Zgubiona szlifierka to nie tylko cena nowej. Firma budowlana płaci też za zakup duplikatu sprzętu, który gdzieś leży, za wynajem zastępczy, za przestój brygady i za sprzęt, który stoi w magazynie, choć można go było oddać do wypożyczalni. Ten artykuł pokazuje, gdzie te koszty powstają i jak ewidencja w Studio TCS.net zamienia je w liczby, na których można podjąć decyzję.
Organizację ewidencji na budowach - kartoteki maszyn, wydania brygadom i przesunięcia między budowami - opisuje artykuł o oprogramowaniu do ewidencji sprzętu budowlanego. Tu zajmujemy się jej skutkiem finansowym.
Pięć kosztów ginącego sprzętu
| Koszt | Skąd się bierze | Co go ogranicza |
|---|---|---|
| Utrata sprzętu | Kradzież, zgubienie, sprzęt niezwrócony przez pracownika lub podwykonawcę | Wydania z nazwiskiem, rozliczenie przy zejściu z budowy |
| Duplikaty | Zakup narzędzia, które firma ma, ale nikt nie wie gdzie | Stan sprzętu we wszystkich lokalizacjach w jednym systemie |
| Wynajem zastępczy | Wypożyczenie sprzętu na brakujący czas | Szybkie odnalezienie i przesunięcie własnego sprzętu |
| Przestój brygady | Ludzie czekają na narzędzie albo pracują zamiennikiem | Dostępność i sprawność sprzętu widoczna przed wydaniem |
| Sprzęt uśpiony | Maszyny kupione na jedną budowę, potem stojące miesiącami | Raport wykorzystania, sprzedaż lub zastąpienie najmem |
Pierwszy koszt widać w księgowości, bo pojawia się jako zakup. Pozostałe cztery są rozproszone w fakturach za najem, godzinach pracy i amortyzacji, dlatego bez ewidencji rzadko ktoś je sumuje.
Jak policzyć straty we własnej firmie
Zamiast przyjmować cudze procenty, warto policzyć własne straty. Wystarczą dane z ostatniego roku:
- Zakupy odtworzeniowe - suma zakupów narzędzi, które zastąpiły sprzęt zgubiony, skradziony lub niezwrócony.
- Najem zastępczy - faktury z wypożyczalni za sprzęt, który firma miała, ale nie był dostępny na czas.
- Przestoje - godziny oczekiwania brygad na sprzęt pomnożone przez koszt godziny pracy brygady.
- Czas szukania - godziny kierowników i magazynierów poświęcone na ustalanie, kto ma dany sprzęt.
Suma tych pozycji to roczny koszt braku kontroli nad sprzętem, z którym można porównać koszt ewidencji. Po wdrożeniu te same pozycje liczy się z raportów systemu, a nie z pamięci, więc widać, czy straty rzeczywiście spadają.
Odpowiedzialność zamiast szukania
Sprzęt wydany „na budowę” nie ma właściciela. W Studio TCS.net każde wydanie przypisuje narzędzie konkretnej osobie, a przekazanie między brygadami lub budowami zmienia właściciela dokumentem. Kierownik nie szuka więc sprzętu, tylko sprawdza, na czyim koncie jest.
Raport TOP 10 pokazuje dziesięć najczęściej wydawanych narzędzi, dziesięć osób, które pobierają najwięcej, i rozkład wydań według dni tygodnia. Najczęściej wydawane pozycje to kandydaci do zwiększenia zapasu, bo ich brak najszybciej zatrzymuje pracę. Ranking osób pomaga z kolei zauważyć pracownika, który pobiera wyraźnie więcej niż reszta brygady - czasem dlatego, że robi najwięcej, a czasem dlatego, że sprzęt u niego ginie.
Wykorzystanie sprzętu: kupić czy wynająć
Najdroższy jest sprzęt kupiony na jedną budowę, który potem stoi. Raport wykorzystania pokazuje, które maszyny pracują, a które zalegają.
Raport zestawia dla wybranego okresu stan każdej pozycji, liczbę wydań, wydaną ilość i procent wykorzystania. Na tej podstawie łatwiej podjąć trzy decyzje:
- Sprzedać lub przesunąć - maszyny o niskim wykorzystaniu na jednej budowie mogą pracować na innej albo zostać sprzedane.
- Wynajmować zamiast kupować - sprzęt potrzebny kilka tygodni w roku zwykle taniej jest wynająć niż utrzymywać, przeglądać i ubezpieczać przez cały rok.
- Dokupić - pozycje o bardzo wysokim wykorzystaniu i częstym najmie zastępczym warto mieć na własność.
Sprzęt z wypożyczalni pod kontrolą
Wynajmowany sprzęt też ginie, a jego zgubienie kosztuje podwójnie: wypożyczalnia nalicza najem do zwrotu i obciąża firmę wartością sprzętu. W Studio TCS.net sprzęt od wypożyczalni przyjmuje się osobnym dokumentem, wydaje pracownikom jak własny i zwraca dokumentem zwrotu do dostawcy.
Kartoteka wypożyczalni ma dane teleadresowe, NIP i zakres działalności, a z paska narzędzi widać sprzęt aktualnie wynajęty od danej firmy i historię współpracy. Kierownik widzi więc, co trzeba oddać, zanim najem się przedłuży, a przy rozliczeniu z wypożyczalnią ma listę wydań z nazwiskami. Szczegóły opisuje artykuł o wypożyczalniach zewnętrznych i najmie narzędzi.
Przeglądy i naprawy a koszt przestoju
Sprzęt, który jest na miejscu, ale nie działa, kosztuje tyle samo co zgubiony: brygada czeka. Studio TCS.net prowadzi terminy przeglądów, legalizacji i kalibracji, a raport napraw łączy opis usterki z częściami użytymi do naprawy. Z historii widać, które maszyny psują się najczęściej i ile kosztuje ich utrzymanie, co jest drugim - obok wykorzystania - argumentem przy decyzji o wymianie lub najmie.
Część sprzętu budowlanego, np. podesty ruchome, żurawie czy wciągniki, podlega dozorowi technicznemu na podstawie ustawy o dozorze technicznym. Terminy badań takich urządzeń prowadzi się w tym samym systemie, co opisuje artykuł o integracji CMMS z badaniami UDT.
Koszty sprzętu według budów
Każde wydanie może być przypisane do miejsca powstawania kosztów (MPK), np. budowy lub kontraktu. Koszt sprzętu zużytego, zgubionego i wynajętego na daną inwestycję trafia więc do jej rozliczenia, a nie do ogólnych kosztów firmy. Kierownik kontraktu widzi, ile sprzęt kosztował na jego budowie, a zarząd - które budowy generują najwięcej strat. Zasady rozliczania opisuje artykuł o rozliczaniu kosztów narzędzi według MPK, a ochronę przed kradzieżą - artykuł jak zabezpieczyć narzędzia przed kradzieżą na budowie.