Kartoteka magazynowa to opis pozycji w systemie: indeks, nazwa, rodzaj, grupa, jednostka, kod EAN, numer katalogowy, dostawca, cena i progi zapasu. W Studio TCS.net kartoteki są podzielone na magazyny - narzędzia, części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronną i środki BHP - a narzędzia dodatkowo według typów, co pozwala szybko znaleźć pozycję i ocenić jej stan.
Jakość kartotek decyduje o jakości całej ewidencji. Jeśli ta sama wiertarka figuruje pod trzema nazwami, wyszukiwarka jej nie znajdzie, raport stanów minimalnych pokaże fałszywy brak, a dział zakupów zamówi duplikat. Ten artykuł pokazuje, jak opisywać narzędzia i wyposażenie, żeby kartoteki pracowały na rzecz narzędziowni.
Podział kartotek na magazyny i typy
Menu kartotek ma trzy grupy. Pierwsza dzieli kartoteki według magazynów: narzędzia, części zamienne, materiały eksploatacyjne, odzież ochronna i środki BHP. Druga grupuje magazyn narzędzi według typów: baterie, elektryczne, maszyny, narzędzia proste, narzędzia różne, narzędzia kontrolno-pomiarowe i osprzęt. Trzecia daje dostęp do pełnej tabeli, klasyfikacji, importu i wyszukiwania. Taki podział sprawia, że magazynier BHP nie przegląda elektronarzędzi, a kierownik narzędziowni widzi od razu tylko przyrządy pomiarowe, gdy planuje kalibracje.
Co zawiera dobra kartoteka
| Pole | Do czego służy | Na co uważać |
|---|---|---|
| Indeks | Jednoznaczna identyfikacja pozycji w systemie | Jeden schemat nadawania dla całej firmy |
| Nazwa | Wyszukiwanie i czytelność dokumentów | Stała kolejność: rodzaj, typ, parametry |
| Rodzaj i grupa | Podział w raportach i drzewie kategorii | Słownik zamiast dowolnego wpisu |
| Kod EAN i numer katalogowy | Przyjęcia skanem i zamawianie zamienników | Numer producenta, a nie dostawcy |
| Dostawca i cena ewidencyjna | Zakupy i koszty | Aktualizacja przy zmianie dostawcy |
| Zapas minimalny, maksymalny, optymalny | Raport braków i planowanie zakupów | Progi zależne od rotacji i czasu dostawy |
Zdjęcia i wyszukiwanie
Zdjęcie w kartotece rozwiązuje problem, którego nie rozwiąże żaden opis: pracownik rozpoznaje narzędzie, zanim przeczyta nazwę. Galeria asortymentu pokazuje miniatury z indeksem i nazwą, a panel wyszukiwania pozwala filtrować po SKU, numerze ewidencji, kodzie EAN, numerze SAP i dostawcy. Pole numeru SAP ułatwia uzgadnianie kartotek z systemem ERP. Szybkie odpowiadanie na pytania o narzędzia opisuje artykuł jak system poprawia funkcjonowanie ewidencji.
Progi zapasu w kartotece
Kartoteki materiałów eksploatacyjnych pokazują, jak rozbudowana może być kartoteka: poza magazynem, indeksem, nazwą, stanem, jednostką, kodem EAN i numerem katalogowym zawiera rodzaj, grupę, dostawcę, cenę ewidencyjną oraz zapas minimalny, maksymalny i optymalny. Progi zapisane w kartotece sterują raportem przekroczonych stanów minimalnych. Zasady ich ustalania opisuje artykuł o stanach minimalnych i zapasie narzędzi.
Zasady nazewnictwa
- Stała kolejność w nazwie - rodzaj, typ, najważniejszy parametr, np. „Wiertarka udarowa 18V SDS-Plus”.
- Jednostki i skróty ze słownika - zawsze „mm”, nigdy raz „mm”, a raz „milim.”.
- Bez nazw zwyczajowych - „kątówka” zamienia się na „Szlifierka kątowa 125 mm”.
- Jedna kartoteka na typ - egzemplarze rozróżnia numer serii, a nie osobne kartoteki.
- Grupy zamiast dopisków - przynależność do działu lub budowy wynika z lokalizacji, nie z nazwy.
Kartoteka a oznakowanie egzemplarzy
Kartoteka opisuje rodzaj narzędzia, a numer serii i etykieta - konkretny egzemplarz. Materiały zużywalne, takie jak tarcze ścierne czy wiertła, wystarczy prowadzić ilościowo z kodem kreskowym na opakowaniu. Elektronarzędzia i przyrządy pomiarowe warto oznaczać egzemplarzowo - kodem QR lub tagiem RFID, jeśli pracują w trudnych warunkach, w których etykieta z kodem kreskowym szybko się niszczy. Porównanie technologii przedstawia artykuł czy kod kreskowy nadaje się do oznaczania narzędzi, a ewidencję egzemplarzy - tekst o numerach seryjnych.
Zakładanie kartotek i import
- Słowniki - rodzaje, grupy, jednostki miary i schemat indeksów przed pierwszym wpisem.
- Porządkowanie listy - scalenie duplikatów i ujednolicenie nazw w arkuszu.
- Import - wczytanie kartotek z pliku CSV lub XLS według wzorcowej struktury kolumn.
- Uzupełnienie - zdjęcia, numery katalogowe, dostawcy i progi zapasu dla najważniejszych pozycji.
- Kontrola - wyszukanie kilkunastu typowych narzędzi tak, jak zrobi to pracownik.
Przygotowanie arkusza opisuje artykuł o imporcie danych z Excela, a pełen zakres systemu - strona Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.