Sieć klubów fitness wydaje odzież setkom trenerów, recepcjonistów i pracowników obsługi w wielu lokalizacjach naraz. Studio TCS.net prowadzi tę ewidencję w jednym systemie: limity według stanowisk, wnioski z dwustopniową akceptacją, dziewięć statusów odzieży, pralnię i terminy wymiany.
Opis powstał na podstawie wymagań sieci obejmującej około 180 klubów, magazyn centralny i magazyny w poszczególnych klubach. Te same mechanizmy sprawdzają się w innych sieciach z odzieżą firmową: w hotelach, salonach usługowych czy placówkach handlowych.
Czego sieć klubów wymaga od ewidencji odzieży
W jednym klubie wystarczy szafa z koszulkami i zeszyt wydań. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset klubach zaczynają się problemy, których arkusz kalkulacyjny nie rozwiązuje: nikt nie wie, ile odzieży leży w poszczególnych klubach, pracownicy odchodzą z uniformami, a zamówienia do centrali przychodzą mailem bez akceptacji przełożonego.
- Duża rotacja pracowników - nowe osoby trzeba szybko wyposażyć, a odchodzące rozliczyć z wydanej odzieży.
- Rozproszone magazyny - odzież leży w magazynie centralnym i w każdym klubie, a stany muszą być widoczne w jednym miejscu.
- Kontrola kosztów - każdy klub i region ma budżet, więc wnioski ponad limit trzeba zatrzymać przed wydaniem, a nie po fakcie.
- Odzież wielokrotnego użytku - uniformy wracają z pralni i są wydawane ponownie, więc system musi rozróżniać sztuki nowe od używanych.
Katalog odzieży i limity stanowisk
Podstawą ewidencji jest kartoteka każdego rodzaju odzieży: koszulki trenera, bluzy recepcji, spodni czy obuwia obsługi technicznej. Kartoteka przechowuje indeks, nazwę, grupę, rozmiar, kod EAN i stan w każdym magazynie.
Lista kartotek pokazuje magazyn, indeks, nazwę, stan, jednostkę miary, kod EAN i grupę, a z paska narzędzi otwiera się stan magazynowy i historia pozycji. Do każdego stanowiska przypisuje się limit: jakie elementy i ile sztuk należy się trenerowi, a ile recepcjonistce, oraz na jaki okres. Wniosek, który przekracza limit albo przychodzi przed końcem okresu użytkowania, system zatrzymuje przed akceptacją. Limity zmienia administrator na prośbę kierownika rejonu, a pracownik widzi, co mu jeszcze przysługuje.
Wnioski o odzież i dwustopniowa akceptacja
Zapotrzebowanie na odzież zgłasza pracownik albo kierownik klubu w jego imieniu. Wniosek przechodzi dwa szczeble akceptacji, zanim cokolwiek zostanie wydane:
- Złożenie wniosku - wniosek dostaje numer i status NOWY. System od razu sprawdza limit stanowiska i termin poprzedniego wydania.
- Akceptacja kierownika klubu - status zmienia się na W AKCEPTACJI, a wniosek trafia do kierownika klubu.
- Akceptacja kierownika rejonu - drugi szczebel zatwierdza wydatek i decyduje, czy odzież wyda magazyn centralny, czy klub ze swojego zapasu.
- Realizacja - po zatwierdzeniu wniosek ma status ZAAKCEPTOWANY i trafia do magazynu, który kompletuje i wysyła odzież.
Gdy osoba zatwierdzająca jest nieobecna, wniosek przechodzi do jej zastępcy, więc zamówienie nie czeka na powrót z urlopu. Każda decyzja zostaje zapisana z datą i autorem, co później ułatwia rozliczenie wydatków.
Po stronie magazynu działa ten sam mechanizm: dokument wydania czeka w buforze, dopóki nie zatwierdzi go uprawniona osoba, i dopiero wtedy zmienia stan. Szczegóły opisuje artykuł o buforze dokumentów i obiegu akceptacji.
Dziewięć statusów odzieży
Każda sztuka odzieży ma w danej chwili jeden status. Statusy pokazują, gdzie jest uniform i czy można go wydać, a przejścia między nimi zostawiają ślad w historii.
| Status | Znaczenie | Wpływ na dostępność |
|---|---|---|
| NOWY | Sztuka przyjęta do magazynu, jeszcze nieużywana | Dostępna do wydania |
| W AKCEPTACJI | Zarezerwowana pod wniosek czekający na zatwierdzenie | Zablokowana dla innych wniosków |
| WYDANY | Wysłana do klubu lub wydana pracownikowi | Zajmuje limit pracownika |
| UŻYTKOWANA | U pracownika, liczony jest okres użytkowania | Zajmuje limit pracownika |
| PRALNIA | Przekazana do prania lub dezynfekcji | Czasowo niedostępna |
| ZWRÓCONA | Oddana przez pracownika, czeka na ocenę stanu | Niedostępna do czasu oceny |
| STAN KLUBU | Używana, sprawna, w zapasie klubu | Dostępna do ponownego wydania |
| USZKODZONA | Zniszczona przed końcem okresu użytkowania | Wyłączona z obiegu i z limitów |
| ZUŻYTA | Koniec okresu użytkowania albo przydatności | Historia zamknięta |
Status USZKODZONA może nadać tylko administrator albo wyznaczony kontroler. Pracownik nie odblokuje więc sobie nowego kompletu przed terminem, zgłaszając zniszczenie uniformu.
Pralnia, zwroty i odzież używana
Uniformy w klubach wracają do obiegu, więc ewidencja nie może kończyć się na wydaniu. Odzież oddana przez pracownika dostaje status ZWRÓCONA, a po ocenie trafia do pralni albo zostaje oznaczona jako uszkodzona. Wyprana i sprawna odzież wraca do zapasu klubu ze statusem STAN KLUBU i jest wydawana w pierwszej kolejności, przed nowymi sztukami z centrali.
- Liczba cykli prania - system zlicza pranie każdej sztuki, więc wiadomo, kiedy uniform zużył się mimo krótkiego stażu.
- Zwrot przy odejściu - kończąca się umowa uruchamia rozliczenie wydanej odzieży, a sztuki uszkodzone nie wracają do obiegu.
- Szybkie wydanie nowej osobie - kierownik klubu wydaje odzież ze stanu klubu bez zamawiania w centrali, jeśli rozmiar jest na miejscu.
Wydawanie w pierwszej kolejności odzieży z zapasu klubu ogranicza zakupy nowych sztuk i ilość wyrzucanych tekstyliów. Cały obieg odzieży z pralnią opisuje artykuł o systemie zarządzania obiegiem odzieży.
Terminy wymiany i powiadomienia
Każdy rodzaj odzieży ma zdefiniowany okres użytkowania, liczony od dnia wydania pracownikowi. W dniu, w którym okres się kończy, sztuka zmienia status na ZUŻYTA, a pracownikowi przysługuje nowa.
Raport odzieży u pracowników pokazuje pracownika, numer dokumentu, datę wydania, element i datę kolejnego wydania. Kolor wiersza zależy od liczby dni do wymiany: poniżej 7, poniżej 14, poniżej 30 i powyżej 30 dni. Powiadomienie przychodzi dwa tygodnie przed terminem, więc klub zdąży zamówić nowy komplet, a centrala widzi zapotrzebowanie na najbliższe tygodnie i planuje zakupy z wyprzedzeniem.
Magazyn centralny i magazyny klubów
Magazyn centralny przyjmuje dostawy i zaopatruje kluby, a każdy klub ma własny magazyn z zapasem podręcznym. Obie strony pracują na tych samych kartotekach, więc stan w centrali i w każdym klubie widać w jednym systemie.
| Obszar | Magazyn centralny | Magazyn klubu |
|---|---|---|
| Dostawy | Przyjęcie od dostawcy i kontrola ilości | Przesunięcie z magazynu centralnego |
| Zapas | Stany hurtowe i rezerwa na sezon | Zapas podręczny i odzież używana (STAN KLUBU) |
| Powiadomienia | Stany minimalne i zamówienia zbiorcze | Brak konkretnego rozmiaru |
Raport przekroczonych stanów minimalnych zestawia pozycje, których stan spadł poniżej ustalonego minimum, i wylicza wielkość braku. Na tej podstawie centrala przygotowuje zamówienie uzupełniające, zanim w klubach zabraknie najczęściej wydawanych rozmiarów. Każde wydanie zdejmuje stan od razu, a przyjęcie dostawy od razu go podnosi, więc zamówienia opierają się na aktualnych danych, a nie na ręcznym liczeniu.
Role i uprawnienia w sieci
Uprawnienia odwzorowują strukturę sieci: pracownik widzi swoje wnioski, kierownik swój klub, kierownik rejonu kluby w regionie, a centrala całość. Szczegóły konfiguracji opisuje artykuł o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach.
| Rola | Zakres |
|---|---|
| Pracownik | Składa wnioski, zgłasza uszkodzenia, widzi własną historię i przysługujące limity. |
| Kierownik klubu | Pierwszy szczebel akceptacji, wnioski w imieniu pracowników, obsługa zwrotów i wydań ze stanu klubu. |
| Kierownik rejonu | Drugi szczebel akceptacji, nadzór nad klubami w regionie, zastępstwo kierownika klubu. |
| Magazynier | Kompletowanie i wysyłka odzieży, przyjęcia dostaw, stany magazynu centralnego. |
| Księgowość | Rozliczenie kosztów, przeksięgowania między miejscami powstawania kosztów (MPK). |
| Administrator | Limity, blokowanie kont, statusy USZKODZONA, konfiguracja systemu. |
Logowanie może korzystać z Active Directory lub Azure AD w trybie Single Sign-On, więc pracownik klubu wchodzi do systemu tym samym kontem co do innych aplikacji firmy, a dział IT zarządza dostępem w jednym miejscu.
Integracja z systemem kadrowym
Kartoteka pracownika może wymieniać dane z systemem kadrowo-płacowym przez REST API. Przy dużej rotacji to oszczędza najwięcej pracy:
- Zatrudnienie - nowa osoba pojawia się w systemie ze stanowiskiem, klubem i MPK, a limity odzieży przypisują się od razu.
- Zmiana stanowiska lub klubu - przeniesienie w kadrach zmienia limity i przypisanie do magazynu.
- Koniec umowy - system blokuje nowe wnioski i otwiera rozliczenie wydanej odzieży.
- Niezwrócona odzież - lista trafia do kadr. Potrącenie jej wartości z wynagrodzenia wymaga zgody pracownika wyrażonej na piśmie (art. 91 Kodeksu pracy), więc system przekazuje dane, a decyzję podejmuje dział kadr.
Raporty kosztów według klubów i MPK
Każde wydanie jest przypisane do pracownika, klubu i miejsca powstawania kosztów, dlatego koszty odzieży można zestawić na wiele sposobów:
- koszt odzieży na pracownika, klub i region,
- najczęściej wydawane rozmiary i elementy,
- wykorzystanie limitów i wnioski zatrzymane ponad limit,
- zwroty, odzież uszkodzona i liczba cykli prania,
- średni czas od złożenia wniosku do akceptacji.
Zestawienia eksportuje się do Excela, a zasady rozliczania kosztów według MPK opisuje artykuł o rozliczaniu kosztów narzędzi według MPK.
Wdrożenie i dostępność
W opisanej sieci system uruchomiono w 180 klubach w ciągu trzech miesięcy. Nowy klub dodaje się jako kolejną lokalizację z własnym magazynem, a raporty centrali obejmują go od pierwszego dnia. Studio TCS.net działa w chmurze Microsoft Azure albo na serwerze firmy, a dostępność usługi w chmurze wynosi 99% w skali miesiąca. Wymianę danych z innymi systemami zapewnia REST API.
Zasady przydziału odzieży dla stanowisk i obowiązki pracodawcy opisuje artykuł oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej, a cały dział - strona zarządzanie odzieżą roboczą i BHP.