Moduł Pracownicy w Studio TCS.net łączy każde wydane narzędzie, sztukę odzieży i środek ochrony z konkretną osobą, jej stanowiskiem i zespołem. Od jakości tych kartotek zależy, czy raport stanu posiadania pracownika da się wykorzystać przy rozliczeniu, czy trzeba go poprawiać ręcznie.
Ten artykuł opisuje, gdzie w systemie leżą kartoteki pracowników, jakie słowniki je porządkują i jak przygotować dane przed wdrożeniem. Pełny opis programu zawiera artykuł Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.
Gdzie są kartoteki pracowników
Moduł Pracownicy leży w sekcji KARTOTEKI menu bocznego i ma dwa panele:
- Pracownicy - Nowy pracownik i lista Pracownicy, czyli własna załoga.
- Leasing pracowniczy - Nowy pracownik podwykonawcy i Pracownicy tymczasowi, czyli osoby spoza etatu.
Rozdzielenie własnej załogi od personelu agencyjnego już na poziomie menu ma praktyczny skutek: rozliczenie sprzętu przed końcem kontraktu prowadzi się na odrębnej liście, bez filtrowania całej kartoteki osobowej. Obsługę firm zewnętrznych opisuje artykuł o narzędziach dla pracowników tymczasowych.
Do tych ekranów prowadzi też wyszukiwarka transakcji pod skrótem Ctrl + K. Wpisanie „prac” podpowiada transakcje związane z personelem - kartoteki, wydania na pracownika i zestawienia stanu posiadania - każdą z krótkim opisem. Więcej w artykule o wyszukiwarce transakcji i interfejsie 2026.
Co zawiera kartoteka pracownika
Kartoteka nie zastępuje systemu kadrowego. Przechowuje tylko te dane, które są potrzebne do wydania wyposażenia, kontaktu i rozliczenia.
| Dane w kartotece | Do czego służą w narzędziowni |
|---|---|
| Nazwisko i imię, zdjęcie | Identyfikacja osoby przy wydawalni - karta pracownika wyświetla się przy szybkim wydaniu i zwrocie |
| Stanowisko | Ustalenie, jakie narzędzia i środki ochrony przysługują osobie |
| Komórka organizacyjna | Zestawienia wyposażenia i kosztów w podziale na działy |
| Analityka | Kod grupujący operacje w raportach, np. według miejsca powstawania kosztów |
| Telefon, e-mail | Kontakt przy zaległym zwrocie lub rozliczeniu |
Pasek narzędzi listy pracowników daje dostęp do podglądu i edycji kartoteki, listy wypożyczonego sprzętu, wydruku oraz historii operacji wykonanych na koncie danej osoby.
Słownik stanowisk pracy
Stanowisko wpisane w kartotece pochodzi ze słownika. Dzięki temu „elektryk” i „elektryk przemysłowy” nie funkcjonują jako dwie różne pozycje, a zestawienia według stanowisk są wiarygodne.
Każde stanowisko ma kod, nazwę i znacznik aktywności. W przykładowym słowniku widać m.in. automatyka, elektryka przemysłowego, inżyniera produkcji, kierownika magazynu, kontrolera jakości i konserwatora maszyn. Stanowiska, które przestały istnieć, oznacza się jako nieaktywne zamiast je usuwać, żeby historia kartotek pozostała spójna.
Zespoły pracowników
Część wyposażenia i zleceń dotyczy brygady, a nie pojedynczej osoby. Do tego służy słownik zespołów.
Słownik ma prostą budowę: kod, nazwa zespołu i znacznik aktywności. Zespoły przydają się przy przydzielaniu zleceń serwisowych w CMMS i przy zestawieniu wyposażenia całej brygady. Wydanie nadal warto rejestrować na konkretną osobę - zespół jest poziomem raportowania, a nie zbiorczym kontem. Podział na komórki, zespoły i uprawnienia omawia artykuł o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach.
Stan posiadania pracownika
Na koncie pracownika zapisują się wydania z różnych magazynów:
- Narzędzia - wypożyczenia z numerem serii, rozliczane zwrotem.
- Odzież ochronna - przydziały odzieży roboczej opisane w dziale odzież robocza i BHP.
- Środki BHP - wydania środków ochrony indywidualnej.
Raport Narzędzia u pracowników grupuje wiersze po osobie i dla każdego narzędzia pokazuje indeks, numer seryjny, nazwę i ilość. To podstawowe zestawienie przy zmianie stanowiska, przejściu do innego działu i zakończeniu współpracy. Procedurę rozliczenia opisuje artykuł o rozliczaniu pracowników z narzędzi.
Jak przygotować dane pracowników
Porządek w kartotekach osobowych najłatwiej wprowadzić przed pierwszym wydaniem. Sprawdza się taka kolejność:
- Słownik stanowisk - ujednolicone nazwy i kody.
- Komórki i zespoły - struktura, w której będą raportowane stany i koszty.
- Kartoteki własnej załogi - nazwisko, stanowisko, komórka, analityka i dane kontaktowe.
- Leasing pracowniczy - osobne kartoteki pracowników agencji i podwykonawców.
- Zasady odejść - kto dezaktywuje kartotekę i kiedy, po rozliczeniu stanu posiadania.
- Zakres danych osobowych - uzgodniony z osobą odpowiedzialną za ochronę danych, zgodnie z RODO.
Więcej widoków systemu znajdziesz w galerii zrzutów ekranu Studio TCS.net.