System zarządzania magazynem odzieży służbowej

System zarządzania magazynem odzieży służbowej w Studio TCS.net prowadzi uniformy i odzież roboczą od dostawy do likwidacji: normy przydziału proporcjonalne do etatu, artykuły nowe i używane, blokady wydań przy końcu umowy i poza sezonem, pranie zewnętrzne przez depozyt oraz planowanie zamówień z wyprzedzeniem.

Uniform recepcjonisty, kurtka kierowcy czy komplet kucharza to nie jednorazowy wydatek, tylko przedmiot, który przez lata krąży między magazynem, pracownikiem i pralnią. W firmach z setkami pracowników, zmiennymi grafikami i umowami na czas określony ręczne listy szybko się rozjeżdżają: ktoś dostaje zimową kurtkę tydzień przed końcem umowy, ktoś inny od miesięcy nie oddał poprzedniego kompletu. Studio TCS.net działa jak cyfrowa szafa pracownika, która wie, co mu przysługuje, co już ma i co powinien oddać.

Normy przydziału dopasowane do etatu

Każde stanowisko ma normę, czyli listę sortów z okresami użytkowania. Nowy pracownik po przypisaniu do stanowiska od razu otrzymuje listę wydań, a system uwzględnia w niej szczegóły umowy i stanu artykułów:

• Wymiar etatu - okres użytkowania przelicza się proporcjonalnie, więc pracownik na pół etatu używa tego samego asortymentu dwa razy dłużej niż osoba na pełnym etacie. Zmiana etatu od razu aktualizuje terminy.
• Artykuły nowe i używane - norma przewiduje pełny okres dla artykułu nowego i skrócony dla używanego po praniu lub naprawie, więc sprawna odzież z drugiego obiegu też ma swoje miejsce w przydziałach.
• Wydania do zużycia - drobne sorty bez określonego czasu użytkowania, np. jednorazowe rękawice, wydaje się doraźnie na wniosek kierownika, bez daty zwrotu.
• Limity ilościowe lub punktowe - zamiast sztywnej liczby sztuk pracownik może mieć pulę punktów, z której wybiera asortyment w ramach normy, a system pilnuje, by jej nie przekroczyć.
• Pracownicy sezonowi i tymczasowi - normę dla umów krótkoterminowych przelicza się proporcjonalnie, dlatego zamiast rocznego wyposażenia dostają podstawowy zestaw.

Nieobecności, zmiana stanowiska i rotacja

Sztywne liczenie dat od wydania nie działa w firmie, w której ludzie chorują, idą na urlop rodzicielski albo zmieniają dział. Program wydłuża okres użytkowania, gdy przerwa w pracy przekracza 30 dni, a urlop wypoczynkowy można wyłączyć z tego przeliczenia. Wydłużenie liczone jest indywidualnie dla każdego pracownika.

Przy zmianie stanowiska system porównuje dotychczasowe wyposażenie z nową normą. Pracownik zwraca to, co mu już nie przysługuje, a jeśli na nowym stanowisku należy mu się ten sam asortyment, może go otrzymać ponownie jako używany na skrócony okres. Dzięki temu częsta rotacja nie oznacza przedwczesnej wymiany sprawnych uniformów.

Blokady wydań: koniec umowy i sezon

Najprostszy sposób na zbędne wydatki to wydanie drogiej rzeczy komuś, kto jej nie wykorzysta. Program wstrzymuje wydanie nowej odzieży mimo upływu okresu użytkowania w dwóch sytuacjach:

• Koniec zatrudnienia - gdy umowa, okres na stanowisku, emerytura lub zwolnienie przypada w najbliższym czasie, na przykład w ciągu dwóch tygodni albo w bieżącym miesiącu. Próg ustala administrator, a dane o zatrudnieniu mogą pochodzić z systemu kadrowego.
• Sezon - administrator definiuje okres letni i zimowy, a system nie wyda kurtki zimowej w lipcu ani letniej koszulki w grudniu. Termin wydania sortu sezonowego przesuwa się na właściwy okres.

Kartoteki pracowników firm zewnętrznych i agencji pracy tymczasowej mają stanowisko, komórkę i kod analityki, a z paska narzędzi widać wypożyczone pozycje i historię operacji danej osoby. Każda blokada wyświetla przyczynę, a kierownik działu dostaje informację, dlaczego wydanie się nie odbyło. W uzasadnionym przypadku autoryzowany kierownik może wydanie ręcznie odblokować, a system zapisuje, kto to zrobił. Informacja o wstrzymanym wydaniu może trafiać do zespołu BHP e-mailem, a rejestr wstrzymanych wydań pokazuje, ile pozycji i jakiej wartości nie zostało wydanych, co pozwala policzyć efekt blokad we własnej firmie.

Cztery sekcje magazynu: nowe, używane, zwroty i depozyty

Magazyn odzieży służbowej dzieli się na cztery sekcje. Fizycznie mogą to być osobne pomieszczenia albo tylko oddzielne regały i szafy, ale w systemie każda pozycja ma jednoznaczny status:

1. Artykuły nowe - przyjęte od dostawcy dokumentem PW.
2. Zwroty - odzież oddana przez pracowników, czekająca na ocenę techniczną.
3. Artykuły używane - pozycje, które po praniu lub naprawie przeszły ocenę i mogą wrócić do obiegu.
4. Depozyty - odzież oddana do okresowej konserwacji, np. prania, bez zamykania okresu użytkowania.

Przejście między sekcjami rejestruje dokument zmiany lokalizacji, dlatego w każdej chwili wiadomo, czy dana sztuka jest u pracownika, w magazynie, w depozycie czy w pralni. Pozycje, które nie nadają się do dalszego użytku, trafiają do likwidacji dokumentem LK, a każda sztuka zachowuje cyfrową historię od przyjęcia po wycofanie. Ponowne wydawanie sprawnej odzieży używanej wydłuża jej życie i zmniejsza zakupy nowych sortów.

Zwrot jako warunek kolejnego wydania

Zasada jest prosta: nowa kurtka dopiero po oddaniu starej. Zwrot zużytego sortu jest warunkiem otrzymania kolejnego przydziału, niezależnie od normy i stopnia zużycia. Dotyczy to też zmiany stanowiska i końca zatrudnienia.

Przy szybkim zwrocie magazynier skanuje kod pozycji, a system wyświetla kartę pracownika z numerem, indeksem, typem, kontem i numerami referencyjnymi. Magazynier zapisuje stan techniczny zwracanej rzeczy, co decyduje, czy trafi ona do sekcji używanych, czy do likwidacji. Raport niezdanych artykułów pokazuje zaległości każdego pracownika, a pełna historia w kartotece ułatwia rozliczenie przy zakończeniu stosunku pracy.

Pranie zewnętrzne przez depozyt

Wiele firm oddaje uniformy do pralni zewnętrznej. Studio TCS.net dokumentuje całą drogę każdej sztuki: pracownik oddaje odzież do depozytu, magazyn wysyła ją do pralni, a po powrocie trafia z powrotem do tego samego użytkownika.

• Pranie bez zamykania okresu - oddanie odzieży do konserwacji nie przerywa normy przydziału, więc termin wymiany liczy się dalej.
• Licznik cykli prania - każda sztuka ma zapisaną liczbę prań. Po osiągnięciu limitu określonego przez producenta system przypomina o wymianie, co jest ważne dla odzieży ochronnej o specjalnych właściwościach.
• Rozliczanie usług pralniczych - koszt prania przypisuje się do konkretnych sztuk odzieży lub pracowników, więc widać, ile kosztuje utrzymanie uniformów w danym dziale.
• Masowy odczyt RFID - przy przyjęciu z pralni lub wydaniach przed zmianą czytnik RFID odczytuje wiele tagów naraz, bez skanowania każdej sztuki osobno.

Szczegółowy obieg odzieży między dostawcą, pralnią, naprawami i depozytami pracowników opisuje artykuł system zarządzania obiegiem odzieży.

Planowanie zapotrzebowania i zamówień

Pracownik powinien dostać przydział najpóźniej w dniu objęcia stanowiska, więc w magazynie musi czekać odpowiednia ilość rozmiarów. Program co miesiąc zestawia potrzeby na podstawie kończących się okresów użytkowania, planowanych przyjęć do pracy i dostępności artykułów używanych, które mogą zastąpić część nowych zakupów.

Raport przekroczonych stanów minimalnych pokazuje pozycje poniżej zapasu minimalnego wraz z wielkością braku. Na tej podstawie system tworzy projekt zamówienia do dostawcy albo rezerwację stanu sortów, a użytkownik może je poprawić ręcznie w sytuacjach szczególnych, np. przy nagłej rekrutacji. Firmy z kilkoma magazynami lub oddziałami korzystają z jednego systemu norm dla całej organizacji, a koszty wydań można księgować w systemie ERP.

Co zyskują poszczególne działy

Zakładowe tabele norm przydziału wynikają z przepisów Kodeksu pracy oraz rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Ewidencję odzieży roboczej i środków ochrony od strony norm BHP opisuje artykuł oprogramowanie BHP do ewidencji odzieży roboczej, a przykład wdrożenia uniformów w wielu lokalizacjach - system dla sieci klubów fitness.