Odzież robocza, narzędziownia i przeglądy maszyn w jednym systemie

Narzędziownia, magazyn odzieży roboczej i przeglądy maszyn to w wielu zakładach trzy osobne rejestry prowadzone przez trzy działy. Studio TCS.net obsługuje je w jednej bazie: wspólna kartoteka pracowników, zespołów i lokalizacji łączy wydania narzędzi, przydziały odzieży i zlecenia przeglądów.

Rozproszone rejestry powodują powtarzalne problemy. Ten sam pracownik figuruje pod różnymi nazwiskami w trzech plikach, przy odejściu z firmy nikt nie sprawdza całości wyposażenia, a przeglądy maszyn nie są zestawiane z dostępnością narzędzi i odzieży ochronnej potrzebnych do ich wykonania. Ten artykuł pokazuje, co łączy te obszary, czym się różnią i w jakiej kolejności je uporządkować. Pełny opis programu zawiera strona program do narzędziowni, a artykuły o odzieży zebrano w dziale odzież robocza i BHP.

Co łączy narzędzia, odzież i utrzymanie ruchu

Prowadzenie każdego obszaru w osobnym arkuszu sprawia, że pracownika rozlicza się kilka razy, a kierownik nie widzi całości wyposażenia zespołu. Wspólny system opiera się na kilku elementach:

• Jedna kartoteka pracownika - ze stanowiskiem, komórką, zespołem i analityką, na której zapisują się wydania narzędzi, przydziały odzieży i zlecenia serwisowe.
• Wspólne kartoteki magazynowe - narzędzia, części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronna i środki BHP w tym samym układzie.
• Te same zasady dokumentów - każde wydanie jest dokumentem, który może czekać w buforze na zatwierdzenie.
• Jedno rozliczenie - stan posiadania pracownika obejmuje wszystkie rodzaje wyposażenia.

Słownik zespołów grupuje pracowników w brygady z kodem i nazwą. Te same zespoły służą do rozliczania wydanych narzędzi i przydzielania zleceń serwisowych, więc raport dla jednej brygady pokazuje zarówno narzędzia, jak i odzież ochronną jej członków. Budowę tych słowników opisuje artykuł o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach.

Czym różnią się obiegi

Wspólna baza nie oznacza, że wszystko działa tak samo. Każdy obszar ma swój obieg i swoje najważniejsze pytanie:

Kartoteki wszystkich rodzajów wyposażenia otwiera się z jednego menu, co ułatwia pracę osobie obsługującej jednocześnie wydawalnię narzędzi i magazyn BHP. Pierwsza grupa prowadzi do kartotek według magazynów, druga dzieli magazyn narzędzi na typy, np. elektryczne, proste czy kontrolno-pomiarowe, a trzecia daje dostęp do tabeli wszystkich kartotek, klasyfikacji, importu i wyszukiwarki.

Narzędziownia: wydania, numery serii i przeglądy

W narzędziowni porządek zaczyna się od przypisania każdego wydania do osoby:

• Kartoteki i numery serii - każde narzędzie i przyrząd z unikalnym oznaczeniem.
• Dokumenty wydań i zwrotów - wypożyczenia NW i zwroty NP z pracownikiem i datą.
• Przeglądy i legalizacje - listy z terminami i statusami, widoczne w kalendarzu.
• Raport narzędzi u pracowników - podstawa rozliczenia przy zmianie stanowiska lub odejściu.

Organizację wydawalni opisuje artykuł jak zorganizować szybkie wydawanie narzędzi.

Odzież: przydziały i terminy kolejnych wydań

W odzieży najważniejsze pytanie brzmi nie „kto ma”, tylko „komu i kiedy należy się następny komplet”. Przydziały zapisują się na tych samych pracownikach co wydania narzędzi, a odpowiedź daje raport odzieży u pracowników.

Raport pokazuje dla każdego wydania pracownika, numer dokumentu, datę wydania, element odzieży i datę kolejnego wydania. Kolor wiersza zależy od liczby dni do tego terminu: poniżej 7, poniżej 14, poniżej 30 i powyżej 30 dni, więc osoba odpowiedzialna za BHP widzi, które przydziały przygotować w najbliższym tygodniu. Normy przydziału, rozmiarówkę i limity opisuje artykuł oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej, a zasady ustalania okresów - cykl wymiany odzieży roboczej. Uporządkowana dokumentacja przydziałów ułatwia też spełnienie wymagań systemu zarządzania BHP według ISO 45001.

Przeglądy maszyn i BHP w utrzymaniu ruchu

Przeglądy maszyn prowadzi moduł CMMS w tej samej bazie. Technik realizujący przegląd lub naprawę pobiera narzędzia i części na dokumentach, które trafiają do historii obiektu, a przed rozpoczęciem pracy można sprawdzić, czy potrzebne narzędzia specjalistyczne i odzież ochronna są dostępne w magazynie.

Lista zleceń przeglądu pokazuje status, przedział terminu, obiekt i rodzaj przeglądu, a zaległe zlecenia są podświetlone. Bezpieczeństwo pracy nie kończy się jednak na odzieży. Przy naprawach i przeglądach równie ważne są zasady postępowania, które Studio TCS.net przypisuje do czynności serwisowych:

Słownik warunków bezpieczeństwa ma kod, opis i znacznik aktywności. Przykładowa pozycja CMMS-WMZ opisuje wyłączenie i odizolowanie maszyny od zasilania w procedurze LOTO. Warunek przypisany do zlecenia przypomina technikowi o wymaganiach, zanim zacznie pracę. Więcej w artykule o warunkach bezpieczeństwa LOTO, a planowanie harmonogramów opisuje artykuł o harmonogramach przeglądów i kalibracji.

Zestawienia w jednym miejscu

Wspólny system oznacza też wspólne raportowanie. Moduł Zestawienia w sekcji Informacje ma pięć paneli:

• Dokumenty magazynowe - PW, RW, LK, PI, RI i RW BHP.
• Dokumenty wypożyczeń - NW, NP, NPD i NWD.
• Czynności utrzymania ruchu - awarie, naprawy, przeglądy, remonty i UDT.
• Kalendarze - kalendarz CMMS i oś czasu.
• Kartoteki - numery seryjne, wypożyczone narzędzia oraz BHP i sorty odzieżowe.

Kierownik nie musi przełączać się między programami, żeby porównać koszty narzędzi i odzieży w jednym okresie albo zestawić je z kosztami utrzymania maszyn. Takie podejście do zarządzania majątkiem odpowiada zasadom normy ISO 55000, która opisuje zarządzanie cyklem życia zasobów fizycznych przedsiębiorstwa.

Wspólna baza, osobne uprawnienia

Jedna baza nie oznacza, że wszyscy widzą wszystko. Uprawnienia ogranicza się do obszaru i magazynu, więc dział BHP pracuje na odzieży, narzędziownia na narzędziach, a utrzymanie ruchu na obiektach i zleceniach. Słowniki pracowników, zespołów i lokalizacji pozostają jednak jedne dla całej firmy, co eliminuje rozbieżności w nazwiskach i stanowiskach.

Scenariusz: odejście pracownika

Weźmy montera, który kończy pracę w firmie. Przy osobnych ewidencjach narzędziownia i dział BHP rozliczają go niezależnie i łatwo coś pominąć. We wspólnym systemie wygląda to tak:

1. Raport narzędzi u pracowników pokazuje wkrętarkę i miernik z numerami serii.
2. Raport odzieży u pracowników pokazuje kurtkę i buty ochronne z datami wydania.
3. Narzędzia wracają dokumentem zwrotu NP, a odzież rozlicza się według przyjętych zasad, bo część pozycji nie podlega zwrotowi.
4. Po rozliczeniu obu obszarów kartoteka pracownika zostaje oznaczona jako nieaktywna.

Procedurę opisuje artykuł o rozliczaniu pracowników z narzędzi.

Jak uporządkować narzędziownię, odzież i przeglądy w jednym systemie

Kolejność wdrożenia Studio TCS.net od wspólnych słowników do raportów przekrojowych, tak aby nie uruchamiać wszystkich obszarów naraz.

Czas realizacji: kilka tygodni, obszar po obszarze

Co jest potrzebne

• Jedna uzgodniona lista pracowników ze stanowiskami i zespołami
• Lista lokalizacji i magazynów
• Normy przydziału odzieży i lista maszyn do przeglądów

1. Słowniki wspólne

   Uzgodnienie przez kadry, BHP i narzędziownię jednej listy pracowników, stanowisk, komórek, zespołów i lokalizacji.

2. Obszar o największych stratach

   Zwykle narzędziownia: oznaczenie narzędzi i wydawanie ich od pierwszego dnia wyłącznie na dokumentach NW i NP.

3. Magazyn odzieży i BHP

   Przeniesienie przydziałów odzieży do systemu na tych samych kartotekach pracowników, z okresami użytkowania dla stanowisk.

4. Przeglądy maszyn

   Założenie obiektów i harmonogramu przeglądów najbardziej awaryjnych maszyn w module CMMS.

5. Raporty przekrojowe

   Regularne przeglądanie wyposażenia na pracownika i zespół oraz kosztów na obiekt.

Przykładowy zakład, w którym narzędzia giną, odzież jest wydawana bez ewidencji, a przeglądy przypominają o sobie po awarii, przechodzi tę drogę tak: kadry i BHP uzgadniają listę pracowników, narzędziownia oznacza narzędzia i wydaje je tylko na dokumentach, magazyn BHP przenosi przydziały na te same kartoteki, a utrzymanie ruchu zakłada harmonogram przeglądów. Przy pierwszym odejściu pracownika jedno zestawienie pokazuje narzędzia i odzież do zwrotu. Rolę sztucznej inteligencji w tym połączonym środowisku opisuje artykuł AI w zarządzaniu utrzymaniem ruchu.