Cyfrowe protokoły przeglądów przeciwpożarowych

Wysłuchaj

Kto powinien korzystać z cyfrowego systemu protokołów przeciwpożarowych?

Oprogramowanie do automatycznego generowania protokołów przeglądów sprawdza się wszędzie tam, gdzie wymaga się regularnej kontroli urządzeń przeciwpożarowych i profesjonalnej dokumentacji zgodnej z obowiązującymi normami. System adresuje potrzeby zarówno firm świadczących usługi techniczne, jak i zarządców obiektów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.

• Firmy konserwacyjne i serwisowe – wykonujące przeglądy hydrantów, gaśnic, drzwi przeciwpożarowych i innych urządzeń ochrony p.poż. w wielu lokalizacjach, gdzie kluczowa jest szybkość tworzenia dokumentacji i profesjonalny wizerunek
• Zarządcy nieruchomości komercyjnych – centra handlowe, biurowce, parki logistyczne wymagają systematycznej kontroli dziesiątek lub setek punktów zabezpieczeń i sprawnej archiwizacji dokumentacji na potrzeby kontroli
• Obiekty użyteczności publicznej – szkoły, szpitale, urzędy, hotele muszą przestrzegać rygorystycznych wymogów przepisów p.poż. i udokumentować każdy przegląd zgodnie z Rozporządzeniem MSWiA
• Zakłady przemysłowe i produkcyjne – w obiektach o podwyższonym ryzyku pożarowym terminowość przeglądów i precyzyjna dokumentacja to nie tylko wymóg prawny, ale element systemu zarządzania BHP
• Administratorzy budynków mieszkalnych – wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe odpowiadają za bezpieczeństwo mieszkańców, a cyfrowe protokoły ułatwiają zarządzanie harmonogramem przeglądów w wielu budynkach
• Inspektorzy i audytorzy bezpieczeństwa p.poż. – profesjonaliści przeprowadzający inspekcje w różnych obiektach, którzy potrzebują szybkiego dostępu do historii przeglądów i możliwości porównywania wyników
• Firmy outsourcingowe facility management – zarządzające wieloma obiektami klientów jednocześnie, gdzie centralizacja dokumentacji i automatyczne przypomnienia o terminach eliminują ryzyko przeoczenia przeglądu

Cyfrowe formularze zamiast arkuszy kalkulacyjnych w zarządzaniu serwisem

Bezpośrednie wprowadzanie danych do systemu eliminuje błędy ludzkie i drastycznie przyspiesza obieg informacji technicznej w przedsiębiorstwie.

Rezygnacja z tradycyjnych metod dokumentacji na rzecz nowoczesnego oprogramowania pozwala na błyskawiczne rejestrowanie parametrów takich jak ciśnienie, wydajność czy szczegółowe uwagi techniczne bezpośrednio w miejscu wykonywania pomiarów. Wykorzystując nowoczesne narzędzia do cyfrowej transformacji, nasi klienci zyskują intuicyjne formularze z funkcją autouzupełniania, które automatycznie przypisują lokalizację i datę do generowanych rekordów. Co więcej, system działa płynnie na urządzeniach mobilnych, co umożliwia brygadzistom i serwisantom pracę w terenie bez konieczności późniejszego przepisywania papierowych notatek do bazy.

Jednorazowe wprowadzenie danych do centralnego rejestru sprawia, że informacje stają się natychmiast dostępne dla kadry zarządzającej w formie gotowych raportów i analiz. Ponadto inteligentne podpowiedzi wewnątrz interfejsu wspierają pracowników w zachowaniu spójności zapisów, co przekłada się na wyższą jakość dokumentacji technicznej. W rezultacie firma zyskuje pełną kontrolę nad historią każdego urządzenia, unikając ryzyka utraty ważnych parametrów eksploatacyjnych, które często giną w gąszczu rozproszonych plików Word czy Excel.

Wprowadzasz dane raz, bezpośrednio w miejscu pomiarów – program zadba o resztę.

Automatyczne generowanie protokołów technicznych w kilkanaście sekund

Błyskawiczne tworzenie dokumentacji zgodnej z wymogami prawnymi pozwala na drastyczną oszczędność czasu i pełną standaryzację procesów kontrolnych.

Nasz system umożliwia wygenerowanie gotowego, profesjonalnego dokumentu w zaledwie 30 sekund, co stanowi ogromną przewagę nad ręcznym wypełnianiem formularzy zajmującym zazwyczaj około 45 minut. Wykorzystując zaawansowane funkcje zarządzania dokumentacją, oprogramowanie automatycznie wstawia odpowiednią numerację, daty oraz customizowane logo firmy i stopkę, oferując przy tym podgląd PDF bezpośrednio w oknie przeglądarki. Co więcej, wszystkie szablony są zaprojektowane tak, aby zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym z Rozporządzeniem MSWiA z dnia 7 czerwca 2010 r., co jest fundamentalne dla bezpieczeństwa i poprawności audytów.

Wewnątrz platformy udostępniamy szeroką listę gotowych wzorców dla różnych typów urządzeń, od hydrantów DN25, DN33 i DN52 po gaśnice i inne środki ochrony przeciwpożarowej. W rezultacie użytkownik po jednym kliknięciu otrzymuje kompletny arkusz gotowy do wydruku lub natychmiastowej wysyłki drogą elektroniczną do klienta. Ponadto system pozwala na eksport zestawień do formatu Excel, co znacząco ułatwia dalszą analizę danych i przygotowywanie raportów okresowych dla zarządu.

Jeden klik i masz gotowy, zgodny z prawem protokół – do wydruku lub wysyłki mailem.

System automatycznego generowania protokołów przeglądów przeciwpożarowych redukuje czas tworzenia dokumentacji z 45 minut ręcznej pracy do zaledwie 30 sekund. Dzięki wbudowanym szablonom zgodnym z Rozporządzeniem MSWiA z 7 czerwca 2010 r., każdy protokół zawiera wszystkie wymagane prawem elementy – od rzeczowego spisu urządzeń po podsumowanie z wnioskami, gotowy do wydruku lub wysyłki elektronicznej bezpośrednio do klienta.

Standardowe elementy protokołu generowane automatycznie

• Pełne dane firmy przeprowadzającej przegląd (nazwa, adres, NIP, uprawnienia) pobierane z profilu firmowego w systemie
• Nazwa i adres obiektu kontrolowanego z automatycznym geokodowaniem i zapisem współrzędnych GPS miejsca wykonania usługi
• Data i godzina wykonania kontroli z wykorzystaniem serwera czasu oraz czas trwania czynności (istotny przy rozliczeniach godzinowych)
• Rzeczowy spis urządzeń podlegających kontroli z lokalizacją (kondygnacja, pomieszczenie, nr inwentarzowy) na podstawie bazy aktualnej inwentaryzacji
• Wyniki badań i pomiarów (ciśnienie, wydajność, szczelność) z automatycznym zaznaczaniem wartości poza normą kolorowym alertem
• Ocena stanu technicznego każdego urządzenia wg skali: sprawne / wymaga naprawy / wymaga wymiany z możliwością dodania zdjęć usterek
• Podsumowanie z wnioskami podzielone na: usterki do natychmiastowego usunięcia / zalecenia do realizacji w terminie 30/90 dni
• Podpis elektroniczny kwalifikowany technika oraz opcjonalnie przedstawiciela obiektu z timestampem z zaufanego źródła czasu

Integracja z obiegiem dokumentów w firmie

• Automatyczne wysyłanie protokołu na wskazany adres email klienta bezpośrednio po zatwierdzeniu przez technika w terenie
• Archiwizacja w chmurze z wyszukiwarką pełnotekstową umożliwiającą odnalezienie dowolnego protokołu w 5 sekund po fragmencie tekstu lub numerze
• Eksport zbiorczy protokołów dla klientów korporacyjnych posiadających wiele lokalizacji (np. 50 sklepów sieci) w jednym pliku ZIP
• Integracja z systemami księgowymi poprzez API pozwalająca na automatyczne generowanie faktur na podstawie wykonanych protokółów
• Wersjonowanie dokumentów z historią zmian – każda korekta zapisywana jako nowa wersja z informacją kto, kiedy i co zmienił

Zarządzanie szablonami i biblioteką fraz

• Biblioteka 200+ gotowych fraz opisujących typowe usterki („wąż posiada pęknięcia powierzchniowe”, „zawór wymaga wymiany uszczelek”) dostępnych jednym kliknięciem
• Kreator własnych szablonów typu drag-and-drop pozwalający zbudować niestandardowy protokół w 10 minut bez znajomości programowania
• Import szablonów z plików Word/Excel dla firm posiadających wypracowane własne wzory dokumentacji akceptowane przez stałych klientów
• Współdzielenie szablonów między technikami w firmie – jeden administrator tworzy wzór, wszyscy korzystają z aktualnej wersji
• Automatyczne tłumaczenie szablonów na języki obce (EN, DE, UA) przydatne dla firm obsługujących międzynarodowe korporacje

Kontrola jakości i audyt wewnętrzny

• Obowiązkowe wypełnienie wszystkich pól kluczowych (oznaczonych gwiazdką) uniemożliwia wygenerowanie niekompletnego protokołu
• Walidacja wartości pomiarów względem norm (np. ciśnienie hydrantu DN52 powinno wynosić min. 2,5 bar) z automatycznym ostrzeżeniem przy odchyleniach
• Historia wszystkich wygenerowanych protokołów z oznaczeniem technika, czasu generowania i statusu (wersja robocza / zatwierdzona / wysłana)
• Możliwość wycofania protokołu przez przełożonego przed wysłaniem do klienta w przypadku wykrycia błędów podczas wewnętrznego przeglądu
• Dashboard statystyczny pokazujący średni czas generowania protokołu przez każdego technika oraz liczbę poprawek – wsparcie w ocenie efektywności zespołu

Przykład oszczędności czasu w praktyce

• Firma serwisowa wykonująca 25 przeglądów tygodniowo zaoszczędziła 18,75 godziny czasu administracyjnego (25 × 45 min tradycyjnie vs 25 × 30 sek w systemie)
• Redukcja błędów w dokumentacji z 12% do poniżej 1% wyeliminowała konieczność poprawiania i ponownego wysyłania protokołów do średnio 3 klientów tygodniowo
• Natychmiastowe dostarczanie dokumentacji (tego samego dnia) zwiększyło wskaźnik zadowolenia klientów o 28 punktów procentowych według badania NPS
• Możliwość wystawienia faktury bezpośrednio po zakończeniu przeglądu skróciła średni czas płatności z 45 do 28 dni dzięki szybszemu trafieniu dokumentów do działu księgowości klienta

Cyfrowe archiwum przeglądów i protokołów technicznych

Zautomatyzowany system gromadzenia danych pozwala na natychmiastowy wgląd w pełną historię serwisową każdego elementu majątku firmy.

Rezygnacja z papierowych rejestrów na rzecz scentralizowanej bazy danych eliminuje chaos dokumentacyjny i pozwala błyskawicznie odnaleźć archiwalne informacje podczas audytów lub kontroli zewnętrznych. Wykorzystując nasze oprogramowanie, zyskują Państwo możliwość błyskawicznego analizowania cyklu życia urządzeń, co ułatwia planowanie przyszłych inwestycji oraz precyzyjne określenie trendów wydajności sprzętu. System umożliwia zaawansowane filtrowanie danych według daty, lokalizacji czy konkretnego typu wyposażenia, a wszystkie wygenerowane raporty można w dowolnym momencie wyeksportować do formatów Excel oraz PDF.

Bezpieczeństwo gromadzonych informacji gwarantuje praca w chmurze lub stabilnej lokalnej bazie danych, gdzie precyzyjnie zdefiniowane uprawnienia dostępu chronią zasoby przed niepowołaną edycją. Dzięki takiemu podejściu, historia setek przeglądów okresowych, na przykład dotyczących zabezpieczeń przeciwpożarowych czy maszyn produkcyjnych, pozostaje spójna i łatwo dostępna z poziomu przeglądarki lub urządzenia mobilnego. W rezultacie czas potrzebny na przygotowanie rzetelnej dokumentacji technicznej skraca się do minimum, co pozwala zespołowi skupić się na bieżących zadaniach serwisowych zamiast na przeszukiwaniu segregatorów.

Pięć lat dokumentacji i setki sprawdzonych urządzeń – każdy protokół odnajdą Państwo w zaledwie dziesięć sekund.

Automatyzacja i monitorowanie terminów przeglądów technicznych

Inteligentny system powiadomień pracuje w tle, eliminując ryzyko przeoczenia ważnych dat oraz chroniąc firmę przed kosztownymi karami i nieplanowanymi przestojami.

Wdrożenie nowoczesnych rozwiązań pozwala na precyzyjne planowanie przeglądów i serwisów, co gwarantuje pełną ciągłość pracy oraz bezpieczeństwo użytkowanego sprzętu. System automatycznie rejestruje każdy termin i wysyła wieloetapowe alerty — mailowo, SMS-em lub bezpośrednio w aplikacji — informując o nadchodzących obowiązkach z wyprzedzeniem 30, 14 czy 7 dni. Ponadto przejrzysty kalendarz z wizualizacją harmonogramu ułatwia optymalne planowanie zasobów ludzkich, pozwalając na dokładne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wykonanie konkretnych kontroli technicznych.

Dzięki integracji z popularnymi kalendarzami, takimi jak Outlook czy Google, każda operacja serwisowa staje się integralnym elementem codziennego planu dnia. System pozwala na definiowanie interwałów czasowych zgodnie z przepisami prawa, co jest istotne przy dozorze urządzeń takich jak hydranty czy suwnice. Dodatkowo generowanie raportów zaległych działań pozwala kadrze zarządzającej na błyskawiczną reakcję w sytuacjach wymagających interwencji, co podnosi ogólną kulturę techniczną w zakładzie. W rezultacie proces nadzoru nad majątkiem staje się całkowicie transparentny i odporny na błędy ludzkie wynikające z zapomnienia.

System sam przypomni Państwu o nadchodzącym terminie – to gwarancja braku zaległości i pełnej zgodności z przepisami.

Automatyczna integracja pomiarów i mobilne zarządzanie serwisem

Nowoczesne podejście do inspekcji technicznych eliminuje błędy ręcznego przepisywania danych, łącząc precyzyjne urządzenia pomiarowe z bezpośrednim dostępem do bazy w terenie.

Dzięki zaawansowanym funkcjonalnościom systemu, użytkownicy mogą wykorzystać mobilne zarządzanie sprzętem bezpośrednio ze smartfona, co znacząco przyspiesza operacje w terenie i podnosi precyzję dokumentacji. Rozwiązanie wspiera automatyczny import danych z profesjonalnych urządzeń takich jak HYDRO-TEST-W czy HATEST poprzez interfejsy Bluetooth, USB oraz Wi-Fi, co pozwala na natychmiastowe wypełnienie protokołu wynikami pomiarów bez ryzyka pomyłki. Co więcej, wbudowany skaner kodów QR umożliwia błyskawiczną identyfikację urządzenia poddawanego kontroli, a dedykowana aplikacja na systemy Android pozwala na dołączanie zdjęć i skanów dokumentów bezpośrednio do cyfrowego rekordu.

Fundamentalną zaletą systemu jest tryb pracy offline, który umożliwia technikom sprawne wprowadzanie danych nawet w miejscach pozbawionych zasięgu internetowego, takich jak piwnice czy hale o konstrukcji stalowej. Po odzyskaniu połączenia, aplikacja wykonuje automatyczną synchronizację z bazą główną, zapewniając spójność informacji w całym przedsiębiorstwie i natychmiastową dostępność raportów dla kadry zarządzającej. W rezultacie integracja narzędzi pomiarowych z systemem mobilnym nie tylko optymalizuje czas pracy, ale również tworzy profesjonalne i wiarygodne środowisko kontrolne. Takie połączenie technologii sprawia, że proces ewidencji i nadzoru nad majątkiem trwałym staje się bardziej efektywny i odporny na błędy ludzkie.

Wystarczy podłączyć urządzenie pomiarowe, aby wszystkie dane wpłynęły do cyfrowego protokołu w sposób całkowicie automatyczny.

Sekcja FAQ