Darmowy program do ewidencji narzędzi albo arkusz Excela wystarcza, dopóki narzędzi jest kilkadziesiąt, a wydaje je jedna osoba. Gdy przybywa pracowników, lokalizacji i przyrządów z terminami kontroli, ujawniają się jego ograniczenia: brak historii egzemplarzy, brak kontroli dostępu i brak przypomnień. Studio TCS.net jest płatnym systemem, który te obszary obsługuje, ale nie każda firma go potrzebuje - ten artykuł pomaga to ocenić.
Porównanie darmowego i płatnego rozwiązania nie sprowadza się do ceny licencji. Liczy się też czas poświęcany na ręczne uzgadnianie danych, koszt zgubionych narzędzi i ryzyko wydania przyrządu po terminie legalizacji.
Kiedy darmowe rozwiązanie wystarcza
Darmowy program lub arkusz ma sens w prostych sytuacjach:
- Mała liczba narzędzi - kilkadziesiąt pozycji, bez przyrządów wymagających legalizacji.
- Jedna osoba wydaje - nie ma problemu równoległej edycji i uzgadniania wersji.
- Jedna lokalizacja - narzędzia nie krążą między budowami i oddziałami.
- Brak wymogów audytu - nikt nie pyta o historię egzemplarza ani terminy kontroli.
Jeżeli któryś z tych warunków przestaje być spełniony, darmowe rozwiązanie zaczyna kosztować w inny sposób niż licencją.
Darmowy program a Studio TCS.net
| Obszar | Darmowy program lub arkusz | Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Identyfikacja | Nazwa i ilość, czasem numer wpisany ręcznie | Numery serii, kody kreskowe, QR i RFID |
| Wydania i zwroty | Wpis w wierszu arkusza | Dokumenty NW i NP z pracownikiem i datą |
| Wielu użytkowników | Nadpisywanie zmian, kopie pliku | Jedna baza MS SQL Server, uprawnienia ról |
| Terminy przeglądów | Osobna kolumna do pilnowania | Kalendarz przeglądów i legalizacji |
| Praca w terenie | Brak | Aplikacja Android z trybem offline |
| Integracje | Ręczny eksport i import | REST API i importy z ERP |
| Wsparcie | Zwykle brak | Wsparcie dostawcy w ramach licencji |
Ukryte koszty darmowej ewidencji
- Czas - ręczne zestawianie raportów, uzgadnianie wersji pliku i szukanie wpisów.
- Zgubione narzędzia - bez przypisania do osoby trudno ustalić, kto ostatnio miał sprzęt.
- Zakupy duplikatów - brak aktualnego stanu prowadzi do kupowania narzędzi, które firma już ma.
- Terminy kontroli - przeoczona legalizacja to ryzyko zakwestionowanych pomiarów i niezgodności przy audycie.
- Utrata danych - plik na jednym komputerze bez kopii zapasowej.
Historia wypożyczeń i zwrotów
W arkuszu zwrot zwykle nadpisuje wpis o wydaniu, więc historia znika. W Studio TCS.net każdy zwrot jest osobnym dokumentem NP, a zestawienie pozycji zwrotów pokazuje datę, numer dokumentu, pracownika, indeks, numer serii, ilość i lokalizację, do której narzędzie wróciło. Po miesiącach da się odtworzyć, kto korzystał z egzemplarza, co przydaje się przy uszkodzeniach i rozliczeniu pracownika.
Terminy przeglądów bez pamiętania o nich
Darmowe programy rzadko obsługują terminy przeglądów, kalibracji i legalizacji, a kolumna z datą w arkuszu działa tylko wtedy, gdy ktoś ją regularnie sortuje. Kalendarz przeglądów w Studio TCS.net nanosi terminy na siatkę miesiąca, a system może wysyłać powiadomienia e-mail przed upływem terminu. Mechanizm opisuje artykuł o powiadomieniach o terminach przeglądów.
Raporty zamiast ręcznego zestawiania
Przejście na system płatny nie oznacza rezygnacji z Excela. Moduł eksportu udostępnia gotowe zestawienia narzędzi, pracowników i lokalizacji, stan narzędzi na wybrany dzień oraz zestawienie według numerów serii. Różnica polega na tym, że arkusz jest wynikiem raportu, a nie źródłem danych, więc nie trzeba go ręcznie aktualizować.
Ile kosztuje system płatny
Studio TCS.net jest rozliczany jako licencja SaaS w cyklu miesięcznym, a cena zależy od liczby użytkowników, modułów i zakresu integracji. Do licencji dochodzi jednorazowy koszt wdrożenia oraz, w razie potrzeby, sprzęt do znakowania i odczytu. Aktualne przedziały cen i warianty pakietów podaje cennik, a system można obejrzeć w wersji demonstracyjnej przed rozmową o wycenie.
Sygnały, że czas zmienić narzędzie
- Plik ewidencji ma kilka wersji u różnych osób.
- Nikt nie potrafi szybko powiedzieć, kto ma dane narzędzie.
- Firma kupuje narzędzia, które później znajdują się w innym dziale.
- Przyrządy pomiarowe mają terminy legalizacji pilnowane „z pamięci”.
- Narzędzia krążą między budowami lub oddziałami.
- Audyt lub klient pyta o historię konkretnego egzemplarza.
Przeniesienie danych z arkusza opisuje artykuł o imporcie danych z Excela, a pełen zakres systemu - strona Narzędziownia - program do zarządzania i ewidencji narzędzi.