Typowe zapytanie firmy budowlanej brzmi podobnie: trzy osoby w biurze, 400-500 narzędzi i elektronarzędzi, 15-20 pracowników w terenie, sprzęt przesuwany między budowami. Ten artykuł pokazuje, jak takie wymagania realizuje Studio TCS.net z kolektorami danych: od użytkowników i uprawnień, przez liczbę terminali i oznakowanie, po kartotekę i import z Excela.
Wymagania i odpowiedzi w skrócie
| Wymaganie firmy | Jak to działa w Studio TCS.net |
|---|---|
| Magazynier, dyrektor i właściciel z różnym zakresem dostępu | Osobne konta z rolami: operacje magazynowe, podgląd stanów, raporty zarządcze |
| 400-500 narzędzi i elektronarzędzi | Kartoteki z numerami seryjnymi - dla bazy Microsoft SQL Server to niewielka liczba pozycji |
| 15-20 pracowników w terenie | Terminal dla magazyniera, aplikacja na smartfonach brygadzistów |
| Zmiana lokalizacji z kolektora | Skan narzędzia i nowej lokalizacji tworzy dokument przesunięcia |
| Widoczny numer seryjny i kod po skanie | Skan otwiera kartotekę z numerem seryjnym, indeksem i historią |
| Trwałe oznakowanie | Tagi RFID, grawer z kodem Data Matrix, etykiety o podwyższonej odporności |
| Gwarancja, faktura, producent, sprzedawca | Pola kartoteki i załączniki, terminy gwarancji z przypomnieniem |
| Import istniejącej listy z Excela | Kreator importu z wzorcowym plikiem XLS |
Użytkownicy, uprawnienia i licencja
Każda osoba ma własne konto, więc system zapisuje, kto wykonał operację. Role określają zakres pracy: magazynier wydaje, przyjmuje i przesuwa sprzęt, dyrektor widzi stany i raporty budów, a właściciel - raporty kosztów i wykorzystania. Uprawnienia można zawęzić do konkretnego magazynu lub oddziału, co opisuje artykuł o strukturze organizacyjnej i uprawnieniach.
Studio TCS.net jest licencjonowany w modelu SaaS z opłatą miesięczną, zależną od liczby użytkowników, modułów i integracji. Pracownicy, którzy tylko pobierają sprzęt, nie potrzebują własnych kont - są w kartotece pracowników, a wydania na nich rejestruje magazynier lub brygadzista. Orientacyjne kwoty podaje cennik.
Ile kolektorów dla 15-20 pracowników
Kolektor nie jest potrzebny każdemu pracownikowi. Urządzenia dobiera się do osób, które rejestrują operacje, a nie do liczby osób pobierających sprzęt:
| Kto | Urządzenie | Co rejestruje |
|---|---|---|
| Magazynier | Terminal przemysłowy z Androidem (np. Zebra, Honeywell), czytnik kodów 1D/2D, opcjonalnie RFID UHF | Wydania, zwroty, przyjęcia, spis z natury |
| Brygadzista, kierownik budowy | Smartfon z Androidem w obudowie wzmocnionej, kody odczytuje aparat | Wydania na budowie, przekazania, zmiana lokalizacji |
| Pracownik | Bez urządzenia - identyfikator z kodem lub kartą RFID | Potwierdza pobranie skanem identyfikatora |
Przy 15-20 pracownikach w kilku brygadach zwykle wystarcza jeden terminal w magazynie i smartfony u brygadzistów. Na budowę lepiej wybierać urządzenia o klasie szczelności co najmniej IP65 i odporności na upadki. Aplikacja zapisuje operacje także bez zasięgu i wysyła je po odzyskaniu połączenia, co opisuje artykuł o aplikacji mobilnej Android.
Zmiana lokalizacji i przekazania w terenie
Na budowie sprzęt często zmienia miejsce bez udziału magazynu: brygada przenosi agregat na inny odcinek, a młot przechodzi z rąk do rąk. Z kolektora rejestruje się to w kilku krokach:
- Skan narzędzia - na ekranie pojawia się numer seryjny, indeks, nazwa i obecna lokalizacja.
- Skan nowej lokalizacji - kod magazynu, kontenera lub budowy.
- Zapis - powstaje dokument przesunięcia, a stan w obu lokalizacjach zmienia się od razu.
Menu przesunięć zawiera nowy dokument zmiany lokalizacji (ZL), listę dokumentów i zestawienia pozycji w buforze i zatwierdzonych. Przekazanie narzędzia innemu pracownikowi działa podobnie: zmienia się osoba odpowiedzialna, a historia narzędzia pokazuje cały łańcuch przekazań. Dzięki temu przy rozliczeniu budowy wiadomo, kto miał sprzęt ostatni.
Oznakowanie sprzętu pracującego na budowie
Kurz, woda, beton i uderzenia szybko niszczą zwykłe naklejki. Dobór oznaczenia zależy od rodzaju sprzętu:
| Oznaczenie | Zalety | Ograniczenia | Dla jakiego sprzętu |
|---|---|---|---|
| Tag RFID UHF (także do montażu na metalu) | Odczyt bez celowania i wielu sztuk naraz, odporność na zabrudzenie | Wyższy koszt tagu i czytnika | Elektronarzędzia, agregaty, niwelatory |
| Grawer laserowy lub mikroudarowy z kodem Data Matrix | Trwały na lata, nie da się go odkleić | Odczyt wymaga czytnika 2D z dobrym kontrastem, najlepiej przeznaczonego do znakowania bezpośredniego | Narzędzia metalowe, osprzęt, sprzęt pomiarowy |
| Etykieta poliestrowa z laminatem | Tania, szybka w druku | Z czasem ściera się w trudnych warunkach | Materiały i osprzęt zużywalny, sprzęt w kontenerze |
Przy 400-500 pozycjach dobrze sprawdza się podejście mieszane: grawer jako trwały zapis numeru seryjnego i tag RFID lub etykieta do codziennej pracy. Metody i dobór technologii opisuje artykuł jak znakować narzędzia.
Kartoteka: pola standardowe, gwarancja i własne kolumny
Kartoteka narzędzia w Studio TCS.net zawiera standardowo:
- nazwę, indeks, typ i numer seryjny,
- lokalizację i osobę, u której narzędzie jest,
- wartość zakupu, numer faktury, producenta i sprzedawcę,
- okres gwarancji z przypomnieniem przed jego końcem,
- terminy przeglądów, legalizacji i kalibracji,
- historię wydań, zwrotów, przekazań i napraw,
- załączniki: skany faktur, certyfikaty, instrukcje, zdjęcia.
Formularz przyjęcia wskazuje rodzaj przyjęcia i dostawcę oraz wiąże operację z dokumentem dostawcy i dokumentem wewnętrznym. Dane zakupu trafiają więc do kartoteki już przy wprowadzeniu narzędzia, a nie dopisuje się ich później. Pola specyficzne dla firmy, np. ostatnia budowa, brygada, data ostatniego ostrzenia czy rodzaj paliwa, ustala się przy wdrożeniu i są widoczne także na kolektorach.
Narzędzie po terminie przeglądu lub oznaczone jako uszkodzone dostaje status, który blokuje jego wydanie. Harmonogram kontroli opisuje artykuł o harmonogramach przeglądów i kalibracji narzędzi.
Import z Excela i start ewidencji
Jeśli lista sprzętu jest już w arkuszu, nie trzeba jej przepisywać. Kreator importu podaje wzorcowy plik XLS z kolumnami wymaganymi i opcjonalnymi, a po wczytaniu pliku kartoteki powstają w bazie.
Kreator pokazuje tabelę docelową, limit rekordów i listę kolumn z oznaczeniem, które są wymagane. Gdy aktualnej listy nie ma, ewidencję zaczyna się od spisu z natury: sprzęt oznacza się etykietami lub tagami i skanuje kolektorem, a stany początkowe powstają z wyniku spisu. Przygotowanie pliku opisuje artykuł o imporcie danych z Excela.
Z czego składa się koszt
- Licencja SaaS - opłata miesięczna zależna od liczby użytkowników, modułów i integracji.
- Wdrożenie - jednorazowo: konfiguracja, import danych, role i szkolenie.
- Sprzęt - terminale, czytniki i drukarka etykiet, jeśli firma ich nie ma.
- Oznakowanie - tagi RFID, etykiety lub grawerowanie, zależnie od liczby i rodzaju sprzętu.
Jak ocenić, czy ewidencja się opłaca, i policzyć straty wynikające z ginącego sprzętu, opisuje artykuł koniec z ginącym sprzętem, a cały dział - strona ewidencja sprzętu budowlanego.