System zarządzania magazynem odzieży służbowej

Wysłuchaj podcastu

Korzyści z wdrożenia systemu informatycznego zarządzania odzieżą służbową

Centralizacja zarządzania odzieżą roboczą i środkami ochrony osobistej w jednym systemie informatycznym przynosi wymierne korzyści ekonomiczne oraz organizacyjne. Automatyzacja procesów ewidencji, wydawania i planowania zakupów pozwala przedsiębiorstwom zaoszczędzić nawet 25% rocznych kosztów związanych z wyposażeniem pracowników. System eliminuje ryzyko błędów ludzkich i zapewnia pełną zgodność z przepisami BHP.

• Optymalizacja kosztów zakupu poprzez precyzyjne prognozowanie zapotrzebowania na nowe i używane sorty w oparciu o normy czasowe i przewidywane zatrudnienie
• Eliminacja nadmiernych zapasów oraz braków w magazynie dzięki automatycznemu monitorowaniu stanów i terminów wymiany odzieży dla każdego pracownika
• Pełna kontrola nad cyklem życia artykułów od przyjęcia z dostawy, przez wydanie pracownikowi, konserwację, zwrot, aż po regenerację lub likwidację
• Automatyczne powiadomienia o zbliżających się terminach wymiany z uwzględnieniem przypadków szczególnych takich jak przerwy w pracy, zatrudnienie w niepełnym wymiarze czy zakończenie umowy
• Transparentna dokumentacja zgodna z wymogami BHP umożliwiająca szybkie odnalezienie historii przydziałów w sytuacjach spornych lub kontroli
• Wydłużenie okresu użytkowania sortów poprzez efektywne zarządzanie obiegiem odzieży używanej nadającej się do ponownego wydania po konserwacji
• Oszczędność czasu pracowników działu kadr i magazynu dzięki automatyzacji procesów zamawiania, rezerwacji i rozliczania wydanego wyposażenia

Automatyzacja procesów zaopatrzeniowych w nowoczesnym zakładzie

Inteligentne systemy predykcyjne eliminują ryzyko przestojów poprzez precyzyjne wyliczanie potrzeb materiałowych z wyprzedzeniem.

Rezygnacja z arkuszy kalkulacyjnych na rzecz zaawansowanych algorytmów pozwala nam oferować rozwiązanie, które samodzielnie analizuje kończące się okresy użytkowania środków ochrony oraz narzędzi. Wykorzystując profesjonalne oprogramowanie do obsługi sortów, system automatycznie generuje zestawienia potrzeb z miesięcznym wyprzedzeniem, uwzględniając przy tym planowane nowe przyjęcia oraz aktualną strukturę zatrudnienia. W rezultacie działy zakupów otrzymują gotowe projekty zamówień do dostawców, co drastycznie skraca czas potrzebny na przygotowanie dokumentacji i minimalizuje błędy ludzkie.

Mechanizm predykcji opiera się na rzeczywistych normach zużycia oraz analizie dostępności artykułów używanych, które mogą stanowić bezpieczną alternatywę dla nowych zasobów. Co więcej, administratorzy zachowują pełną kontrolę nad procesem, mając możliwość wprowadzenia manualnej korekty w sytuacjach szczególnych lub nagłych zmianach w harmonogramie produkcji. Taka integracja danych magazynowych z planowaniem personalnym sprawia, że gospodarka materiałowa staje się przewidywalna, a koszty składowania nadmiarów zostają trwale zredukowane.

System sam wskazuje, co i kiedy należy zamówić, gwarantując brak braków na stanowiskach pracy przy jednoczesnej optymalizacji stanów magazynowych.

Elastyczne definiowanie norm przydziału w środowisku produkcyjnym

Zaawansowana konfiguracja okresów użytkowania pozwala na precyzyjne dostosowanie gospodarki narzędziowo-odzieżowej do unikalnej struktury operacyjnej przedsiębiorstwa.

Fundamentem sprawnego zarządzania zasobami jest precyzyjne określenie wymagań dla każdego stanowiska pracy, co realizujemy poprzez definiowanie indywidualnych norm z przypisanymi okresami trwałości. System Studio TCS.net oferuje unikalną funkcjonalność, która automatycznie przelicza terminy wymiany odzieży i wyposażenia proporcjonalnie do wymiaru etatu, co oznacza, że dla pracownika zatrudnionego na pół etatu norma czasowa zostanie wydłużona dwukrotnie. Ponadto rozwiązanie różnicuje czas eksploatacji dla artykułów nowych oraz regenerowanych, umożliwiając jednocześnie obsługę wydań oznaczonych jako „do zużycia”, które nie posiadają sztywno narzuconej daty zwrotu.

Istotnym wsparciem dla działów BHP jest automatyzacja zarządzania asortymentem sezonowym, która blokuje wydawanie sortów zimowych w okresie letnim i odwrotnie. Dzięki centralizacji danych w elektronicznych kartotekach, system monitoruje zgodność przydziałów z aktualnymi przepisami i specyfiką stanowiska, co eliminuje błędy w procesach zaopatrzeniowych. W rezultacie każda transakcja jest rejestrowana w czasie rzeczywistym, dając nam pełną kontrolę nad cyklem życia każdego elementu wyposażenia, od momentu przyjęcia na magazyn aż po jego ostateczną utylizację.

Inteligentne normy przydziału samodzielnie analizują wymiar etatu, porę roku oraz historię użycia sprzętu, gwarantując pełną zgodność z wewnętrzną polityką firmy.

Nowoczesny system zarządzania normami odzieży roboczej to fundament efektywnej gospodarki sortami w firmie, który automatycznie dostosowuje przydziały do rzeczywistych potrzeb każdego pracownika. Dzięki elastycznej konfiguracji norm uwzględniającej wymiar etatu, sezonowość i specyfikę stanowiska, firma zyskuje pełną kontrolę nad kosztami i zgodnością z przepisami BHP.

Funkcjonalność systemu	Jak działa	Realna korzyść dla firmy	Oszczędność czasu/kosztów
Normy dla każdego stanowiska z okresami użytkowania	Przypisanie unikalnych zestawów odzieży i sortów do konkretnych stanowisk z określonym czasem eksploatacji (6-24 miesiące)	Eliminacja pomyłek w przydziałach i automatyczne przypomnienia o terminach wymiany	Redukcja czasu administracyjnego o 60%
Różnicowanie okresów użytkowania nowe vs. używane	System automatycznie rozróżnia okres użytkowania dla nowej odzieży (np. 12 miesięcy) i używanej przekazanej od innego pracownika (np. 6 miesięcy)	Optymalne wykorzystanie odzieży zwrotnej i przedłużenie jej cyklu życia bez ryzyka dla BHP	Oszczędność na zakupach do 30%
Automatyczne przeliczanie norm dla części etatu	Pracownik na 1/2 etatu otrzymuje normę wydłużoną dwukrotnie – zamiast 12 miesięcy odzież służy 24 miesiące	Sprawiedliwy system przydziałów proporcjonalny do rzeczywistego zużycia	Obniżenie kosztów odzieży o 40-50% dla pracowników niepełnoetatowych
Wydania „do zużycia” bez określonego terminu	Możliwość wydania sortów bez sztywnego okresu zwrotu – pracownik używa do faktycznego zużycia	Elastyczność w zarządzaniu artykułami jednorazowymi lub długotrwałymi (np. narzędzia, rękawice specjalistyczne)	Uproszczenie ewidencji i mniejsze obciążenie administracyjne
Sorty sezonowe z blokowaniem wydań	Konfiguracja odzieży letniej (kwiecień-wrzesień) i zimowej (październik-marzec) z automatycznym blokowaniem wydań poza sezonem	Kontrola nad prawidłowym wykorzystaniem odzieży sezonowej i zapobieganie niezgodnym z procedurą wydaniom	Eliminacja błędów i nadmiarowych wydań odzieży niewłaściwej do pory roku
Centralna baza norm i automatyczne przypomnienia	System śledzi wszystkie aktywne normy i wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach wymiany (np. 30 dni przed końcem okresu)	Proaktywne zarządzanie wymianami bez ryzyka przeterminowania odzieży ochronnej	100% zgodność z przepisami BHP i audytami

Zarządzanie normami w dziale magazynowym

• Automatyczne generowanie list wydań na podstawie norm przypisanych do stanowisk nowych pracowników
• Monitorowanie stanów magazynowych z prognozowaniem zapotrzebowania na podstawie zbliżających się wymian
• Szybkie wyszukiwanie historii wydań dla każdego pracownika przy kontrolach wewnętrznych lub audytach
• Zarządzanie zwrotami odzieży używanej i ich ponownym przypisaniem do innych pracowników z automatycznym przeliczeniem okresu użytkowania

Kontrola kosztów w dziale finansowym

• Raportowanie rzeczywistych kosztów odzieży w podziale na stanowiska, działy i okresy rozliczeniowe
• Prognozowanie budżetu na kolejne kwartały na podstawie nadchodzących wymian i nowych zatrudnień
• Analiza efektywności wykorzystania odzieży – porównanie norm teoretycznych z rzeczywistym zużyciem
• Identyfikacja stanowisk generujących najwyższe koszty i możliwości optymalizacji

Wsparcie działu HR i onboarding nowych pracowników

• Automatyczne przypisanie normy odzieży podczas wprowadzania nowego pracownika do systemu na podstawie wybranego stanowiska
• Proporcjonalne przeliczenie norm dla umów na część etatu, sezonowych lub tymczasowych
• Generowanie gotowych dokumentów przekazania odzieży z podpisem pracownika w formie cyfrowej
• Synchronizacja zmian etatów – przy zmianie z pełnego na część etatu system automatycznie aktualizuje okresy użytkowania

Zgodność z przepisami BHP i audyty

• Pełna ewidencja wszystkich wydań z datami, podpisami i potwierdzeniami zgodności z normami branżowymi
• Automatyczne powiadomienia o konieczności wymiany odzieży ochronnej przed utratą właściwości
• Raportowanie zgodności z zakładowymi tabelami przydziału według rozporządzeń Ministra Pracy
• Archiwizacja historii wydań dla celów kontroli PIP i wewnętrznych audytów bezpieczeństwa

Optymalizacja procesów logistycznych

• Planowanie zamówień na podstawie analizy nadchodzących terminów wymiany i planowanych rekrutacji
• Blokowanie wydań odzieży sezonowej poza właściwym okresem z możliwością ręcznego odblokowania w uzasadnionych przypadkach
• Zarządzanie wieloma magazynami lub oddziałami z centralnym systemem norm dla całej organizacji
• Integracja z systemami ERP do automatycznego księgowania kosztów wydań odzieży

Kompleksowe zarządzanie cyklem życia zasobów magazynowych

Nowoczesne podejście do gospodarki materiałowej pozwala na maksymalne wykorzystanie każdego elementu wyposażenia dzięki precyzyjnym procesom regeneracji i ponownego obiegu.

Wdrażając nasz system, zyskujesz pełną kontrolę nad ścieżką każdego artykułu, która rozpoczyna się od przyjęcia towaru od dostawcy, a kończy na jego formalnym wycofaniu z ewidencji. Proces ten obejmuje cztery dedykowane sekcje magazynowe: artykuły nowe, używane, zwroty oraz depozyty, co pozwala na przejrzyste oddzielenie zasobów o różnym statusie technicznym. Wykorzystując system do ewidencji kosztów i cyklu życia produktów, każda sztuka wyposażenia po zwrocie od pracownika trafia do sekcji oceny technicznej, gdzie zapada decyzja o jej dalszym przeznaczeniu.

Artykuły, które pomyślnie przejdą weryfikację, po uprzednim wypraniu lub naprawie, są kwalifikowane jako asortyment używany i trafiają do ponownego wydania, co znacząco obniża wydatki na nowe zakupy. W przypadku przedmiotów niezdatnych do dalszej eksploatacji, oprogramowanie wymusza ścieżkę likwidacji, generując stosowne protokoły LK, które dokumentują usunięcie składników majątku z ewidencji. Dzięki takiemu obiegowi – od dostawcy, przez wielokrotne użytkowanie, aż po utylizację – wspieramy gospodarkę cyrkularną w Twojej firmie, dbając o optymalne wykorzystanie każdego zasobu.

Każdy element wyposażenia posiada własną cyfrową historię, która pozwala systemowi śledzić jego losy od przyjęcia na magazyn aż po ostateczną likwidację.

Inteligentne mechanizmy kontroli i blokad procesów wydawczych

Automatyczne wstrzymywanie dystrybucji zasobów w oparciu o dane kadrowe oraz sezonowość chroni budżet przedsiębiorstwa przed nieuzasadnionymi wydatkami.

Jednym z najskuteczniejszych sposobów na ograniczenie marnotrawstwa w narzędziowni jest inteligentna weryfikacja uprawnień pracownika w momencie zgłoszenia zapotrzebowania. Nasz system automatycznie blokuje możliwość pobrania wyposażenia w sytuacjach, gdy zbliża się termin zakończenia umowy, przejścia na emeryturę czy planowanego zwolnienia, co pozwala uniknąć wydawania nowych artykułów osobom kończącym współpracę. Wykorzystując zaawansowane funkcje kontroli sortów odzieżowych, oprogramowanie analizuje dane zaimportowane z systemu HR i wstrzymuje procesy wydawcze, jeśli do wygaśnięcia zatrudnienia pozostało mniej niż dwa tygodnie lub inny zdefiniowany przez administratora okres.

Dodatkowym poziomem ochrony finansowej jest rygorystyczne przestrzeganie ram czasowych dla asortymentu sezonowego. W konfiguracji systemu precyzyjnie definiujemy daty graniczne dla okresów letniego i zimowego, co skutkuje natychmiastowym zablokowaniem wydań ubrań zimowych w upalne miesiące oraz letnich w sezonie mrozów. W rezultacie każda próba obejścia tych reguł generuje natychmiastowe alerty i powiadomienia dla nadzoru, co gwarantuje pełną transparentność i zgodność z wewnętrznymi normami firmy. Takie podejście nie tylko porządkuje obieg magazynowy, ale przede wszystkim generuje wymierne oszczędności, eliminując zbędne zakupy materiałów, które nie zostałyby w pełni wyeksploatowane.

System aktywnie chroni Twoje finanse, wstrzymując wydanie odzieży pracownikowi, którego umowa wygasa w najbliższych dniach, lub gdy asortyment nie odpowiada aktualnej porze roku.

System automatycznego wstrzymywania wydań to funkcjonalność, która zapobiega marnotrawstwu środków finansowych poprzez blokowanie wydań odzieży roboczej w sytuacjach, gdy jest to nieuzasadnione ekonomicznie lub organizacyjnie. Rozwiązanie to integruje dane kadrowe z systemem zarządzania odzieżą, eliminując niepotrzebne wydatki – na przykład nie wydaje zimowej kurtki pracownikowi, który kończy umowę za tydzień, ani butów zimowych w środku lata.

Funkcjonalność	Jak działa	Korzyść dla firmy	Przykładowa oszczędność
Blokada przed zakończeniem zatrudnienia	System automatycznie wstrzymuje wydania dla pracowników, których umowa kończy się w ciągu najbliższych 30-60 dni	Eliminacja wydatków na odzież dla osób odchodzących z pracy	200-800 zł na pracownika
Wstrzymanie wydań sezonowych poza sezonem	Definiowane okresy letnie i zimowe blokują wydawanie odzieży sezonowej w nieodpowiednich miesiącach	Zapobieganie magazynowaniu i zagubienia odzieży wydanej przedwcześnie	15-20% kosztów odzieży sezonowej
Kontrola przed emeryturą	Automatyczne wykrywanie pracowników w wieku emerytalnym i blokada wydań długoterminowych	Unikanie inwestycji w drogie pozycje dla osób kończących karierę	500-1500 zł na stanowisko
Inteligentna weryfikacja umów czasowych	System sprawdza rodzaj umowy i blokuje wydania droższej odzieży dla umów krótkoterminowych	Proporcjonalne wydatki do długości zatrudnienia	30-40% oszczędności na pracownikach tymczasowych
Alerty i powiadomienia	Automatyczne informowanie magazyniera i kadrowca o wstrzymanych wydaniach z uzasadnieniem	Transparentność decyzji systemu i możliwość ręcznego odblokowania w uzasadnionych przypadkach	Redukcja błędów o 90%
Synchronizacja z systemem HR	Bieżąca aktualizacja danych o zatrudnieniu, stanowiskach i planowanych zmianach kadrowych	Eliminacja ręcznego wprowadzania danych i automatyczna reakcja na zmiany kadrowe	10-15 godzin pracy administracyjnej miesięcznie

Zastosowanie w firmach produkcyjnych

• Automatyczne wykrywanie pracowników sezonowych i przydzielanie im podstawowego zestawu odzieży zamiast pełnego wyposażenia rocznego
• Blokada wydań drogich butów antyelektrostatycznych dla pracowników z umową kończącą się w ciągu 2 tygodni
• Wstrzymanie wydań kurtek zimowych w okresie od kwietnia do września dla wszystkich stanowisk
• Automatyczne alerty dla kierowników działów o niemożliwości wydania odzieży z podaniem przyczyny
• Rejestr niewydanych pozycji pozwalający na szacowanie oszczędności rocznych na poziomie 150 000 – 200 000 zł dla zakładu zatrudniającego 1000 osób

Zastosowanie w sieciach handlowych i gastronomicznych

• Kontrola wydań uniformów dla pracowników ze zmiennymi grafikami i umowami tymczasowymi
• Blokada wydań letnich koszulek i czapek poza sezonem letnim dla sektora gastronomii ogródkowej
• Automatyczne powiadamianie menedżerów sklepów o próbach wydania odzieży pracownikom w okresie wypowiedzenia
• Integracja z systemami kadrowymi umożliwiająca natychmiastową reakcję na zmiany statusu zatrudnienia
• Możliwość ręcznego odblokowania wydania przez autoryzowanego managera w uzasadnionych przypadkach

Zastosowanie w branży logistycznej i magazynowej

• Automatyczna blokada wydań drogiej odzieży odblaskowej i kurtek zimowych dla pracowników agencji pracy tymczasowej zatrudnionych na okres próbny
• Definicja sezonów zimowego i letniego dostosowana do specyfiki pracy magazynowej
• System alertów SMS i email informujących zespół BHP o wstrzymanych wydaniach z możliwością zatwierdzenia w trybie pilnym
• Automatyczne przesuwanie terminu wydania odzieży sezonowej na właściwy okres kalendarzowy
• Dashboard z zestawieniem oszczędności miesięcznych i rocznych wynikających z niewydanych pozycji
• Integracja z systemami RCP pozwalająca na weryfikację rzeczywistego czasu pracy przed wydaniem kosztownego wyposażenia

Automatyzacja i nadzór nad procesami pralniczymi w systemie CMMS

Zintegrowane zarządzanie obiegiem odzieży przekazywanej do zewnętrznych dostawców usług konserwacyjnych eliminuje ryzyko zagubienia asortymentu i optymalizuje koszty serwisowe.

Nasz system Studio TCS.net oferuje unikalną funkcjonalność nadzorowania prania odzieży roboczej przez zewnętrznych usługodawców, opartą na zaawansowanym modelu depozytów. Proces dokumentuje pełną ścieżkę ruchu artykułu: od przekazania przez pracownika, przez sekcję depozytową, aż po wysyłkę do pralni i jej powrotny obieg do użytkownika. Dzięki zastosowaniu dedykowanych dokumentów przesunięcia międzysekcyjnego, administrator w każdej chwili posiada informację o dokładnej lokalizacji każdego elementu wyposażenia – niezależnie od tego, czy znajduje się on aktualnie u pracownika, w magazynie, czy w zakładzie pralniczym.

Istotnym aspektem systemu jest możliwość prowadzenia okresowej konserwacji i prania bez konieczności zamykania bieżącego okresu użytkowania danego artykułu, co pozwala zachować ciągłość norm przydziału. Oprogramowanie precyzyjnie ewidencjonuje liczbę cykli prania dla każdej sztuki odzieży, co jest fundamentalne dla monitorowania stopnia zużycia materiałów ochronnych i planowania terminowych wymian. W rezultacie firma zyskuje narzędzie do rzetelnego rozliczania usług pralniczych oraz pewność, że pracownicy zawsze korzystają z czystego i w pełni bezpiecznego wyposażenia zgodnego z przepisami BHP.

Zyskaj pełną kontrolę nad obiegiem odzieży roboczej – precyzyjnie śledź status każdego artykułu w pralni i optymalizuj koszty serwisu zewnętrznego bez przerywania okresów eksploatacji.

Precyzyjne monitorowanie cyklu życia wyposażenia w dynamicznym zespole

Inteligentna analityka czasu eksploatacji pozwala na automatyczne dostosowanie terminów wymiany zasobów do rzeczywistej aktywności zawodowej każdego pracownika.

Nasz system Studio TCS.net odchodzi od sztywnego kalkulowania dat na rzecz dynamicznego zarządzania normami, które reagują na zmiany w wymiarze etatu czy długotrwałe nieobecności. Program automatycznie wydłuża okresy użytkowania narzędzi i odzieży w przypadku przerw w pracy trwających powyżej 30 dni, takich jak urlopy rodzicielskie czy zwolnienia lekarskie, a także umożliwia wyłączenie standardowych urlopów wypoczynkowych z algorytmu zużycia. Wykorzystując zaawansowane funkcje śledzenia cyklu życia produktów, oprogramowanie precyzyjnie przelicza należne przydziały, co w praktyce oznacza, że pracownik na pół etatu będzie użytkował ten sam asortyment dwukrotnie dłużej niż osoba na pełnym stanowisku.

Istotnym ułatwieniem jest obsługa zmian stanowisk, podczas których system analizuje dotychczasowe wyposażenie i decyduje o możliwości jego ponownego wydania jako asortymentu używanego lub konieczności przekazania do likwidacji. Każdy użytkownik posiada indywidualnie naliczany harmonogram, co pozwala nam na prowadzenie rzetelnej ewidencji nawet w przypadku częstych rotacji wewnątrz struktury firmy. Dzięki temu procesy zaopatrzeniowe stają się sprawiedliwe i przejrzyste, a firma unika kosztów związanych z przedwczesną wymianą sprawnego technicznie sprzętu.

System rozumie, że rzeczywistość biznesowa bywa zmienna – choroba, zmiana etatu czy rotacja stanowisk są automatycznie uwzględniane w obliczeniach, gwarantując optymalne wykorzystanie zasobów.

Rygorystyczna kontrola obiegu wyposażenia poprzez wymuszenie zwrotów

Skuteczne zarządzanie majątkiem firmy opiera się na prostym mechanizmie, który uzależnia otrzymanie nowego asortymentu od rozliczenia się z wcześniej pobranych zasobów.

Wprowadzenie automatycznej blokady nowych wydań bez uprzedniego zwrotu poprzednio użytkowanych przedmiotów to fundamentalny krok w stronę eliminacji niekontrolowanego gromadzenia odzieży przez pracowników. Nasz system wymusza rejestrację zwrotu w magazynie jako warunek konieczny do odblokowania kolejnego przydziału, co dotyczy również artykułów o wysokim stopniu zużycia. Wykorzystując narzędzia do precyzyjnej ewidencji wyposażenia, magazynierzy dokumentują stan techniczny zwracanego mienia, co pozwala na rzetelną ocenę, czy dany artykuł kwalifikuje się do ponownego obiegu jako towar używany, czy powinien zostać przekazany do likwidacji.

Dzięki centralizacji danych, każda kartoteka pracownicza zawiera pełną historię wszystkich transakcji, umożliwiając błyskawiczną weryfikację zaległości oraz generowanie raportów niezdanych artykułów. Ponadto system automatyzuje procesy weryfikacyjne, eliminując błędy ludzkie i skracając czas obsługi w narzędziowni poprzez zastosowanie skanerów kodów kreskowych lub technologii RFID. W rezultacie zyskujemy pełną przejrzystość w zarządzaniu zasobami, co bezpośrednio przekłada się na oszczędności finansowe i większą odpowiedzialność personelu za powierzone mienie.

Żadnej nowej kurtki bez zwrotu starej – prosty mechanizm, który utrzymuje porządek i zapewnia pełną kontrolę nad majątkiem Twojej firmy.

FAQ – System zarządzania odzieżą służbową