Program do ewidencji sortów odzieżowych w Studio TCS.net prowadzi kartoteki sortów w podziale na indeksy i rozmiary, wydaje je pracownikom według tabeli norm, liczy zużycie na miejsca powstawania kosztów, przygotowuje zamówienia zbiorcze i rozlicza pracownika przy odejściu z firmy.
Sort odzieżowy to konkretna pozycja w konkretnym rozmiarze: kurtka ostrzegawcza L, spodnie ogrodniczki 52, buty S3 w rozmiarze 43. Przy kilkudziesięciu pracownikach da się to jeszcze prowadzić w arkuszu. Przy kilkuset, różnych normach dla stanowisk i kilku magazynach tabele rozmiarów i terminów wymian przestają się zgadzać, a braki wychodzą w dniu, w którym trzeba wydać odzież całej zmianie.
Kartoteki sortów w podziale na rozmiary
Sorty odzieżowe prowadzi się w tym samym module kartotek magazynowych co resztę wyposażenia zakładu, z własnymi gałęziami drzewa kategorii dla odzieży roboczej, obuwia ochronnego i środków ochrony indywidualnej. Każda pozycja ma indeks, nazwę katalogową, rozmiar, kod EAN i okres użytkowania, a tabela asortymentu pokazuje stany w rozbiciu na rozmiary.
Magazynier BHP w jednym widoku sprawdza, ilu kurtek ostrzegawczych w rozmiarze L brakuje przed wydaniem dla całej zmiany. Ten sam moduł obejmuje asortyment, który w wielu firmach leży w magazynie BHP obok odzieży: środki czystości oraz niskocenne wyposażenie pracowników, które trzeba wydać, rozliczyć i odebrać.
Tabela norm przydziału i limity
Zakładowa tabela norm przydziału określa, jakie sorty i jak często przysługują na każdym stanowisku. Studio TCS.net odwzorowuje ją w kartotekach, więc przy wydaniu program sam sprawdza, czy pozycja pracownikowi przysługuje i czy nie przekroczył limitu ilościowego w bieżącym okresie. Okres użytkowania definiuje się w miesiącach lub dniach, a datę kolejnego wydania system wylicza z historii pobrań konkretnej osoby.
Obowiązek dostarczenia odzieży roboczej i środków ochrony wynika z Kodeksu pracy i przepisów BHP. Pracodawca zapewnia je nieodpłatnie, odpowiada za ich stan i terminową wymianę oraz musi umieć wykazać, kto, kiedy i co otrzymał. Podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy cyfrowy rejestr wydań z potwierdzeniem odbioru przedstawia się w kilka minut, razem z historią wymian dla stanowiska i listą pozycji, których termin użytkowania minął.
Znakowanie QR i wydania z terminala
Nie każdy sort trzeba znakować pojedynczo. W praktyce stosuje się dwa podejścia:
- Egzemplarze znakowane - kurtki zimowe, odzież trudnopalna czy specjalistyczne obuwie, czyli pozycje o wyższej wartości i podlegające zwrotowi, dostają etykietę z kodem QR na metce. Pozwala to przypisać konkretny egzemplarz do pracownika i przy oddaniu do prania odnotować kolejny cykl.
- Ewidencja ilościowa - materiały zużywalne wydawane w większych ilościach, na przykład rękawice robocze, prowadzi się według indeksu i rozmiaru, bez znakowania pojedynczych sztuk.
Przy szybkim wydaniu magazynier skanuje identyfikator pracownika i kod pozycji. Po lewej stronie widać kartę pracownika ze zdjęciem i stanowiskiem, pod nią listę pozycji, które już posiada, a po prawej pole do zeskanowania kolejnego kodu. Ten sam proces działa na terminalach mobilnych z Androidem, więc wydania i inwentaryzację można robić bezpośrednio przy regałach.
Formularz rozchodu obsługuje wydanie do pracownika, a także do kontrahenta lub dostawcy, na przykład przy odesłaniu reklamowanej partii. Operację można powiązać z dokumentem wewnętrznym firmy, co porządkuje obieg papierów między magazynem a działem zakupów.
Pralnia i odzież wielokrotnego użytku
Sorty oddawane do prania skanuje się przy przekazaniu do pralni i przy odbiorze, więc system wie, gdzie jest każda znakowana sztuka i ile razy była prana. Liczba cykli czyszczenia wpływa na właściwości ochronne tkanin, dlatego dokumentacja odzieży powierzonej do prania i regeneracji jest prowadzona osobno. Pełny model obiegu przez depozyt, pranie bez zamykania okresu użytkowania i rozliczanie usług pralniczych opisuje artykuł system zarządzania magazynem odzieży służbowej.
Program czy arkusz Excel
Arkusz kalkulacyjny wydaje się rozwiązaniem bezkosztowym, bo nie wymaga zakupu oprogramowania. Koszty pojawiają się jednak w innych miejscach:
| Obszar | Arkusz Excel | Program do ewidencji sortów |
|---|---|---|
| Terminy wymiany | Trzeba je samodzielnie sprawdzać w tabeli | Data kolejnego wydania liczona automatycznie, powiadomienie przed terminem |
| Limity i normy | Brak kontroli przy wydaniu, łatwo o nadmiarowe pobranie | Program sprawdza normę stanowiska i limit przed każdym wydaniem |
| Rozmiarówka i zamówienia | Ankiety wśród kierowników i ręczne sumowanie | Zestawienie zapotrzebowania w rozbiciu na indeksy i rozmiary |
| Zakupy | Zamawianie z zapasem, towar zalega do utraty przydatności | Prognoza z historii zużycia i zamówienia planowane z wyprzedzeniem |
| Odejście pracownika | Przeglądanie kart z kilku lat wstecz | Lista pozycji do zwrotu gotowa od razu |
| Kontrola PIP | Kompletowanie papierowych kart i podpisów | Rejestr wydań z potwierdzeniami dla dowolnego okresu |
Największe oszczędności przynosi zwykle ograniczenie nadmiarowych zakupów i dostaw interwencyjnych po wyższych cenach. Jak wygląda ręczna ewidencja w liczbach i czasie pracy, pokazuje artykuł ręczna ewidencja BHP.
Rozdzielnik kosztów na działy i MPK
Każde wydanie sortu obciąża wskazane miejsce powstawania kosztów (MPK) lub dział. Program tworzy z tego rozdzielnik kosztów zużycia odzieży i zestawienia wydatków w podziale na jednostki organizacyjne i okresy rozliczeniowe. Raport pokazuje wartość wydanego asortymentu i prognozę kosztów wynikającą z nadchodzących terminów wymiany, więc budżet na kolejny rok opiera się na danych, a nie na kopii zeszłorocznej kwoty. Metody obniżania tych kosztów opisuje artykuł optymalizacja kosztów magazynu BHP.
Rozliczenie pracownika i karta obiegowa
Przy zakończeniu współpracy braki w ewidencji wychodzą najbardziej. Studio TCS.net generuje listę pozycji, które pracownik nadal posiada, ponieważ każda pozostaje na jego koncie do formalnego zwrotu albo odpisania po upływie okresu użytkowania.
- Data wydania i stopień zużycia - dokument rozróżnia odzież, która zużyła się naturalnie i nie podlega zwrotowi, od wyposażenia o dłuższym okresie użytkowania, które powinno wrócić do magazynu.
- Karta obiegowa - kadry dołączają zestawienie do karty obiegowej, a magazynier potwierdza przyjęcie poszczególnych pozycji w systemie.
- Zmiana stanowiska - program wskazuje pozycje, które przestają przysługiwać, i te, które trzeba wydać według nowej normy.
Ten sam mechanizm dla narzędzi opisuje artykuł rozliczanie pracowników z narzędzi.
Zamówienia zbiorcze i wiele magazynów
Rozmiarówka zapisana w kartotekach pracowników jest podstawą zamówień zbiorczych. Dział zaopatrzenia wybiera grupę pracowników lub dział, a system zwraca zapotrzebowanie w rozbiciu na indeksy i rozmiary, uwzględniając normy, stany magazynowe i terminy wymiany w wybranym okresie.
Gotowe zapotrzebowanie eksportuje się do Excela lub PDF i wysyła dostawcy, a w firmach z systemem ERP dane trafiają do modułu zakupowego przez interfejs wymiany danych. Stany minimalne dla pozycji uruchamiają powiadomienie, gdy zapas spadnie poniżej progu. Zamówienie oparte na rzeczywistych rozmiarach ogranicza zwroty i wymiany po dostawie, a znajomość terminów wymiany pozwala rozłożyć zakupy w czasie.
Firmy z wieloma oddziałami lub placami budowy definiują dowolną liczbę magazynów i lokalizacji we wspólnej bazie danych. Kierownik oddziału widzi stany i wydania swojej lokalizacji, centrala dostaje zestawienie zbiorcze, a przesunięcia między magazynami rejestrują osobne dokumenty. Analizę zużycia z pomocą sztucznej inteligencji opisuje artykuł AI w ewidencji sortów odzieżowych, a normy BHP i integrację z kadrami - oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej.