Arkusz Excel wystarcza, dopóki narzędzia prowadzi jedna osoba, a nikt nie pyta o historię. Gdy dochodzą wypożyczenia pracownikom, terminy kalibracji i audyt ISO, arkusz przestaje nadążać. Ten artykuł porównuje oba sposoby ewidencji i pokazuje, jak przejść z Excela do Studio TCS.net bez przepisywania danych.
Kiedy Excel przestaje wystarczać
Arkusz nie jest złym narzędziem - jest narzędziem do obliczeń, a nie do ewidencji ruchu sprzętu. Sygnały, że firma z niego wyrosła, są zwykle takie same:
- Kilka osób edytuje plik - powstają kopie, a nikt nie wie, która wersja jest aktualna.
- Brak historii - arkusz pokazuje stan, ale nie pokazuje, kto i kiedy go zmienił ani gdzie narzędzie było wcześniej.
- Terminy bez przypomnień - kolumna z datą kalibracji nie ostrzega, że termin minął.
- Wydania na słowo - pracownik pobiera narzędzie, a wpis powstaje później albo wcale.
- Audyt - przygotowanie historii przyrządu pomiarowego wymaga szukania w kilku plikach i segregatorach.
Excel a system ewidencji - porównanie
| Obszar | Arkusz Excel | Studio TCS.net |
|---|---|---|
| Praca kilku osób | Jeden plik, ryzyko nadpisania i kopii | Wspólna baza, każdy użytkownik z własnym kontem i rolą |
| Historia zmian | Brak albo ręczne notatki | Każda operacja zapisana z datą i autorem |
| Wydania i zwroty | Wpis ręczny, często po fakcie | Dokument wypożyczenia ze skanem narzędzia i pracownika |
| Terminy kalibracji | Kolumna z datą | Harmonogram, przypomnienia i blokada wydania po terminie |
| Identyfikacja | Wpisywanie numeru z naklejki | Skan kodu kreskowego, QR lub tagu RFID |
| Raporty | Tabele przestawne budowane ręcznie | Gotowe zestawienia i eksport do Excela |
| Koszt wejścia | Brak | Licencja, wdrożenie i ewentualnie sprzęt |
Excel nie znika po wdrożeniu systemu. Zestawienia narzędzi, pracowników, lokalizacji i stanów na dany dzień eksportuje się do arkusza, więc analizy można dalej robić w znanym narzędziu - tylko dane pochodzą z ewidencji, a nie z ręcznie prowadzonego pliku.
Cykl życia narzędzia w jednym systemie
W arkuszu każdy etap życia narzędzia bywa w innym pliku: zakupy u zaopatrzenia, wydania w narzędziowni, kalibracje u działu jakości. W Studio TCS.net każdy etap to dokument w tej samej kartotece:
| Etap | Dokument lub zapis | Co daje |
|---|---|---|
| Przyjęcie | Przyjęcie do magazynu PW z dostawcą i dokumentem zakupu | Kartoteka z numerem seryjnym i wartością od pierwszego dnia |
| Wydanie | Wypożyczenie NW na pracownika | Wiadomo, kto ma narzędzie |
| Zwrot | Zwrot z oceną stanu | Uszkodzenia wychodzą przy zwrocie, a nie przy kolejnym wydaniu |
| Kalibracja i przegląd | Harmonogram, wynik i świadectwo w załączniku | Status metrologiczny przyrządu w kartotece |
| Naprawa | Wydanie do serwisu RNA i zwrot PNA | Koszt i historia napraw |
| Likwidacja | Likwidacja LK zatwierdzana w buforze | Zamknięta historia i poprawny stan majątku |
Zestawienie narzędzi wypożyczonych pokazuje indeks, numer katalogowy, nazwę, numer serii, nazwisko pracownika i ilość. To pytanie, na które arkusz odpowiada najgorzej, bo wymaga aktualnego wpisu przy każdym wydaniu i zwrocie. W systemie odpowiedź wynika z dokumentów, więc jest aktualna bez dodatkowej pracy.
Kalibracja i wymagania ISO
Norma ISO 9001 w punkcie 7.1.5 wymaga, żeby wyposażenie do pomiarów było wzorcowane lub sprawdzane w określonych odstępach czasu, oznaczone tak, by dało się ustalić jego status, i zabezpieczone przed zmianami, które unieważniłyby wynik. Wymaga też zachowania udokumentowanych informacji jako dowodu. Wymagania rozwijają ISO 10012 dla systemów zarządzania pomiarami i ISO/IEC 17025 dla laboratoriów.
Lista legalizacji pokazuje status, datę rozpoczęcia, planowaną datę zakończenia, indeks, nazwę i numer serii, a z paska narzędzi otwiera się historia egzemplarza. W odróżnieniu od kolumny w arkuszu system reaguje na termin: przypomina o nim z wyprzedzeniem, a przyrząd po terminie dostaje status blokujący wydanie. Świadectwa wzorcowania przypina się do kartoteki, więc na audycie historia przyrządu jest w jednym miejscu.
Warto rozróżniać dwa pojęcia: wzorcowanie (kalibracja) ustala błędy przyrządu względem wzorca, a legalizacja to prawna kontrola metrologiczna przyrządów, dla których wymagają jej przepisy, np. wag używanych w rozliczeniach. Harmonogramy obu opisuje artykuł o harmonogramach przeglądów i kalibracji narzędzi.
Trwałe oznaczenia zamiast naklejek
Papierowe naklejki z numerem inwentarzowym w warsztacie szybko się ścierają, a numer przepisywany ręcznie do arkusza to kolejne źródło pomyłek. W systemie ewidencji narzędzie identyfikuje się skanem: kodem kreskowym lub QR na etykiecie poliestrowej, kodem grawerowanym albo tagiem RFID. Skan otwiera kartotekę i wpisuje pozycję do dokumentu bez przepisywania. Dobór metody opisuje artykuł jak znakować narzędzia.
Jak przejść z Excela krok po kroku
- Uporządkowanie arkusza - jeden wiersz to jeden egzemplarz z numerem seryjnym albo jedna pozycja ilościowa, bez scalonych komórek i opisów w jednej kolumnie.
- Import - kreator importu podaje wzorcowy plik XLS z kolumnami wymaganymi i opcjonalnymi, a po wczytaniu powstają kartoteki.
- Oznakowanie - narzędzia dostają etykiety lub tagi z numerami z kartotek.
- Spis z natury - skan wszystkich narzędzi weryfikuje, czy arkusz zgadzał się z rzeczywistością, a różnice koryguje się dokumentami.
- Start wydań - od tego dnia każde wydanie i zwrot przechodzi przez system, a arkusz przestaje być prowadzony.
Przygotowanie pliku do importu i najczęstsze błędy w arkuszach opisuje artykuł o imporcie danych z Excela do narzędziowni.
Koszt i model wdrożenia
Studio TCS.net działa jako usługa SaaS w chmurze albo na serwerze firmy. Licencja SaaS jest rozliczana miesięcznie, orientacyjnie od 1000 do 5000 zł netto, zależnie od liczby użytkowników, modułów i integracji. Do tego dochodzi jednorazowe wdrożenie - konfiguracja, import danych, role i szkolenie - oraz, jeśli firma go nie ma, sprzęt do znakowania i odczytu. Szczegóły podaje cennik, a moduł narzędziowni opisuje strona program do zarządzania narzędziownią.