Odzież robocza, która wraca z pralni i jest wydawana ponownie, wymaga innej ewidencji niż rękawice jednorazowe. Studio TCS.net śledzi każdą sztukę od przyjęcia od dostawcy, przez wydania, pranie i naprawy, aż po likwidację, a liczba prań i czas pobytu w pralni wynikają z dokumentów, a nie z ręcznych list.
Ten artykuł opisuje obieg odzieży wielokrotnego użytku w firmie, która korzysta z pralni zewnętrznej lub własnej. Przykład obiegu z dziewięcioma statusami w sieci z wieloma lokalizacjami opisuje artykuł o systemie do zarządzania odzieżą roboczą w sieci klubów fitness.
Etapy obiegu odzieży
Każdy etap obiegu ma w systemie własny dokument. Dzięki temu w każdej chwili wiadomo, gdzie jest dana sztuka: na półce, u pracownika, w pralni czy w naprawie.
| Etap | Co się dzieje | Dokument w Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Dostawa od producenta lub hurtowni trafia na stan magazynu odzieży | Przyjęcie PW |
| Wydanie | Sztuka przypisana do pracownika, liczy się okres użytkowania | Wydanie RW |
| Pranie lub naprawa | Odzież przekazana do pralni albo krawca jako serwisu zewnętrznego | Wydanie do serwisu RNA |
| Powrót z pralni | Wyprana lub naprawiona odzież wraca do magazynu | Zwrot z serwisu PNA |
| Zwrot od pracownika | Odzież oddana przy wymianie, zmianie stanowiska lub odejściu | Zwrot |
| Likwidacja | Sztuka zużyta lub uszkodzona trwale wycofana z obiegu | Likwidacja LK |
Schemat łączy etapy w pięć grup. Rejestracja nadaje sztuce identyfikator i przypisuje ją pracownikowi. Pranie i naprawy są kolejnymi wyjściami z magazynu i powrotami. Zwrot otwiera drogę do ponownego wydania. Kontrola obejmuje terminy wymiany i koszty według miejsc powstawania kosztów (MPK). Likwidacja zamyka historię sztuki.
Oznaczenie sztuk: kod kreskowy czy RFID
Żeby liczyć prania i naprawy konkretnej koszuli czy kurtki, sztuka musi mieć własny identyfikator, który przetrwa pranie przemysłowe. Są dwie drogi:
| Cecha | Kod kreskowy | Wszywka RFID UHF |
|---|---|---|
| Nośnik | Etykieta termotransferowa lub wszywka z nadrukiem, np. EAN-13 lub GS1-128 | Tag w wszywce odporny na pranie i prasowanie |
| Odczyt | Każda sztuka skanowana osobno, w linii wzroku | Wiele sztuk naraz kolektorem RFID, także w worku |
| Koszt oznaczenia | Niski | Wyższy, opłacalny przy dużych ilościach |
| Kiedy wybrać | Kilkaset sztuk w obiegu, pranie raz w tygodniu | Tysiące sztuk, częste pranie, liczenie worków z pralni |
Przy RFID przyjęcie worka z pralni nie wymaga wyjmowania i skanowania każdej sztuki: kolektor odczytuje tagi całej partii, a program porównuje je z tym, co do pralni wysłano. Dobór technologii oznaczania opisuje artykuł o automatyzacji z RFID i kodami QR.
Pralnia i naprawy jako serwis zewnętrzny
Pralnia i krawiec są dla magazynu tym samym, czym serwis dla narzędziowni: odbierają sprzęt, a po pewnym czasie go oddają. Studio TCS.net obsługuje to dokumentami serwisowymi.
Menu serwisu ma trzy panele: wydania do serwisu RNA, zwroty z serwisu PNA i zestawienie pozycji, które są aktualnie poza magazynem. Każde wysłanie sztuki do pralni to kolejna pozycja w jej historii, więc liczba prań wynika wprost z dokumentów. Z dat wysłania i zwrotu widać, jak długo odzież przebywa w pralni i która partia nie wróciła w umówionym terminie. Te same dokumenty obsługują naprawy: wymianę zamka, łatanie czy regenerację odblasków.
Odzież używana wraca do obiegu
Najwięcej oszczędności daje ponowne wydawanie sprawnej odzieży, zamiast kupowania nowej dla każdej osoby. Warunkiem jest rozróżnienie w magazynie sztuk nowych i używanych:
- Ocena przy zwrocie - oddana odzież trafia do pralni, do naprawy albo do likwidacji, zależnie od stanu.
- Osobny zapas odzieży używanej - wyprana i sprawna odzież leży w osobnej lokalizacji i jest wydawana w pierwszej kolejności, np. pracownikom tymczasowym lub na zastępstwo.
- Limit prań - sztuka, która przekroczyła ustaloną liczbę prań, nie wraca do obiegu, nawet jeśli wygląda na sprawną. Ma to znaczenie dla odzieży ochronnej, której właściwości, np. odblaskowe czy trudnopalne, słabną z każdym praniem.
Limit prań dla odzieży ochronnej podaje zwykle producent w instrukcji użytkowania. Warto przepisać go do kartoteki sortu, żeby przy ocenie zwrotu było wiadomo, ile prań sztuka już przeszła i ile jeszcze wytrzyma.
Likwidacja i jej dokumentacja
Każda sztuka kończy obieg dokumentem likwidacji. Bez niego odzież zużyta nadal wisi w ewidencji, a stan magazynu i koszty są zawyżone.
Menu likwidacji zawiera nowy dokument LK, listę dokumentów i zestawienia pozycji w buforze i zatwierdzonych. Likwidacja czeka w buforze na zatwierdzenie przez uprawnioną osobę, więc magazynier nie wycofa sam z obiegu dobrej odzieży. Zestawienie zatwierdzonych likwidacji z przyczynami pokazuje, ile sztuk kończy życie przez zużycie, a ile przez uszkodzenia, i od którego dostawcy pochodzą.
Odzież w najmie i mienie powierzone
Część firm nie kupuje odzieży, tylko wynajmuje ją razem z usługą prania. Taka odzież należy do firmy pralniczej i nie powinna trafiać na stan majątku własnego. W Studio TCS.net prowadzi się ją w depozycie: przyjęcie i wydanie z depozytu rozlicza się wobec kontrahenta, osobno od odzieży kupionej. Zasady tej ewidencji opisuje artykuł o depozycie i cross-dockingu.
Gdy pracownik zgubi odzież albo nie odda jej przy odejściu, lista brakujących sztuk z wartością trafia do działu kadr. Potrącenie tej kwoty z wynagrodzenia wymaga pisemnej zgody pracownika (art. 91 Kodeksu pracy), więc system dostarcza dane, a rozliczenie prowadzą kadry.
Raporty obiegu
Dokumenty z każdego etapu dają zestawienia, których nie da się łatwo uzyskać z arkusza:
- sztuki przebywające w pralni lub naprawie dłużej niż ustalony termin,
- liczba prań i napraw na sztukę oraz sztuki bliskie limitu prań,
- odzież u pracowników z terminami wymiany,
- likwidacje według przyczyn i dostawców,
- koszty odzieży według MPK, działów i stanowisk.
Normy przydziału i obowiązki pracodawcy opisuje artykuł oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej, a magazyn odzieży służbowej - artykuł o systemie zarządzania magazynem odzieży służbowej.