Cyfrowe protokoły przeglądów przeciwpożarowych to dokumentacja kontroli gaśnic, hydrantów i innych urządzeń ochrony przeciwpożarowej prowadzona w systemie zamiast na papierze. Terminów pilnuje program, a każdy protokół trafia do historii konkretnego obiektu i urządzenia, więc jest dostępny od ręki podczas kontroli.
Studio TCS.net łączy w tym obszarze moduł przeglądów CMMS, ewidencję obiektów Facility Management i repozytorium dokumentów. Poniżej opisujemy, kto korzysta z takiego rozwiązania, co mówią przepisy i jak wygląda przegląd od zaplanowania po archiwum.
Kto korzysta z cyfrowych protokołów
Infografika dzieli użytkowników na cztery grupy, które mają różne potrzeby:
- Serwisy i inspektorzy ppoż. - szybka dokumentacja w terenie i wiele obiektów klientów w jednym systemie.
- Zarządcy obiektów komercyjnych i publicznych - biurowce, centra handlowe, szkoły czy szpitale z setkami punktów kontroli i potrzebą centralnego archiwum.
- Przemysł i zakłady produkcyjne - obiekty o podwyższonym ryzyku pożarowym, w których przeglądy są częścią systemu BHP.
- Administratorzy mieszkaniowi - wspólnoty i spółdzielnie planujące przeglądy dla wielu budynków.
Co mówią przepisy
Podstawowe wymagania wynikają z rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów oraz z norm dla poszczególnych urządzeń:
- Przeglądy i konserwacja - urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice poddaje się przeglądom technicznym i czynnościom konserwacyjnym w okresach ustalonych przez producenta, nie rzadziej jednak niż raz w roku.
- Hydranty wewnętrzne - zasady konserwacji i kontroli opisuje norma PN-EN 671-3.
- Dokumentacja - wynik przeglądu musi dać się wykazać podczas kontroli Państwowej Straży Pożarnej, a przegląd wykonuje osoba o odpowiednich kwalifikacjach.
System nie zastępuje wiedzy i uprawnień konserwatora, ale pilnuje terminów wynikających z tych wymagań i przechowuje dowody ich spełnienia.
Ewidencja obiektów i urządzeń przeciwpożarowych
Przegląd zaczyna się od wiedzy, co i gdzie trzeba sprawdzić. W module Facility Management urządzenia ppoż. przypisuje się do struktury obiektu.
Drzewo obiektów grupuje budynki, hale i urządzenia techniczne - od central wentylacyjnych po dźwigi i pompownie - z ikonami rozróżniającymi ich rodzaj. W tej samej strukturze rejestruje się hydranty, gaśnice czy drzwi przeciwpożarowe, zwykle w układzie budynek, kondygnacja, pomieszczenie, urządzenie. Dzięki temu przegląd jest planowany dla konkretnego punktu, a nie dla ogólnego „budynku A”. Budowę takiej struktury opisuje artykuł struktura obiektów technicznych w zarządzaniu nieruchomością.
Co zawiera protokół przeglądu
Niezależnie od rodzaju urządzenia protokół z przeglądu powinien pozwolić odtworzyć, kto, kiedy, co sprawdził i z jakim wynikiem.
| Element protokołu | Co obejmuje |
|---|---|
| Wykonawca | Firma lub osoba przeprowadzająca przegląd i jej dane |
| Obiekt | Nazwa i adres obiektu kontrolowanego |
| Data | Dzień wykonania przeglądu |
| Spis urządzeń | Urządzenia objęte kontrolą z lokalizacją - kondygnacją i pomieszczeniem |
| Wyniki | Wyniki sprawdzeń i pomiarów, np. ciśnienia i wydajności hydrantu |
| Ocena stanu | Sprawne, wymaga naprawy lub wymaga wymiany, ze zdjęciami usterek |
| Wnioski | Usterki do usunięcia i zalecenia z terminami |
| Podpisy | Wykonawca i przedstawiciel obiektu |
Przebieg przeglądu w terenie
- Zlecenie - system tworzy zlecenie przeglądu z harmonogramu i przypomina o nim osobom odpowiedzialnym e-mailem.
- Identyfikacja urządzenia - technik skanuje kod QR na hydrancie lub gaśnicy w aplikacji na Androida.
- Wpis wyników - uzupełnia wyniki sprawdzeń, uwagi i zdjęcia bezpośrednio przy urządzeniu.
- Praca bez zasięgu - w piwnicach i halach dane zapisują się na urządzeniu i synchronizują po odzyskaniu połączenia.
- Zamknięcie - zatwierdzony przegląd zmienia status zlecenia, a system wyznacza kolejny termin.
Mechanizm terminów i blokad opisuje artykuł automatyczna kontrola przeglądów.
Archiwum i dokumentacja na kontrolę
Protokoły i dokumenty związane z ochroną przeciwpożarową trzeba przechowywać tak, aby dało się je szybko odnaleźć.
Repozytorium plików porządkuje dokumentację w drzewie folderów: regulaminy, instrukcje z osobnym katalogiem PPOZ, zarządzanie incydentami, audyty i inspekcje, certyfikaty oraz procedury ewakuacyjne. Po prawej stronie widać miniatury plików PDF, więc dokument można rozpoznać bez otwierania. Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego, protokoły z przeglądów i procedura ewakuacji leżą w jednym miejscu.
Zestawienia z systemu eksportuje się do Excela - moduł eksportu udostępnia gotowe kafelki, m.in. zestawienie lokalizacji i stan na wybrany dzień. Przydaje się to przy przekazywaniu wykazu urządzeń i przeglądów zarządcy budynku lub klientowi firmy serwisowej.
Papier a system
| Obszar | Protokoły papierowe i pliki | Cyfrowe protokoły w TCS.net |
|---|---|---|
| Terminy | Pilnowane ręcznie, łatwo przeoczyć obiekt | Zlecenia z harmonogramu i powiadomienia |
| Wpis wyników | Notatki przepisywane w biurze | Wpis przy urządzeniu w aplikacji mobilnej |
| Powiązanie z obiektem | Protokół opisuje budynek ogólnie | Wynik przypisany do konkretnego urządzenia w strukturze |
| Archiwum | Segregatory i rozproszone pliki | Historia obiektu i repozytorium dokumentów |
| Kontrola | Szukanie dokumentów przez wiele godzin | Wykaz urządzeń i historia przeglądów od ręki |