Nigdy nie przegapisz terminu przeglądu dzięki automatycznym powiadomieniom email

Dlaczego terminowe przeglądy narzędzi są kluczowe dla Twojej firmy

Przeglądy okresowe elektronarzędzi, maszyn i przyrządów pomiarowych to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim gwarancja bezpieczeństwa pracowników i ciągłości produkcji. Brak aktualnych przeglądów może skutkować zatrzymaniem linii produkcyjnej podczas kontroli BHP, mandatami sięgającymi kilkudziesięciu tysięcy złotych, a w najgorszym przypadku – wypadkami przy pracy z konsekwencjami prawnymi dla pracodawcy. Automatyzacja monitorowania terminów to inwestycja, która zwraca się już po pierwszym uniknięciu kary lub przestoju.

• Konsekwencje prawne przekroczonych terminów – zgodnie z przepisami BHP pracodawca może otrzymać karę do 30 000 zł za dopuszczenie do pracy pracownika z narzędziem po terminie przeglądu, a w przypadku wypadku odpowiedzialność może sięgać nawet karnej
• Harmonogram przeglądów różnych narzędzi – elektronarzędzia wymagają przeglądu co 12 miesięcy, przyrządy pomiarowe często co 6 miesięcy, a niektóre urządzenia specjalistyczne nawet co kwartał, co w magazynie 200+ narzędzi oznacza kilkadziesiąt terminów do zapamiętania
• Automatyczne powiadomienia z wyprzedzeniem – system wysyła alerty email na 30, 14 i 7 dni przed terminem przeglądu, co daje czas na zaplanowanie wyłączenia narzędzia z eksploatacji i zlecenie przeglądu zewnętrznemu serwisowi lub własnemu laboratorium
• Blokada wypożyczania narzędzi po terminie – zaawansowane systemy automatycznie uniemożliwiają wydanie narzędzia, którego termin przeglądu minął, eliminując ryzyko że magazynier przez pomyłkę wyda przeterminowany sprzęt
• Historia przeglądów i protokoły archiwalne – podczas kontroli inspekcji pracy lub audytu ISO 9001 konieczne jest przedstawienie pełnej dokumentacji przeglądów z ostatnich lat, system przechowuje wszystkie protokoły w jednym miejscu z możliwością natychmiastowego wydruku
• Integracja z kalendarzem firmowym – planowane przeglądy mogą być automatycznie synchronizowane z Outlookiem lub Google Calendar działu utrzymania ruchu, co ułatwia koordynację z bieżącymi zadaniami serwisowymi
• Powiadomienia dla wielu odbiorców – alerty mogą trafiać jednocześnie do kierownika magazynu, specjalisty BHP i działu utrzymania ruchu, zapewniając że informacja dotrze do odpowiedzialnych osób nawet podczas urlopów czy nieobecności
• Eskalacja po przekroczeniu terminu – jeśli mimo przypomnień przegląd nie został wykonany w terminie, system może wysyłać powiadomienia do wyższego szczebla zarządzania lub automatycznie generować raport dla BHP
• Automatyczne tworzenie harmonogramów miesięcznych – na początku każdego miesiąca system może generować zbiorczy raport wszystkich przeglądów zaplanowanych na dany miesiąc, co pozwala optymalnie rozplanować pracę laboratorium pomiarowego
• Koszty opóźnionych przeglądów – poza karami finansowymi, każdy dzień przestoju spowodowany wstrzymaniem produkcji przez inspekcję może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych, co wielokrotnie przewyższa koszt wdrożenia systemu automatycznych przypomnień

powiadomienia email przeglądy techniczne, baza danych SQL, narzędziownia, raporty zarządzanie działami, integracja czytniki RFID, licencja dożywotnia oprogramowanie, ewidencja wypożyczeń narzędzi

Format bazy danych SQL i bezpieczne przechowywanie informacji

Nasze systemy opierają się na otwartych standardach, co gwarantuje pełną niezależność i bezpieczeństwo danych Twojej firmy.

Wszystkie informacje w programie Studio TCS.net gromadzimy w profesjonalnych, relacyjnych bazach danych, najczęściej wykorzystując Microsoft SQL Server. Taka struktura zapewnia nie tylko wysoką wydajność, ale przede wszystkim transparentność, ponieważ baza może być odczytana standardowymi narzędziami administratora, takimi jak SQL Server Management Studio, bez konieczności uruchamiania naszej aplikacji. W rezultacie zyskują Państwo pełną kontrolę nad majątkiem firmy, a dane dotyczące kartotek narzędzi, pracowników czy historii wypożyczeń pozostają zawsze dostępne dla działu IT.

Dla użytkowników biznesowych przygotowaliśmy intuicyjne mechanizmy, dzięki którym dokumenty wypożyczeń pracownika NW oraz inne zestawienia można błyskawicznie eksportować do formatów Excel, CSV lub PDF. Ponadto nasze rozwiązanie jest w pełni kompatybilne ze standardowymi politykami backupu SQL, co pozwala na automatyczne tworzenie kopii zapasowych i szybkie przywracanie informacji w sytuacjach awaryjnych. Jednak należy pamiętać, że bezpośrednia modyfikacja tabel z pominięciem interfejsu aplikacji może naruszyć spójność danych, dlatego zalecamy korzystanie z wbudowanych funkcji edycji dla zachowania pełnej gwarancji i bezpieczeństwa systemu.

System przechowuje dane w standardowej relacyjnej bazie SQL (Microsoft SQL Server, MySQL lub PostgreSQL – w zależności od wersji), co zapewnia pełną kontrolę nad informacjami bez uzależnienia od dostawcy. Dzięki otwartym formatom możesz odczytać, eksportować i archiwizować dane standardowymi narzędziami, zachowując bezpieczeństwo inwestycji i elastyczność IT.

Funkcjonalność	Techniczne rozwiązanie	Realny wpływ na firmę	Narzędzia/metody
Dostęp do surowej bazy danych	Relacyjna baza SQL z otwartą strukturą tabel	Możliwość odczytu danych bez aplikacji, niezależność od dostawcy, analiza w dowolnym narzędziu BI	SQL Server Management Studio, phpMyAdmin, Adminer, DBeaver
Eksport danych do formatów biurowych	Raporty w CSV, Excel (XLSX), PDF	Szybkie udostępnianie danych działom bez dostępu do systemu, analiza w Excelu, prezentacje dla zarządu	Wbudowane moduły eksportu, zaplanowane raporty, API
Backup i archiwizacja	Standardowe kopie zapasowe SQL	Ochrona przed utratą danych, zgodność z polityką IT firmy, możliwość przywrócenia historycznych stanów	SQL Server Backup, mysqldump, pg_dump, narzędzia serwerowe
Struktura relacyjna	Tabele: kartoteki narzędzi, pracownicy, wypożyczenia, przeglądy, historia	Łatwa integracja z innymi systemami ERP/MES, własne zapytania SQL, elastyczne raportowanie	Relacje klucze obce, widoki SQL, procedury składowane
Kontrola dostępu i szyfrowanie	Zabezpieczenia na poziomie bazy i aplikacji, zaszyfrowane połączenia	Bezpieczeństwo danych wrażliwych, zgodność z RODO, kontrola uprawnień dla różnych ról	SSL/TLS, uwierzytelnianie SQL/Windows, role użytkowników
Migracja między systemami	Kompatybilność z narzędziami migracji SQL	Możliwość zmiany serwera bazy bez utraty danych, przejście na inną wersję SQL, przeniesienie do chmury	Narzędzia migracji, skrypty konwersji, backup/restore

Odczyt danych bez aplikacji do analiz i audytów

• Dział IT może podłączyć narzędzia takie jak SQL Server Management Studio lub phpMyAdmin bezpośrednio do bazy
• Analitycy wykorzystują zapytania SQL do tworzenia niestandardowych raportów poza systemem
• Audytorzy zewnętrzni otrzymują dostęp tylko do odczytu w celu weryfikacji zgodności i kontroli
• Zespół BI integruje dane z narzędziowni z innymi źródłami w hurtowni danych

Eksport danych dla działów operacyjnych

• Kierownik produkcji eksportuje listę wypożyczonych narzędzi do Excela na cotygodniowe spotkania
• Dział zakupów otrzymuje raporty CSV z narzędzi wymagających wymiany lub uzupełnienia magazynu
• Kadry pobierają zestawienia odpowiedzialności pracowników za narzędzia w formacie PDF
• Controlling eksportuje dane o kosztach utrzymania narzędzi do systemu finansowego

Backup i odzyskiwanie danych w ramach polityki IT

• Automatyczne nocne kopie zapasowe bazy SQL zapisywane na serwerze backupowym zgodnie z harmonogramem firmy
• Możliwość przywrócenia danych z dowolnego punktu w czasie w przypadku błędnego usunięcia lub awarii
• Archiwizacja historycznych kopii na taśmach lub w chmurze dla długoterminowego przechowywania
• Testowe przywracanie bazy na środowisku deweloperskim bez wpływu na produkcję

Integracja z systemami ERP i MES

• Automatyczna synchronizacja danych o narzędziach z systemem ERP poprzez zapytania SQL lub API
• Pobieranie danych pracowników z Active Directory do systemu narzędziowni bez ręcznego wprowadzania
• Przekazywanie informacji o kosztach narzędzi do systemu księgowego na podstawie harmonogramu
• Integracja z systemem MES w celu śledzenia wykorzystania narzędzi na konkretnych zleceniach produkcyjnych

Migracja i zmiana infrastruktury

• Przeniesienie bazy z serwera lokalnego do chmury Microsoft Azure lub AWS bez utraty danych
• Zmiana z MySQL na SQL Server w ramach ujednolicenia standardów IT w firmie
• Upgrade serwera bazodanowego do nowszej wersji z wykorzystaniem standardowych narzędzi migracji
• Konsolidacja wielu lokalnych baz z różnych oddziałów do centralnej instancji korporacyjnej

Architektura wielostanowiskowa i baza danych na serwerze SQL

Nasze systemy wspierają efektywną pracę zespołową dzięki centralizacji danych na serwerach sieciowych i wydajnej architekturze klient-serwer.

Oprogramowanie Studio TCS.net w wersjach Professional oraz Standard umożliwia przechowywanie bazy danych na dysku sieciowym lub dedykowanym serwerze SQL, co pozwala na jednoczesny dostęp z wielu stanowisk roboczych. W rezultacie wszyscy użytkownicy pracują na tych samych informacjach w czasie rzeczywistym, co eliminuje ryzyko powstawania rozbieżności w ewidencji i znacznie przyspiesza obieg dokumentów wewnątrz firmy. Centralna lokalizacja bazy danych na serwerze to również strategiczne ułatwienie dla działów IT, ponieważ pozwala na realizację polityki backupu w jednym, zabezpieczonym punkcie dla całej organizacji.

Dla zachowania optymalnej wydajności przy pracy wielostanowiskowej zalecamy stosowanie stabilnej sieci o wysokiej przepustowości, co gwarantuje błyskawiczne przesyłanie danych między stacjami a serwerem. Ponadto nasze rozwiązanie wspiera mobilność, ponieważ czy możliwa jest praca zdalna w narzędziowni tak ponieważ program tcs net działa online, umożliwiając synchronizację terminali mobilnych z centralnym systemem poprzez sieć Wi-Fi lub GSM. Wersja Professional oferuje nielimitowaną liczbę stanowisk, co pozwala na swobodny rozwój infrastruktury w miarę wzrostu potrzeb Państwa przedsiębiorstwa, natomiast mniejsze firmy mogą rozpocząć pracę od wersji START, obsługującej ograniczoną liczbę użytkowników.

Analityka i raportowanie stanu narzędzi w podziale na działy

Nasz system umożliwia precyzyjne rozliczanie kosztów i monitorowanie zasobów przypisanych do konkretnych centrów powstawania kosztów (MPK).

Oprogramowanie Studio TCS.net oferuje zaawansowane moduły raportujące, które pozwalają na generowanie szczegółowych zestawień o statusie oraz ilości sprzętu dla wybranych działów lub projektów. W rezultacie managerowie otrzymują dostęp do rzetelnych danych dotyczących stanu magazynowego, historii wypożyczeń oraz kosztów eksploatacji, co ułatwia controlling i optymalizację wydatków wewnątrz organizacji. System monitoruje również parametry takie jak rotacja sprzętu i przestoje, a wszystkie raporty w programie CMMS mogą być wyświetlane w formie czytelnych tabel lub wizualizowane na dashboardach, co wspiera podejmowanie szybkich decyzji zarządczych.

Elastyczne filtry pozwalają na precyzyjne określenie zakresu analiz, uwzględniając typ sprzętu, status techniczny oraz konkretne ramy czasowe. Przygotowane zestawienia można błyskawicznie eksportować do formatów Excel i PDF lub przekazywać bezpośrednio do systemów klasy ERP, takich jak Dynamics AX czy SAP, w celu automatycznego księgowania kosztów na odpowiednie MPK. Ponadto system automatycznie śledzi terminy przeglądów technicznych przypisanych do odpowiedzialnych osób, co w połączeniu z trendami zużycia materiałów eksploatacyjnych tworzy kompleksowy obraz gospodarki zasobami w każdym dziale firmy.

Elektroniczne archiwum protokołów i dokumentacji technicznej

Nasz system umożliwia budowę kompletnej bazy dokumentów cyfrowych przypisanych bezpośrednio do konkretnego narzędzia lub maszyny.

Oprogramowanie Studio TCS.net pozwala na dołączanie plików w formatach PDF, JPG, Word oraz Excel do każdej kartoteki, co jest niezwykle istotne dla zachowania zgodności z normami ISO 9001 oraz przepisami BHP. W rezultacie zyskują Państwo błyskawiczny dostęp do certyfikatów legalizacji, instrukcji obsługi, kart gwarancyjnych oraz raportów z napraw bezpośrednio z poziomu podglądu urządzenia. Ponadto funkcja ta usprawnia przebieg audytów i inspekcji, ponieważ dodawanie zdjęć i dokumentów w programie TCS.net zapewnia pełną przejrzystość i dokumentację wszystkich operacji związanych z utrzymaniem zasobów w przedsiębiorstwie.

System nie tylko archiwizuje przesłane materiały, ale także automatycznie generuje protokoły przeglądów na podstawie danych wprowadzonych przez technika, takich jak parametry techniczne czy wynik kontroli. Użytkownicy mogą definiować własne szablony protokołów zgodnie z wewnętrznymi normami firmy, co pozwala na ujednolicenie dokumentacji w całej organizacji. Co więcej, oprogramowanie przechowuje pełną historię przeglądów, co umożliwia precyzyjne śledzenie zmian parametrów sprzętu w czasie i stanowi niepodważalny dowód dbałości o bezpieczeństwo pracy podczas kontroli zewnętrznych.

Ewidencja wypożyczeń narzędzi między działami i kontrahentami

Nasze oprogramowanie działa jak profesjonalna wypożyczalnia, zapewniając pełną rozliczalność zasobów wewnątrz firmy oraz w relacjach z podwykonawcami.

System Studio TCS.net oferuje kompleksową ewidencję wydań i zwrotów, umożliwiając precyzyjne śledzenie ruchu sprzętu między działami, lokalizacjami oraz projektami. Dzięki integracji z technologią zbliżeniową, automatyczna identyfikacja pracowników i narzędzi odbywa się za pomocą kart RFID, co całkowicie eliminuje potrzebę stosowania papierowych kwitów i minimalizuje ryzyko pomyłek. W rezultacie każda transakcja jest rejestrowana w czasie rzeczywistym, a wypożyczalnia narzędzi przez pracowników pozwala na natychmiastowe ustalenie, kto, co i na jak długo pobrał z magazynu.

Oprogramowanie automatycznie generuje niezbędne dokumenty, takie jak wydania zewnętrzne (NW) czy zwroty (NP), jednocześnie przypisując koszty eksploatacji do konkretnych projektów lub centrów kosztowych (MPK). Ponadto system monitoruje terminy zwrotu i wysyła automatyczne alerty o zaległościach, co pozwala na skuteczne zarządzanie zasobami nawet w przypadku współpracy z licznymi podwykonawcami. Co więcej, moduł Kontrahenci umożliwia prowadzenie szczegółowych kartotek firm zewnętrznych, co w połączeniu z pełną historią obrotów magazynowych stanowi fundament strategicznej kontroli majątku rozproszonego.

Integracja z technologią RFID i systemem kodów kreskowych

Nasze rozwiązanie łączy zaawansowaną identyfikację radiową RFID UHF z tradycyjnymi kodami kreskowymi, tworząc najszybszy system ewidencji na rynku.

Oprogramowanie Studio TCS.net oferuje pełną, natywną obsługę czytników RFID UHF, zarówno w formie bramek stacjonarnych, jak i mobilnych kolektorów danych. Wdrożenie dedykowanego modułu RFID Narzędziownia pozwala na błyskawiczną identyfikację setek przedmiotów jednocześnie, co skraca czas wydawania i zwrotu sprzętu z kilku minut do zaledwie 5 sekund. Ponadto czy technologia RFID w narzędziowni może naprawdę ograniczyć straty i poprawić bezpieczeństwo, ponieważ system zapewnia 100% kontroli nad lokalizacją zasobów w czasie rzeczywistym, eliminując pomyłki ludzkie przy ręcznym wpisywaniu danych.

Nasze systemy pracują w modelu hybrydowym, co oznacza równoległe wsparcie dla kodów kreskowych 1D/2D oraz znaczników RFID UHF dalekiego zasięgu, dostosowanych do pracy na powierzchniach metalowych. W rezultacie mogą Państwo stosować tanie etykiety kodowe dla drobnego asortymentu, a strategiczne i kosztowne urządzenia znakować chipami RFID, co optymalizuje koszty wdrożenia. Co więcej, oferujemy gotowe rozwiązanie RFID Navigator, które integruje hardware z oprogramowaniem bez konieczności żmudnej konfiguracji, umożliwiając inwentaryzację całego magazynu w godzinę zamiast kilku dni. Wykorzystanie etykiet RFID UHF jest obecnie najtańszym i najbardziej precyzyjnym sposobem znakowania towarów, asortymentu oraz urządzeń w nowoczesnych zakładach przemysłowych.

Oprogramowanie Windows i mobilna aplikacja na Android

Nasze rozwiązanie łączy stabilność systemów desktopowych z mobilnością terminali polowych, zapewniając ciągłość pracy w każdych warunkach.

Oprogramowanie Studio TCS.net oferujemy jako pełnoprawną aplikację desktopową instalowaną na systemie Windows, co gwarantuje wyższą wydajność i niezależność od przeglądarek internetowych. Architektura klient-serwer pozwala na stabilne połączenie z bazą SQL Server, przy czym możliwa jest praca w trybie standalone z późniejszą synchronizacją danych. W rezultacie magazynierzy w biurze korzystają z pełnej funkcjonalności systemu stacjonarnego, podczas gdy pracownicy w terenie wykorzystują kolektory danych, ponieważ mobilna aplikacja Android umożliwia sprawne zarządzanie sprzętem bezpośrednio ze smartfona.

Aplikacja mobilna na Androida rewolucjonizuje procesy w rozproszonych lokalizacjach, takich jak place budowy czy kontenery techniczne, oferując szybkie wydawanie i zwrot narzędzi przy użyciu technologii RFID oraz kodów kreskowych. System wspiera inwentaryzację mobilną oraz bieżący podgląd stanów magazynowych, pracując w trybie online przez Wi-Fi/GSM lub offline, gdy zasięg sieci jest ograniczony. Ponadto synchronizacja z centralną bazą w czasie rzeczywistym sprawia, że każda operacja wykonana w terenie jest natychmiast widoczna dla administratorów w biurze. Co więcej, terminale mobilne z wgranym oprogramowaniem zwiększają precyzję danych i przyspieszają operacje magazynowe, co istotnie podnosi efektywność zarządzania majątkiem firmy.

Dożywotnia licencja na system ewidencji narzędzi

Nasz model biznesowy opiera się na przejrzystych zasadach jednorazowego zakupu, co eliminuje ryzyko nieprzewidzianych kosztów subskrypcyjnych.

Oferujemy elastyczne pakiety dopasowane do skali działalności, począwszy od wersji START dla pojedynczych stanowisk, aż po nielimitowaną edycję Professional. Nasza licencjonowanie oprogramowania Magazyn Narzędzi zapewnia prawo do bezterminowego użytkowania systemu na dowolnej liczbie komputerów. Ponadto brak ograniczeń w zakresie ilości rejestrowanych kartotek czy dokumentów sprawia, że rozwiązanie to jest ważną inwestycją na lata, która nie generuje ukrytych opłat za przyrost danych.

Wersja Professional pozwala na nielimitowaną liczbę stanowisk i pracowników, co usuwa bariery wzrostu Państwa organizacji. Zakup licencji obejmuje aktualizacje w ramach wybranej wersji głównej oraz wsparcie techniczne, jednak przejście do kolejnych edycji systemu stanowi opcjonalne rozszerzenie. W rezultacie model jednorazowego zakupu jest znacznie bardziej opłacalny niż popularne na rynku subskrypcje, ponieważ pozwala na szybszy zwrot z inwestycji bez obciążania budżetu stałymi wydatkami. Co więcej, stały dostęp do informacji gwarantuje, że zarządzanie zasobami pozostaje płynne nawet przy gwałtownym zwiększeniu skali operacji.

Gwarancja i profesjonalne wsparcie techniczne systemu

Zapewniamy pełne bezpieczeństwo eksploatacji oraz ciągły rozwój oprogramowania dla Państwa wygody.

Model zakupu licencji obejmuje aktualizacje w obrębie tej samej wersji głównej oraz dostęp do niezbędnych poprawek bezpieczeństwa. Ponadto oferujemy wsparcie techniczne realizowane poprzez telefon, pocztę elektroniczną oraz sesje zdalne, co pozwala na błyskawiczne rozwiązanie ewentualnych problemów konfiguracyjnych. Jest to niezwykle istotne, ponieważ profesjonalna obsługa informatyczna gwarantuje stabilność pracy systemu oraz ochronę danych gromadzonych w bazie danych. W rezultacie nasi klienci zyskują pewność, że ich oprogramowanie zawsze działa zgodnie z dokumentacją techniczną.

Udostępniamy również bogate materiały szkoleniowe, w tym instrukcje obsługi oraz filmy instruktażowe, które ułatwiają szybkie wdrożenie nowych pracowników. Jednak dla firm o wysokich wymaganiach operacyjnych przygotowaliśmy opcjonalne pakiety serwisowe z określonym czasem reakcji SLA, co znacząco podnosi komfort użytkowania systemu w dużych zakładach. Co więcej, nasze rozwiązania spełniają potrzeby tysięcy użytkowników biznesowych, co stanowi dowód na dojrzałość produktu oraz rzetelność świadczonych usług. W rezultacie wybierając naszą technologię, inwestują Państwo w sprawdzone narzędzie wspierane przez doświadczony zespół inżynierów.

FAQ