Program do obsługi magazynu BHP w Studio TCS.net prowadzi kartoteki środków ochrony indywidualnej i odzieży roboczej, rejestruje przyjęcia, wydania i zwroty, pilnuje terminów wymiany i przeglądów sprzętu wielokrotnego użytku oraz zostawia pełną ścieżkę audytu na wypadek kontroli.
Magazyn BHP różni się od zwykłego magazynu tym, że każdy wydany kask, para butów czy półmaska ma właściciela i termin ważności. Papierowe kartoteki sortów i arkusze Excel nie przypominają o kończących się terminach, nie obsługują czytników kodów i trudno z nich złożyć dokumentację dla inspektora pracy. Studio TCS.net zamienia ten obieg na cyfrowy: od przyjęcia dostawy, przez wydanie z identyfikacją pracownika, po wycofanie zużytej pozycji z ewidencji.
Zasady przydziału odzieży dla stanowisk, rozmiarówkę i integrację z kadrami opisuje artykuł oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej. Ta strona dotyczy pracy samego magazynu.
Kartoteki magazynu BHP i lokalizacje
Kartoteka magazynowa BHP to rejestr wszystkich środków ochrony i odzieży roboczej dostępnych w magazynie: ze stanem, grupą asortymentu, rozmiarem, kodem EAN i miejscem składowania. Każde przyjęcie, wydanie lub zwrot od razu zmienia stan, więc nie ma rozbieżności między tym, co jest na regale, a tym, co pokazuje program.
Lista lokalizacji pokazuje magazyn, lokalizację, regał, opis i oddział. Obok regałów magazynu narzędzi prowadzi się osobne lokalizacje dla środków BHP i odzieży ochronnej, dzięki czemu magazynier wie, gdzie leżą kurtki w danym rozmiarze, a inwentaryzacja obejmuje konkretne regały. Po stronie pracownika program prowadzi profil ze stanowiskiem, należnymi sortami, rozmiarami oraz historią wydań, zwrotów i kosztów wyposażenia.
Przyjęcia, stany i planowanie zakupów
Dostawa od hurtowni BHP trafia do systemu dokumentem przyjęcia PW. Od tego momentu program zna stan każdego sortu i widzi, ile sztuk jest na regałach, ile wydano pracownikom i ile wróci ze zwrotów.
Menu przyjęć prowadzi do nowego dokumentu PW, listy dokumentów oraz zestawień pozycji w buforze i zatwierdzonych. Na tej podstawie powstają raporty, które zastępują zamawianie na wyczucie:
- Zużycie według sortów, działów i stanowisk - pokazuje, które kategorie zużywają się szybciej niż przewiduje norma. To sygnał, że dostawca obniżył jakość albo środek ochrony jest źle dobrany do warunków pracy.
- Zamówienia sezonowe - raport stanów przed sezonem pozwala z wyprzedzeniem zamówić rękawice, kamizelki odblaskowe czy obuwie zimowe.
- Stany minimalne - zestawienie pozycji poniżej ustalonego minimum chroni przed brakiem rozmiaru w dniu przyjęcia nowych pracowników.
Wydania z kartą RFID i kodem kreskowym
Najwięcej pracy magazyn BHP ma przed zmianą, gdy wielu pracowników przychodzi po wyposażenie naraz. Identyfikacja kartą zbliżeniową RFID albo skanem kodu kreskowego wyświetla od razu profil pracownika z listą należnych sortów i tym, co już posiada. Magazynier nie wypełnia formularzy, tylko skanuje pozycję i zatwierdza wydanie, a dokument rozchodu RW powstaje automatycznie.
Menu wydań z magazynu zawiera nowy dokument RW, listę dokumentów i zestawienia pozycji. Ten sam mechanizm obsługuje pracowników tymczasowych i sezonowych: po zapisaniu ich rozmiarów komplet wyposażenia wydaje się w jednym dokumencie. Zwroty od osób kończących umowę trafiają do historii, co dokumentuje rozliczenie majątku firmy.
Terminy wymiany i alerty
Przy dużej liczbie pracowników najtrudniej pilnować terminów. Program zapisuje datę wydania każdego sortu i wylicza termin wymiany na podstawie okresu użytkowania zdefiniowanego dla kategorii wyposażenia. Alerty pojawiają się z wyprzedzeniem, które ustala administrator, na przykład 14 lub 30 dni przed upływem terminu.
Zapobiega to dwóm rodzajom ryzyka. Pierwsze jest operacyjne: pracownik nadal używa kasku czy rękawic po terminie, bo nikt tego nie zauważył. Drugie jest prawne: firma nie ma dowodu, że wyposażyła pracownika w wymagane środki. Szczegółowy harmonogram wymian opisuje artykuł cykl wymiany odzieży roboczej.
Sprzęt BHP wielokrotnego użytku: wypożyczenia i przeglądy
Część wyposażenia nie jest przypisana na stałe do jednej osoby. Szelki i linki do prac na wysokości, aparaty ucieczkowe, maski gazowe z pochłaniaczami czy przenośne detektory gazów wydaje się na zmianę lub na konkretne zadanie i odbiera po jego zakończeniu. Taki sprzęt program prowadzi jak narzędzie w wypożyczalni:
- Numer seryjny i dane zakupu - każdy egzemplarz ma własną kartotekę z datą zakupu, numerem seryjnym i terminem ważności.
- Status - od razu widać, który egzemplarz jest w użyciu, który wymaga naprawy, a który wymiany.
- Wypożyczenia i rezerwacje - wydanie na zmianę rejestruje dokument wypożyczenia, a zwrot zamyka operację. Dzięki temu wiadomo, kto ma dany aparat i kiedy go odda.
- Atesty i dokumentacja - certyfikaty, instrukcje i protokoły przeglądów przypina się do kartoteki egzemplarza.
Przeglądy okresowe planuje się według zaleceń producenta i wymagań przepisów. Kalendarz przeglądów w widoku dnia, tygodnia, miesiąca lub agendy pokazuje, kiedy przypada kontrola szelek czy wymiana pochłaniaczy, a egzemplarz po terminie przeglądu nie powinien trafić do wydania. Sprzęt oddany do naprawy lub legalizacji u zewnętrznego serwisu obsługują dokumenty serwisowe:
Wydanie do serwisu (RNA) i zwrot z serwisu (PNA) mają własne dokumenty i zestawienia, a lista sprzętu w naprawie pokazuje, czego brakuje w magazynie i na co czeka firma. Ten sam mechanizm stosuje narzędziownia dla elektronarzędzi i przyrządów pomiarowych.
Koszty według MPK i stanowisk
Wydatki na środki ochrony przypisuje się do działów, miejsc powstawania kosztów (MPK) albo stanowisk pracy. Kontroler finansowy widzi, czy dział produkcji przekroczył kwartalny budżet na odzież roboczą, bez zbierania papierowych kwitów z kilku magazynów. Metody obniżania kosztów, prognozę zapotrzebowania i przykładową kalkulację oszczędności opisuje artykuł optymalizacja kosztów magazynu BHP.
Co zyskują poszczególne działy
| Dział | Co daje program do obsługi magazynu BHP |
|---|---|
| Produkcja | Sorty przydzielane do stanowisk zgodnie z oceną ryzyka, alerty wymiany kasków, rękawic antywibracyjnych i obuwia, koszty odzieży według linii produkcyjnych i MPK, wydania ŚOI i narzędzi z jednej bazy pracowników. |
| Logistyka i dystrybucja | Szybkie wydanie kompletu pracownikom tymczasowym i sezonowym, raport stanów przed sezonem, historia zwrotów od osób kończących umowę. |
| Służba BHP i kadry | Pełna dokumentacja wydań na kontrolę PIP, historia przydziałów przy zmianie stanowiska, roczne raporty zużycia do wniosków budżetowych, alerty zamiast ręcznego przeglądania kartotek. |
| Dział IT | Technologia Microsoft (ASP.NET Core, SQL Server), instalacja na serwerze firmy albo w chmurze Microsoft Azure, import istniejących kartotek z Excela i CSV, jedna baza pracowników z narzędziownią i systemem WMS. |
Ścieżka audytu i archiwum dokumentów
Każde zdarzenie w systemie, czyli wydanie, zwrot, wymiana czy odnotowanie uszkodzenia, jest zapisywane z datą, godziną i identyfikatorem operatora. Tej historii nie da się po cichu poprawić, dlatego stanowi dowód, że pracodawca wywiązał się z obowiązków określonych w art. 2376-2379 Kodeksu pracy. Przepisy nie narzucają wzoru karty ewidencyjnej, ale firma musi umieć wykazać, kto, kiedy i jakie wyposażenie otrzymał, a wydruk dla pracownika lub stanowiska powstaje w kilka sekund.
Archiwum PDF przechowuje wydruki dokumentów z kodami kreskowymi. Wyszukiwarka po numerze dokumentu, rodzaju, numerze wewnętrznym, sesji i wydruku pozwala odnaleźć potwierdzenie sprzed kilku lat bez angażowania działu IT. Listę dokumentów, o które najczęściej prosi inspektor pracy, zawiera artykuł o ewidencji odzieży roboczej.
Technologia i wdrożenie
Studio TCS.net działa na platformie ASP.NET Core z bazą danych Microsoft SQL Server. Można go zainstalować na serwerze firmy albo uruchomić w chmurze Microsoft Azure, a firmy, które nie chcą utrzymywać własnych serwerów, korzystają z subskrypcji SaaS z dostępem przez przeglądarkę.
Istniejące kartoteki sortów z arkuszy Excel lub plików CSV importuje się przy uruchomieniu, więc historia wydań z poprzedniego systemu nie ginie. Typowe wdrożenie trwa kilka tygodni. Magazyn BHP dzieli bazę pracowników i kontrahentów z programem do narzędziowni i systemem Studio WMS.net, więc jeden profil pracownika obsługuje środki ochrony, narzędzia i urządzenia pomiarowe. Jak wygląda to samo bez systemu, pokazuje artykuł ręczna ewidencja BHP.