System do zarządzania odzieżą roboczą dla sieci klubów fitness

Jak Studio TCS.net współpracuje z systemami kadrowymi i HR?

Skuteczne zarządzanie odzieżą roboczą w dużej sieci klubów wymaga płynnej synchronizacji z danymi personalnymi pracowników. Integracja systemu Studio TCS.net z platformami HR eliminuje ręczne uzupełnianie kartoteki pracowników, automatycznie nadaje uprawnienia do odzieży zgodnie ze stanowiskiem oraz zamyka procesy przy odejściach z firmy.

• Automatyczne tworzenie kart pracowników przy zatrudnieniu – nowo przyjęta osoba pojawia się w systemie Studio TCS.net wraz z danymi stanowiskowymi, działem i MPK, co pozwala od razu przypisać odpowiednie limity i normatywy odzieżowe bez angażowania działu logistyki
• Synchronizacja struktury organizacyjnej – zmiany w hierarchii, przesunięcia między działami czy awanse są automatycznie odzwierciedlane w systemie zarządzania odzieżą, co gwarantuje zgodność uprawnień z aktualnym statusem zatrudnienia
• Blokada wydań przy ustaniu stosunku pracy – system wykrywa zakończenie umowy i automatycznie wyłącza możliwość składania nowych wniosków, inicjując równocześnie procedurę zwrotu powierzonego wyposażenia BHP
• Weryfikacja statusu zatrudnienia w czasie rzeczywistym – przed każdym wydaniem system sprawdza aktywność pracownika w bazie HR, co zapobiega wypożyczaniu odzieży osobom już niezatrudnionym lub będącym na długotrwałym urlopie
• Rozliczenia finansowe przy nieodpowiedzialnościach – dane o niezwróconym sprzęcie mogą być automatycznie przekazywane do systemu kadrowo-płacowego, umożliwiając potrącenie wartości z ostatniej wypłaty zgodnie z procedurami wewnętrznymi
• Wspólny system Single Sign-On dla wszystkich aplikacji – pracownik loguje się raz przez firmowe konto SSO i uzyskuje dostęp zarówno do portalu HR, jak i modułu składania wniosków o odzież roboczą, co upraszcza codzienną obsługę

System akceptacji wniosków o odzież roboczą

Dwustopniowy proces zatwierdzania zapotrzebowania gwarantuje pełną transparentność wydatków w strukturach rozproszonych.

Zarządzanie wnioskami w hierarchicznej strukturze firmy wymaga sprawnego przepływu informacji między kierownikami różnych szczebli. Nasze rozwiązanie wdraża automatyczny routing, który przesyła zapytanie od Kierownika Klubu do Kierownika Rejonu bez zbędnej zwłoki. Dlatego proces, który wcześniej zajmował pięć dni, obecnie zamykamy w ciągu zaledwie dwudziestu czterech godzin. Ponadto system automatycznie przekierowuje dokument do innej osoby w przypadku wykrytej nieobecności decydenta. W rezultacie eliminujemy zatory operacyjne i przyspieszamy zaopatrzenie pracowników w niezbędne zasoby.

Każdy wniosek otrzymuje unikalny numer oraz status, taki jak NOWY, W AKCEPTACJI czy ZAAKCEPTOWANY, co ułatwia bieżący monitoring budżetu. Co więcej, na etapie zatwierdzania przełożony decyduje, czy zapotrzebowanie zostanie pokryte z magazynu głównego, czy z zasobów wewnętrznych. Kierownik Klubu może również składać wnioski bezpośrednio w imieniu podległych pracowników, co znacząco usprawnia komunikację wewnętrzną. Jednak najważniejszą zaletą pozostaje ścisła kontrola finansowa realizowana poprzez wielostopniową weryfikację każdego zapytania. Co więcej, cyfrowy ślad każdej decyzji jest ważny dla procesów audytowych i późniejszej analizy wydatków.

Automatyczna kontrola limitów BHP i weryfikacja wniosków pracowniczych

Systemowa kontrola wydatków na artykuły BHP zapobiega nadmiarowym kosztom poprzez blokowanie nieprawidłowych zamówień.

Nadmierne wydatki na wyposażenie często wynikają z braku bieżącej kontroli nad przydziałami i terminami wymiany. Nasz system proaktywnie monitoruje limity przypisane do każdego stanowiska, uniemożliwiając złożenie wniosku po przekroczeniu ustalonego budżetu. Dlatego kadra zarządzająca może przestać martwić się o ręczne sprawdzanie uprawnień każdego pracownika. W rezultacie wdrożenie tej automatyzacji pozwala na redukcję przekroczeń budżetowych o dwadzieścia procent już w pierwszym kwartale użytkowania.

Administratorzy mogą sprawnie zarządzać limitami na wniosek kierowników rejonów poprzez dedykowany panel konfiguracyjny. Ponadto pracownicy otrzymują jasne powiadomienia o dostępnym dla nich budżecie, co buduje świadomość kosztową w zespole. Jednak to przejrzyste dashboardy analityczne dają dyrekcji pełny obraz wykorzystania zasobów na poziomie całej struktury. Co więcej, system samodzielnie pilnuje finansów firmy, zatrzymując nadmiarowe zamówienia zanim staną się one problemem księgowym. Jest to ważne wsparcie dla procesów optymalizacji wydatków.

Cyfrowa ewidencja i pełna historia odzieży roboczej

Pełna identyfikowalność zasobów BHP pozwala na skuteczne zarządzanie odpowiedzialnością materialną oraz spełnienie wymogów audytowych.

Każda sztuka odzieży w naszym systemie posiada unikalną cyfrową kartotekę rejestrującą każdy etap jej cyklu życia. System automatycznie zapisuje datę wydania, przewidziany okres użytkowania oraz dokładne dane osoby odbierającej wyposażenie. Dlatego w dowolnym momencie możemy sprawdzić pełną historię wydań przypisaną do konkretnego nazwiska pracownika. Ponadto automatyczne przypisanie artykułów do właściwego Miejsca Powstawania Kosztów (MPK) ułatwia pracę działom księgowości. W rezultacie zyskujemy pełną kontrolę nad majątkiem firmy i eliminujemy spory dotyczące odpowiedzialności za powierzony sprzęt.

Gotowość do kontroli BHP oraz audytów wewnętrznych wymaga natychmiastowego dostępu do rzetelnych raportów i dokumentacji. Nasze rozwiązanie umożliwia błyskawiczny eksport danych zawierających notatki, statusy oraz pozostały czas przydatności każdego elementu wyposażenia. Co więcej, integracja z systemami HR i ERP pozwala na zachowanie spójności informacji o zatrudnieniu i przydziałach. Jednak to precyzyjne logowanie każdej akcji z dokładnym znacznikiem czasu zapewnia najwyższy poziom bezpieczeństwa prawnego. W rezultacie audytorzy otrzymują niepodważalną historię obiegu środków ochrony indywidualnej. Jest to ważne dla zachowania standardów compliance w nowoczesnej organizacji.

Automatyzacja cyklu życia odzieży BHP: od wydania do wymiany

Inteligentne systemy powiadomień eliminują ryzyko korzystania ze zużytego wyposażenia i odciążają działy administracyjne.

Ręczne śledzenie terminów przydatności ubrań roboczych generuje błędy i niepotrzebnie angażuje zasoby kadrowe. Dlatego nasze oprogramowanie Studio TCS.net automatycznie przypisuje okresy użytkowania do każdego typu asortymentu, licząc czas od momentu wydania pracownikowi. Ponadto system zmienia status odzieży na zużytą dokładnie w dniu wygaśnięcia jej normatywu. W rezultacie zyskujemy pewność, że procesy logistyczne przebiegają zgodnie z wewnętrznymi regulaminami. Jest to ważne dla zachowania wysokich standardów bezpieczeństwa pracy.

Rozwiązanie generuje powiadomienia z dwutygodniowym wyprzedzeniem, co pozwala na sprawne przygotowanie nowych zestawów dla załogi. Co więcej, dedykowany dashboard prezentuje listę elementów wymagających wymiany w najbliższym czasie. Jednak prawdziwą wartością jest automatyczny kalendarz zakupów, który precyzyjnie wskazuje przyszłe zapotrzebowanie magazynowe. W rezultacie działy zaopatrzenia mogą planować zamówienia z dużym wyprzedzeniem, unikając braków w stanach. Jest to istotne wsparcie w budowaniu komfortowego i bezpiecznego środowiska pracy.

System obiegu zwrotnego odzieży

Wdrażamy systemy automatyzujące procesy pralnicze oraz ewidencję ubrań pracowniczych w celu optymalizacji kosztów operacyjnych.

Nasze rozwiązanie Studio TCS.net pozwala precyzyjnie monitorować każdy etap życia odzieży roboczej, traktując ją jako cenny zasób zwrotny, a nie produkt jednorazowy. System obsługuje pełną ścieżkę statusów takich jak PRALNIA, ZWRÓCONA oraz STAN KLUBU, co umożliwia błyskawiczne przywrócenie wypranych i zdezynfekowanych ubrań do ponownego użytku. Ponadto monitorujemy liczbę cykli prania dla każdej sztuki asortymentu, co pozwala na terminową wymianę zużytych elementów przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa. W rezultacie firma ogranicza zakupy nowej odzieży, wykorzystując w pierwszej kolejności zasoby dostępne w magazynie odzieży używanej.

Wprowadzenie automatyzacji w obszarze zwrotów po ustaniu stosunku pracy eliminuje chaos dokumentacyjny i pozwala na szybką weryfikację stanu technicznego ubrań. Jeśli pracownik zwraca odzież, system nadaje jej odpowiedni status, a przedmioty oznaczone jako USZKODZONE są automatycznie wyłączane z limitów i nie wracają do obiegu. Co więcej, uproszczona procedura wydania ze stanów klubu znacząco przyspiesza proces wyposażania nowych osób, co jest istotne w dynamicznych środowiskach logistycznych. Taka strategia realnie wspiera realizację celów ESG poprzez drastyczną redukcję odpadów tekstylnych i generuje wymierne oszczędności, które można łatwo zweryfikować za pomocą wbudowanych narzędzi raportujących ROI.

Monitoring stanów magazynowych odzieży w czasie rzeczywistym

Nasze systemy klasy WMS zapewniają pełną widoczność zapasów i automatycznie informują o konieczności uzupełnienia asortymentu.

Wdrażając Studio WMS.net, gwarantujemy pełną kontrolę nad przepływem towarów pomiędzy magazynem głównym a magazynami wewnętrznymi zlokalizowanymi w poszczególnych oddziałach. System automatycznie zdejmuje produkty ze stanu w momencie wysyłki oraz natychmiastowo aktualizuje bazę danych po każdym przyjęciu nowej partii towaru. Co więcej, administratorzy otrzymują precyzyjne alerty o osiągnięciu stanów minimalnych, co jest ważne dla zachowania ciągłości wydań odzieży roboczej i środków ochrony osobistej. W rezultacie działy zakupów mogą podejmować decyzje w oparciu o twarde dane, unikając ryzyka nagłych braków najpopularniejszych rozmiarów.

Dedykowany dashboard pozwala na błyskawiczny podgląd poziomów zapasów na żywo, co eliminuje potrzebę czasochłonnych inwentaryzacji manualnych. Wykorzystujemy zaawansowane algorytmy do prognozowania zapotrzebowania na podstawie danych historycznych, co pozwala na optymalizację wielkości zamówień u dostawców. Ponadto integracja z modułami zamówień zewnętrznych sprawia, że cały proces uzupełniania braków przebiega w sposób niemal bezobsługowy. Taka organizacja pracy realnie skraca czas realizacji zapotrzebowania i pozwala na strategiczne zarządzanie kapitałem zamrożonym w zapasach magazynowych.

Precyzyjna kontrola zasobów dzięki dziewięciu statusom odzieży

Wdrażamy zaawansowany system statusowania, który eliminuje chaos w ewidencji i pozwala na pełne śledzenie cyklu życia każdego elementu wyposażenia.

Nasze oprogramowanie Studio TCS.net kategoryzuje asortyment w oparciu o dziewięć precyzyjnych stanów, co stanowi istotne usprawnienie względem uproszczonych arkuszy kalkulacyjnych. Każda nowa sztuka trafia do systemu ze statusem NOWY, po czym przechodzi przez procesy W AKCEPTACJI oraz WYDANY, aż do osiągnięcia stanu UŻYTKOWANA, gdzie monitorowany jest jej okres użyteczności. Co więcej, system rygorystycznie pilnuje uprawnień, dzięki czemu status USZKODZONA może nadać wyłącznie administrator lub wyznaczony kontroler, co zapobiega nadużyciom i nieuzasadnionemu pobieraniu nowych ubrań przed terminem. W rezultacie kadra zarządzająca dysponuje niepodważalną wiedzą o faktycznym wykorzystaniu zasobów w każdym oddziale firmy.

Procesy regeneracji i odzysku odzieży opieramy na statusach ZWRÓCONA oraz PRALNIA, które stanowią pomost do ponownego wprowadzenia ubrań do obiegu jako STAN KLUBU. Gdy odzież przestaje spełniać normy bezpieczeństwa lub kończy swój cykl życia, otrzymuje status ZUŻYTA, co definitywnie zamyka jej historię w ewidencji bez wpływania na bieżące limity pracownicze. Ponadto przejrzysta mapa przepływu statusów pozwala na natychmiastową lokalizację każdej jednostki towarowej, niezależnie od tego, czy znajduje się ona u pracownika, czy w zewnętrznym zakładzie czyszczącym. Taka struktura danych jest ważna dla zachowania zgodności z procedurami wewnętrznymi oraz optymalizacji wydatków na środki ochrony indywidualnej.

Chcesz wyeliminować błędy w ewidencji ubrań roboczych? Zapraszamy do kontaktu, aby zobaczyć demo systemu statusów i sprawdzić, jak nasze rozwiązanie uporządkuje gospodarkę magazynową w Twojej firmie.

System uprawnień dla sieci wielooddziałowych

Nowoczesne systemy klasy WMS oraz TCS zapewniają pełną kontrolę nad dostępem do danych w organizacjach liczących setki oddziałów.

Projektujemy nasze rozwiązania tak, aby precyzyjnie odwzorowywały strukturę organizacyjną, co jest ważne przy obsłudze procesów w ponad 180 jednostkach. Systemy Studio WMS.net oraz TCS.net wykorzystują zaawansowane role użytkowników, które gwarantują bezpieczeństwo danych i pełną zgodność z wytycznymi RODO. Każdy zalogowany pracownik operuje wyłącznie w zakresie swoich kompetencji, co eliminuje ryzyko przypadkowego usunięcia informacji lub nieautoryzowanego wglądu w dokumentację finansową. Co więcej, integracja z usługami Active Directory oraz mechanizm Single Sign-On (SSO) pozwalają na błyskawiczne logowanie przy zachowaniu najwyższych standardów bezpieczeństwa IT.

Nasza macierz uprawnień obejmuje pięć głównych poziomów dostępu, które porządkują obieg dokumentów od momentu zgłoszenia aż po końcowe księgowanie. Pracownicy zgłaszają uszkodzenia i śledzą własną historię, podczas gdy Koordynatorzy (KK) oraz Koordynatorzy Regionalni (KRK) odpowiadają za dwustopniową akceptację wniosków i zarządzanie zwrotami. Personel magazynowy koncentruje się na fizycznej obsłudze wysyłek, natomiast dział księgowości realizuje niezbędne przeksięgowania między centrami kosztów (MPK). W rezultacie administrator systemu może sprawnie blokować użytkowników oraz zarządzać limitami, co czyni cały proces zarządzania zasobami przejrzystym i odpornym na nadużycia.

Skalowalny system TCS.net dla rosnących sieci wielooddziałowych

Nasza architektura pozwala na płynne przejście z obecnych ponad lokalizacji do struktury obejmującej ponad 300 klubów bez utraty wydajności procesów.

Budujemy nasze systemy w oparciu o elastyczną architekturę chmurową oraz on-premise, co pozwala na stabilną obsługę ponad 10 000 pracowników przy zachowaniu najwyższej responsywności interfejsu. Model multi-tenant gwarantuje bezpieczną separację danych między regionami, a otwarte API umożliwia błyskawiczną integrację z systemami lokalnymi. Ponadto mechanizm dodawania nowych lokalizacji został maksymalnie uproszczony, dlatego otwarcie kolejnego oddziału w systemie zajmuje zaledwie kilka minut. W rezultacie kadra zarządzająca otrzymuje spójne raporty centralne, podczas gdy menedżerowie lokalni zachowują pełną kontrolę nad swoimi obszarami operacyjnymi w czasie rzeczywistym.

Skuteczność naszych rozwiązań potwierdzają fakty, takie jak wdrożenie pełnego ekosystemu w 180 klubach w rekordowym czasie trzech miesięcy. Gwarantujemy dostępność usług na poziomie SLA 99,9%, co jest istotne dla zachowania ciągłości pracy w tak dużej skali. Rozwiązania Studio WMS.net oraz Studio PWS.net rosną wraz z organizacją, eliminując konieczność kosztownego przepisywania procesów przy każdym etapie ekspansji. Co więcej, centralizacja danych pozwala na optymalizację kosztów operacyjnych, co stanowi ważne wsparcie dla decydentów planujących agresywny rozwój rynkowy. Jednak największą zaletą pozostaje stabilność, która pozwala skupić się na strategii firmy zamiast na ograniczeniach technologicznych.

Raporty kosztów odzieży roboczej

Wykorzystujemy zaawansowane raporty w systemie TCS.net do optymalizacji wydatków i zarządzania zasobami firmy.

Dostarczamy narzędzia, które zamieniają surowe dane z magazynu narzędziowni w precyzyjne zestawienia analityczne dla kadry zarządzającej. Nasze rozwiązanie generuje dashboardy dla każdego szczebla organizacji, prezentując koszty na pracownika, najpopularniejsze rozmiary oraz średni czas akceptacji wniosków. Co więcej, system automatycznie monitoruje wykorzystanie limitów i zwrotność asortymentu, co pozwala na bieżąco kontrolować analitykę kosztów wyposażenia w poszczególnych jednostkach. W rezultacie dyrektorzy finansowi otrzymują rzetelną bazę do negocjacji z dostawcami oraz planowania budżetów na kolejne kwartały.

Wprowadzamy pełną automatyzację procesu raportowania dzięki wbudowanemu schedulerowi, który przesyła gotowe pliki PDF lub Excel bezpośrednio do zarządu. Nasze algorytmy analizują zapotrzebowanie na kolejny okres, wskazując jednocześnie miejsca, gdzie budżety są przekraczane. Ponadto integracja z Power BI otwiera drogę do głębokiej wizualizacji trendów i wczesnego reagowania na anomalie w zużyciu materiałów. Dlatego przestajemy gasić pożary, a zaczynamy świadomie kształtować strategię zakupową. Pobierz przykładowy raport z analizy kosztów i sprawdź, jak istotne oszczędności możemy wygenerować w Twojej organizacji.

Sekcja FAQ