Audyt danych w CMMS to cykliczne sprawdzanie, czy zapisy o maszynach, zgłoszeniach, naprawach i przeglądach są kompletne, spójne i aktualne. Bez niego raporty awaryjności, kosztów i dostępności pokazują obraz zniekształcony przez brakujące albo zbyt ogólne wpisy - a to na ich podstawie zapadają decyzje o remontach i inwestycjach.
Poniżej opisujemy najczęstsze błędy danych w systemie utrzymania ruchu, pola zgłoszenia, które decydują o jakości informacji, raporty ujawniające braki oraz prostą procedurę audytu w Studio TCS.net.
Typowe błędy danych w CMMS
Większość problemów z raportami nie wynika z oprogramowania, ale z tego, jak wpisywane są dane. Tabela zestawia błędy spotykane najczęściej.
| Błąd | Skutek w raportach | Jak go wykryć |
|---|---|---|
| Prace bez zlecenia | Maszyna wygląda na bezawaryjną, choć była naprawiana | Zera w statystykach czynności przy urządzeniach, które brygada zna jako awaryjne |
| Zbyt ogólny opis awarii | Nie da się ustalić przyczyn powtarzających się usterek | Opisy w stylu „nie działa” w raporcie awaryjności |
| Braki w kartotece obiektu | Maszyna wypada z porównań między urządzeniami | Puste kolumny typu lub roku produkcji w raporcie ciągłości prac |
| Duplikaty obiektów | Historia jednej maszyny rozbita na kilka rekordów | Te same nazwy lub symbole z różnymi indeksami |
| Niezamknięte zgłoszenia | Zawyżony czas napraw i obciążenie serwisu | Stare zgłoszenia w statusie w realizacji |
| Brak dat rozpoczęcia i zakończenia | Nie da się policzyć czasu naprawy | Puste pola dat w zamkniętych zleceniach |
Pola zgłoszenia, które decydują o jakości danych
Najlepszy audyt to taki, który jest potrzebny jak najrzadziej - bo dane są dobrze wpisywane od początku. Kluczem jest formularz szczegółów zgłoszenia.
Formularz szczegółów zgłoszenia zbiera wszystkie informacje potrzebne później w raportach. Nad nim znajdują się przyciski zapisu, notatek, dokumentów, dyskusji oraz wysyłki SMS i e-mail. Poszczególne pola mają konkretne znaczenie dla analiz:
| Pole | Do czego służy w analizach |
|---|---|
| Data awarii | Początek przestoju i czas do zgłoszenia |
| Termin zlecenia i planowana data zakończenia | Ocena, czy serwis dotrzymuje terminów |
| Data rozpoczęcia i zakończenia | Rzeczywisty czas naprawy, podstawa MTTR |
| Opis awarii | Objawy, komunikaty, okoliczności - wykrywanie powtarzalnych usterek |
| Opis naprawy | Wymienione części, kalibracje i testy - ocena skuteczności napraw |
| Warunki i uwagi bezpieczeństwa | Wymagania BHP przy pracy, np. odłączenie zasilania |
| Serwis gwarancyjny | Oddzielenie kosztów własnych od napraw pokrytych gwarancją |
Pola bezpieczeństwa korzystają ze słownika warunków, opisanego w artykule warunki bezpieczeństwa dopięte do zlecenia serwisowego.
Raporty, które ujawniają braki
Audyt nie polega na przeglądaniu bazy rekord po rekordzie. Szybciej jest uruchomić raporty i sprawdzić, gdzie pojawiają się puste kolumny lub nielogiczne wyniki.
W module Informacje raporty są pogrupowane w panele: analiza, statystyki, narzędzia, CMMS i Facility Management, środki ochrony indywidualnej oraz harmonogramy. Do audytu danych utrzymania ruchu najbardziej przydają się trzy z nich:
- Statystyki czynności - maszyna z zerami we wszystkich kolumnach albo nie była serwisowana, albo prace wykonywano bez rejestracji zleceń.
- Raport awaryjności - jeśli lista najbardziej awaryjnych maszyn przeczy doświadczeniu brygady, zgłoszenia są opisywane zbyt ogólnie lub przypisywane do złych obiektów.
- Raport ciągłości prac - brak typu lub roku produkcji w kartotece wyklucza urządzenie z porównań i z obliczania dostępności technicznej maszyn.
Statystyki czynności to najszybszy test kompletności. Wystarczy posortować urządzenia wg liczby zleceń i porównać wynik z wiedzą kierownika utrzymania ruchu. Maszyny, które wszyscy znają jako problematyczne, a w raporcie mają pojedyncze wpisy, wskazują miejsca, w których prace wykonuje się „na telefon”, bez zlecenia.
Przebieg audytu danych
- Ustal pola wymagane - przy zgłoszeniu i zamknięciu zlecenia wymagaj dat, obiektu, opisu awarii i opisu naprawy.
- Uruchom raporty - statystyki czynności, raport awaryjności i raport ciągłości prac za ostatni kwartał.
- Znajdź braki - puste kolumny, zera, niezamknięte stare zgłoszenia i ogólne opisy.
- Porównaj z praktyką - skonfrontuj wyniki z wiedzą brygad i kierowników zmian.
- Popraw dane źródłowe - uzupełnij kartoteki obiektów, scal duplikaty, zamknij zgłoszenia.
- Wyznacz odpowiedzialnych - kto dba o kartoteki, a kto o zamykanie zleceń, oraz jak często powtarzać audyt.
Jakość danych zależy też od tego, kto może je zmieniać. Zasady nadawania ról opisuje artykuł personalizacja uprawnień w CMMS.
Jakie decyzje zależą od jakości danych
| Decyzja | Potrzebne dane | Ryzyko przy złych danych |
|---|---|---|
| Remont czy wymiana maszyny | Koszty napraw i zużyte części w historii | Wymiana sprawnej maszyny albo finansowanie kolejnych napraw wyeksploatowanej |
| Budżet utrzymania ruchu | Statystyki czynności i koszty z poprzedniego roku | Budżet oderwany od rzeczywistych potrzeb |
| Kolejność prac serwisu | Awaryjność i przestoje maszyn | Zasoby kierowane na urządzenia, które nie są problemem |
| Częstotliwość przeglądów | Awarie między przeglądami i dostępność | Przeglądy zbyt rzadkie albo niepotrzebnie częste |
| Zapas części zamiennych | Zużycie części przypisane do napraw | Braki w trakcie awarii albo zamrożony kapitał |