Elektroniczne archiwum dokumentacji w Studio TCS.net to menedżer plików z drzewem działów, kodami dokumentów i tagami w opisie. Dokument znajdujesz po frazie, oglądasz w oknie programu, a stary wycofujesz do działu archiwum bez kasowania. Poniżej opisujemy układ folderów, szukanie, podgląd i uprawnienia na danych demonstracyjnych, w których jest 133 dokumenty.
Funkcja w skrócie
| Cecha | Opis |
|---|---|
| Produkt | Studio TCS.net, moduł narzędziowni w platformie StudioSystem ST 26 |
| Funkcja | Elektroniczne archiwum dokumentacji w folderze współdzielonym: drzewo działów, opisy i tagi, szukanie, podgląd, statystyki |
| Dla kogo | Kierownik narzędziowni, kierownik utrzymania ruchu, kontroler jakości i inspektor BHP |
| Gdzie w programie | Menu roli Narzędziownia, sekcja INFORMACJE, pozycja Pliki |
| Status | działa w standardzie programu; układ działów i konwencja nazw to konfiguracja wdrożenia |
| Wymagania | Przeglądarka internetowa; folder na serwerze zgłoszony w konfiguracji programu |
| Integracje | Brak integracji zewnętrznej; pliki leżą na serwerze aplikacji, a opisy w rejestrze załączników |
| Granice | Wyszukiwarka czyta nazwy, opisy i tagi, a nie treść plików; wersje zapisuje się w nazwie pliku |
Dla kogo i dlaczego sam dysk sieciowy nie wystarcza
Instrukcje stanowiskowe, protokoły badań UDT, świadectwa wzorcowania i plany hali rzadko leżą w jednym miejscu. Część jest na dysku sieciowym, część w segregatorze, a część w skrzynce serwisanta. Dysk sieciowy nie zapisuje, kto dodał plik, nie ma pola na tagi i nie pokazuje podglądu bez pobierania.
Menedżer plików Studio TCS.net dokłada do folderu to, czego dysk nie ma: opis z tagami przy każdym pliku, autora i datę dodania w rejestrze, poziomy uprawnień i okno podglądu. Archiwum dopełnia dokumentację przypiętą do kartotek, opisaną na stronie o kartotekach magazynowych. Dotyczy dokumentów całego zakładu, a nie jednej maszyny czy narzędzia.
Co zmienia się w pracy
| Zadanie | Dysk sieciowy i segregatory | Archiwum w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Znalezienie dokumentu | Przeglądanie folderów albo pytanie kolegi | Fraza w polu Szukaj plików przeszukuje wszystkie foldery naraz |
| Kontrola wersji | Pliki o nazwach typu „final” i „final2” | Kod i wersja w nazwie pliku, stara wersja w dziale 99 Archiwum |
| Informacja o autorze | Brak albo właściwość pliku | Autor i data dodania w rejestrze załączników |
| Obejrzenie pliku | Pobranie i otwarcie w osobnym programie | Podgląd PDF i obrazów w oknie programu, ze strzałkami między plikami |
| Dostęp do zmian | Prawa do folderu sieciowego, ustawiane poza programem | Poziomy podgląd, wgrywanie i pełny, nadawane przez rolę i menu |
Układ działów i folderów
Archiwum demonstracyjne ma dziewięć działów i dwa poziomy folderów. Numer działu ustawia kolejność w drzewie, więc regulaminy zawsze stoją przed protokołami, a archiwum na końcu. Dwa poziomy wystarczają, żeby nikt nie szukał w zagnieżdżeniach.
Jak to działa na ekranie
Po lewej stoi drzewo folderów z liczbą plików przy każdym z nich. Po kliknięciu folderu pojawiają się karty plików z ikoną typu, kodem dokumentu, rozmiarem i początkiem opisu. Pod paskiem stoją liczniki folderu: liczba plików i zajęte miejsce. Przełącznik Kafelki i Lista zmienia widok, a sortowanie ustawia kolejność.
Kod, wersja i opis z tagami
Nazwa pliku składa się z kodu typu i numeru, tytułu i wersji. Kod grupuje dokumenty w całym archiwum, a wersja pozwala odróżnić instrukcję obowiązującą od wycofanej. Opis zapisany w rejestrze dodaje właściciela dokumentu i tagi.
| Kod | Typ dokumentu | Przykład z archiwum demo |
|---|---|---|
| REG | Regulamin | Regulamin wydawania i zwrotu narzędzi |
| INS | Instrukcja | Obsługa wózka widłowego, bezpieczna eksploatacja elektronarzędzi |
| PRT | Protokół | Protokół badania wózka, protokół pomiarów elektronarzędzi |
| REJ i HAR | Rejestr i harmonogram | Rejestr narzędzi wydanych na stałe, harmonogram badań UDT |
| SKN | Skan dokumentu | Świadectwo wzorcowania suwmiarki, decyzja UDT |
| FRM | Formularz i wzór | Karta wypożyczenia narzędzia, zezwolenie na prace gorące |
Szukanie we wszystkich folderach
Pole Szukaj plików przeszukuje nazwy i opisy z tagami we wszystkich folderach naraz, a wynik pokazuje nazwę folderu na każdej karcie. Fraza UDT daje w archiwum demonstracyjnym dziesięć plików: harmonogram badań, protokół badania wózka, wykaz urządzeń dozorowanych, decyzję UDT w postaci skanu, instrukcję obsługi wózka i zaświadczenia kwalifikacyjne.
Pierwsze szukanie buduje indeks plików. Na serwerze demonstracyjnym, ze 133 plikami w 37 folderach, trwa to około 40 sekund, a kolejne szukania korzystają z indeksu. Wyszukiwarka nie czyta treści plików PDF, więc dobry opis z tagami decyduje o tym, czy dokument da się znaleźć.
Podgląd bez pobierania
Kliknięcie karty otwiera plik w oknie programu. PDF wyświetla się w przeglądarce dokumentów, a obraz w pełnym rozmiarze. Nagłówek okna pokazuje rozmiar, datę dodania, autora i opis z tagami. Strzałki przechodzą do następnego pliku z folderu, dzięki czemu kontroler przegląda kolejne świadectwa wzorcowania bez zapisywania ich na dysku.
Archiwum przyjmuje też skany, plany i wykresy. W archiwum demonstracyjnym leży 22 pliki JPG, między innymi plan ewakuacji hali, schematy instalacji, skany świadectw wzorcowania, etykiety z kodem QR i wykres wypadków. Pliki XLSX otwierają się w Excelu z formułami, a pliki DOCX są formularzami do wypełnienia.
Wgrywanie, wersje i wycofanie
Okno Wgraj pliki przyjmuje pliki przeciągnięte myszą, wybrane z dysku i wklejone ze schowka skrótem Ctrl+V, także zrzut ekranu zrobiony chwilę wcześniej. Pole opisu zapisuje te same tagi do wszystkich wgrywanych plików. Limit wynosi 500 MB na plik, a okno pokazuje dozwolone rozszerzenia.
Gdy nazwa pliku już istnieje, program dopisuje numer w nawiasie i nie nadpisuje istniejącego dokumentu. Nową wersję wgrywa się więc pod nową wersją w nazwie, a poprzednią przenosi do działu 99. Usunięcie pliku oznacza wpis w rejestrze załączników jako usunięty, więc historia dodania zostaje.
Uprawnienia i limity
| Poziom | Co wolno |
|---|---|
| Podgląd | przeglądanie drzewa, szukanie, podgląd i pobranie pliku |
| Wgrywanie | dodanie plików i opisów w folderze, bez zmiany nazw i usuwania |
| Pełny | nowy folder, zmiana nazwy, usunięcie pliku i folderu, edycja opisu |
Poziom dostępu nadaje serwer na podstawie roli i konfiguracji menu, a parametr w adresie strony go nie podnosi. Administrator ustawia też limit miejsca dla folderu. Program odrzuca pliki wykonywalne i serwerowe oraz strony html, skrypty js i grafiki svg, które uruchomiłyby się w przeglądarce użytkownika.
Statystyki archiwum
Okno Statystyki podsumowuje cały folder: liczbę plików i działów, zajęte miejsce, strukturę według typu pliku, zajętość działów oraz listy największych i najstarszych dokumentów z datą dodania. Kierownik widzi, które działy rosną i czy w archiwum nie leżą dokumenty z lat, w których nikt do nich nie sięgał.
Zalety dla narzędziowni i działu utrzymania ruchu
| Rola | Dokument w archiwum | Co się zmienia |
|---|---|---|
| Kierownik utrzymania ruchu | Harmonogram badań UDT, protokoły, wzory zleceń | Przed badaniem UDT otwiera komplet dokumentów z jednego folderu |
| Narzędziownik | Plan wzorcowania, rejestr elektronarzędzi, karta wypożyczenia | Znajduje świadectwo po numerze ewidencyjnym przyrządu |
| Kontroler jakości | Skany świadectw, listy kontrolne 5S, raporty z audytów | Dowody z audytu mają autora i datę dodania |
| Inspektor BHP | Instrukcje stanowiskowe, LOTO, rejestr wypadków | Nowa wersja instrukcji zastępuje starą w jednym miejscu |
- Dokumentacja leży przy narzędziach i maszynach, które opisują przeglądy i legalizacje narzędzi, więc protokół i świadectwo mają to samo miejsce w programie co termin.
- Dostęp ustala rola, więc inspektor BHP widzi i poprawia instrukcje, a magazynier tylko je ogląda.
Czego funkcja nie robi
- Wyszukiwarka nie czyta treści plików PDF. Szuka po nazwach, opisach i tagach.
- Program nie zapisuje wersji automatycznie. Wersję wpisuje się w nazwę pliku, a stary plik przenosi do działu 99.
- Archiwum nie prowadzi obiegu akceptacji dokumentów. Zatwierdzanie dokumentów magazynowych opisuje strona o buforze dokumentów.
Jak zacząć
Przed wdrożeniem trzeba ustalić układ działów, konwencję kodów i nazw oraz osobę odpowiedzialną za każdy dział. Zespół Studio TCS.net zgłasza folder w konfiguracji programu i ustawia poziomy dostępu. Kolejność to układ działów, potem konwencja nazw, a na końcu import istniejących dokumentów z dysku sieciowego.
Przed rozmową o wdrożeniu warto odpowiedzieć na pięć pytań:
- Które dokumenty mają leżeć w archiwum, a które przy kartotekach maszyn i narzędzi?
- Jakie działy i foldery pasują do struktury Twojego zakładu?
- Kto wgrywa nowe wersje i kto je zatwierdza?
- Kto ma tylko oglądać dokumenty, a kto nimi zarządzać?
- Jak długo przechowujecie dokumenty, które przestały obowiązywać?
Jak ocenić takie rozwiązanie
| Pytanie do dostawcy | Jak to wygląda w Studio TCS.net |
|---|---|
| Czy program zapisuje, kto dodał plik? | Tak. Rejestr załączników zapisuje autora i datę dodania. |
| Czy da się szukać po treści plików? | Nie. Wyszukiwarka czyta nazwy i opisy z tagami. |
| Czy nowa wersja nadpisze starą? | Nie. Program dopisuje numer w nawiasie przy tej samej nazwie. |
| Czy podgląd wymaga pobrania pliku? | Nie. PDF i obrazy otwierają się w oknie programu. |
| Kto może usuwać pliki? | Użytkownik z pełnym poziomem dla folderu, nadawanym przez rolę i menu. |
Powiązane strony
Dokumentację przypiętą do kartotek opisuje strona o kartotekach magazynowych, a terminy badań i legalizacji strona o przeglądach i legalizacjach narzędzi. Zestawienia i liczniki zbiera kokpit narzędziowni i utrzymania ruchu.
Moduł utrzymania ruchu opisuje dział o CMMS i utrzymaniu ruchu. Ujęcie dla działu technicznego znajdziesz na stronie CMMS Studio TCS.net, a obsługę ekranu w instrukcji menedżera plików. Ogólny opis programu jest w dziale o programie do narzędziowni.