć, lokalizacje na regałach oraz odpowiedź na pytanie, kto i na jaki cel pobrał towar.

Obieg dokumentów w sekcji MAGAZYN

Każdy ruch towaru w magazynie wewnętrznym jest dokumentem. Menu sekcji MAGAZYN grupuje je według rodzaju operacji.

Menu MAGAZYN zawiera przyjęcia, wydania, przesunięcia, serwis, likwidacje, inwentaryzację, kartoteki i wyszukiwarkę. Każdy typ dokumentu ma ten sam układ: nowy dokument, lista dokumentów oraz zestawienia pozycji w buforze i zatwierdzonych. Rodzaje dokumentów:

• PW - przyjęcie do magazynu od dostawcy lub zwrot od pracownika.
• RW - rozchód z magazynu do zużycia.
• ZL - zmiana lokalizacji towaru w magazynie.
• RNA i PNA - wydanie do serwisu i zwrot z serwisu.
• LK - likwidacja zużytego lub zniszczonego wyposażenia.
• PI i RI - nadwyżki i niedobory z inwentaryzacji.

Narzędzia, które mają wrócić do magazynu, obsługuje sekcja NARZĘDZIOWNIA dokumentami wypożyczeń NW i zwrotów NP, opisanymi w artykule o kontroli wydań.

Wydanie z magazynu - komu i po co

Rozchód w magazynie wewnętrznym musi odpowiadać na pytanie, kto jest odbiorcą. Formularz wydania rozwiązuje to jednym polem.

W formularzu rozchodu wybiera się rodzaj, a od niego zależy, czy odbiorcą jest kontrahent, dostawca czy pracownik. Operację można powiązać z dokumentem wewnętrznym firmy przez jego datę i numer, a numer referencyjny ułatwia późniejsze wyszukanie. Dzięki temu nawet wydanie materiałów eksploatacyjnych, które nie wracają do magazynu, ma wskazanego odbiorcę i podstawę.

Lokalizacje i regały

Przedmiot, którego nie da się znaleźć, jest dla magazynu tak samo stracony jak zagubiony. Dlatego każda pozycja ma lokalizację, a lokalizacje są kartoteką z własnym opisem.

Lista lokalizacji zawiera magazyn, oznaczenie lokalizacji, regał, wartość, opis, uwagi, oddział oraz autora i datę zapisu. W przykładzie widać regały MN-01, MN-02 i MN-03 w magazynie narzędzi oraz lokalizacje BHP z opisami „Środki BHP” czy „Odzież ochronna”. Z paska narzędzi można wydrukować listę, np. do oznakowania regałów etykietami. Przesunięcie towaru na inny regał zapisuje dokument ZL, a obciążenie poszczególnych miejsc pokazuje heatmapa lokalizacji magazynu.

Co prowadzić w magazynie wewnętrznym

Ten sam mechanizm dokumentów i lokalizacji obsługuje różne rodzaje zasobów:

• Narzędzia i przyrządy pomiarowe - wypożyczane pracownikom i rozliczane zwrotem.
• Materiały eksploatacyjne - tarcze, wiertła, smary rozchodowane na wydziały i miejsca powstawania kosztów.
• Części zamienne - wydawane do zleceń napraw w utrzymaniu ruchu.
• Odzież ochronna i środki BHP - przydzielane pracownikom z kontrolą terminów kolejnych wydań.
• Sprzęt współdzielony - np. laptopy, projektory czy klucze do pomieszczeń, wydawane na konto osoby z numerem seryjnym.

Wiele magazynów i oddziałów

Firmy z kilkoma zakładami albo budowami prowadzą osobne magazyny w jednym systemie. Każda lokalizacja ma przypisany magazyn i oddział, a zakres danych użytkownika można ograniczyć do jego magazynu, oddziału albo całej firmy. Kierownictwo widzi całość, a magazynier tylko swoje regały. Raport Koszty wg magazynów pozwala porównać zużycie między oddziałami, a dokumenty przesunięć porządkują transfery sprzętu.

Skanery i terminale

Operacje w magazynie wewnętrznym najszybciej rejestruje się przy regale. Aplikacja na Androida działa na terminalach Zebra i Honeywell, kolektorach RFID UHF i smartfonach, odczytuje kody 1D, QR oraz tagi RFID HF i UHF, a bez zasięgu zapisuje operacje i synchronizuje je później. Na start zwykle wystarczy terminal na każde stanowisko wydawcze i jeden do inwentaryzacji.

Jak uruchomić magazyn wewnętrzny

1. Magazyny i lokalizacje - struktura regałów, oznaczenia i etykiety.
2. Import kartotek - asortyment, kontrahenci i pracownicy z plików CSV, XLS lub z systemu ERP.
3. Stan początkowy - przyjęcie towaru na lokalizacje, np. pierwszą inwentaryzacją.
4. Uprawnienia - kto przyjmuje, kto wydaje, kto zatwierdza dokumenty w buforze.
5. Pilotaż - jeden magazyn i kilka rodzajów dokumentów, potem kolejne.
6. Raporty - stany minimalne, koszty wg magazynów i narzędzia u pracowników.

Aktualne warunki licencji i wdrożenia zawiera cennik Studio TCS.net, a obsługę magazynu można sprawdzić w wersji demonstracyjnej.

Jak wybrać program do zarządzania narzędziami

Na rynku jest wiele programów do ewidencji sprzętu - od prostych aplikacji po systemy klasy CMMS. Przed wyborem warto sprawdzić, czy program:

• ma wersję demo, na której można przejść własne scenariusze - demo Studio TCS.net jest dostępne online,
• działa w przeglądarce, bez instalowania oprogramowania na każdym komputerze,
• obsługuje terminale i telefony z Androidem oraz kody kreskowe, QR i RFID,
• pilnuje terminów przeglądów i kalibracji,
• pozwala nadać użytkownikom role i uprawnienia,
• wymienia dane z ERP i systemem kadrowym,
• umożliwia import dotychczasowych danych z Excela,
• przetwarza dane pracowników przypisanych do sprzętu zgodnie z rozporządzeniem RODO (UE) 2016/679.

Trzeba też wybrać model wdrożenia: dostęp w chmurze albo instalację na serwerach firmy. Czynniki wpływające na koszt obu wariantów przedstawia cennik Studio TCS.net, a przeniesienie danych - artykuł import danych z Excela do narzędziowni.

Zastosowanie w branżach

Studio TCS.net obsługuje narzędzia i urządzenia w firmach o różnym profilu:

• Produkcja - narzędzia, oprzyrządowanie maszyn i przyrządy pomiarowe na wielu wydziałach.
• Budownictwo - sprzęt rozproszony po placach budowy, opisany w dziale sprzęt budowlany.
• Remonty i montaż - zestawy narzędzi wydawane ekipom na czas zlecenia.
• Utrzymanie ruchu - narzędzia serwisowe powiązane z przeglądami maszyn w systemie CMMS.
• Sprzęt z wypożyczalni - urządzenia najmowane z zewnątrz, ewidencjonowane razem z własnymi, co opisuje artykuł wypożyczalnie zewnętrzne i najem narzędzi.

Praca online, w terenie i na telefonie

Studio TCS.net działa przez przeglądarkę internetową, więc z systemu korzysta się z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu, bez instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerze. To ważne dla firm z kilkoma oddziałami i dla kierowników, którzy sprawdzają stan narzędzi poza biurem.

• Biuro - kartoteki, raporty i konfiguracja w przeglądarce.
• Narzędziownia - wydania i zwroty na stanowisku ze skanerem.
• Teren - aplikacja na Android do skanowania kodów i potwierdzania operacji.

Szczegóły pracy mobilnej opisuje artykuł czy zarządzanie narzędziami można używać na telefonach.

Korzyści z uporządkowanego zarządzania narzędziami

• Większa efektywność - pracownicy nie szukają sprzętu, a narzędzia są wykorzystywane równomiernie.
• Niższe koszty - planowe przeglądy wydłużają żywotność narzędzi, a dane o zużyciu ograniczają zbędne zakupy.
• Przejrzystość - historia każdego wydania i zwrotu zapobiega nieporozumieniom.
• Bezpieczeństwo pracy - do użytku trafia wyłącznie sprzęt z aktualnym przeglądem.
• Gotowość na kontrolę - dokumentacja przeglądów i kalibracji jest dostępna od ręki.