Jak oprogramowanie Studio TCS.net automatyzuje harmonogramy przeglądów i kalibracji

Harmonogram przeglądów i kalibracji narzędzi to zestaw terminów, w których każdy przyrząd pomiarowy, maszyna i urządzenie musi przejść kontrolę, wzorcowanie lub legalizację. Studio TCS.net wyznacza te terminy z cykli zapisanych w kartotece, powiadamia o nich z wyprzedzeniem i blokuje wydanie sprzętu po terminie.

W firmach produkcyjnych, laboratoriach i zakładach precyzyjnych sprawność aparatury kontrolnej przekłada się bezpośrednio na jakość wyrobów. Ręczne pilnowanie dat w rozproszonych plikach Excela kończy się przeoczeniami. Harmonogramy w Studio TCS.net do zarządzania narzędziownią usuwają tę zależność od pamięci pracowników.

Cykle serwisowe i powiadomienia o terminach

Po rejestracji aparatury w bazie danych każdemu urządzeniu przypisuje się indywidualne cykle: przeglądu, kalibracji i legalizacji. System sam wylicza kolejne terminy i wysyła powiadomienia e-mail do metrologów, kierowników laboratoriów czy pracowników narzędziowni - z wyprzedzeniem ustawionym dla danego cyklu.

Lista przeglądów i kalibracji pokazuje status każdego zlecenia - nowy, w realizacji lub zamknięty - wraz z datą rozpoczęcia, planowaną i faktyczną datą zakończenia, indeksem, nazwą i numerem serii. Dzięki dostępowi przez Internet uprawnione osoby widzą zbliżające się badania z każdego miejsca i mogą wcześniej zaplanować wysyłkę sprzętu do laboratorium wzorcującego. Stan techniczny narzędzi między przeglądami opisuje artykuł kontrola stanu technicznego narzędzi.

Plan przeglądów: zakres i częstotliwość

W jednym zakładzie przegląd oznacza różne czynności, wykonywane przez różne osoby i według różnych zasad. Warto je rozróżnić już na etapie planu:

Szczegóły nadzoru nad przyrządami pomiarowymi, w tym blokadę wydania po terminie kalibracji, opisuje artykuł o harmonogramach przeglądów i kalibracji narzędzi.

Skąd brać częstotliwość przeglądów

Cykl przeglądu rzadko jest wartością raz na zawsze. Przy jego ustalaniu bierze się pod uwagę kilka źródeł:

• Dokumentacja producenta - punkt wyjścia dla maszyn i elektronarzędzi, zwykle podany w miesiącach lub godzinach pracy.
• Przepisy i dozór - terminy obowiązkowe, których nie wydłuża się na podstawie własnej oceny.
• Intensywność użytkowania - narzędzie pracujące na trzy zmiany zużywa się szybciej niż używane okazjonalnie.
• Historia awarii - usterki powtarzające się między przeglądami są sygnałem, że cykl jest za długi.
• Wymagania jakościowe - audyt klienta lub system zarządzania jakością może narzucić częstsze kontrole.

Jak zbudować plan przeglądów

1. Lista obiektów - narzędzia i maszyny, które podlegają przeglądom, z indeksem, lokalizacją i numerem seryjnym.
2. Rodzaje przeglądów - dla każdego obiektu określenie, jakie czynności się wykonuje, wraz z instrukcją.
3. Cykle - częstotliwość z uwzględnieniem źródeł opisanych wyżej.
4. Odpowiedzialność - osoba lub firma zewnętrzna, która przegląd wykonuje i zatwierdza.
5. Rozłożenie w czasie - terminy przesunięte tak, by nie kumulowały się w jednym tygodniu i trafiały w okresy mniejszego obciążenia produkcji.
6. Realizacja i wynik - zamknięcie zlecenia z opisem stanu obiektu i ewentualnych usterek.
7. Korekta - przegląd planu po kilku miesiącach na podstawie wyników i awarii.

Cztery etapy automatycznej kontroli

Infografika pokazuje cały proces w czterech krokach, które system wykonuje dla każdego narzędzia i urządzenia:

1. Harmonogramowanie - centralny plan przeglądów; terminy dla wszystkich zasobów generują się automatycznie na podstawie cyklu zapisanego w kartotece.
2. Powiadomienia - przed terminem operatorzy i serwisanci dostają alerty e-mail lub SMS.
3. Realizacja i rejestracja - wykonanie przeglądu potwierdza się także mobilnie, a historia serwisowa jest dostępna w terenie.
4. Analiza i raportowanie - raporty pokazują bieżący stan techniczny parku i koszty utrzymania.

Alerty i planowanie prac serwisu

Alerty wyświetlają się na pulpicie systemu i trafiają e-mailem do osób odpowiedzialnych. Dzięki temu przygotowania do przeglądu zaczynają się wcześniej:

• Wyprzedzenie - ustawia się je osobno dla każdego cyklu, dłuższe dla sprzętu wysyłanego do zewnętrznego laboratorium.
• Adresaci - powiadomienie dostaje osoba przypisana do cyklu, a po terminie także jej przełożony.
• Kanały - pulpit w systemie, e-mail, a w module CMMS także SMS wysyłany z poziomu zlecenia.

Oś czasu układa zlecenia na linii godzin jednej zmiany. Widać na niej, które przeglądy nakładają się na siebie i kiedy serwis jest najbardziej obciążony, więc kierownik może przesunąć część prac, zanim zabraknie ludzi lub narzędzi. Planowanie obłożenia opisuje artykuł oś czasu - obłożenie serwisu na jednym ekranie.

Powiadomienia e-mail o terminach

Jedno przypomnienie w dniu terminu przychodzi za późno. Sprawdza się układ kilkustopniowy, w którym każdy etap ma innego adresata i inny cel. Przykładowy układ:

Odstępy zależą od rodzaju czynności. Kalibracja w zewnętrznym laboratorium wymaga dłuższego wyprzedzenia niż przegląd elektronarzędzia wykonywany na miejscu.

Kalendarz terminów jako źródło powiadomień

Powiadomienie jest tylko tak dobre, jak dane, z których powstaje. Podstawą jest data ostatniej kontroli i cykl zapisany dla każdego narzędzia - z nich system wylicza kolejny termin.

Kalendarz przeglądów w module Narzędziownia nanosi wyliczone terminy na siatkę miesiąca, z przełącznikiem widoków Dzień, Tydzień, Miesiąc i Agenda. Zanim uruchomi się przypomnienia, warto przejrzeć ten widok: tygodnie z kumulacją terminów to sygnał, że część kontroli trzeba zamówić wcześniej, a puste miesiące mogą oznaczać narzędzia bez uzupełnionego cyklu. Rozkładanie terminów w czasie opisuje artykuł o planowaniu przeglądów.

Jak uruchomić powiadomienia

1. Uzupełnienie kartotek - data ostatniego przeglądu, kalibracji lub legalizacji oraz cykl dla każdego narzędzia, wprowadzone ręcznie lub zaimportowane z dotychczasowego arkusza.
2. Przypisanie odpowiedzialności - adresy e-mail osób odpowiedzialnych za grupy sprzętu, działy lub lokalizacje.
3. Ustalenie wyprzedzenia - liczba i odstępy przypomnień dla poszczególnych rodzajów kontroli.
4. Próba - sprawdzenie powiadomienia na jednym narzędziu z bliskim terminem, zanim obejmie się nim cały park.
5. Przegląd zaległości - pierwsze uruchomienie zwykle ujawnia narzędzia już po terminie, które trzeba obsłużyć od razu.

Powiadomienia przy zleceniach CMMS

Poza przypomnieniami o terminach komunikacja e-mail i SMS jest dostępna również bezpośrednio przy zleceniach utrzymania ruchu.

Formularz zlecenia naprawy ma w górnym pasku przyciski Wyślij SMS i Wyślij e-mail, obok zakładek Notatki, Dokumenty i Dyskusja. Osoba prowadząca zlecenie może z jego poziomu powiadomić wykonawcę albo zgłaszającego o zmianie statusu, bez przepisywania danych obiektu do osobnej wiadomości. Pole Osoba odpowiedzialna wskazuje, kto odpowiada za realizację, a zakładka Po naprawie zbiera wynik prac.

Zlecenia przeglądu, statusy i kalendarz

W module CMMS każdy zaplanowany przegląd staje się zleceniem, które przechodzi przez kolejne statusy.

Widok startowy modułu Przeglądy grupuje zlecenia według statusu: Nowe, Przyjęte, W realizacji, Zrealizowane i Anulowane. Kierownik utrzymania ruchu od razu widzi, ile przeglądów czeka na przyjęcie przez wykonawcę, a ile jest w toku. Obok znajduje się wejście do kalendarza, w którym te same zlecenia widać na osi dni.

Lista zleceń i przeglądy zaległe

Lista zleceń przeglądu pokazuje status, numer dokumentu, przedział terminu, obiekt i rodzaj przeglądu. Zlecenia po terminie są podświetlone, więc zaległości nie trzeba wyszukiwać ręcznie. Z paska narzędzi wykonawca otwiera instrukcję przeglądu, a przycisk Historia pokazuje poprzednie przeglądy tego samego obiektu - przydatne, gdy trzeba sprawdzić, co wykryto ostatnim razem. Przypomnienia wysyłane przed terminem opisuje artykuł o powiadomieniach e-mail o terminach przeglądów.

Rozkład przeglądów w kalendarzu

Kalendarz CMMS przedstawia zlecenia na siatce miesiąca, a zlecenia wielodniowe jako ciągłe paski w kolorze odpowiadającym rodzajowi prac. Przełącznik widoków Dzień, Tydzień, Miesiąc, Agenda i Oś czasu pozwala przejść od ogólnego rozkładu do planu jednej zmiany. W widoku miesięcznym łatwo zauważyć tygodnie, w których przeglądy kumulują się z naprawami - to moment, by część terminów przesunąć. Planowanie obłożenia w ujęciu godzinowym przedstawia artykuł o osi czasu i obciążeniu serwisu.

Blokada wydania i poprawność pomiarów

Praca przyrządem bez ważnej legalizacji lub wzorcowania zagraża kontroli jakości. Dlatego Studio TCS.net blokuje wydanie narzędzi i maszyn, których termin ważności technicznej minął.

Lista legalizacji prowadzi osobny cykl dla przyrządów objętych prawną kontrolą metrologiczną, z przyciskami dodawania, zmiany statusu, podglądu i historii. Jeśli magazynier spróbuje wydać zablokowany sprzęt lub przesunąć go na linię przez aplikację mobilną Android, system wyświetli ostrzeżenie i odrzuci operację. To mechanizm, który podczas audytu ISO pokazuje, że nadzór nie opiera się wyłącznie na uwadze pracowników.

Jak ustawić automatyczne harmonogramy przeglądów i kalibracji

Konfiguracja cykli serwisowych przyrządów pomiarowych i maszyn w Studio TCS.net wraz z powiadomieniami i blokadami.

Czas realizacji: ok. 7 dni (tydzień)

Co jest potrzebne

• Wykaz przyrządów pomiarowych i maszyn podlegających przeglądom
• Adresy e-mail metrologów i kierowników odpowiedzialnych za serwis
• Interwały przeglądów i terminy kalibracji producenta

1. Rejestracja aparatury w bazie

   Wprowadzenie przyrządów pomiarowych i maszyn do bazy MS SQL Server wraz z danymi technicznymi.

2. Przypisanie cykli serwisowych

   Zdefiniowanie indywidualnych interwałów przeglądów, kalibracji i legalizacji dla każdego urządzenia.

3. Konfiguracja powiadomień e-mail

   Ustawienie alertów z wyprzedzeniem dla metrologów i kierowników o zbliżających się terminach.

4. Włączenie blokady niesprawnego sprzętu

   Aktywacja automatycznego blokowania wydań urządzeń po upływie terminu ważności technicznej.

Blokada wydania i obieg narzędzia do serwisu

Przypomnienie to za mało, jeśli przeterminowany przyrząd nadal może trafić do pracownika. Dlatego ostatnim zabezpieczeniem jest blokada wydania:

1. Skan przy wydaniu - magazynier odczytuje kod kreskowy lub tag RFID narzędzia.
2. Sprawdzenie terminu - system weryfikuje status techniczny i datę ważności przeglądu.
3. Blokada - jeśli termin minął, wydanie nie zostanie zatwierdzone.
4. Wydanie do serwisu - narzędzie trafia do naprawy lub przeglądu dokumentem RNA.
5. Powrót - po przeglądzie wraca do magazynu dokumentem PNA i znów może być wydawane.

Moduł Serwis rozdziela obieg na wydania do serwisu RNA i zwroty z serwisu PNA, a zestawienie narzędzi w naprawie pokazuje, czego w danej chwili brakuje w magazynie i od kiedy. Dzięki temu zablokowane narzędzie nie ginie między narzędziownią a warsztatem, a planista wie, kiedy wróci do obiegu.

Nadzór metrologiczny i dokumentacja

Każdy przyrząd otrzymuje cyfrową kartotekę z historią przeglądów i kalibracji oraz dołączonymi plikami - skanami świadectw wzorcowania i protokołów.

Kalendarz przeglądów w widoku miesięcznym pokazuje, jak terminy rozkładają się w kolejnych tygodniach. Metrolog widzi, kiedy kumuluje się najwięcej wzorcowań, i może rozłożyć wysyłkę przyrządów tak, aby na produkcji nie zabrakło sprawnej aparatury.

Typowe interwały dla różnych kategorii narzędzi zestawia strona narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.

Protokoły i historia przeglądów

Każdy przegląd kończy się zapisem w systemie. Szablony protokołów ujednolicają dokumentację - pracownik wypełnia gotowy formularz zamiast pisać protokół od zera. W historii egzemplarza zostają:

• data przeglądu i osoba, która go wykonała,
• wynik kontroli i ustalenia,
• dołączone dokumenty, np. świadectwa i zdjęcia,
• kolejny termin wyznaczony automatycznie z cyklu.

Zestawienie badań UDT pokazuje, jak wygląda taka historia w praktyce: datę i rodzaj badania, symbol i nazwę obiektu, lokalizację oraz opis ustaleń. Każdy wpis ma autora i datę zapisu, więc powstaje ślad rewizyjny - podczas audytu lub kontroli nie trzeba odtwarzać, kto i kiedy zatwierdził wynik.

Przeglądy obowiązkowe, legalizacje i dozór

Część kontroli wynika wprost z przepisów. Zasady legalizacji przyrządów pomiarowych określa Główny Urząd Miar, urządzenia dozorowe bada Urząd Dozoru Technicznego, a obowiązek zapewnienia sprawnego sprzętu wynika z przepisów BHP. System nie zmienia tych terminów, ale pilnuje ich dla każdego egzemplarza i przechowuje dowody wykonania. Rodzaje badań i ich cel opisuje artykuł 10 powodów, aby skorzystać z badania narzędzi.

Dokumentacja dla audytów i dozoru

Dla firm z systemem zarządzania jakością oraz urządzeniami podlegającymi dozorowi terminowość kontroli jest wymogiem formalnym. Audytor pyta nie tylko o aktualne świadectwo, ale też o to, czy wcześniejsze terminy były dotrzymane.

Zestawienie badań UDT gromadzi datę i rodzaj badania, obiekt, lokalizację oraz opis ustaleń, a każdy wpis ma autora i datę zapisu. Rejestr zdarzeń systemu zapisuje zmiany statusu narzędzi i edycje kartotek ze znacznikiem czasu i użytkownikiem, z możliwością eksportu do PDF i Excela. Razem dają dokumentację, którą dział jakości może przedstawić bez odtwarzania dat z wersji arkuszy. Parametry rejestru opisuje specyfikacja techniczna Studio TCS.net.

Przykład wdrożenia w zakładzie produkcyjnym

Wyobraźmy sobie firmę z działem utrzymania ruchu i laboratorium kontroli jakości, która prowadzi terminy przeglądów w osobnych arkuszach dla każdego wydziału. Jeden dział korzysta z przyrządu po terminie wzorcowania, bo informacja nie dociera do osoby wydającej sprzęt z magazynu centralnego. Wdrożenie harmonogramów mogłoby wyglądać tak:

1. Wspólna baza - kartoteki wszystkich przyrządów z wydziałów trafiają do jednego systemu.
2. Opiekunowie i cykle - każdy przyrząd ma osobę odpowiedzialną i cykl zgodny z zaleceniami producenta i ISO 9001.
3. Dwa poziomy powiadomień - metrolog dostaje zestawienie terminów z 30-dniowym wyprzedzeniem, a kierownik magazynu przypomnienie kilka dni przed wysyłką do laboratorium.
4. Blokada - przeterminowany przyrząd nie zostanie wydany, nawet jeśli ktoś przeoczy alert.
5. Efekt - transport do laboratorium planuje się z wyprzedzeniem, a linia nie traci dostępu do aparatury.

Przykładowy scenariusz: wydział obróbki

Wyobraźmy sobie wydział z kilkunastoma obrabiarkami i kilkudziesięcioma elektronarzędziami, gdzie terminy przeglądów prowadzi jeden mistrz w arkuszu. Przejście na plan w systemie mogłoby wyglądać tak:

1. Mistrz przenosi listę obiektów i cykle z arkusza, uzupełniając brakujące numery seryjne i rodzaje przeglądów.
2. Terminy, które w arkuszu wypadały w tym samym tygodniu, zostają rozłożone w kalendarzu na kolejne tygodnie.
3. Przeglądy obrabiarek trafiają na piątkowe popołudnia, gdy wydział pracuje na jedną zmianę.
4. Wykonawcy przyjmują zlecenia i zamykają je z opisem stanu, więc mistrz nie musi dopytywać o postęp.
5. Po pół roku historia pokazuje, że jedna grupa elektronarzędzi psuje się między przeglądami - cykl zostaje skrócony.

Automatyczny nadzór nad terminami i blokadę wydania narzędzi po terminie opisuje artykuł o automatycznej kontroli przeglądów. Ewidencję narzędzi, na której opiera się plan, prowadzi Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.

Checklista wdrożenia harmonogramów

• Inwentaryzacja aparatury - pełna lista przyrządów, maszyn i urządzeń podlegających przeglądom, kalibracji lub legalizacji.
• Dokumentacja producenta - zalecane interwały serwisowe dla każdego typu urządzenia.
• Osoby odpowiedzialne - metrolodzy, kierownicy laboratoriów i pracownicy narzędziowni przypisani do kategorii sprzętu.
• Wyprzedzenie powiadomień - z uwzględnieniem czasu transportu do laboratorium wzorcującego.
• Import świadectw - skany dotychczasowej dokumentacji w kartotekach, aby zachować historię.
• Test blokady - sprawdzenie przed startem, czy system blokuje wydanie przeterminowanego sprzętu.
• Szkolenie - obsługa powiadomień, kartotek i procedura postępowania z zablokowanym sprzętem.

Najczęstsze błędy przy ręcznym nadzorze

• Brak jednego źródła prawdy - każdy dział prowadzi własny rejestr, a informacja o przeterminowanym świadectwie nie dociera do magazynu.
• Przypomnienia w pamięci jednej osoby - urlop lub zmiana pracownika oznacza przeoczone terminy.
• Zbyt późne planowanie transportu - przyrząd trafia do wzorcowania już po utracie ważności.
• Rozproszona dokumentacja - świadectwa i protokoły w segregatorach trudno odnaleźć podczas audytu.
• Brak twardej blokady - nawet przy prowadzonym rejestrze nic nie powstrzymuje wydania przeterminowanego narzędzia.

Konfigurację samych wiadomości opisuje artykuł automatyczne powiadomienia e-mail o terminach przeglądów, a cały mechanizm kontroli - automatyczna kontrola przeglądów.

Ręczna a automatyczna kontrola

Arkusz a plan w systemie